Gestión de compras - Parte I

Gestión de
compras y
abastecimiento

Gestión de compras
¡Hola!

Te damos la bienvenida a la lectura sobre Gestión de compras que introducirá términos y

conceptos necesarios para tu experiencia de aprendizaje en esta sesión. Se recomienda
leer con detenimiento este PDF, ya que será de vital importancia para concluir de forma exi-
tosa las evaluaciones de esta sesión.

¡Sigue avanzando!
 Gestión de compras - Parte I

Gestión de compras

El proceso de compras es fundamental porque permite el abastecimiento oportuno y

buen uso de los recursos de la compañía.

Como bien sabemos, todas las empresas para poder operar necesitan adquirir bienes
y servicios. Estos serán utilizados para ser transformados y convertidos en un producto
final que será entregado a nuestros clientes, en otros casos para ser comercializados,
también para brindar un servicio.

Es muy frecuente que las empresas centralicen sus compras, es decir, no que cada área
compre directamente lo que necesita, sino que todo se canalice por medio de su área
de compras.

El equipo de compras tiene la experiencia para realizar esa gestión, está preparado
para gestionar el abastecimiento de los bienes y servicios requeridos de manera eficien-
te, obteniendo lo necesario de manera oportuna.

La gestión de compras debe tomar en cuenta estos cuatro puntos en su ejecución:

Lugar
Oportunidad
La gestión de compras
Suministrar materiales,
deberá velar porque las
bienes y servicios de
cosas se entreguen donde
manera oportuna.
se necesitan.

Precio Calidad
Buscar precios competitivos Debemos tener cuidado de
sin descuidar la calidad que sea la necesaria para
del producto y el servicio. no encarecer el costo.

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Ahora bien, a continuación encontrarás más información sobre cada uno de los puntos
de la gestión de compras.

Oportunidad

Esta área tiene como función suministrar materiales, bienes y servicios de manera opor-
tuna, recordemos que las cosas y los servicios se necesitan para un momento específico,
no tener el producto oportunamente nos puede generar problemas diversos.

Por ejemplo, en una empresa comercial, donde por una falla en la programación de
compras, no se tenga el producto para poder venderlo, podría generar la pérdida de
esta venta o peor aún, incluso la pérdida del cliente. Ahora, imagina en esa misma em-
presa comercial si no se tienen oportunamente las cintas de embalaje o las cajas para
preparar los pedidos podría retrasar los despachos.

¿Qué pasaría en una empresa industrial que fabrica cables eléctricos como NEXANS
(compañía global en la industria de cable y fibra óptica, antes Indeco) si no se tiene
oportunamente algún repuesto o algún componente de una máquina principal para la
producción? Esto podría retrasar la fabricación de los productos, también retrasar la en-
trega de los mismos y generar que nos apliquen alguna penalidad por incumplimiento
del programa de entregas. Por este tipo de cosas, la entrega oportuna es fundamental.

Lugar

Una buena gestión de compras también debe velar porque las cosas se entreguen don-
de se necesitan, nuestra empresa puede tener varios locales, las cosas deben ser en-
tregadas donde se requieren realmente. Por otro lado, una cosa es que nos entreguen
los productos y otra que tengamos que recogerlos, incurriendo en gastos por este con-
cepto. Esto será parte del acuerdo al que se llegará con el proveedor cuando se está
gestionando la compra.

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Por ejemplo, imagina a ISIL, tiene varios locales (San Isidro, La Molina, Miraflores, etc.),
si necesitan con urgencia que les atiendan unos proyectores para el local de La Mo-
lina, pero el proveedor los envía a San Isidro ¿servirán para solucionar la necesidad
inmediata?

Precio

El precio también es un tema muy importante, pero no es el único. Debemos evaluar,

además debemos tomar en cuenta el costo total de compra del producto.

Es importante buscar precios competitivos sin descuidar la calidad del producto y el

servicio.

Calidad

La calidad de los productos es muy importante, se debe tener cuidado de que sea la
necesaria para no encarecer el costo al sobredimensionar o poner en riesgo nuestras
ventas por una calidad subestándar.

Por ejemplo, imagina que se necesita realizar una campaña publicitaria por unos nue-
vos caramelos, la idea es que unos jóvenes repartan caramelos gratis por las principa-
les calles de Lima, solo será un sábado y un domingo, para esto es fundamental que
luzcan un polo con el estampado de la marca, ¿qué calidad de polo buscaremos?, ¿la
más alta?, ¿le debe durar toda la vida? … o ¿simplemente algo que cumpla con verse
bien esos dos días?

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Importancia de una buena gestión de compras:

A diferencia de años anteriores, donde las empresas preferían tener grandes stocks
para estar protegidos, hoy vemos un manejo muy distinto. En la actualidad las empresas
están orientadas a reducir sus volúmenes de stock, teniendo en sus inventarios lo estric-
tamente necesario.

Vemos que existe una mayor conciencia de los costos relacionados al mantener inven-
tarios (mantenimiento, financieros, etc.). Las empresas no quieren tener que incurrir en
estos costos, es por eso que exigen de sus áreas de compras un trabajo más dedicado,
donde los proveedores juegan un papel fundamental. Muchas inclusive han reducido
sus áreas de almacenamiento, reducido los lotes de reposición e incrementado la fre-
cuencia de atención.

Hoy en día, debe prevalecer la compra de los productos y que sean utilizados o comer-
cializados con rapidez.

Debemos estar abiertos a explorar nuevas fuentes de

aprovisionamiento y también realizar pruebas con nuevos
productos. Debe darse el tiempo para analizar nuevas
formas para mejorar la gestión de compras, logrando redu-
cir costos, encontrando nuevas fuentes de financiamiento y
optimizando el abastecimiento.

¿Qué se espera de la gestión de compras?

El equipo de compras debe:

• Tener una visión integral del negocio.

• Estar un paso adelante, es decir, entender lo crítico de su papel, que se vean como un
eslabón fundamental para el logro de los objetivos de la compañía.
• Ser un equipo motivado, que pueda manejarse con firmeza a pesar de la presión
existente, consciente de su importancia dentro de esta cadena.

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• Conocer sus procesos, los procesos de sus clientes internos, y debe conocer lo que
compra o los servicios que contrata (no puede comprar cerrando los ojos).
• Tener comunicación frecuente con los clientes internos, visitarlos, ver cómo usan los
productos y materiales, visitar también los almacenes, conocer cómo estos produc-
tos están almacenados, si están teniendo la salida esperada o si hay oportunidades
de mejora que podrían aplicar de manera conjunta con el equipo de almacenes.
• Ser conscientes de la relevancia de la toma de decisiones, informadas, analíticas,
puesto que estas afectarán de manera positiva a la empresa, sus operaciones y
clientes.
• Los proveedores juegan un papel fundamental, por eso deberán ser seleccionados
y evaluados con detenimiento.
• Interactuar con otros en el mercado y pueden levantar información sobre las prácti-
cas que se vienen desarrollando en las diferentes industrias, esto le permitirá hacer
un benchmark orientado a optimizar el abastecimiento de la empresa.

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Bibliografía

Escudero, M. (2014). Gestión de compras. Ediciones Paraninfo.

Galiana, J. (2018). Manual de gestión de compras para logísticas. Punto Rojo Libros.

Sangría, A. (2014). Administración de compras. Grupo editorial Patria.

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y abastecimiento
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