SISTEMA DE GESTIÓN DE SEGURIDAD Y SALUD EN EL VERSIÓN: 01

TRABAJO FECHA: JULIO 2017

PROCEDIMIENTO DE SELECCIÓN, CONTROL Y
EVALUACIÓN DE PROVEEDORES Y CONTRATISTAS. CÓDIGO: PR-SGSST 13

PROCEDIMIENTO DE SELECCIÓN, CONTROL Y EVALUACIÓN DE

PROVEEDORES DE CONTRATISTAS

RECICLAJES BOGOTÁ NS S.A.S.

JULIO 2017

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TABLA DE CONTENIDO

1. INTRODUCCIÓN ....................................................................................................................................... 3

2. OBJETIVO................................................................................................................................................. 3

3. ALCANCE ................................................................................................................................................. 3

4. DEFINICIONES ......................................................................................................................................... 3

5. NORMAS GENERALES DE SEGURIDAD Y SALUD EN EL TRABAJO ................................................. 4

6. REQUISITOS PARA EL INGRESO DE PERSONAL DE CONTRATISTAS ............................................. 5

7. RESPONSABILIDADES ........................................................................................................................... 7

7.1. RESPONSABILIDAD DEL CONTRATANTE ...................................................................................... 7

7.2. RESPONSABILIDADES DEL ENCARGADO DEL AREA. ................................................................. 7
7.3. RESPONSABILIDAD DE GERENCIA GENERAL .............................................................................. 8
7.4. RESPONSABILIDADES GENERALES DE CONTRATISTAS ............................................................ 8

8. EVALUACIÓN DEL SISTEMA DE RIESGOS LABORALES PARA SEGUIMIENTO A EMPRESAS

CONTRATISTAS ........................................................................................................................................... 9

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1. INTRODUCCIÓN

En la operación de RECICLAJES BOGOTÁ NS S.A.S., se deben realizar actividades de apoyo a los

procesos de mejora continua, en las diferentes áreas o lugares; además de otros procesos paralelos que son
indispensables para lograr el funcionamiento de RECICLAJES BOGOTÁ NS S.A.S., haciendo necesario
incorporar los servicios de empresas contratistas y proveedores que deben permanecer trabajando
conjuntamente dentro de las instalaciones de RECICLAJES BOGOTÁ NS S.A.S.

Los Accidentes relacionados con estas actividades paralelas pueden llegar a causar serias lesiones, tanto del
personal contratista, proveedores como del propio, así como daño a la propiedad, que puedan pueden tener
grandes implicaciones legales y económicas.

Estas situaciones se pueden prevenir si se tienen unos lineamientos y normas de seguridad establecidas para
dichas labores, apoyándose con programas de entrenamiento, y una buena comunicación entre las partes
involucradas.

Por lo anterior se hace necesario e importante que todos nuestros contratistas y proveedores que este en
proceso de cotización o que labore dentro de las instalaciones de RECICLAJES BOGOTÁ NS S.A.S., o fuera
de esta, conozcan, respeten y cumplan los lineamientos indicados en este procedimiento, logrando así el
aprovechamiento de los recursos, evitando poner en riesgo tanto su seguridad física como de las personas
que aquí laboran

2. OBJETIVO

Determinar los criterios para seleccionar y evaluar a los contratistas y proveedores críticos en función de su
capacidad para suministrar bienes y/o servicios de acuerdo con los requisitos establecidos por
RECICLAJES BOGOTÁ NS S.A.S.

3. ALCANCE

El presente procedimiento es aplicable a todas las labores autorizadas por RECICLAJES BOGOTÁ NS
S.A.S., a contratistas, proveedores y terceros autorizados para ser ejecutadas en las instalaciones de
RECICLAJES BOGOTÁ NS S.A.S.

4. DEFINICIONES

Contratista: Persona natural o jurídica que suscribe un contrato para la ejecución de una actividad o
prestación de un servicio por un precio determinado, asumiendo todos los riesgos para realizarlos con sus
propios medios, con libertad y autonomía técnica.

Contratista Crítico: Contratistas que prestan servicios que tienen gran impacto en la seguridad o salud de
sus trabajadores.

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Evaluación Proveedores y Contratistas: Proceso mediante la cual se logra la validación o aprobación de

algunos proveedores y contratistas, que tengan las competencias para satisfacer adecuadamente las
necesidades de la entidad.

EPP: Elementos de protección personal

Producto: Corresponde a la clasificación genérica para compras generales de bienes tangibles (insumos,
suministros, herramientas, productos terminados, etc.).

Proveedor: Una organización o persona que suministra un producto, no se requiere contrato

Proveedor Crítico: Corresponde a aquellos proveedores cuyo producto puede afectar la seguridad o salud
de los funcionarios de la entidad.

Selección de Proveedores: Determinación de proveedor con el cual se va a realizar la compra de acuerdo

a los requisitos establecidos para su selección.

5. NORMAS GENERALES DE SEGURIDAD Y SALUD EN EL TRABAJO

Las presentes normas son de obligatorio cumplimiento para empresas contratistas:

 Reportar todo accidente, incidente, actor y condición insegura.

 Eliminar actos y condiciones subestandar, si existe alguna duda apoyarse en el área de Gerencia
General.

 Utilizar siempre el equipo de protección personal de acuerdo a las labores asignadas.

 Respetar y obedecer la señalización de los sitios donde se realiza la actividad.

 Mantener el equipo contra incendio libre de obstáculos y hacer uso del mismo en caso de incendio
solamente.
 Seguir estrictamente lo estipulado en el programa de prevención de consumo de sustancias
psicoactivas.

 Todo personal del contratista debe portar el carné de ARL, EPS y de la empresa, durante el tiempo que
permanezca en RECICLAJES BOGOTÁ NS S.A.S., realizando la labor contratada.

 La empresa o persona contratista está obligada a presentar al representante de la empresa, en los diez
primeros días de cada mes, las planillas de pago de afiliación al sistema general de seguridad social.

 La empresa contratista está obligada a mantener las planillas de pago de afiliación al sistema general
de seguridad social vigente, durante el tiempo que dure la labor para la cual fue contratada.

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 La empresa contratista no permitirá a su personal el consumo de alimentos durante la ejecución de los

trabajos. El consumo de alimentos deberá hacerse en el lugar establecido para ello.

 La empresa contratista no permitirá a su personal fumar durante la ejecución de los trabajos.

 Los contratistas no deben realizar ninguna actividad que esté fuera del alcance del contrato.

 El contratista está obligado a retirar de RECICLAJES BOGOTÁ NS S.A.S., al personal a su cargo que
no cumpla con las normas de seguridad y salud en el trabajo y, especialmente, las establecidas en este
procedimiento.

6. REQUISITOS PARA EL INGRESO DE PERSONAL DE CONTRATISTAS

METODOLOGIA

Selección Proveedores

Los criterios que se tienen en cuenta en RECICLAJES BOGOTÁ NS S.A.S., para la selección son:

 Fotocopia del NIT y RUT

 Pago seguridad social.
 Licencia en Salud Ocupacional (profesionales de la salud)
 Certificado de Competencias (alturas)
 Cumplimiento con los certificados de calibración de equipos que llegaren a necesitar durante la
prestación del servicio.

Selección Contratistas

Para la selección de contratistas de acuerdo a su constitución jurídica se regirán de acuerdo a los

siguientes parámetros:

Persona Jurídica:

 Cámara de comercio,
 Fotocopia del NIT y RUT
 Nombre del responsable de seguridad y salud en el trabajo.
 Acta de constitución del COPASST.
 Reglamento de Higiene y Seguridad.
 Política Seguridad y Salud en el trabajo.
 Sistema de Gestión de Seguridad y Salud en el Trabajo, y registros sobre el desarrollo del
SGSST.
 Registros de accidentalidad
 Certificados de calibración de equipos (si aplica)
 Licencia de Salud Ocupacional (a quien aplique)

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 Certificado de competencias laborales (alturas)

 Pago de seguridad social y parafiscales.

Personas Naturales

Los proponentes Personas Naturales, ya seleccionados por la organización, deben entregar los siguientes
documentos referentes a Salud y Seguridad Social.

 Certificado de Afiliación vigente a Salud y Pensiones, según la normatividad vigente sobre

seguridad social en Salud y Pensiones, si en el momento de la vinculación no cuenta con este
certificado, deberá solicitarlo.

 Certificado de afiliación al Sistema General de Riesgos Profesionales (ARL) o en caso de no

tenerlo deberá realizar el trámite

 Si esta persona realiza actividades de Alto Riesgo (Alturas o Espacios Confinados), debe
presentar los certificados para la realización de estas tareas, emitidos por Centros de
Entrenamiento autorizados por la entidad competente

NOTA: El contratista Persona Natural que requiera tener a su cargo personal, debe exigirle los mismos
requerimientos exigidos a él.

Durante la ejecución de las actividades, el contratista debe cumplir los requerimientos presentados a
continuación y entregar periódicamente los siguientes documentos:

El Contratista debe presentar a la organización constancia de pago actualizado a “EPS, ARL y AFP”,
según la normatividad de Seguridad Social en Salud y Pensiones.

En caso de no cumplir con todos los documentos y requisitos solicitados se deberá pedir un plan de acción
para que cumplan con estos.

Los procesos de seguimiento y control a la gestión de las Empresas Contratistas contemplan las
siguientes actividades:

En caso que el Contratista tenga alguna actividad subcontratada deberá enviar un oficio con los datos del
subcontratista tales como razón social, el Nit y el responsable. Una vez se haya revisado la
documentación, tener en cuenta lo siguiente:

 Todo el personal deberá ingresar con los Elementos de Protección Personal necesarios para
desarrollar las actividades de manera segura.

 Los trabajadores deben mostrar el Carné de identificación digital o provisional suministrado para el
ingreso.

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Estos requisitos deben ser comunicados a los proveedores y contratistas al momento de realizar el
contacto y solicitud de cotizaciones.

7. RESPONSABILIDADES

7.1. RESPONSABILIDAD DEL CONTRATANTE

A. Reportar a la Administradora de Riesgos Laborales los accidentes de trabajo y enfermedades

laborales.

B. Investigar todos los incidentes y accidentes de trabajo.

C. Realizar actividades de prevención y promoción.

D. Incluir a las personas en el Sistema de Gestión de Seguridad y Salud en el Trabajo.

E. Permitir la participación del contratista en las capacitaciones que realice el COPASST.

F. Verificar en cualquier momento el cumplimiento de los requisitos de seguridad y salud necesarios

para cumplir la actividad contratada

G. Informar a los contratistas afiliados en riesgo IV y/o V sobre los aportes efectuados al Sistema
General de Riesgos Laborales.

H. Adoptar los mecanismos necesarios para realizar el pago anticipado de la cotización, cuando el pago
del aporte esté a su cargo.

Reporte y Seguimiento a Accidentalidad:

Todos los accidentes de trabajo de contratistas y proveedores ocurridos en las instalaciones de

RECICLAJES BOGOTÁ NS S.A.S., o realizando labores para esta, deben ser reportados vía fax, e-mail o
llamada telefónica a la Gerencia General.

Posteriormente, en un lapso no mayor a 5 días hábiles deben enviar a Gerencia General el reporte de
accidente o incidente de trabajo (24 horas), el informe de investigación de accidente o incidente de trabajo
establecidos por la normatividad vigente y que contiene el plan de acción a desarrollar.

Cuando los accidentes son de alta severidad o generan fatalidades las Empresas Contratistas deben
presentar informe con los resultados de la investigación y los soportes de cumplimiento de los planes de
acción.

7.2. RESPONSABILIDADES DEL ENCARGADO DEL AREA.

A. Recibir la documentación exigida al el proveedor o tercero en el procedimiento general de la

ejecución.

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B. Emitir y actualizar listados de personal de proveedor/tercero autorizado para laborar en las

instalaciones de RECICLAJES BOGOTÁ NS S.A.S.

C. Conservar el archivo de los documentos anteriores.

D. Impedir la entrada de personal cuyos requisitos no cumplan con lo exigido.

E. Atender las novedades de personal que se presenten durante la ejecución del contrato, exigiendo el
cumplimiento de requisitos.

7.3. RESPONSABILIDAD DE GERENCIA GENERAL

A. Recibir al área solicitante la notificación de ingreso de una persona nueva, especificando fecha de
iniciación de labores, posible fecha de terminación del proceso, áreas donde laborara y actividad a
realizar.

B. Realizar inspección en las áreas de ejecución de labores con el fin de asegurar el cumplimiento de
normas.

C. Interrumpir la actividad realizada por el contratista en caso de incumplimiento de las normas, hasta
lograr su corrección, informando inmediatamente al área solicitante.

D. Liderar la aplicación de la Buenas Prácticas de Seguridad extendidas a los contratistas.

7.4. RESPONSABILIDADES GENERALES DE CONTRATISTAS

A. El contratista debe hacer las visitas que se considere necesarias al sitio para familiarizarse
perfectamente con las condiciones de seguridad que se requieran para efectuar la labor.
B. El contratista es el responsable de hacer que sus subcontratistas observen y cumplan las
disposiciones estipuladas en el presente procedimiento.

C. El contratista suministra la herramienta, equipo, materiales de consumo y los Elementos de

Protección Personal y Medidas de Prevención necesarias para cada riesgo en el lugar de trabajo, de
acuerdo a lo negociado en la orden de compra.

D. El contratista es responsable por cumplir con la legislación vigente en materia de Seguridad y Salud
en el Trabajo.

E. El contratista deberá mantener todas sus áreas limpias y ordenadas en todo momento.

F. Todo el personal contratista deberá respetar y acatar las normas internas de Seguridad y Salud en el
Trabajo establecidas por RECICLAJES BOGOTÁ NS S.A.S.

G. La empresa contratista debe poseer los formatos de Accidente de Trabajo el cual debe ser
diligenciado en caso de Accidente de Trabajo.

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H. Cumplir con las normas de comportamiento y seguir los procedimientos protocolarios y de seguridad
contenidas en el presente procedimiento, durante la ejecución del pedido o convenio con
RECICLAJES BOGOTÁ NS S.A.S.

I. Cooperar con RECICLAJES BOGOTÁ NS S.A.S., en la seguridad y salud en el trabajo para en la

prevención de incidentes o accidentes.

J. Participar en las Buenas Prácticas de Seguridad.

K. Procurar el cuidado integral de su salud.

L. Contar con los elementos de protección personal necesarios para ejecutar la actividad contratada,
para lo cual asumirá su costo.

M. Informar a los contratantes la ocurrencia de incidentes, accidentes de trabajo y enfermedades

laborales.

N. Participar en las actividades de Prevención y Promoción organizadas por los contratantes, los
Comités Paritarios de Seguridad y Salud en el Trabajo o la Administradora de Riesgos Laborales.

O. Cumplir las normas, reglamentos e instrucciones del Sistema de Gestión de la Seguridad y Salud en
el Trabajo SG-SST.

P. Informar oportunamente a los contratantes toda novedad derivada del contrato.

8. EVALUACIÓN DEL SISTEMA DE RIESGOS LABORALES PARA SEGUIMIENTO A EMPRESAS

CONTRATISTAS

La evaluación de los programas de Contratistas comenzará con la entrega de un documento donde se

detalla la información requerida por el área de Gerencia General en el Trabajo. Estos documentos les
serán entregados a las empresas contratistas previo a sus labores.

Documentos de información a entregar a los contratistas:

 Sistema de Gestión de Seguridad y Salud en el Trabajo a empresas contratistas.

 Políticas de Seguridad y Salud en el Trabajo.
 Plan de Emergencias
 Reglamento de Higiene y Seguridad Industrial.
 Matriz de peligros.
 Formato de Investigación de Accidentes.

A. De acuerdo a la información requerida, las evaluaciones a las empresas contratistas se basarán en el

Sistema de Gestión de Riesgos Laborales para auditorías y seguimientos a empresa contratistas en

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B. De acuerdo al resultado de la evaluación se obtendrá el status de la empresa contratista el cual será

considerado de la siguiente manera:

 De 100 – 90% de cumplimiento será clasificado como “A”

 De 89 – 70% de cumplimiento será clasificado como “B”
 De 69 – 50% de cumplimiento será clasificado como “C”
 De 49 – 0% de cumplimiento será clasificado como “D”

C. Cuando una empresa contratista es clasificada “A”, cumple con todos los aspectos de seguridad
requeridos.

D. Cuando sea clasificado “B”, cumple con los aspectos básicos de seguridad, sin embargo, debe
mejorar para ascender de clasificación, este ascenso lo podrán obtener corrigiendo las no
conformidades en lapso de 15 días tiempo en el cual se realizará una nueva evaluación.

E. Cuando sea clasificado “C”, no cumple con los requisitos básicos de seguridad, tendrá un plazo de 15
días para corregir las no conformidades, en este lapso de tiempo se realizará una nueva evaluación,
en caso de incumplimiento le serán detenidas sus actividades hasta tanto sea clasificada como “A”,
además será excluida del próximo proceso de licitación.
F. Cuando sea clasificado “D”, no cumple con los requisitos básicos de seguridad, tendrán un plazo de
10 días para corregir las no conformidades, en este lapso de tiempo se realizará una nueva
evaluación. En caso de incumplimiento le serán detenidas sus actividades hasta tanto sea clasificada
como “A” y además será excluida del próximo proceso de licitación.

G. Los contratistas evaluados por primera vez tendrán un plazo de (15 días) para cumplir con las
recomendaciones emitidas para la mejora de su status o puntuación, en caso de incumplimiento le
serán detenidas sus actividades hasta tanto sea clasificado como “A” y será descartado en el próximo
proceso de licitación.

H. Las recomendaciones emitidas posteriores a la evaluación deben ser tomadas en consideración de

forma inmediata.

I. Las evaluaciones se llevarán a cabo por medio del Sistema de Gestión de Seguridad y Salud en el
Trabajo para auditorías y seguimientos a empresas contratistas en RECICLAJES BOGOTÁ NS
S.A.S.

REGISTROS

Anexo 35.1. Matriz de Gestión de Contratistas y Proveedores

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REVISADO POR APROBADO POR

IDENTIFICACIÓN DE CAMBIOS

ITEM DONDE SE REALIZO CAMBIO REALIZADO FECHA DEL CAMBIO

EL CAMBIO

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