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 de  Jujuy  S.A.      

R00760  -­‐  SDJ  Planificación  CO  –  Centros  de  Costos  
 
1.  Introducción
En el presente documento se incluyen los tips y recomendaciones relativas a
la planificación de gastos por Centros de Costos, dentro del módulo de
Controlling.
La solución que se explica en el documento tiene como ventaja respecto a la
solución que tienen en la actualidad, que es necesario armar un solo archivo
con toda la planificación completa de todos los Centros de Costos y Clases
de Costos, sin necesidad de armar 1 archivo por cada Centro de Costos, que
es la solución actual con la que cuenta SDJ.

2.  Revisión  Preliminar  
Con anterioridad a la planificación es importante revisar si los Centros de
Costos y Clases de Costos a utilizar están habilitados para recibir el plan.
Adicionalmente siempre es recomendable probar la funcionalidad en el
mandante QAS antes de hacer la carga directo en PRD para ajustar ciertos
detalles y particularidades que pueden llevar a errores en PRD.
2.1  Revisión  Centros  de  Costos  
Mediante la transacción KS13 es importante revisar si los Centros de Costos
(en adelante CECOS) no están bloqueados para la planificación:

Al ejecutar la misma la siguiente información sale en pantalla:

Como se puede observar en las diferentes columnas el reporte muestra la
información correspondiente al CECO que forma parte de sus datos
maestros, a nivel masivo está mostrando todos los CECOS en lugar de
verificar individualmente cada uno con la transacción KS03.
Para el objetivo de revisar si están bloqueados para planificación las
siguientes columnas son las que hay que verificar:

La planificación justamente es sobre costos primarios porque se refiere a

planificar en clases de costo (que representan en CO la cuenta de mayor de
FI), por tanto en esta columna lo importante es revisar que en los CECOS a
planificar no tengan la marca, porque si algún CECO tiene marcada esta
opción no se podrá planificar.

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En este caso vemos que los ingresos plan en estos CECOS están
bloqueados y es correcto porque los CECOS han sido creados por SAP para
reflejar solamente costos y gastos y no se debería imputar un CECO a una
clase de costo tipo 11 y 12 que representan a los ingresos y descuentos que
en FI se relacionan con cuentas de resultado positivo.
Si presionamos doble click sobre algún CECO podemos ver el maestro
individual del mismo, y ambas columnas se ven reflejadas en la pestaña
“control”:

Conclusión: si los CECOS a planificar no están bloqueados para los Costos

Primarios Plan, control finalizado y no se tendrán errores en el proceso de
planificación.
Si se detecta algún CECO bloqueado para planificación, con la transacción
KS02 se debe desbloquear si es que se quiere usar el CECO en la
planificación.

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2.2  Revisión  Clases  de  Costo  
Mediante la transacción KA23 es importante revisar si las Clases de Costo
existen en Controlling, de forma que se puedan utilizar para la planificación:

Como se puede observar el informe muestra el listado de clases de costo

existentes en Controlling (en adelante CO) y su tipo de clase:
- 1 – Tipo utilizado para costos y gastos
- 11 – Tipo utilizado para ingresos
- 12 – Tipo utilizado para descuentos sobre ingresos.
- Hay otros tipos que son utilizados para otros procesos que no tienen
impacto en este proceso de planificación de gastos. (Ej, 43, 22, etc).

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Todas las clases de costos a utilizar en la planificación de gastos y costos
deben ser del tipo 1.
Conclusión: si las clases de costo a planificar están creadas como clase de
costo tipo 1 no se tendrán inconvenientes con la planificación.
2.3  Revisión  Parámetros  de  Usuario  en  CO  
Mediante la transacción RPC0 se puede verificar si el usuario en CO tiene
predeterminada la moneda USD (Moneda Sociedad CO) o la moneda del
objeto ARS.
Nota: si la planificación será en USD el usuario que la carga tiene que que
tener delimitada la moneda USD como sigue:

En cambio si se planifica en ARS el usuario tendría que tener delimitada de

esta manera:

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2.4  Revisión  Perfil  Planificador  
Mediante la transacción KP04 se debe verificar y seleccionar el perfil
planificador del usuario en función a la moneda que utilizará para la
planificación.

Debe elegir uno u otro en función a ello, en este caso se selecciona el de

USD:

Se recomienda grabar en el maestro del usuario mediante el botón para

asegurarse que no haya errores en la carga.

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2.5  Revisión  Tipo  de  Cotización  P  
Mediante la transacción OB08 ó S_BCE_68000174 (es indistinto cualquiera
de las dos se puede usar) se debe revisar si para el tipo de cotización P se
ha ingresado el valor respecto a las siguientes combinaciones:
USD – ARS
ARS – USD

En caso de no disponer de la misma, solicitar al administrador de datos

maestros y cotizaciones que ingrese la cotización respectiva.

3.  Preparación  del  Plan  

Como siguiente paso se debe preparar el fichero base con la información a
planificar para el año respectivo, con los montos que se quieren planificar de
acuerdo a las necesidades en cada ceco y clase de costos.
Es importante conocer que se puede planificar en USD o en ARS según
necesidad pero para ello se debe elegir la opción y armar el fichero
correspondiente en una moneda u otra, NO se debe planificar en el mismo
fichero en ambas monedas, solamente en una moneda.
Se han generado 2 archivos base a modo de ejemplo de la estructura que
tienen que tener los ficheros y se envían los mismos junto con el presente
manual:

Como se puede ver son dos archivos diferentes según sea la moneda a
utilizar para la planificación.
Si abrimos uno de ellos podremos ver la estructura de datos, pero es
importante al abrirlo si el sistema pide habilitar macros, hacerlo de forma de
evitar errores:

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Siempre si el sistema lo pide colocar que habilite macros.

Como se puede observar la estructura es sencilla, conteniendo en la

columna A la versión 0 (siempre colocarle la versión 0), en la columna B el
año de la planificación, en la columna C los cecos a planificar, en la columna
D las clases de costo a planificar y en las siguientes columnas los importes
correspondientes a los meses a planificar.
A modo de ejemplo se preparó un archivo para procesarlo en QAS y probar:

Como se puede observar el ceco se puede repetir tantas veces como sea
necesario para poder planificar en todas las clases de costo que se necesita.
Nota: NO se debe repetir una misma combinación CECO – CLASE DE
COSTO sino arrojará error porque el plan estaría duplicado en esa
combinación.

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Una vez que se tiene el archivo final se debe guardar como .csv:

Luego si el sistema pide continuar presionar ese botón para que grabe:

Al grabar se verifica que en la parte superior ya muestra el otro formato y

entonces nos damos cuenta que grabamos efectivamente en el formato
requerido.

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Finalmente cerrar el archivo que se guardó y antes de ello el sistema puede
que solicite grabar finalmente y colocar que sí que se grabe y luego
continuar hasta que el archivo se haya cerrado:

Posteriormente se puede ir a la carpeta donde se ha guardado el fichero .csv

y verificar simplemente que contenga información, abriéndolo con algún
editor de texto:

Nota: dependiendo la configuración de la PC o Laptop que se utilice para la

planificación puede grabarse con ; ó , por tanto revisar como se ha
generado, en este caso es con ;.
Esto es muy importante porque define uno de los parámetros de selección a
utilizar en SAP para ingresar el plan.

 
 
 
 
 
 
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4.  Carga  del  Plan  en  SAP  
Como siguiente paso y para ingresar el plan en SAP se debe ir a la
transacción KE13:

Una vez allí se deben seleccionar específicamente los siguientes

parámetros:

En esta opción se debe seleccionar en fichero en la carpeta donde se ha

guardado:

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En esta opción dependiendo la moneda del plan se debe seleccionar una de
las dos siguientes opciones:

Importante: no considerar ninguna otra opción además de estas dos.

En este caso se debe seleccionar cuál es la representación decimal que se

utiliza en SAP y que debe coincidir con la utilizada en Excel si es que se
completaron importes con decimal.
Nota: es importante que ambas representaciones coincidan, es decir no se
debe usar en el Excel una diferente a la que se utiliza aquí en SAP.

Esta delimitación es importante y tiene relación con lo indicado en el anterior

punto del documento donde se indicaba que se revise si el fichero quedó
armado con punto y coma o solo coma.
Según quedó armado el fichero es la opción que se debe marcar aquí, por
ello en este caso se seleccionó el punto y coma:

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Si se quiere mediante el botón se puede guardar la variante de
planificación utilizada (opcional):

Finalmente se debe ejecutar la transacción :

El sistema informa si se procesó OK o bien si hubo error saldría la X en rojo.

Se puede presionar sobre el signo verde o rojo según salga y brindará el log:

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5.  Visualización  del  Plan  en  SAP  
Como último paso el plan se puede visualizar mediante algunos reportes
SAP, entre ellos el reporte que es el principal que permite ver el plan
comparado con el real:

Nota: si se han creado grupos de centros de costos o grupos de clases de

costos, se pueden seleccionar en los parámetros y entonces el informe
permitirá ver la información a nivel detalle y agrupada.
En este caso no se selecciona ningún grupo:

En pantalla podemos verificar que en total para todos los cecos se ha

planificado determinado monto.

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Ejemplo si vemos la primera clase de costo podemos observar lo siguiente:

Se seleccionó la opción de Centros de Costo PI Plan, que significa partidas

individuales plan.
Se puede generar una variante que muestre la información en ambas
monedas, ARS y USD:

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Como se puede observar se verifican 12000 USD en la clase de costo
400000 y el ceco OW10100 y eso coincide con lo delimitado en el fichero
para ese caso:

 
 
 
 
 
 
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6.  Borrado  del  Plan  en  SAP  
En caso de encontrar errores en los montos debido a que se completaron
mal los valores en el Excel y se quiere realizar un borrado completo de los
mismos, se debería preparar el Excel con cero en los valores y seguir los
mismos pasos indicados en el documento y se borrarán los montos
planificados:

7.  Modificación  del  Plan  en  SAP  

En caso de necesitar modificar masivamente algunos valores del plan,
porque por motivos específicos se decidió reducir el plan, simplemente
colocar en el fichero la cantidad de plan que se quiere dejar en cada caso y
procesar el mismo siguiendo los mismos pasos:

En este caso en las dos primeras clases de costo se ha reducido el monto

del plan por ello se quiere que el plan quede en esos valores, en cambio en
el último caso se quiere que el plan sea cero.

8.  Resguardo  del  Plan  en  SAP  

En caso de necesitar se puede resguardar el plan en otra versión de forma
de hacer un back up del mismo y a su vez saber cómo el plan original se
grabó.
Esto sería conveniente para el caso que luego haya modificaciones al plan
original y entonces se pierde de vista cuál había sido el plan original.
Nota: En caso de utilizar esta opción de resguardo verificar el manual de
resguardo de valores plan.

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9.  Forecast  (Re-­‐planificación)  en  SAP  
En caso de necesidad, durante el año puede decidirse una modificación
general en el plan, muchas empresas lo realizan una o dos veces al año, y
en esos casos no se modificar el plan versión 0, sino que se carga el plan en
otras versiones que indican las distintas re-planificaciones (forecast).
A nivel procedimiento de carga es similar pero se utiliza otro tipo de versión
diferente a la versión 0.
Nota: En caso de utilizar esta opción de forecast verificar el manual de re-
planificación.

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