SISTEMA DE GESTIÓN

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MACROPROCESOS Fecha: septiembre 2021

MACROPROCESO TALENTO HUMANO Y SISTEMA DE GESTIÓN

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Procedimiento Gestión de Contratistas

1. Proceso Contratistas
Tipo de proceso: Apoyo

Recursos: Humanos, Físicos, Financieros.

Ciclo PHVA: Planear, Hacer, Verificar, Actuar.

Indicadores: ver especificaciones en la hoja de vida del indicador del

macroproceso.

Información del proceso

PROVEEDOR ENTRADA PROCESO SALIDA CLIENTE

Colaboradores Colaboradores
Proarca Mecanismos Proceso Cumplimiento Proarca
Colombia de selección, contratistas a los criterios Colombia
S.A.S. control y de evaluación S.A.S.
evaluación por parte de
para los
contratistas contratistas
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1. OBJETIVOS
1.1. GENERAL

Establecer los mecanismos de selección, control y evaluación para contratistas,

contratados por PROARCA DE COLOMBIA S.A.S, teniendo en cuenta criterios de
seguridad y salud en el trabajo.

1.1. ESPECIFICOS

2. ALCANCE

Está dirigido a todas aquellas empresas, personas naturales o jurídicas que son
contratistas para prestar un servicio o realizar una labor en las instalaciones de
PROARCA DE COLOMBIA S.A.S en cuanto a seguridad y salud en el trabajo.

3. CAMPO DE APLICACIÓN
Este procedimiento aplica para todo el personal involucrado en la contratación de
contratistas de la empresa PROARCA COLOMBIA SAS

4. RESPONSABILIDADES

Los responsables de las actividades de este procedimiento están descritos en cada

una de ellas.

 Representante Legal: Aplicar y firmar el presente procedimiento para la gestión

de proveedores y contratistas.

 Responsable de Seguridad y salud en el trabajo (SST): Asegurar la aplicación y

el cumplimiento de lo dispuesto en este procedimiento.

 Trabajador que solicita la compra de producto o servicio: Hacer seguimiento a

los procesos de compra a fin que sean tenidos en cuenta los requisitos en materia
de seguridad y salud en el trabajo.

 Responsabilidad del Contratista: La actuación en materia de Seguridad y Salud

en el Trabajo del contratista y de los subcontratistas estará sujeto a las
disposiciones legales aplicables en materia de prevención de riesgos laborales
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siendo el contratista el único responsable por la prevención y protección de sus

trabajadores y el medio ambiente, de acuerdo a lo establecido en el artículo 34 y
216 del Código Sustantivo del Trabajo, artículo 13 de la Ley 1562 de 2012,
Decreto 1072 de 2015 y artículo 9 del Código Civil, para lo cual PROARCA DE
COLOMBIA S.A.S ha dispuesto el presente procedimiento.

5. DOCUMENTOS DE REFERENCIA

Numeral 5 del literal a) del artículo 2° de la Ley 1562 de 2012: El contratante debe
afiliar al Sistema General de Riesgos Laborales a los contratistas. El incumplimiento de
esta obligación, hará responsable al contratante de las prestaciones económicas y
asistenciales a que haya lugar.

Decreto 1072 de 2015 Numeral 2.2.4.2.2.4 (Artículo 4): El trabajador dependiente que
simultáneamente suscriba uno o más contratos de prestación de servicios civiles,
comerciales o administrativos, entre otros, en calidad de contratista, debe seleccionar la
misma Administradora de Riesgos Laborales en la que se encuentre afiliado como
trabajador dependiente.

Decreto 1072 de 2015 Numeral 2.2.4.2.2.7 (Artículo 6): Para la afiliación ante la
Administradora de Riesgos Laborales, el contratante debe presentar el formulario físico o
electrónico establecido para tal fin por el Ministerio de Salud y Protección Social, así como
los soportes que se requieran. El formulario debe contener como mínimo, el valor de los
honorarios, las circunstancias de tiempo, modo, lugar y la clase de riesgo.

Decreto 1072 de 2015 Numeral 2.2.4.2.2.9 (Artículo 8): Cuando los contratistas a los
que les aplica el presente decreto celebren o realicen simultáneamente varios contratos,
deben estar afiliados al Sistema General de Riegos Laborales por la totalidad de los
contratos suscritos, en una misma Administradora de Riesgos Laborales.

El contratista debe informar al contratante, la Administradora de Riesgos Laborales a la

cual se encuentra afiliado, para que este realice la correspondiente novedad en la
afiliación del nuevo contrato.
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Decreto 1072 de 2015 Numeral 2.2.4.2.2.16 (Artículo 15): Obligaciones del contratista.
El contratista debe cumplir con las normas del Sistema General de Riesgos Laborales, en
especial, las siguientes:

1. Procurar el cuidado integral de su salud.

2. Contar con los elementos de protección personal necesarios para ejecutar la
actividad contratada, para lo cual asumirá su costo.
3. Informar a los contratantes la ocurrencia de incidentes, accidentes de trabajo y
enfermedades laborales.
4. Participar en las actividades de Prevención y Promoción organizadas por los
contratantes, los Comités Paritarios de Seguridad y Salud en el Trabajo o
Vigías Ocupacionales o la Administradora de Riesgos Laborales.
5. Cumplir las normas, reglamentos e instrucciones del Sistema de Gestión de la
Seguridad y Salud en el Trabajo SG-SST.
6. Informar oportunamente a los contratantes toda novedad derivada del contrato.

Decreto 1072 de 2015 Numeral 2.2.4.2.2.18 (Artículo 17): Exámenes médicos

ocupacionales. En virtud de lo establecido en el parágrafo 3° del artículo 2° de la Ley 1562
de 2012, la entidad o institución contratante deberá establecer las medidas para que los
contratistas sean incluidos en sus Sistemas de Vigilancia Epidemiológica, para lo cual
podrán tener en cuenta los términos de duración de los respectivos contratos. El costo de
los exámenes periódicos será asumido por el contratante.

A partir de la entrada en vigencia del presente decreto, las personas que tengan contrato
formal de prestación de servicios en ejecución, tendrán un plazo de seis (6) meses para
practicarse un examen pre ocupacional y allegar el certificado respectivo al contratante.
Para los contratos que se suscriban con posterioridad a la entrada en vigencia del
presente decreto dicho plazo aplicará a partir del perfeccionamiento del mismo. El costo
de los exámenes pre ocupacionales será asumido por el contratista.

Este examen tendrá vigencia máxima de tres (3) años y será válido para todos los
contratos que suscriba el contratista, siempre y cuando se haya valorado el factor de
riesgo más alto al cual estará expuesto en todos los contratos. En el caso de perder su
condición de contratista por un periodo superior a seis (6) meses continuos, deberá
realizarse nuevamente el examen.
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Decreto 1072 de 2015 Numeral 2.2.4.2.2.20 (Artículo 19): Estadísticas de

accidentalidad. El contratante debe incluir dentro de sus estadísticas, los accidentes de
trabajo y las enfermedades laborales que sufran las personas a las que se les aplica el
presente decreto en ejercicio de la actividad contratada, las cuales deben ser tenidas en
cuenta para determinar el índice de lesión incapacitante y de siniestralidad.

Decreto 1072 de 2015 Numeral 2.2.4.2.2.24 (Artículo 23): La afiliación al Sistema

General de Riesgos Laborales no configura relaciones laborales entre el contratante y el
contratista.
Resolución 312 de 2019: Estándares mínimos del Sistema de Gestión de Seguridad y
Salud en el Trabajo

6. CONDICIONES GENERALES

1. Durante la selección de contratistas, el no cumplimiento de los requisitos del SG-

SST será de carácter eliminatorio. El contratista que deba desarrollar actividades
dentro de las instalaciones de PROARCA DE COLOMBIA S.A.S que no cumpla
con los requisitos solicitados en la orden de servicio o contrato no será contratado
por PROARCA DE COLOMBIA S.A.S

Todo contratista sin importar el servicio a ofrecer y/o labor a desarrollar deberá
presentar anualmente (Actualización documental del contratista):

Los contratistas de la empresa se dividen en categorías según su criticidad, de la

siguiente manera:

CRITICIDAD PROVEEDORES
 Alfombra y vinilo
CONTRATISTAS TIPO A -  Puertas automáticas
CRITICO  Piso técnico
 Cielos rasos especiales
 Centros Médicos y servicios de salud
CONTRATISTAS TIPO B
 Empresas que realicen mediciones de higiene
– NO CRITICO
 Mantenimiento locativo
 Suministro de sustancias químicas
CONTRATISTAS TIPO C -
 Suministro de EPP
ESPORADICOS
 Suministro de elementos de emergencia
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2. Los aspectos a diligenciar y calificar en el registro de selección y verificación de

contratistas nuevos para servicios, se clasifican según la criticidad descrita
anteriormente.

Los requisitos mínimos que deben presentar todos los contratistas son:

ACTIVIDAD DE LA EMPRESA: Constitución legal de la empresa

CAPACIDAD DE LA EMPRESA: Determinar si la empresa ha prestado otros
servicios similares
COMERCIAL: Verificar la existencia de servicios postventa y asociados.
SISTEMA DE GESTIÓN EN SEGURIDAD Y SALUD EN EL TRABAJO: Identificar
aspectos que puedan afectar el normal cumplimiento de especificaciones del
servicio, control de peligros y riesgos, y control de aspectos e impactos
ambientales, cumplir con los requisitos de selección descritos en la matriz de
requisitos SST

ASPECTO A
REQUISITO PONDERACIÓN
EVALUAR
ACTIVIDAD DE LA Certificado de Cámara de Comercio
25
EMPRESA Registro Único Tributario - RUT
Referencias comerciales
CAPACIDAD DE LA
Referencias bancarias 25
EMPRESA
Garantía del servicio
COMERCIAL Referencia de satisfacción del cliente 25
Cumple con todos los soportes
SST solicitados en la matriz de requisitos 25
SST

PROVEEDOR PUNTOS OBSERVACIONES

El proveedor tiene capacidad para satisfacer los
Puntaje mayor o requisitos especificados.
Aprobado
igual a 80 puntos Puede ser incluido en el listado de contratistas de
la empresa.
Puntajes Menores El contratista se encuentra condicionado y debe
Aprobado con a 80 y mayores o presentar la acción correctiva para la mejora.
derogación iguales a 60 Solo será inscrito si el concepto del área es
puntos positivo
El contratista no tiene capacidad para satisfacer
Rechazo Menor a 60
los requisitos especificados. No debe ser incluido
definitivo puntos
en el listado de contratistas.
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3. El Contratista deberá cumplir con los requisitos de Ley y demás exigencias de la

empresa.
La información relacionada con la selección de contratistas quedara registrada dentro
del formato

“Selección de contratistas” (Anexo).

4. De acuerdo con la legislación colombiana todo contratista según la actividad a

desarrollar, deberá cumplir con los requisitos adicionales a los establecidos en el
presente numeral, los cuales serán tenidos en cuenta dentro del puntaje asignado
para el Sistema de Gestión de Seguridad y Salud en el Trabajo (25 puntos):

“Matriz de requisitos SST para contratistas” (Anexo).

Nota: Por ningún motivo serán aceptadas afiliaciones y pagos de seguridad social a
través de cooperativas, será responsabilidad exclusiva del contratista que suscribe
el contrato con PROARCA la afiliación y pago respectivo.

El no cumplimiento de esta obligación por parte del contratista será causal de la

suspensión parcial o total del servicio.

6.2. Evaluación de contratistas

La evaluación de contratistas, se llevará a cabo una vez al año o al finalizar cada contrato.
Esta evaluación será realizada en el formato de evaluación de contratistas, y una vez
finalizada se debe dar a conocer por escrito al Contratistas, los resultados de su gestión,
los parámetros de la evaluación se describen a continuación:

a. Calidad: se debe evaluar la calidad del servicio suministrado con base en los
siguientes criterios.

Certificado de Calidad: El contratista deberá enviar un informe de los trabajos

realizados con el fin de verificar la ejecución de los mismos.

b. Conformidad: El criterio para clasificar es el siguiente:

Aprobado: Cuando el servicio cumpla con las especificaciones técnicas y/o el

certificado de calidad con la Orden de Compra.

Aprobado con derogación: Cuando el servicio es recibido previa autorización escrita,

aunque presente incumplimiento de algunas especificaciones técnicas y este sea
requerido en la operación.
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Rechazo definitivo: Si el servicio no cumple de manera amplia con las

especificaciones estipuladas en la ficha técnica del servicio.

CALIDAD
PARAMETRO PUNTAJE
Si el servicio prestado es recibido a
5
satisfacción por el área que contrata
Certificado de
calidad Si el servicio prestado es recibido después
3
de ajustes por el área que contrata
Si el servicio prestado no es recibido a
0
satisfacción por el área que contrata.
Si cumple con las especificaciones técnicas
10
para el servicio prestado.
Cuando presenta incumplimiento en
Conformidad del
aspectos de calidad del servicio que se 5
Servicio
pueden obviar.
Si no cumple con las especificaciones
0
técnicas para el servicio prestado.

Reclamaciones: Este ítem es evaluado por el responsable de la contratación del

servicio.

Cuando un servicio presenta fallas y requiere realizar correcciones por algún motivo
especifico, el tiempo de respuesta por parte del contratista es calificado en esta
variable. La respuesta a una queja incluye tanto la evidencia escrita o telefónica
como la corrección de la cuenta de cobro. El puntaje se asigna de acuerdo a la
siguiente tabla:

RECLAMACIONES
PARAMETRO PUNTAJE
Respuesta a 1 - 3 días hábiles 5
reclamaciones del 4 - 7 días hábiles 3
servicio 8 - 11 días hábiles 1
Mayor a 12 días hábiles 0

Cumplimiento: Se define como cumplimiento, la exactitud en el tiempo de entrega

respecto al solicitado, y también la cantidad de intervenciones solicitadas. Se
califica así:
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CUMPLIMIENTO
PARAMETRO PUNTAJE
Servicio recibido igual a servicio contratado 10
Cantidad de
reclamaciones del Si se han realizado hasta 2 devoluciones al
5
servicio prestado servicio prestado
Si se han realizado más de 2 devoluciones
0
al servicio prestado

Oportunidad: Se define como oportunidad, el cumplimiento en el tiempo de entrega

estipulado en el servicio contratado. Se califica de la siguiente manera:

OPORTUNIDAD
PARAMETRO PUNTAJE
Si entrega el servicio en los tiempos
10
establecidos en el contrato
Cumplimiento en la
entrega Si entrega el servicio hasta con un día de
5
retraso
Si entrega el servicio con más de un día de
0
retraso

Servicio: El objetivo es evaluar comparativamente el servicio de todos los contratistas

existentes.

SERVICIO
PARAMETRO PUNTAJE
Si el servicio es excelente (Atención,
Servicio (Atención, 10
Información, Agilidad, etc.)
información,
agilidad) Si el servicio es bueno. 7
Si el servicio es deficiente. 0

Seguridad y Salud en el Trabajo: Este punto comprende el cumplimiento referente a

la normativa de seguridad, y salud en el trabajo.

(Ver Matriz de requisitos SST para contratistas para evaluación del SG-SST).

SST
SST PARAMETRO PUNTAJE
Cumple con los requisitos Establecidos en la 20
legislación, evaluación de estándares por
encima del 85%
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Cumple parcialmente con los requisitos

Establecidos en la legislación, evaluación de 10
estándares entre 65% y 85%
No cumple con los requisitos Establecidos en
la legislación, evaluación de estándares por 0
debajo de 65%

Precio: Este punto comprende precio y condiciones de pago. Para el precio se tiene
en cuenta la diferencia con el precio más bajo y para las condiciones de pago se
toman los días de plazo con los que se cuenta para cancelar la cuenta de cobro
del servicio y se asignará la calificación de acuerdo a los siguientes parámetros:

PRECIO
PARAMETRO PUNTAJE
Más bajo 20
Precio
Entre el más alto y el más bajo 10
Más alto 0
Contado 3
Condiciones de
50% anticipo, 50% contra entrega 5
pago
Pago a 30 días 10

El resultado de la evaluación clasifica los contratistas de la siguiente manera:

CONTRATIST
PUNTOS OBSERVACIONES
A
El contratista tiene capacidad para satisfacer los
Excelente >= 80 puntos
requisitos especificados.
El contratista tiene la capacidad para satisfacer
60 > x < 80 los requisitos específicos, pero debe mejorar
Aceptable
puntos algunos aspectos de su desempeño. Debe
presentar la acción correctiva respectiva.
El contratista no tiene capacidad para satisfacer
los requisitos especificados, debe presentar la
Regular < 60 puntos acción correctiva respectiva.
Se estudiará la posibilidad de excluirlo de la base
de datos de contratistas.

6.3. Seguimiento a los contratistas

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Cuando una evaluación de contratistas genere acciones de mejora, el área de SST debe
hacer seguimiento al cumplimiento de los planes propuestos. En caso de persistir el
incumplimiento, se debe validar la continuidad del proceso y comunicar al solicitante del
servicio la situación presentada para que ellos determinen el paso a seguir.

Terminado el proceso de evaluación de contratistas, el responsable del Sistema de

Gestión de Seguridad y Salud en el Trabajo dispondrá de un mes para recolectar las
evaluaciones y generar las comunicaciones de los resultados a los contratistas críticos.

7. TERMINOLOGÍA:

CONTRATISTA INDEPENDIENTE: En los términos del artículo 34 del Código

Sustantivo del Trabajo, cuando se hace mención a contratista independiente se
entiende como la persona natural o jurídica que contrata la ejecución de una o
varias obras o la prestación de servicios a favor de un beneficiario por un precio
determinado, asumiendo todos los riesgos, para realizarlos con sus propios
medios y con libertad y autonomía técnica y directiva. Para efectos de la
responsabilidad solidaria aplicará lo dispuesto en el citado artículo 34 del Código
Sustantivo del Trabajo. (Decreto 1072 de 2015 art 2.2.3.2.1)1

CONTRATISTA PERMANENTE: Es aquel que realiza una actividad programada y de

manera continua, la labor no se realizará dentro de las instalaciones.

CONTRATISTA OCASIONAL: Es aquel que realiza una actividad puntual o urgente y

de poca duración.

CONTRATISTAS ADMINISTRATIVOS: Es aquel contratista permanente que se

encuentra ubicado dentro de las instalaciones de la empresa o que realiza
actividades de forma continua (semanalmente).

SERVICIO: Labor o trabajo que se realiza a favor por empresas o personas, con el fin
de satisfacer sus necesidades o las del público en general y no implica la
transformación de materia prima.

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8. METODOLOGÍA:

9. DESCRIPCIÓN DE ACTIVIDADES

9.1. GESTIÓN DE CONTRATISTAS

No DIAGRAMA ACTIVIDAD RESPONSABLE REGISTRO

ACTIVIDAD SG-SST Matriz de
INICIO  Selección y evaluación de requisitos
contratistas SST

1
Solicitud de documentación a Coordinador de Verificación
proveedores según aplique en la proyectos - SG- de la
matriz de requisitos SST SST documentaci
actividad ón enviada
por los
contratistas
(Formato de
evaluación
2 de
contratistas)
1 Aprobación de la documentación SG-SST Correos de
por parte de SG-SST, aprobación,
seguimiento a los hallazgos control de
INFORME encontrados documentaci
ón carpeta
VERI SG-SST
FICA
CIÓN
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NO

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