TABLA DE CONTENIDO

Introducción…………………………………………………………….....Pág. 3
Importancia de compras….………………………………………………..Pág. 6
Relación del departamento de compras…………………………………...Pág. 7
Flujograma………………………………………………………………...Pág. 8
Políticas internas…...……………………………………………………...Pág. 10
Marco legal………………………………………………………………...Pág. 11
Propuesta…………………………………………………………………..Pág. 12
Bibliografía………………………..………………………………………Pág. 13

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 INTRODUCCION

Todas las empresas, independientemente de su actividad necesitan hacer compras, y alguien

debe encargarse de ello. El departamento de compras de una empresa tiene la función
interna de satisfacer necesidades de todas las áreas, y la función externa de buscar
proveedores adecuados para negociar. Ninguna otra dependencia influye tanto en el
correcto funcionamiento de otra como el área de compras.
En el presente trabajo observaremos el marco normativo de la empresa Pasitos S.A.S donde
evidenciaremos falencias, buenas prácticas y entenderemos un poco más el manejo que se
debe tener desde los distintos procesos.

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 La empresa Pasitos S.A.S es una empresa
dedicada a la producción y comercialización de calzado para niños en la ciudad de Bogotá.
Con clientes en más de 5 ciudades de la región y un mercado en Perú. Cuentan con
diferentes proveedores nacionales y de la China. Fundada en 1990 por Tatiana Molina, su
estructura organizacional inició y se mantiene aún con un grupo de colaboradores integrado
por Ana y sus dos hijos, Juan y Miguel, quienes están a cargo de los tres Departamentos:
Producción, Administración y Ventas.

El Departamento de Producción, está integrado a su vez por las Secciones: Compras y

Fabricación, el departamento administrativo por las Secciones Contaduría y Tesorería y el
departamento de ventas no tiene dependencias.

Debido a los tratados de libre comercio, el aumento de la competencia y la posibilidad de

entrada nuevos mercados, Juan, hijo de Tatiana y director del departamento de producción
se encuentra empeñado en mejorar la calidad de los productos comercializados con la
finalidad de aprovechar estas oportunidades del mercado y enfrentar la llegada de nuevos
competidores. Para ello, han decidido contratar un nuevo jefe de compras que se encargue
de optimizar los procesos y mejorar la calidad de las materias primas adquiridas, también
que haga una gestión completa en cuanto a almacenamiento y trato con proveedores. Usted
ha ganado la convocatoria y está al frente de la situación en la empresa.

Lo primero que usted hace es un recorrido por la empresa y se entera del cómo funcionan
las cosas. En su primer recorrido, ha encontrado que el procedimiento que lleva a cabo la
empresa para hacer una compra de materia prima o insumos es el siguiente:

1. El auxiliar de almacén recibe la llamada del Jefe de Sección de Fabricación solicitando la

compra de materias primas, de allí el auxiliar selecciona al Proveedor correspondiente.
Emite Orden de Compra (OC) en triplicado con detalle de los insumos a adquirir. Envía
copias al proveedor y al Auxiliar de Contaduría, archiva la tercera copia por nombre de
proveedor.

2. El auxiliar de contaduría ordena la OC recibida por orden numérico.

3. Una vez, las mercancías solicitadas llegan a la empresa, el auxiliar de contaduría recibe
Factura (F) en duplicado del Proveedor, quien manifiesta haber entregado los insumos al

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 Auxiliar de Compras. Allí se verifica que la
factura cumple con los requisitos legales vigentes y los cálculos estén correctos, luego
archiva F por nombre del proveedor.

4. Luego de 15 días el auxiliar de contaduría emite Orden de Pago (OP) en duplicado por
cada una de las facturas recibidas. Envía OP al Jefe de Contaduría y archiva copia de OP
junto con (F).

5. El jefe de tesorería firma el cheque que autoriza el pago al proveedor.

6. El auxiliar de compras de acuerdo con la factura (F) verifica los insumos entregados
oportunamente por el proveedor. Registra las entregas en fichas de stock por insumo
(Kárdex). Sella la (F) y la devuelve a Contaduría para su archivo.

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 IMPORTANCIA DE LAS COMPRAS

La empresa Pasitos S.A.S lleva en la industria del calzado dos décadas, especializándose en
la producción y comercialización de este producto, pero con la contratación del nuevo Jefe
de compras se han evidenciado falencias dentro del proceso realizado, afectando la
rentabilidad pero sobre todo la imagen de esta ante los clientes.

Para el proceso de compras es importante siempre realizar un registro de todos los pedidos
realizados; donde a corto, mediano y largo plazo podamos evidenciar y demostrar la
transparencia de lo que se ha adquirido, y así mismo poder realizar un análisis para mejorar
los costos de estas compras, la atención al cliente, generar innovación, crear nuevos diseños
pero sobre todo mejorar la calidad de nuestros productos.

Lo ideal para esta empresa y cualquier otra es manejar un control de compras y un listado
de proveedores, para determinar la calidad que nos da cada uno y así poder escoger al
mejor “postor” para poderle brindar a nuestros clientes lo mejor de nuestros productos, a la
vez es importante verificar el cumplimiento de cada uno de estos proveedores ya que si no
cumplimos con las fechas pactadas empezaremos a tener detrimentos que nos traerán
grandes consecuencias.

Al momento de realizar un pedido o una compra es indispensable tener los datos exactos de
lo que necesitamos (cantidad, color, material, etc.) para así evitar tener pérdidas.

Para tener una empresa lucrativa hay que realizar controles recurrentes en las diferentes
áreas, así logramos transparencia, cumplimiento pero sobre todo posicionarnos como una
de las mejores, a la vez es ideal llevar un control a los proveedores ya que ellos son la fase
inicial de la calidad de nuestros productos.

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 RELACIÓN DEL DEPARTAMENTO DE COMPRAS

Para todas las áreas de la empresa Pasitos S.A.S es indispensable tener conocimiento en el
manejo de materiales; ya que desperdicios malogrados, compras generadas con un
proveedor que nos brinda un material dudable, una estructuración del producto errónea
colocará en riesgo nuestra credibilidad y nos dejara vulnerable ante la competencia, por este
motivo es importante que todas las áreas tengan una interrelación.

Uno de los procesos más importantes dentro de la empresa Pasitos S.A.S son las compras
ya que de esta depende el resto de procesos cumple su función de suministro:

 Área de producción es necesario el material que ha sido adquirido por el área de

compras y previamente haber sido validada su calidad, para poder producir el
producto final que va a ser entregado.
 Área de ventas (mercadotecnia) ya con el producto finalizado ellos empiezan la
gestión de búsqueda de clientes y así mismo la entrega del producto a los pedidos
pendientes.
 Área financiera (administración y finanzas) se encarga de suministrar el recurso
monetario necesario para la compra de los materiales

En conclusión el área de compras es el corazón de la empresa sin este proceso no tenemos

como generar ingresos, como producir un producto y mucho menos tendríamos clientes a
quien ofrecérselos, por eso es indispensable siempre realizar un riguroso control a los
gastos que se generan para evitar malas prácticas.

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 FLUJOGRAMA

SOLICITA COMPRA JEFE DE SECCION

DE MATERIA PRIMA DE FABRICACION

SELECCIONA
PROVEEDOR
AUXILIAR DE
EMITE OC
ALMACEN

TRIPLE COPIA
ORDENA LA OC POR
PROVEEDOR AUXILIAR DE ORDEN NUMERICO
CONTADURIA
AUX. CONTADURIA
ARCHIVO
(F) DUPLICADO DEL
CUANDO LA PROVEEDOR
MERCANCIA LLEGA
LUEGO DE 15 DIAS SE RECIBE
FACTURA SE VERIFICA
LEGALIDAD

EMITE OP

FIRMA CHEQUE
DUPLICADO DE JEFE DE TESORERIA AUTORIZANDO
FACTURA PAGO AL
OP JEFE PROVEEDOR
CONTADURIA Y SE
ARCHIVA OP Y (F)

AUXILIAR DE
COMPRAS

CON LA (F) SE SE REGISTRA EN EL

SELLA LA (F)
VERIFICA INSUMOS KARDEX

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DEVUELVE A
CONTADURIA PARA
ARCHIVO
En los errores que se pueden evidenciar:

 En ningún momento se notifica al área de almacén la compra de la mercancía,

tampoco se verifica si hay recepción de esta misma, por ende el proveedor al
realizar la entrega del producto va a generar un retroceso en el proceso por no
haberse generado una notificación desde el área encargada.
 Al no registrar la entrega de mercancía de forma inmediata y al no haber un reporte
de ingreso de insumos, el área de tesorería está autorizando una entrega de dinero
sin realizar las validaciones al área correspondiente causando en el peor de los
casos grandes pérdidas.

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 POLITICAS INTERNAS

POLITICA DE CALIDAD

 Proporcionar satisfacción al cliente

 Satisfacer las percepciones del cliente de la buena calidad de nuestros productos
 Entregar el producto en excelentes condiciones sin excepción alguna
 Manejar los mejores materiales del mercado

POLITICA DE COSTOS, COMPRAS Y VENTAS

 Cumplir con todos los requisitos solicitados para lograr la adquisición de los
materiales
 Ser transparente ante cualquier proveedor en cuanto a costos, materiales, y manejo
de dinero
 Ser innovador, aceptar nuevas propuestas de parte de proveedores y estudiarlas
 Mantener la contabilidad al día, para que nuestros empleados y proveedores reciban
su pago puntual
 Seguir conducto regular a la hora de realizar un pedido, todo documento debe estar
generado con copias correspondientes y cada compra debe estar justificada

POLITICAS ADMINISTRATIVAS

 Ser cumplido en hora de ingreso y salida de sus labores

 Contrato será pactado por obra o labor
 Cumplir con todos los requisitos previamente mencionados en las diferentes áreas
de nuestra empresa

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  Ser cordial, puntual, honrado y buen
trabajador
 En caso de no poder asistir a cumplir funciones enviar debido soporte justificando la
falta

Tabla 1. Marco legal de las compras e inventarios en Colombia

LEYES, DECRETOS Relacionados con: (proceso: Importancia y/o relevancia

compras y/o inventarios)
Artículo 64 del Estatuto
Tributario
Decreto 2649 de 1993
Código de comercio Medios para el asentamiento Todo comerciante conformará su
ART. 48
Ley 1314 Art 63
D.R. 186/75 – Art. 29 Registro de inventarios
Inventarios Disminución del inventario final
por faltantes de mercancías.
Cuando se trate de mercancías de
fácil destrucción o pérdida, las
unidades del inventario final
pueden disminuirse hasta en un tres
por ciento (3%) de la suma del
inventario inicial más las compras.
Contabilidad De conformidad con el artículo 6º
de la ley 43 de 1990, se maneja
como el conjunto de conceptos
básicos y de reglas que deben ser
observadas al registrar e informar
contablemente sobre los asuntos y
actividades de personas naturales o
jurídicas.
de operaciones contabilidad, libros, registros
contables, inventarios y estados
financieros en general, a las
disposiciones de este Código y
demás normas sobre la materia.
Inventarios Los inventarios representan (son)
bienes corporales (activos)
destinados a la venta en curso
normal de los negocios mantenidos
para ser vendidos en el curso
normal de la operación.
En el sistema de inventarios
permanentes permanentes o continuos, el costo
se contabilizará en las tarjetas
señaladas en el artículo siguiente,
en el momento de realizarse la

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Art. 450. Inc. 3º código Remisión a la legislación
de comercio fiscal en los métodos para
valuación de inventarios
venta, de conformidad con las
disposiciones del presente decreto.
El costo de lo vendido se tomará de
dichos inventarios”.
Los inventarios se avaluarán de
acuerdo con los métodos permitidos
por la legislación fiscal.

PROPUESTA

El plan de trabajo mencionado inicialmente está bien estructurado pero falta el

manejo de comunicación entre áreas, lo más importante entre procesos es
mantenerse informado de todas las actividades realizadas a nivel general, para el
área de compras es indispensable siempre tener conocimiento de los productos
adquiridos y notificarlo a tesorería, para el área de contabilidad es muy importante
siempre confirmar todo ingreso y salida de dinero, si efectivamente se efectúo o no
la tarea, si se recibieron o no las compras solicitadas, para así evitar pérdidas y
mantener cuentas claras al margen de proveedores.

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 BIBLIOGRAFIA

https://prezi.com/kswct349el6v/marco-normativo-para-el-manejo-de-inventarios-
en-colombia/
http://aprendeenlinea.udea.edu.co/lms/moodle/file.php/866/Inventario/Normas_Apli
cables_a_los_Inventarios.pdf
https://cursos.unipanamericana.edu.co/pluginfile.php/1139834/mod_resource/conte
nt/4/Introducci%C3%B3n-%20Compras%20y%20manejo%20de
%20inventarios.pdf

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