INDUTECNICA TRUJILLO S.A.

S Código: GC-PR-07
GESTION DE CALIDAD Versión : 01

PROCEDIMIENTOS DE GESTION DE PROVEEDORES Y Fecha : 22/03/2018

CONTRATISTAS
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OBJETO
Determinar el procedimiento para la gestión de proveedores y contratistas asignar
responsabilidades en materia de Seguridad y Salud en el Trabajo aplicables a
contratistas y a proveedores que suministran bienes y servicios, a la empresa
INDUTECNICA TRIJILLO S.A.S.

ALCANCE

Este procedimiento aplica a todos contratistas y proveedores vinculados a la

empresa INDUTECNICA TRUJILLO S.A.S en todos los niveles y áreas en las
que dichos proveedores y contratistas tengan intervención.

DEFINICIONES
Contratista o Proveedor de Servicio. Persona natural o jurídica, que se contrata
para la ejecución de una o varias obras o la prestación de servicios en beneficio
de terceros, por un precio determinado, asumiendo todos los riesgos, para
realizarlos con sus propios medios y con libertad y autonomía técnica,
administrativa y directiva.
Enfermedad Laboral - E.L-. Es la contraída como resultado de la exposición a
factores de riesgo inherentes a la actividad laboral o del medio en el que el
trabajador se ha visto obligado a trabajar. El Gobierno Nacional, determinará, en
forma periódica, las enfermedades que se consideran como laborales y en los
casos en que una enfermedad no figure en la tabla de enfermedades laborales,
pero se demuestre la relación de causalidad con los factores de riesgo
ocupacional serán reconocidas como enfermedad laboral, conforme lo establecido
en las normas legales vigentes.
Elemento de Protección Personal - E.P.P-. Es todo elemento o equipo de
seguridad requerido por el trabajador para desarrollar de manera segura las
actividades propias del perfil de cargo.
Incidente. Suceso acontecido en el curso del trabajo o en relación con éste, que
tuvo el potencial de ser un accidente, en el que hubo personas involucradas sin
que sufrieran lesiones o se presentaran daños a la propiedad y/o pérdida en los
procesos.
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Panorama de Riesgos. Herramienta que permite sistemática y cuantitativamente
evaluar la probabilidad y las consecuencias de un determinado riesgo, en una
población expuesta.
Peligro. Potencial de causar daño.
Riesgo. Posibilidad de que suceda algo que tendrá impacto en la población
expuesta.
Evaluación proveedores y contratistas: Proceso mediante la cual se logra la
validación o aprobación de algunos proveedores y contratistas, que tengan las
competencias para satisfacer adecuadamente las necesidades de la entidad.
Visitante: Es toda persona que ingresa a las instalaciones de la Empresa Cliente
a cumplir citas o compromisos sin que medie para ello ningún tipo de contrato o
relación contractual.
Seguridad y Salud en el trabajo: Disciplina que trata de la prevención de las
lesiones y enfermedades causadas por las condiciones de trabajo, y de la
protección y promoción de la salud de los trabajadores. Tiene por objeto mejorar
las condiciones y el medio ambiente de trabajo, así como la salud en el trabajo,
que conlleva la promoción y el mantenimiento del bienestar físico, mental y social
de los trabajadores en todas las ocupaciones.

MARCO LEGAL Y NORMATIVO

Normatividad legal Descripción

Artículo 82º.- Las disposiciones del presente título son
aplicables en todo lugar de trabajo y a toda clase de trabajo
cualquiera que sea la forma jurídica de su organización o
prestación, regulan las acciones destinadas a promover y
proteger la salud de las personas.
Todos los empleadores, contratistas y trabajadores
Ley 9 del 1979 quedarán sujetos a las disposiciones del presente título y
sus reglamentaciones.
Parágrafo.- Los contratistas que empleen trabajadores por
este solo hecho, adquieren el carácter de empleadores para
los efectos de este titulo y sus reglamentaciones.

ARTÍCULO 13. Parágrafo 3°. Para la realización de

Ley 1562 de 2012 actividades de prevención, promoción y Salud Ocupacional en
general, el trabajador independiente se asimila al trabajador
dependiente y la afiliación del contratista al sistema correrá por
cuenta del contratante y el pago por cuenta del contratista;
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salvo lo estipulado en el numeral seis (6) de este mismo
artículo.
ARTICULO 3. Igualmente se considera accidente de trabajo
el que se produzca durante el traslado de los trabajadores o
contratistas desde su residencia a los lugares de trabajo o
viceversa, cuando el transporte lo suministre el empleador.
ARTICULO 6. Monto de las cotizaciones. El monto de las
cotizaciones para el caso de los trabajadores vinculados
mediante contratos de trabajo o como servidores públicos
no podrá ser inferior al 0.348%, ni superior al 8.7%, del
Ingreso Base de Cotización (IBC) de los trabajadores y su
pago estará a cargo del respectivo empleador.
Corregido por el art. 1, Decreto Nacional 2464 de 2012, El
mismo porcentaje del monto de las cotizaciones se aplicará
para las personas vinculadas a través de un contrato formal
de prestación de servidos personales, sin embargo, su
afiliación estará a cargo del contratante y el pago a cargo
del contratista, exceptuándose lo estipulado en el literal a)
numeral 5 del artículo 1° de esta ley.
ARTICULO 7. En el evento en que el empleador y/o
contratista se encuentre en mora de efectuar sus aportes al
Sistema General de Riesgos Laborales, será responsable
de los gastos en que incurra la Entidad Administradora de
Riesgos Laborales por causa de las prestaciones
asistenciales otorgadas, así como del pago de los aportes
en mora con sus respectivos intereses y el pago de las
prestaciones económicas a que hubiere lugar.
Se entiende que la empresa afiliada está en mora cuando
no ha cumplido con su obligación de pagar los aportes
correspondientes dentro del término estipulado en las
normas legales vigentes. Para tal efecto, la Entidad
Administradora de Riesgos Laborales respectiva, deberá
enviar a la última dirección conocida de la empresa o del
contratista afiliado una comunicación por correo certificado
en un plazo no mayor a un (1) mes después del no pago de
los aportes. La comunicación constituirá a la empresa o
contratista afiliado en mora. Copia de esta comunicación
deberá enviarse al representante de los Trabajadores en
Comité Paritario de Salud Ocupacional (Copaso).
Artículo 2.2.4.2.2.2. Para efectos la presente
Decreto 1072 del 2015 sección, todas las personas vinculadas a través de
un contrato formal de prestación de servicios con
una duración superior a un (1) mes, se entenderán
como contratistas.
Artículo 2.2.4.2.2.5. Afiliación por intermedio del
contratante. El contratante debe afiliar al Sistema
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General de Riesgos Laborales a los contratistas
objeto de la presente sección, de conformidad con lo
establecido en el parágrafo 3° del artículo 2° de la
Ley 1562 de 2012. El incumplimiento de esta
obligación, hará responsable al contratante de las
prestaciones económicas y asistenciales a que haya
lugar.
Artículo 2.2.4.2.2.5. Afiliación por intermedio del
contratante. El contratante debe afiliar al Sistema
General de Riesgos Laborales a los contratistas
objeto de la presente sección, de conformidad con lo
establecido en el parágrafo 3° del artículo 2° de la
Ley 1562 de 2012. El incumplimiento de esta
obligación, hará responsable al contratante de las
prestaciones económicas y asistenciales a que haya
lugar.
Artículo 2.2.4.2.2.10. Cobertura de las prestaciones
económicas y asistenciales. Los contratistas
afiliados al Sistema General de Riesgos Laborales,
tienen derecho a las prestaciones económicas y
asistenciales establecidas en la legislación vigente.
Artículo 2.2.4.2.2.13. Pago de la cotización. Las
Entidades o Instituciones públicas o privadas
contratantes y los contratistas, según corresponda,
deberán realizar el pago mensual de las
cotizaciones al Sistema General de Riesgos
Laborales de manera anticipada, dentro de los
términos previstos por las normas vigentes.
Artículo 2.2.4.2.2.18. Exámenes médicos
ocupacionales. En virtud de lo establecido en el
parágrafo 3° del artículo 2° de la Ley 1562 de 2012,
la entidad o institución contratante deberá establecer
las medidas para que los contratistas sean incluidos
en sus Sistemas de Vigilancia Epidemiológica, para
lo cual podrán tener en cuenta los términos de
duración de los respectivos contratos. El costo de
los exámenes periódicos será asumido por el
contratante.
Artículo 2.2.4.6.1. Objeto y campo de aplicación. El
presente capítulo tiene por objeto definir las
directrices de obligatorio cumplimiento para
implementar el Sistema de Gestión de la Seguridad
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y Salud en el Trabajo (SG-SST), que deben ser
aplicadas por todos los empleadores públicos y
privados, los contratantes de personal bajo
modalidad de contrato civil, comercial o
administrativo, las organizaciones de economía
solidaria y del sector cooperativo, las empresas de
servicios temporales y tener cobertura sobre los
trabajadores dependientes, contratistas,
trabajadores cooperados y los trabajadores en
misión.

RESPONSABLES Y RESPONSABILIDADES

GERENTE:
 Asignar los recursos necesarios, tanto físicos como técnicos, financieros y
humanos, para la contratación de proveedores y contratistas.
 intervenir la actividad realizada por el Contratista y comunicar
inmediatamente al proceso interno a quien corresponda, los
incumplimientos a los requisitos definidos en este procedimiento.
 Verificar el cumplimiento de requisitos a Contratistas en el sitio donde
presten sus servicios

SUPERVISOR DE SEGURIDAD Y SALUD OCUPACIONAL:

 Intervenir inmediatamente al Contratista que este incumpliendo con algún
requisito.
 Verificar el cumplimiento a los requisitos definidos en el presente
documento.
 Solicitar al Contratista informes de accidentalidad presentada en la
empresa y/o instalaciones en caso de requerirse.
 Acompañar los procesos de Selección de Contratistas solicitados por
Negociación y Compras.
 Comunicar al Gerente del contrato los incumplimientos identificados
durante inspecciones de seguridad.

JEFES DE AREA
 Revisar y aprobar el presente documento.
 Brindar asesoría para la Búsqueda, Evaluación, Selección, Registro y
Reevaluación de Contratistas.
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PROVEEDOR O CONTRATISTA
 Garantizar el cumplimiento de requisitos legales y otros definidos por
INDUTECNICA TRUJILLO S.A.S.
 Los Contratistas serán responsables ante la empresa INDUTECNUCA
TRUJILLO S.A.S y ante terceros por los perjuicios que ocasionen a
Personas, Instalaciones y/o Equipos y Medio Ambiente durante la
prestación del servicio contratado.
 Capacitar a sus trabajadores en temas de Seguridad, Salud en el trabajo y
Medio ambiente.
 Cumplir con todas las demás exigencias legales aplicables a su actividad
económica.
 Entregar a la empresa INDUTECNICA TRUJILLO S.A.S cuando se
requiera, toda la documentación y/ soportes.
 Participar cuando se requiera, de las reuniones de HSEQ solicitadas por
INDUTECNICA TRUJILLO S.A.S.
 Deben mantener en sus sitios de trabajo un ambiente limpio, ordenado,
seguro y saludable desde el inicio hasta finalizar su trabajo. (Aplica cuando
se desarrollan obras dentro de las instalaciones de INDUTECNICA
TRUJILLO S.A.S o de los clientes).

FLUJOGRAMA GESTION DE PROVEEDORES Y CONTRATISTAS

Responsabl
No Actividad general Actividad especifica Registro
e

INICIO
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1 Formato
Gerente
Se recepción la solicitud por la de
área que requerimi
Compras
ento
ANALISIS DE LAS La selección de proveedores, es la Asistente
ACTIVIDADES A etapa previa al inicio del proceso de de
CONTRATAR Formato
compra, mediante la cual se logra la gerencia
de
2 validación o aprobación de algunos Asistente
propuesta
proveedores, que tienen las administrat
EVALUACION DE s
competencias para satisfacer ivo
LAS OFERTAS
adecuadamente las necesidades de
PARA EL AREA
DONDE APLIQUE OFERTA Asistente
Solicita la cotización respectiva al de
RECHAZADA proveedor/es seleccionados, mediante gerencia
Cotizació
3 llamada telefónica, correo electrónico, o Asistente
DUCUME n
de forma presencial. administrat
NTACION ivo

Solicitar el insumo, producto o servicio al

proveedor finalmente seleccionado Gerencia
CONTRATACION
mediante la orden de compra, remisión o Recursos
4 la compra directa. Humanos contrato

REVICION DE Se verifica que el proveedor Recursos Planilla

AFILIACIONES A cumpla con todos los Humanos pila
5 SEGURIDAD SOCIAL requerimientos en cuanto a sus
obligaciones sociales.

1 Se capacita a todo el personal Lista de

Coordinador
6 encargado de suministrar el asistencia
HSEQ
servicio .

INDUCCION DE SG-
SST
Formatos
Se inicia el trabajo para lo cual Proveedor o de
7
fue contratado. contratista cumplimie
nto

INICIO DE
TRABAJOS
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se realiza la revaluación de proveedores Asistente Formato
críticos, de acuerdo a la calificación de de
8 obtenida y se decide sobre la necesidad gerencia desempe
de nuevos proveedores en el caso de Asistente ño
que la organización se encuentre administrat
MEDICION DEL insatisfecha con algún proveedor actual. ivo
DESEMPEÑO

CULMINACION DE Informe
LOS TRABAJOS Se finaliza el proceso y los
Proveedor o final de
9 trabajos realizados para la
contratista resultado
empresa.
s

Los proveedores seleccionados serán

los que obtengan los mayores puntajes.
De acuerdo a la re-evaluación de Gerente
CALIFICACION Asistente Archivo
DEL DESEMPEÑO proveedores. O que tengan un puntaje
10 de calificación igual o superior al 80%. administrativo de la
Coordinador empresa
HSEQ

FIN
11 FIN

Todos los contratistas deben garantizar el suministro y uso de los Elementos de

Protección Personal a los trabajadores que presten sus servicios a la entidad o
serán suministrados por la misma de acuerdo a las condiciones del contrato
suscrito.

Tabla 1. Requisitos para Contratistas y Proveedores

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NIT

Permiso

Registro

EPP
RUT

Habilitación

Certificado

Seguridad
Razón Social

Licencia SO
TIPO SERVICIO /

Afiliación
PRODUCTO

ambiental

INVIMA

trabajo en
CONTRATISTAS
Mantenimiento locativo
(trabajo en alturas)
Mantenimiento locativo
Servicios de aseo
Servicios de alimentación
PROVEEDORES
Elementos de seguridad
industrial, EPP y dotaciones.
Suministro Agua para
consumo
Suministro de medicamentos
e implementos médicos
Medicina Preventiva y del
Trabajo.

Estos requisitos deben ser comunicados a los proveedores y contratistas al

momento de realizar el contacto y solicitud de cotizaciones.

Tabla 2. Requisitos frente a los Elementos de protección personal solicitados a

contratistas

TIPO SERVICIO ELEMENTOS DE PROTECCIÓN PERSONAL (EPP)

Mantenimiento  Arnés de cuerpo entero, fabricado en reata de nylon, con
locativo (trabajo en argolla frontal y en la parte de atrás en "D", cordel largo
alturas) para colocar los mosquetones
 Casco de bajo peso con ajuste de profundidad, cordón en
el tafilete, visera larga y barbuquejo
 Monogafa transparente protección contra impacto Lentes
en policarbonato, recubrimiento 4C (U.V. - antiempañante
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TIPO SERVICIO ELEMENTOS DE PROTECCIÓN PERSONAL (EPP)
- antirayadura - antiestática)
 Botas de seguridad
 Guantes
 Mascarilla
 Monogafas
Mantenimiento  Casco
locativo  Protección auditiva

Las especificaciones de estos elementos dependerán del tipo

de labor a realizar y deben ser solicitadas al contratista y
revisadas por SST antes de iniciar la labor.
 Guantes de caucho calibre 35, resistente a químicos y
Servicios de aseo microorganismos
 Botas de caucho caña alta
 Tapabocas para material particulado
 Cofia color blanco, tela popelina algodón 100%, lavable
que cubra todo el cabello y resorte para ajustar
 Tapabocas de tela
Servicios de  Guantes de caucho
alimentación  Guantes de malla para corte de productos cárnicos
 Delantal confeccionado en tela poliéster recubierta con
PVC con cinta o cordón que permita el ajuste al cuello y la
cintura.

Nota: Las especificaciones de los elementos de protección personal aquí descritos

son de referencia y pueden ser modificados siempre y cuando la empresa
contratista cuente con un programa de selección de elementos de protección
personal en el cual las especificaciones propias superen las aquí descritas.
ANEXOS

YO ______________________________; «Rep_Legal_Contratista», identificado

con
Cédula de ciudadanía número «N_Cédula_Ciudad_Rep» Quien obra en nombre y
representación de certifico que he leído completamente el reglamento de
seguridad para contratistas, proveedores y sus trabajadores, que me ha sido
entregado por la empresa INDUTECNICA TRUJILLO S.A.S, y declaro que lo he
entendido en toda su extensión, que estoy de acuerdo con lo allí consignado, que
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me obligo a cumplirlo y a velar por el cumplimiento del mismo por parte de mis
trabajadores.

EL CONTRATISTA,

_________________________
Nombre
_________________________
Firma
CC.

BIBLIOGRAFIA

Guía para la elaboración del SG-SST, desarrollada para empresas cliente por
POSITIVA COMPAÑÍA SEGUROS 2015, la cual debe ser personalizada según el
contexto de la empresa y sus requerimientos