Documentos de Académico
Documentos de Profesional
Documentos de Cultura
ABC de Compras
Compras, versión 2.6
Menú Sap
o Logística
o Gestión de Materiales
o Maestro de Materiales
o Material
Visualizar
MM03 Visual estado Actual
MEF - Dirección Nacional de Contabilidad – Departamento De Capacitación Página 3
Tratamiento de expediente:
Menú de Usuario
o Tratamiento de Expediente
/IG4S/TR_001 Apertura de expediente
/IG4S/TR_002 Modificación de Expediente
/IG4S/TR_003 Consulta de Expediente
o Tramitación de Expediente
/IG4S/TR_003 Bandeja de tramitación
Menú de Usuario
o Unidad Gestora de Compras (Operativo/Supervisor)
o Tratamiento de Expediente
/IG4S/TR_001 Apertura de expediente
/IG4S/TR_003 Consulta de Expediente
o Tramitación de Expediente
/IG4S/TR_003 Bandeja de tramitación
Reportes de Compras:
Menú Sap
o Logística
o Gestión de Materiales
o Compras
o Pedidos
Visualizar Vista
ME2L Proveedor
ME2M Material
Por Imputación
ME2K General
ME2N Por Numero de Pedido
Menú Sap
o Logística
o Gestión de Materiales
o Compras
o Datos Maestro
ME11 Creación de Registros Info
ME12 Modificar Registros
ME13 Visualizar Registros info
ME1L Reporte de Registros Info por proveedores
ME2M Reporte de Registros Info por material
La pantalla cuenta con cuatro áreas principales para llenar la información requerida a través de los campos que se
encuentran en las diferentes pestañas por áreas. A continuación mostramos los campos de las pestañas de las diferentes
áreas que son requisitos obligatorios para generar la Orden de Compras o pedido
A- En la primera área para el carrito de compras, encontraremos el campo de Clase de Pedido u Opciones de
Compras y Proveedor a llenar ambos campos son obligatorios, la fecha y el número de Orden de compra el sistema
lo genera por defecto.
c. Pestaña de Adquisición los campos obligatorios para llenar son los siguientes:
i. Tipo de Adquisición: Campo obligatorio y podrán seleccionar según la adquisición que está
efectuando para la orden de compras en proceso.
d. Pestaña Gestión de Pago los campos obligatorios para llenar son los siguientes:
i. Tipo de Anticipo, Si es una orden de compras al contado el anticipo es obligatorio y no puede ser ni
opcional o sin anticipo. Si es al crédito el anticipo será sin anticipo (el campo es de carácter
obligatorio por el cual debe de seleccionar un criterio según el tipo de orden de compras que este
tramitando).
ii. Porcentaje del Anticipo, Este campo debe ser llenado al 100% y es obligatorio si el documento o la
orden de compras es al contado.
iii. La fecha de Vencimiento, es un campo obligatorio si el documento es al contado.
D- Pestaña de posición: Muestra los diferentes renglones o posiciones que se generaron en el Resumen de la
Posición y que se tendrán que anidar con la posición presupuestaria a través del documento generado como
Bloqueo o el documento del momento presupuestario anterior al pedido para tramitar la Orden de Compras. Se
debe tomar en cuenta que cada renglón irá anidado con una posición presupuestaria y se generará la información
por cada una de las posiciones o renglones que se cuenten en la Orden de Compras.
En la pestaña de posición se muestran los renglones generados estos vendrán enumerado de 10 en 10 ejemplo 10,
20, 30 etc. A continuación mostramos los campos obligatorios en las diferentes pestañas para esta área.
a. Pestaña de Entrega:
i. Plazo de entrega previsto: este campo es obligatorio
c. Pestaña Datos del Cliente: Hace referencia al documento presupuestario que previamente se generó y
cuenta con las partidas presupuestarias para anidarla con cada renglón o posición de la Orden de compras.
i. Documento presupuestario de referencia: Este campo concatena el expediente donde se afecta el
momento presupuestario anterior a la orden de compras, ejemplo si es una orden de compras al
contado se hace referencia al Bloqueo.
ii. Posición del documento de referencia: En este campo indicaremos la posición en que se encuentra la
partida que corresponderá con el objeto del gasto y el saldo al renglón correspondiente. Debemos
tomar en cuenta que el artículo o material del renglón debe coincidir con el objeto del gasto de la
partida presupuestaria de lo contrario no podremos concatenar la posición presupuestaria para
dicho renglón.
Debemos tener en consideración que cada renglón de la orden de compras debe estar concatenado
con su posición o partida presupuestaria que se encontrará en el documento presupuestario y se
pueden tener varios renglones a una misma partida siempre y cuando el artículo o material tenga el
mismo objeto de gasto y el saldo para cubrir los renglones en mención. Lo que no podemos hacer es
pagar un solo renglón con varias partidas presupuestarias aunque las partidas tengan el mismo
objeto de gasto. Siempre se mantendrá una relación de 1 a 1, un renglón una partida.
Este procedimiento para la pestaña de la Posición debe efectuarse para todo los renglones que se tenga en
la orden de compras por el cual se tendrán que llenar los campos en mención para cada posición o renglón
de los artículos que cuente el pedido.
En el campo Documento Compras se ingresará el número de la Orden de Compras que generará el sistema al momento de
grabar el pedido, la fechas del intervalo del anticipo debe estar dentro del rango que se efectuó el pedido de lo contrario el
sistema no mostrara información. De no estar en el intervalo cambie las fechas que estén dentro del intervalo donde se
generó el pedido. Posteriormente se le dará clic al icono de ejecutar y si el número de documento existe el sistema
mostrará la información para generar el anticipo.
Al dar doble clic al icono señalado el sistema abrirá el campo para ingresar el monto del anticipo que siria el 100% del
monto a pagar del pedido.
Para esta pantalla debe de llenar el campo Fecha Documento y en la pestaña In. CME dest. En el cual seleccionara la clase
de la cuenta, para las órdenes de compras al contado será A- Anticipo Bienes y Servicios y de enter.
Para terminar de procesar el anticipo debe dar grabar a través del icono del diskette de la barra de iconos en el menú
principal. El campo referencia es opcional y pudiera usar como referencia el número de la orden de compras.
El número generado por el sistema al momento de grabar será el número que usara tesorería para tramitar el pago de este
expediente.
Para generar estas transacciones, primero el departamento de Presupuesto debe de generar el documento de Bloqueo y
pasara por sus aprobaciones pertinentes para que compras siga el trámite de la transacción en mención.
Campos obligatorios:
A. Apertura expediente
i. Tipo de Expediente: El tipo de expediente a utilizar por compras son los CONTAB Expediente de Documento
contable
ii. Órgano Gestor: Corresponderá al número de la Entidad Ejemplo 016 para el MEF
C. Seleccione El modelo requerido ejemplo C_CO_BL Comprometido Referente Bloqueo y clikc OK al cuadro de
diálogo Modelo de documento.
Observación: si al momento de grabar el sistema le manda un mensaje de advertencia (Existen mensajes de advertencia (-->
entorno/mensaje de verificación) procedamos a dar enter para terminar el proceso y el sistema le reflejará el número de
documento contable asignado.
Menú SAP > Logística > Gestión de Materiales > Compras > Pedido > Crear > ME21N
A través de esta transacción accedemos a crear un pedido, en nuestro caso el contrato de obras:
- Tipo de pedido
- Proveedor
Completaremos si el contrato tiene retención de garantía: Aplicable (nivel de cabecera) y anticipo opcional con sus
correspondientes porcentajes.
Rellenaremos el material que vamos a contratar con la cantidad, precio, y centro. Al ser un material que no entra en
almacén habrá que imputarle a centro de coste (“K”):
8.1SOLICITUD DE ANTICIPO
Ruta de Menú:
Menú SAP > Logística > Gestión de Materiales > Compras > Pedido > Evaluaciones > ME2DP
Accedemos a la transacción ME2DP para realizar la solicitud de anticipo correspondiente al contrato de obra:
En la siguiente ventana tenemos que introducir como campos obligatorios la división y en el ind. Impto marcamos el X1:
Una vez introducido el valor nos aparecerá la siguiente ventana en la cual debmos dar a grabar .
Al momento de grabar nos aparece en la parte inferior de la pantalla el documento con el que se contabilizó dicho anticipo:
Flujo alterno para correcciones, modificaciones y anulaciones de Orden de Compras al Contado (ZCON)
Paso Departamento Acción Opción SAP Código de Transacción SAP
6 Compras Generar el Anticipo Supervisión Anticipo Pedido ME2DP
Si la orden de compra se le genero el Anticipo pero no se efectuó ningún proceso en Finanzas se tienen que anular el anticipo.
Si en tesorería se ha generado algún proceso con el documento se tienen que anular estos procesos primero para que en el
sistema se pueda efectuar la anulación del Anticipo
Paso de Compras Anulación del Anticipo Anular Documento FB08
Corrección
Generado la Anulación del Anticipo se puede modificar la OC/Pedido o anular la misma.
Paso de Compras Modificar Modificar OC Pedido ME22N
Corrección
Si solo se modificó el Pedido después de esta acción se tendría que generar nuevamente el anticipo y sigue su trámite normal.
Si se anuló el Pedido/OC el documento presupuestario queda liberado y se puede generar otro pedido con el mismo documento
presupuestario si es el caso.
Si no se necesita hacer el pedido y se quiere reversar los saldos presupuestarios después que se anula el pedido, Presupuesto
tendrá que hacer el documento Complementario para rebajar los saldos y devolvérselo a la partida.
5 Compras Aprobación de OC o Pedidos Bandeja de Tramitación /IG4S/TR_004
Si el pedido no está aprobado se modificar el mismo a través de la opción de modificación.
En la opción de aprobación del pedido la selecciona modificar esta persona puede modificar directamente el pedido si le da
rechazar anula el pedido y el operativo puede generar otro pedido usando el mismo documento presupuestario y si no se
requiere la compra una vez anulado el pedido presupuesto reversara a través del documento complementario del bloqueo.
Flujo alterno para correcciones, modificaciones y anulaciones de Orden de Compras al Crédito (ZCRE)
Paso Departamento Acción Opción SAP Código de Transacción SAP
7 Compras Aprobación de OC o Pedidos Bandeja de Tramitación /IG4S/TR_004
Si la orden de compra se aprobó pero no se efectuó ningún proceso en Finanzas se puede hacer modificaciones o anular el
pedido a través de la opción de modificar.
Si en tesorería se ha generado algún proceso con el documento se tienen que anular estos procesos primero para que en el