Accede al módulo de Compras: Inicia sesión en SINCO ERP y accede al módulo de Compras o

aprovisionamiento. La ubicación exacta puede variar según la configuración de tu sistema.

Definir proveedores: Antes de realizar una compra, asegúrate de que tengas configurados los
proveedores en el sistema. Agrega los datos de tus proveedores, incluyendo información de
contacto, términos de pago y detalles de impuestos.

Crear una orden de compra:

Selecciona la opción para crear una nueva orden de compra en SINCO ERP.

Selecciona el proveedor al que deseas comprar los productos o servicios.

Agrega los productos o servicios que deseas comprar, especificando la cantidad, el precio unitario y
otros detalles relevantes.

Revisar y aprobar: Revisa la orden de compra para asegurarte de que todos los detalles sean
correctos. Asegúrate de que los términos de pago y los plazos de entrega sean los acordados con el
proveedor. Una vez revisada, puedes aprobar la orden de compra.

Generar una orden de compra: Genera la orden de compra en SINCO ERP. Esto crea un registro de
la transacción y permite un seguimiento adecuado.

Enviar la orden de compra: Envía la orden de compra al proveedor. Algunos sistemas de ERP
permiten enviarla electrónicamente a través de correo electrónico o integraciones.

Recepción de productos o servicios: Cuando los productos o servicios lleguen, registra la recepción
en el sistema, asegurándote de que coincida con lo que se solicitó en la orden de compra.

Registrar facturas: Una vez que recibas la factura del proveedor, regístrala en el sistema y verifica
que coincide con la orden de compra y la recepción de productos o servicios.

Realizar el pago: Procesa el pago al proveedor según los términos acordados. El sistema puede
generar cheques, transferencias bancarias u otros métodos de pago.

Control de gastos: Realiza un seguimiento de los gastos relacionados con las compras, lo que te
ayudará a tener una visión clara de tus costos y presupuesto.
Generar informes: Utiliza las capacidades de generación de informes de SINCO ERP para analizar
tus compras, gastos y proveedores. Esto te ayudará a tomar decisiones informadas.

Recuerda que los procedimientos específicos pueden variar según la configuración de SINCO ERP y
las necesidades de tu empresa. Te recomiendo consultar la documentación del software o
contactar al soporte técnico de SINCO para obtener instrucciones detalladas sobre cómo configurar
y utilizar el módulo de compras de manera eficiente.

Ten en cuenta que este es un ejemplo general y puede adaptarse según tus necesidades
específicas y las características de tu empresa o software ERP, como SINCO.

Paso 1: Inicio

[Inicio del proceso de compras]

Paso 2: Identificación de necesidades

[¿Qué productos o servicios se necesitan?]

[Generar una solicitud de compra]

Paso 3: Revisión de la solicitud de compra

[Revisar la solicitud de compra para aprobación]

[Solicitud aprobada?]

[Sí] → Continuar al Paso 4

[No] → Fin del proceso de compras

Paso 4: Selección de proveedor

[Seleccionar un proveedor]

[Obtener cotizaciones de proveedores]

↓

[Elegir un proveedor]

Paso 5: Creación de orden de compra

[Generar una orden de compra]

[Incluir detalles de productos/servicios, cantidades y términos]

Paso 6: Revisión de la orden de compra

[Revisar la orden de compra para aprobación]

[Orden aprobada?]

[Sí] → Continuar al Paso 7

[No] → Fin del proceso de compras

Paso 7: Envío de la orden de compra

[Enviar la orden de compra al proveedor]

Paso 8: Recepción de productos/servicios

[Recibir productos/servicios del proveedor]

[Coinciden con la orden de compra?]

[Sí] → Continuar al Paso 9

[No] → Fin del proceso de compras

Paso 9: Registro de facturas

[Recibir la factura del proveedor]

↓

[Comparar con la orden de compra y la recepción]

[Coinciden los detalles?]

[Sí] → Continuar al Paso 10

[No] → Fin del proceso de compras

Paso 10: Pago al proveedor

[Procesar el pago al proveedor según los términos acordados]

Paso 11: Fin

[Fin del proceso de compras]

SINCO ERP es un sistema de gestión empresarial amplio que puede adaptarse a diferentes
necesidades empresariales. Aquí tienes un proceso de compras simplificado adaptado a SINCO
ERP: **

1. Solicitud de Compra (SC):** - El proceso de compras comienza cuando un departamento o

empleado identifica la necesidad de adquirir productos o servicios. - En SINCO ERP, se crea una
Solicitud de Compra (SC) en el módulo de Compras. En la SC, se especifican los detalles de lo que
se necesita, como productos o servicios, cantidades, fechas de entrega y cualquier otra
información relevante.

2. Aprobación de la Solicitud de Compra:** - La SC se somete a un proceso de aprobación en

SINCO ERP. Esto puede implicar que diferentes niveles de autorización revisan y aprueban la
solicitud. - Las personas autorizadas revisan la SC y pueden aprobarla o rechazarla, según los
procedimientos internos de la empresa. **

3.Creación de la Orden de Compra (OC):** - Una vez que la SC es aprobada, se genera una Orden
de Compra (OC) en SINCO ERP. La OC incluye detalles específicos, como el proveedor seleccionado,
los precios, las condiciones y los plazos de entrega. **

4. Envío de la Orden de Compra al Proveedor:** - La OC se envía al proveedor a través de SINCO

ERP. Puedes generar notificaciones automáticas para informar al proveedor sobre la orden de
compra. - El sistema también puede rastrear la confirmación de recepción por parte del proveedor.
**5. Recepción y Control de Productos o Servicios:** - Cuando el proveedor entrega los productos
Diagrama de Flujo del Proceso de Compras con SINCO ERP:

1. Inicio: El proceso comienza cuando se detecta la necesidad de adquirir productos o

servicios en la empresa.

2. Solicitud de Compra (SC): Un departamento o empleado crea una Solicitud de Compra en

el módulo de Compras de SINCO ERP. En la SC se detallan los productos o servicios
requeridos, incluyendo cantidades, fechas de entrega y otra información relevante.

3. Aprobación de la Solicitud de Compra: La SC se somete a un proceso de aprobación en

SINCO ERP. Esto implica que diferentes niveles de autorización revisen y aprueben la
solicitud. Las personas autorizadas revisan la SC y pueden aprobarla o rechazarla según los
procedimientos internos de la empresa.

4. Creación de la Orden de Compra (OC): Una vez aprobada la SC, se procede a crear una
Orden de Compra en SINCO ERP. La OC incluye detalles específicos, como la selección del
proveedor, los precios acordados, las condiciones y los plazos de entrega.

5. Envío de la Orden de Compra al Proveedor: La OC se envía electrónicamente al proveedor

a través de SINCO ERP. El sistema puede generar notificaciones automáticas para informar
al proveedor sobre la orden de compra. También rastrea la confirmación de recepción por
parte del proveedor.

6. Recepción y Control de Productos o Servicios: Cuando el proveedor entrega los productos

o servicios, se registra la recepción en SINCO ERP. Se pueden llevar a cabo inspecciones y
controles de calidad si es necesario.

7. ¿Aprobados los productos/servicios? - Si se aprueban:

• Sí: Se procede a la aprobación y aceptación en SINCO ERP.

• No: Se notifica al proveedor sobre cualquier problema y se toman medidas

adecuadas.

8. Aprobación y Aceptación: Los productos o servicios se aprueban en SINCO ERP.

9. Pago a Proveedores: Se inicia el proceso de pago a los proveedores de acuerdo con los
términos establecidos en la OC. SINCO ERP ayuda a administrar los registros de pagos y la
contabilidad de la empresa.

10. Registro de Inventario (si es aplicable): Si los productos adquiridos se destinan al

inventario, se registran en SINCO ERP para llevar un control de stock.

11. Fin del Proceso: El proceso de compra se completa, y SINCO ERP proporciona herramientas
para generar informes y análisis que permiten a la empresa evaluar el desempeño y el
gasto en compras.

Esta descripción textual del diagrama de flujo del proceso de compras con SINCO ERP puede servir
como referencia para entender el flujo y los pasos clave involucrados en el proceso. Puedes utilizar
esta descripción como base para crear tu propio diagrama visual en una herramienta de
diagramación.

1. Solicitud de Compra (SC):

• En esta etapa, el proceso de compras comienza cuando un departamento o empleado

identifica la necesidad de adquirir productos o servicios.

• El usuario crea una Solicitud de Compra (SC) en el módulo de Compras de SINCO ERP. La SC
es el documento inicial que registra la solicitud de compra y especifica los detalles de lo
que se necesita. Esto incluye la descripción de los productos o servicios, las cantidades
requeridas, las fechas de entrega deseadas y cualquier otra información relevante.

2. Aprobación de la Solicitud de Compra:

• La SC se somete a un proceso de aprobación en SINCO ERP. Esto implica que diferentes

niveles de autorización revisan y aprueban la solicitud.

• Las personas autorizadas dentro de la empresa revisan la SC y tienen la capacidad de

aprobarla o rechazarla según los procedimientos internos y los límites de autorización
establecidos. Esto garantiza que las solicitudes cumplan con las políticas de compra y los
presupuestos establecidos.

3. Creación de la Orden de Compra (OC):

• Una vez que la SC es aprobada, se procede a la creación de una Orden de Compra (OC) en
SINCO ERP.

• En la OC se detallan los aspectos específicos de la compra, como la selección del

proveedor, los precios acordados, las condiciones de entrega, los plazos de pago y otros
términos comerciales.

4. Envío de la Orden de Compra al Proveedor:

• La OC se envía electrónicamente al proveedor a través de SINCO ERP. Puedes configurar el

sistema para que genere notificaciones automáticas por correo electrónico al proveedor,
informándoles sobre la orden de compra.

• La OC contiene todos los detalles necesarios para que el proveedor pueda cumplir con el
pedido, lo que facilita una comunicación eficiente.

5. Recepción y Control de Productos o Servicios:

• Cuando el proveedor entrega los productos o servicios, se registra la recepción en SINCO

ERP. Este registro incluye detalles como la fecha de recepción, la cantidad recibida y otros
datos relacionados con el cumplimiento del pedido.

• Además, en esta etapa, se pueden realizar inspecciones y controles de calidad si es

necesario para asegurarse de que los productos o servicios cumplan con los estándares y
las especificaciones.

6. Aprobación y Aceptación:
 • Si los productos o servicios pasan las inspecciones y cumplen con los criterios establecidos,
se procede a la aprobación y aceptación en SINCO ERP.

• Esta etapa implica la confirmación de que el pedido se ha cumplido satisfactoriamente y

está listo para ser aceptado por la empresa.

7. Pago a Proveedores:

• Se inicia el proceso de pago a los proveedores según los términos acordados en la OC.

• SINCO ERP ayuda en la administración de los registros de pagos, incluyendo el registro de

facturas y el control de cuentas por pagar.

8. Registro de Inventario (si es aplicable):

• Si los productos adquiridos se destinan al inventario de la empresa, se registran en SINCO

ERP para llevar un control de stock.

• Esto permite un seguimiento eficiente del inventario y la gestión de existencias.

9. Fin del Proceso:

• El proceso de compra se completa, y SINCO ERP proporciona herramientas para generar

informes y análisis que permiten a la empresa evaluar el desempeño del proceso de
compras, el gasto y otros aspectos relacionados con la gestión de compras.

Cada actividad en este flujo de compras en SINCO ERP desempeña un papel crucial para asegurar
una gestión eficiente y eficaz del proceso de compras en la empresa, garantizando que las
necesidades se satisfagan de manera oportuna y dentro de los parámetros establecidos.

Si necesitas proyectar insumos que no están creados bajo la metodología SINCO ERP, el proceso de
compra podría requerir algunas modificaciones. Aquí está cómo podría adaptarse el proceso para
proyectar insumos no existentes en SINCO ERP:

1. Inicio: El proceso comienza cuando se detecta la necesidad de adquirir productos o

servicios, incluso si estos productos o insumos no están previamente registrados en SINCO
ERP.

2. Identificación de Insumos no Creados: Cuando se detecta la necesidad de insumos que no

están registrados en SINCO ERP, el departamento o empleado debe identificar estos
insumos y proporcionar información detallada sobre ellos, como descripción,
especificaciones técnicas, proveedores potenciales, cantidades requeridas y fechas de
entrega.

3. Solicitud de Creación de Insumos: En lugar de una Solicitud de Compra, se puede requerir

una "Solicitud de Creación de Insumos" en la que se detallen los insumos que deben ser
creados en SINCO ERP. Esta solicitud puede incluir toda la información necesaria para la
creación de registros de insumos en el sistema.
 4. Aprobación de la Solicitud de Creación de Insumos: La Solicitud de Creación de Insumos
se somete a un proceso de aprobación similar al de la Solicitud de Compra. Los niveles de
autorización revisan la solicitud y pueden aprobarla o rechazarla.

5. Creación de Insumos en SINCO ERP: Una vez que la Solicitud de Creación de Insumos es
aprobada, los insumos son creados en SINCO ERP por el equipo de compras o los
administradores del sistema. Se ingresan los detalles de los insumos, como su descripción,
especificaciones, proveedores potenciales y otra información relevante.

6. Solicitud de Compra (SC): Con los insumos ahora creados en SINCO ERP, el proceso puede
continuar como se describe en el flujo de compra convencional. Se crea una Solicitud de
Compra (SC) donde se especifica la necesidad de estos insumos recién creados, y se
procede con la aprobación y creación de la Orden de Compra, como se describió
anteriormente.

Esta adaptación del proceso permite incorporar insumos no existentes en SINCO ERP. Sin embargo,
es importante destacar que la creación de nuevos insumos en el sistema puede requerir tiempo y
coordinación adicional entre los departamentos de compras y el equipo de administración del
sistema. Además, es esencial asegurarse de que la información sobre los nuevos insumos se
registre con precisión en el sistema para un seguimiento eficiente y una gestión adecuada de
inventario.

Manual de Gestión del Proceso de Compras con SINCO ERP

Introducción

• Propósito del manual.

• Alcance y aplicabilidad.

• Definiciones clave.

Visión General del Proceso de Compras

• Descripción general del proceso de compras en la empresa.

• Importancia de una gestión eficiente de compras.

• Beneficios de utilizar SINCO ERP en el proceso de compras.

Roles y Responsabilidades

• Descripción de los roles y responsabilidades en el proceso de compras.

• Responsabilidades del equipo de compras.

• Responsabilidades de otros departamentos involucrados.

 • Relaciones con proveedores y autoridades.

Fases del Proceso de Compras

1. Solicitud de Compra (SC)

• Definición y propósito de la Solicitud de Compra.

• Cómo crear una SC en SINCO ERP.

• Proceso de aprobación de la SC.

2. Creación de la Orden de Compra (OC)

• Importancia de la OC en el proceso de compras.

• Cómo generar una OC en SINCO ERP.

• Detalles clave a incluir en la OC.

3. Envío de la OC al Proveedor

• Proceso de envío de la OC al proveedor a través de SINCO ERP.

• Confirmación de recepción por parte del proveedor.

4. Recepción y Control de Productos o Servicios

• Cómo se registra la recepción de productos o servicios en SINCO ERP.

• Inspecciones y controles de calidad (si es aplicable).

• Acciones en caso de discrepancias.

5. Aprobación y Aceptación

• Proceso de aprobación y aceptación de productos o servicios en SINCO ERP.

6. Pago a Proveedores

• Proceso de pago a proveedores.

• Registro de facturas y control de cuentas por pagar en SINCO ERP.

7. Registro de Inventario (si es aplicable)

• Cómo se registran los productos en el inventario de la empresa utilizando SINCO ERP.

Proyección de Insumos no Creados en SINCO ERP

• Procedimiento para proyectar insumos que no existen en el sistema.

Flujos de Trabajo en SINCO ERP

• Descripción de los flujos de trabajo específicos en SINCO ERP relacionados con el proceso
de compras.
Mejores Prácticas

• Recomendaciones para una gestión eficiente de compras.

• Consejos para utilizar SINCO ERP de manera efectiva.

Herramientas y Recursos

• Lista de herramientas y recursos disponibles para el proceso de compras.

• Contactos de soporte técnico para SINCO ERP.

Políticas y Procedimientos Relacionados

• Referencia a políticas y procedimientos relacionados con compras, finanzas y calidad de la

empresa.

Anexos

• Ejemplos de formularios y documentos utilizados en el proceso de compras.

• Glosario de términos.

Contacto y Soporte

• Información de contacto para consultas y soporte relacionados con el proceso de compras

y SINCO ERP.

Recuerda personalizar este manual de acuerdo con las políticas, procedimientos y flujos de trabajo
específicos de tu empresa. También es importante mantenerlo actualizado a medida que
evolucionen los procesos y se realicen cambios en SINCO ERP.

Descripción

Capítulo 1: Introducción

• Propósito del manual: Este capítulo explica el propósito y la importancia del manual.
Debería proporcionar una visión general de por qué se necesita este manual y cómo
servirá como guía para el proceso de compras.

• Alcance y aplicabilidad: Describe los límites del manual, es decir, a quiénes está dirigido,
qué procesos cubre y cuál es su alcance en términos de responsabilidades y acciones.

• Definiciones clave: Proporciona definiciones de términos técnicos o específicos utilizados

en el proceso de compras y en el manual para garantizar una comprensión común de los
conceptos clave.

Capítulo 2: Visión General del Proceso de Compras

• Descripción general del proceso de compras en la empresa: Ofrece una visión general del
proceso de compras en la organización, destacando su importancia y su papel en el logro
de los objetivos empresariales.
 • Importancia de una gestión eficiente de compras: Detalla por qué es crucial gestionar
eficientemente el proceso de compras, incluyendo aspectos como el impacto en costos,
calidad, plazos de entrega y la satisfacción del cliente.

• Beneficios de utilizar SINCO ERP: Explica cómo SINCO ERP se integra en el proceso de
compras, destacando los beneficios que aporta, como la automatización, la visibilidad de
datos y la eficiencia operativa.

Capítulo 3: Roles y Responsabilidades

• Descripción de los roles y responsabilidades: Detalla los diferentes roles involucrados en

el proceso de compras, incluyendo compradores, aprobadores, gerentes de compras,
personal de calidad, etc.

• Responsabilidades del equipo de compras: Enumera las responsabilidades específicas de

cada rol en el equipo de compras, desde la creación de solicitudes de compra hasta la
gestión de proveedores.

• Responsabilidades de otros departamentos involucrados: Menciona cómo otros

departamentos, como finanzas y calidad, interactúan con el proceso de compras y qué se
espera de ellos.

• Relaciones con proveedores y autoridades: Describe la interacción con proveedores y

cómo se mantienen relaciones efectivas. También puede abordar requisitos legales y
regulaciones que deben cumplirse.

Capítulo 4: Fases del Proceso de Compras

Cada fase del proceso de compras (Solicitud de Compra, Creación de la Orden de Compra, Envío de
la OC al Proveedor, Recepción y Control, Aprobación y Aceptación, Pago a Proveedores, Registro de
Inventario) debe tener su propio capítulo con una descripción detallada, incluyendo:

• Definición y propósito: ¿Qué implica esta fase y por qué es importante?

• Pasos clave: Enumera los pasos específicos que se deben seguir en cada fase.

• Proceso en SINCO ERP: Describe cómo SINCO ERP se utiliza en cada fase y cuáles son las
funciones clave de la herramienta en esa etapa.

Capítulo 5: Proyección de Insumos no Creados en SINCO ERP

• Procedimiento para proyectar insumos: Explica cómo se deben identificar, solicitar y crear
insumos que no existen en SINCO ERP. Incluye pasos específicos y requisitos para esta
situación.

Capítulo 6: Flujos de Trabajo en SINCO ERP

• Descripción de flujos de trabajo: Describe los flujos de trabajo específicos dentro de

SINCO ERP relacionados con el proceso de compras, incluyendo la aprobación de
solicitudes, la creación de órdenes de compra, la gestión de proveedores, etc.

Capítulo 7: Mejores Prácticas

 • Recomendaciones: Ofrece consejos y mejores prácticas para llevar a cabo un proceso de
compras eficiente y efectivo. Esto puede incluir la gestión de proveedores, la negociación,
la gestión de costos y la evaluación del desempeño.

Capítulo 8: Herramientas y Recursos

• Herramientas disponibles: Enumera las herramientas y recursos que el personal de

compras puede utilizar para facilitar el proceso, incluyendo SINCO ERP y otras aplicaciones
relacionadas.

• Contactos de soporte técnico: Proporciona información de contacto para obtener ayuda y

soporte relacionado con SINCO ERP.

Capítulo 9: Políticas y Procedimientos Relacionados

• Referencias: Menciona las políticas y procedimientos que están relacionados con el

proceso de compras y que deben seguirse en la empresa.

Capítulo 10: Anexos

• Ejemplos de formularios: Incluye ejemplos de formularios y documentos utilizados en el

proceso de compras, como plantillas de Solicitud de Compra, Orden de Compra, etc.

• Glosario de términos: Proporciona un glosario con definiciones de términos técnicos o

específicos utilizados en el proceso de compras y en el manual.

Capítulo 11: Contacto y Soporte

• Información de contacto: Proporciona información de contacto para consultas y soporte

relacionados con el proceso de compras y SINCO ERP.

Este manual servirá como una guía completa para el proceso de compras, desde la identificación
de necesidades hasta el pago a proveedores, y garantizará que el personal esté al tanto de los
procedimientos, responsabilidades y el uso efectivo de SINCO ERP en el proceso.