REDACCIÓN COMERCIAL

Redactar es poner en orden nuestras ideas por escrito. Para ello se requiere seguir
una secuencia lógica, coherente y cohesionada.

La redacción implica desarrollar las frases y oraciones con precisión, exactitud, claridad y
concisión. Incluye, además, la capacidad de expresar las ideas en forma completa, respetando los
límites de espacio y forma establecidos convencionalmente, ciñéndose a las normas de ortografía,
sintaxis y gramática.

TIPOS DE REDACCIÓN
Existen diversas formas de redacción, entre las cuales podemos nombrar: redacción periodística,
redacción científica, redacción publicitaria, redacción literaria o “creativa”, redacción comercial.

Cada una de estas variantes o formas poseen sus propias características y estilos que se ciñen a un
objetivo global, cual es lograr una eficaz y efectiva comunicación.

IMPORTANCIA DE LA REDACCIÓN

Si bien vivimos en un mundo dominado por los avances tecnológicos y la instantaneidad en las
comunicaciones, los medios escritos siguen siendo necesarios; lograr la comprensión en lo que
expresamos y dejar registrada la información para beneficio de nuestros destinatarios es un objetivo
vital tanto ahora como lo fue en tiempos pasados. Y en esta tarea la redacción ocupa un rol activo y
preponderante dado que es una herramienta imprescindible en distintas áreas del conocimiento, los
negocios y el mundo de la información en general.

LA REDACCIÓN COMERCIAL

Es la técnica de comunicación lingüística que

atiende las relaciones empresariales,
económicas, laborales, sociales y
administrativas que surgen entre distintos
individuos, instituciones y organizaciones.

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CARACTERÍSTICAS DE LA REDACCIÓN COMERCIAL.

La necesidad de elaborar un mensaje eficaz, que motive a la lectura y cumpla con el doble
propósito de informar y convencer al lector, requiere del cumplimiento de ciertos requisitos o
características bien definidas. Entre estas cabe señalar:

1. CLARIDAD: El mensaje se debe leer y entender fácilmente, debe tener una sola interpretación.
Esto se logra como resultado de un ordenamiento lógico y metódico de las ideas y un uso
correcto del lenguaje. Implica, además, la presentación de ideas desarrolladas por completo sin
que falten detalles necesarios para una cabal comprensión.

2. BREVEDAD: El mensaje se caracterizará por contener un número limitado, pero necesario de

palabras que comuniquen un sentido completo a la información. El tema se debe presentar de
manera directa, evitando rodeos y vaguedades.

3. UNIDAD TEMÁTICA: Se logra al incluir todas las ideas y datos importantes vinculados con el
tema del texto. Un documento con unidad temática es claro, preciso y completo, desarrolla una
idea central y no se aparta de ella, es decir, no expone puntos irrelevantes o alejados del punto
principal.

4. PRECISIÓN: Significa utilizar el lenguaje con justeza, estableciendo un equilibrio al emplear los
conceptos adecuados y las palabras que portan de manera más abarcadora la idea que se
requiere transmitir. En un documento formal, como lo son la mayoría de los que se utilizan en la
redacción comercial, implica no caer en la redundancia, la vaguedad o el laconismo.

5. SENCILLEZ: Con esto se alude al uso de una expresión fluida, espontánea y no afectada,
evitando vicios como la impertinencia o la impropiedad.

6. COHERENCIA: Se le define como la capacidad para manejar la información en su conjunto,

donde cada elemento del texto nos remite a la significación general de este. Se relaciona con el
sentido lógico de las ideas planteadas, con la manera en que se ordenan los enunciados para que
los pueda comprender el lector.

7. COHESIÓN: Se relaciona con la manera en que las ideas de un texto se unen a fin de que se
les pueda entender. En esto es muy importante el uso de los conectores o ilativos, los signos de
puntuación y el uso de vocablos que sirvan de enlace o e correspondencia semántica.

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LA CARTA COMERCIAL

La carta es el principal elemento de las relaciones formales que mantiene una empresa u organización
con sus clientes, proveedores y personas en general. Si bien lo usual es que se le denomine “carta
comercial”, es claro que excede a los tratos y acuerdos del comercio ya que este documento es
utilizado en una variada gama de situaciones – laborales, administrativas, protocolares, sociales, etc. -
.

Las características de la redacción de la carta son las mismas características de la redacción

comercial. Por supuesto, hay rasgos estructurales, de contenido y estilo que la diferencian de otros
documentos que se utilizan en este ámbito.

ESTILO: Se entiende por estilo la forma particular de expresión que posee un autor o un grupo de
autores literarios. En los documentos formales, tales como la carta comercial, el estilo alude a la
manera distintiva que es propia de estos documentos en su conjunto. Desde esta perspectiva, la
carta tiene un estilo que se distingue por su claridad, precisión, uso de un lenguaje formal, sin errores
e incorrecciones gramaticales u ortográficas. Además, frecuentemente se emplean en este tipo de
documentos expresiones y frases introductorias o finales que facilitan la transmisión de la
información. El riesgo radica en no caer en la repetición innecesaria de las mismas formas
gramaticales puesto que ello volvería la comunicación poco efectiva, llena de ripios o lugares
comunes.

ESTRUCTURA: La carta, así como otros documentos que forman parte de la redacción comercial,
cuenta con una estructura básica: encabezamiento, cuerpo o texto y final.

I. Encabezamiento: Es la parte inicial de la carta. Contiene elementos obligatorios y opcionales o

accidentales. Estos elementos pueden sufrir modificaciones de acuerdo al formato y características
de la carta.

A) Elementos obligatorios:

• Lugar y fecha: Ciudad o comuna; día, mes y año.

• Datos del destinatario o dirección interior: Nombre y/o cargo del receptor, domicilio
y lugar de destino, si corresponde.

• Vocativo: Palabra o frase a través de la cual nos dirigimos al destinatario. Es un

tratamiento de cortesía que precede al texto.

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B) Elementos opcionales:

• Membrete: Es el nombre o razón social de la empresa u organización. En la actualidad, el

membrete desempeña un rol muy importante para la promoción o publicidad por lo que el
área de marketing aporta con logos o diseños muy atractivos.

• Numeración: Es el registro numérico del documento emitido.

• Frase de atención: Se utiliza para facilitar la distribución de la correspondencia en

empresas u organizaciones de estructura más compleja.

• Referencia: Corresponde al tema o idea central de la carta. Cumple un papel muy

importante de orientación al comunicar el asunto de la carta.

II. Cuerpo: Es el mensaje o contenido de la carta. El texto debe estructurarse de tal modo que
facilite la lectura. Para esto, lo párrafos deben ser claros, breves, comunicando una idea principal
cada uno de ellos.

III. Final: Este es el cierre de la carta. Al igual que el encabezamiento, consta de elementos
obligatorios y opcionales.

A) Elementos obligatorios:

• Frase de salutación o despedida: Es una frase o párrafo breve de cortesía con la que se
cierra el mensaje de la carta.

• Firma: Nombre, cargo y firma del emisor.

B) Elementos opcionales:

• Antefirma: Nombre o razón social de la empresa. No es obligatoria su inclusión cuando es

una carta personal.

• Iniciales de responsabilidad: Identificación del autor del documento y de quien lo tipeó o

digitó.

• Inclusos o anexos: Se indican los documentos u otro tipo de comunicaciones que se

adjuntan a la carta.
• Con Copia: Copias que se envían a otras personas o áreas dentro o fuera de la empresa.

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 ANEXO
I. Dirección interior: El nombre, cargo y dirección del destinatario no debe abarcar más de
cinco líneas y estas no deben tener un ancho que supere a la mitad de la página. Lo más
conveniente es que las líneas no lleguen a la mitad de la página ni que una de ellas sobresalga
mucho más que las otras.

En la primera línea se debe escribir el nombre de la persona a quien va dirigida la carta, acompañada
de un tratamiento de cortesía.
Ejemplo:

Sr. Alberto Romero L.

Srta. Ismenia Suazo

Dr. Nicolás Morales Jorquera

Si la carta se dirige a la persona que ocupa un cargo en la empresa, pero su nombre se desconoce y
no podemos averiguarlo, será el nombre del cargo el que aparecerá en la primera línea.
Ejemplo:
Sr. Jefe de Ventas
Empresa Equis

Sres. Departamento de Personal

Empresa Equis

En la segunda línea se debe escribir el cargo de la persona a quien se dirige la carta y en la tercera
línea, el nombre de la empresa o institución.

En las siguientes líneas se puede precisar la dirección exacta de la empresa y la comuna

y/o ciudad o simplemente la ciudad.
Ejemplo:
Sr. Alberto Romero Jefe de Ventas
Empresa Equis
Avenida Pedro de Valdivia Norte 033
Providencia, Santiago.

Si la carta es enviada a otro país, puede sustituirse la comuna por la ciudad y el país. En este último
caso deben tenerse en cuenta las características propias de identificación del destinatario de cada
país, por ejemplo, el código postal o zip.

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II. Vocativo:
El saludo o vocativo se coloca alineado al margen izquierdo y dos líneas debajo del nombre y
dirección del destinatario. El tipo de vocativo y su grado de formalidad dependen de la familiaridad
que exista entre emisor y receptor.

El saludo debe estar en concordancia con la jerarquía, cargo, estado civil e incluso institución a la que
pertenece. Respecto a esto último se debe tener presente que el tratamiento de cortesía para con un
a autoridad militar es distinto al que requiere una autoridad religiosa, política o un miembro del poder
judicial.

Si bien existe una amplia variedad de vocativos a emplear, hay que evitar aquellos que se han vuelto
expresiones obsoletas o arcaicas y los que caen en la redundancia. Ejemplos de vocativos
impropios:
- “Muy señor mío” - “Mi apreciado y excelentísimo amigo mío”

III. Párrafo introductor:

El párrafo inicial de la carta es breve y preciso y plantea el tema a exponer. Toda carta se inicia con
una o dos oraciones que introducen el asunto a tratar. Estas frases responden a fórmulas ya
estandarizadas que deben corresponderse con el contenido a tratar.
Ejemplos:
- Nos dirigimos a usted para…
- Por la presente le informamos que…
- Tenemos el gusto de enviarle…
- Acuso recibo de su carta con fecha…
- En respuesta a…
- De acuerdo a lo señalado en…
- Es un agrado para mí…
- Le escribo por encargo del señor…

IV. Frase de salutación o despedida:

La despedida debe seguir el mismo tono de la carta. Se escribe dos líneas después del último párrafo.
Se puede escribir centrada, alineada al margen izquierdo o al margen derecho, dependiendo del estilo
de la carta.

Ejemplos:
- Atentamente,
- Cordialmente,
- Saluda a usted,
- A la espera de su respuesta,
- Respetuosamente,
- Le saluda atentamente,

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Elementos de la Estructura:

(1) Encabezamiento
(2) Membrete
(3) Lugar y fecha
dirección interior / datos del destinatario
(4) Referencia
(5) Vocativo texto
(6) Texto o cuerpo final
(7) Frase de salutación o despedida
(8) Nombre y Cargo
(9) Empresa
(10) Iniciales de responsabilidad
(11) Inclusos o anexos
(12) Con Copia

EL MEMORÁNDUM
Memorándum es una palabra que proviene del latín y originalmente denotaba una anotación breve
que servía de ayuda memoria. El Diccionario Norma de la Lengua Española lo define como “escrito
en que se resume algo que uno quiere recordar”.

Es un escrito menos formal que la carta y se utiliza para el intercambio de información entre áreas
de una empresa con el objetivo de dar a conocer información diversa como recomendaciones,
instrucciones, disposiciones y más.

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La estructura del documento consta de las siguientes partes:

Encabezado:

1. Logo o membrete de la
empresa o institución (en el
borde superior).
2. El título del documento en
cuestión, en este caso
MEMORÁNDUM y el número
correlativo que se le asigna.
3. A: Nombre y Apellido
(primera línea) Cargo y
departamento (segunda
línea) *Orden puede variar
dependiendo de la Empresa
o Institución).
4. DE: Es decir, de quien
proviene el documento.
Idealmente; Nombre y
apellido, cargo y
departamento al que
pertenece.
5. REF: (Referencia) Contiene
una frase resumen de lo
que tratará el Memo.
6. Fecha: de la cual se
elaboró el documento.
7. Cuerpo: No acostumbra a
llevar saludo, sólo el
contenido y despedida.

Cierre:

8. Pie de firma: Nombre

(mayúscula) y cargo

9. Iniciales de responsabilidad.

10. Distribución.

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La Circular
Es un documento que se redacta en un ejemplar para posteriormente ser reproducido y enviado a
un número amplio de personas. El contenido de este documento es el mismo para todas las
personas.

Características:
Se redacta en un lenguaje formal y de manera clara y precisa, si bien la extensión puede ser
variable, produciéndose el caso de circulares que ocupan varias páginas. Además, sigue una línea
descendente y vertical, es decir, es enviada por un superior a sus subalternos, pero no en sentido
inverso.

Existen dos tipos de circulares, las que se asemejan en su estructura y formato al memorándum y
aquellas que presentan una estructura más particularizada.

Con el avance de los medios informáticos, la circular se ha simplificado de manera que en algunas
empresas se envía por correo electrónico y en las que aún las entregan por escrito, emplean
procedimientos de reproducción para individualizar a cada destinatario, digitalizar la firma
responsable y otros.

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Estructura del documento:

1. Logo o membrete.
2. Nombre del
Documento,
numeración y año.
3. DE: Nombre y cargo
del remitente.
4. A: División o
departamento al que va
dirigido.
5. MAT.: Resumen del
contenido del documento.
6. Fecha en la que se
escribió el documento.
7. Cuerpo: Información a entregar.
8. Pie de firma: Firma,
nombre y cargo del
remitente.
9. Iniciales de responsabilidad.
10. Distribución:

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EL OFICIO

Es un documento de carácter oficial, protocolar, utilizado en diferentes instituciones

mayoritariamente públicas aunque también privadas. Sirve para comunicar disposición, consultas,
órdenes, informes o llevar a cabo gestiones de acuerdos.

Se utiliza en instituciones como: ministerios, embajadas, municipios, colegios profesionales,

sindicatos, entre otros.

Existen dos tipos de oficios:

Individual: Dirigido a una

persona en particular, escrito
en forma clara y concisa.

Circular: Dirigido a un grupo

de personas o grupos con un
mismo contenido.

Estructura del documento:

Encabezado:
1. Logo.
2. Título Oficio y
Numeración
Correlativa.
3. Anterior (Ant.) Si es que
hubiese un oficio previo.
4. Materia: Resumen de lo
que tratará el oficio.
5. DE: Origen, nombre y cargo
6. A: Destinatario, nombre y cargo.

Cuerpo:
7. Desarrollo: Cuerpo del Oficio.

Cierre:
7. Pie de firma: Nombre,
cargo y firma.
8. Iniciales de responsabilidad.
9. Distribución:
10. Departamentos a los cuales
va dirigida una copia.

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EL CERTIFICADO
El certificado es un tipo de texto administrativo empleado para constatar un determinado hecho. En
el proceso de solicitud de un puesto de trabajo, en especial cuando se trata de una institución oficial,
los certificados son fundamentales para demostrar la formación y la experiencia.

Es un tipo de texto que se produce normalmente a instancias de quien lo recibe, y por una persona
con autoridad suficiente dentro de la institución para establecer que se ha cumplido con lo afirmado
en el documento. Ej. Un periodo de desempeño laboral.

TIPOS DE CERTIFICADOS:

Los certificados pueden confirmar muy diversos hechos:

La asistencia, participación u organización en un curso, jornada o acto

Resultados académicos

Docencia de determinado curso o seminario

Experiencia profesional en determinado campo

Pertenencia a un grupo o jerarquía

Conocimientos de lenguas extranjeras

Realización de cualquier otra actividad académica o extraacadémica

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Estructura del Documento:
Encabezado
1. Logo.
2. Fecha*
3. Concepto CERTIFICADO
(que puede ir numerado.

Cuerpo:
4. Nombre del solicitante.
5. Rut.
6. Periodo en el cual trabajó.
7. Cargo/Área.
8. Apreciaciones valóricas.

Cierre:
9. Frase; “Se extiende el
presente certificado para los
fines que estime conveniente
el interesado”.
10. Pie de firma.

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Formato de documento en Word

No existe un formato estricto en cuanto al tipo de letra, tamaño o espacio con que una carta, oficio o
memorándum debe tener porque cada empresa u organización establece sus propios parámetros o
formatos con que éstos han de realizarse. Podemos establecer parámetros generales para la
redacción de documentos administrativos, estos son:
▪ Los tipos de fuente puedes ser las tradicionales como Arial, u otras similares.
▪ En cuanto a tamaño lo tradicional es N°12, pudiéndose ocupar otros mayores para el título.
▪ Se recomienda mantener el color de fuente en negro.
▪ En relación a la alineación puede utilizarse alineación a la izquierda o justificado.
▪ Espaciado a utilizar dependiendo de la extensión del texto puede 1,15 o 1,5.
▪ La sangría es muy utilizada en documentos formales.
▪ El tamaño del documento ha de ser carta, excepto en el caso de los oficios.
▪ Los márgenes de los documentos se mantienen en el formato normal 2,5 y 3,0.
▪ Los números se insertan en el margen inferior derecho.
▪ Los logos o membretes pueden ir ubicados tanto al margen superior izquierdo como
centrado dentro del encabezado de página.

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