Unidad XV

Textos administrativos
 Sugerencias para el estudio de la Unidad XV

Los textos administrativos desempeñan una función especial en la organización y funcionamien-

to de una institución comercial o pública. Su elaboración exige el registro formal de lengua, y
sus características son las propias del texto discursivo: objetividad, precisión, integridad. Para
lograr esta meta con economía de tiempo y recursos muchas veces se recurre a una estructura
estandarizada que si bien garantiza aquellas, impide que otras características como naturalidad y
aún creatividad ocupen un lugar, aun modesto, en estos documentos.
Tradicionalmente los textos funcionales, como también se les llama, se han caracterizado por su
rigidez, y hasta se ha llegado a formular una serie de pautas, cuyo objetivo es asegurar la coheren-
cia y consecuente comprensión del documento. Conocer estas convenciones permite asegurar la
apropiada interpretación de los asuntos tratados.
Fíjate que en estos documentos, más que buscar efectos especiales, se pretende transmitir una
información con claridad y precisión; de manera que el éxito se alcanza cuando empleas palabras
apropiadas al mensaje y al contexto, mientras te riges por las normas establecidas. Por supuesto,
procura evitar que la adaptación a normas predeterminadas implique acallar la expresión de tu
propia voz. No escondas tu estilo.

346 | textos administrativos

Objetivos de la Unidad XV

Al finalizar el estudio de esta unidad, y tras la realización de las diversas actividades, serás capaz
de mostrar las siguientes conductas novedosas:
1.- Comentar reflexiones acerca del papel que ha desempeñado la carta en la comunicación a
distancia.
2.- Establecer semejanzas y diferencias entre la carta y la circular
3.- Explicar la función del memorandum en las empresas e instituciones. Comparar diferentes
tipos.
4.- Enumerar las partes del informe y dar a conocer la importancia de cada una
5.- Redactar un Informe técnico de acuerdo con sus características
6.- Describir los elementos constituyentes del Curriculum Vitae y las diferentes formas de orga-
nizar los elementos.
7.- Diseñar un Curriculum Vitae personal con la estructura acordada

Esquema de contenido de la Unidad XV

1.- La Carta
2.- La Circular
3.- El Memorandum
4.- El Informe
5.- El Curriculum Vitae

Apuntes para el estudio del Español ( i y II ) | 347

15.1 Textos administrativos

Los textos administrativos ocupan un lugar privilegiado en el funcionamiento de empresas comerciales

e instituciones del gobierno. El éxito al redactar estos documentos descansa en que se logre exponer el
asunto con claridad y precisión, sin olvidar que las personas que leerán el mensaje aprecian la positivi-
dad, el interés y la organización de la información.
Una característica de los textos administrativos es que presentan una estructura estandarizada, formal;
de manera que existen cientos de modelos que servirán al redactor incipiente como guía en los prime-
ros tiempos. Como textos discursivos, los datos se organizan a través de la estructura clásica: Introduc-
ción, desarrollo y conclusión. Otra característica es el uso de un lenguaje un tanto añejo, cualidad que,
no obstante, le da un cierto aire de solidez al estilo.
Observa estas similitudes:
1.- Los documentos administrativos tienen un encabezado preestablecido.
2.- El emisor desaparece tras una tercera persona que sugiere a la institución más que a una persona
en particular.
3.- Se acude a una cortesía impersonal, pero efectiva.
4.- Algunos de estos documentos necesitan enumeración.
5.- Usan la lengua denotativa, excepto en aquellos en que la argumentación es preponderante.
6.- Empleo inusual de tecnicismos y siglas.
Entre los documentos administrativos, prestaremos atención a la carta, la circular, el memorandum,
el informe y el currículo.

15.2 La carta
La carta es un documento escrito que posibilita la comunicación bidireccional entre un emisor y un
receptor. De carácter formal o informal, público, personal, como también comercial, la carta ha des-
empeñado un papel relevante desde el inicio mismo de la escritura, cuando los interlocutores tenían
domicilios o lugares de trabajo en diferentes lugares, y cuando situaciones bélicas mantenían a sobera-
nos y súbditos distantes unos de otros.

Apuntes para el estudio del Español ( i y II ) | 349

Como corresponde a su intención comunicativa, la carta, y en particular la denominada carta comercial,
se caracteriza por el cuidado con que se tratan las características de cortesía, positividad, coherencia,
precisión, propiedad y corrección de las palabras, todas las cuales contribuyen a crear la indispensable
claridad. La consecución de estas cualidades propiciará un efectivo intercambio de ideas, o cuando me-
nos una óptima transmisión de información. Porque en la carta se da información o se solicita. En ambas
situaciones podemos encontrar una cierta dosis de persuasión oculta entre los argumentos.
Al igual que en otros textos expositivos, se gana en precisión si se realiza una adecuada documentación
del asunto antes de comenzar a escribir. En algunos casos la búsqueda de información se circunscribirá
a reunir los documentos a los que se tiene que responder o acaso sólo aludir. En otros, la búsqueda
puede ser más compleja, como cuando se pretende promocionar un producto en un mercado que aún
no resulta muy conocido.

La estructura de la carta
La estructura de la carta personal es bastante flexible, y esto es muy compresible, puesto que se trata
de un documento íntimo. Sin embargo, en la carta oficial y en la comercial destaca la formalidad, la
objetividad y una cierta rigidez. Como en cualquier texto expositivo, aunque con abundantes ingre-
dientes argumentativos, la información se distribuye en los clásicos elementos del texto discursivo:
introducción, desarrollo y conclusión, los cuales constituyen el cuerpo de la carta.
Antes de llegar al cuerpo o núcleo del documento encontramos otras partes igualmente importantes:
aquellos que conforman el encabezado: Membrete, fecha. Destinatario y saludo. Después de la con-
clusión, se ubican los elementos de la parte inferior: Despedida, firma, anexos. Tanto el encabezado
como los elementos inferiores contienen datos relevantes para la continuidad del intercambio de in-
formación, como los que aparecen en el membrete y en la sección destinatario. No es inusual que la
carta personal comience por el saludo.
La carta formal tiene una estructura más o menos rígida donde siempre se dan cita los siguientes in-
tegrantes:
El encabezado está formado por:
1.- Membrete
2.- Fecha
3.- Sección destinatario
4.- Saludo
El cuerpo está formado por:
1.- Párrafo de apertura
2.- Párrafos de desarrollo de la idea
3.- Párrafo de clausura

350 | textos administrativos

Elementos de la parte inferior:
1.- Despedida
2.- Firma y en ocasiones antefirma
3.- Anexos, si los hubiere
4.- Copias si fueren necesarias
 El membrete es la parte donde se identifica a la institución o a la persona. En el membrete encon-
tramos los datos necesarios para que la respuesta del receptor llegue sin tropiezo. Por eso contiene,
además del nombre, la dirección, ciudad, teléfono y dirección electrónica, si se considera necesario.
 La fecha se considera relevante en un documento escrito, especialmente en el plano comercial u
oficial. La fecha es una garantía del vencimiento de compromisos contraídos o un aval del saldo de
una cuenta, así como de muchas otras situaciones. En español se comienza escribiendo el día, se sigue
por el mes y se concluye con el año, elementos estos que aparecen enlazados mediante preposiciones.
Esto es: 25 de octubre del 2012.
 La sección destinatario contiene la información relativa a la identificación del receptor del men-
saje. Consta de un tratamiento o título (señor, señora, doctor, etc.) el nombre del receptor, dirección
y cuidad. Cuando el destinatario es el nombre de la empresa o razón socia, no se requiere tratamiento.
 Saludar es un acto de cortesía que conduce al buen desenvolvimiento de las interrelaciones. El
saludo facilita la creación de un ambiente agradable y propicio para que la comunicación se desarrolle
con fluidez. Se suele emplear frases más o menos formales: Estimados señores, apreciados clientes. En
las últimas décadas se han descartado frases que en el pasado ocuparon un lugar privilegiado, como
“Muy señores míos”.
 El cuerpo de una carta formal, consta de introducción, desarrollo y conclusión. En ocasiones, la
conclusión no aparece muy definida; sin embargo, siempre resulta favorable para el éxito de la comu-
nicación, la creación de un cierto clímax mediante la presentación general del asunto en el párrafo de
apertura, luego los pormenores, y, por último, una especie de ratificación de las ideas centrales.
 Despedida. Al finalizar la exposición del asunto, el emisor acudirá a una frase cortés para dar por
concluida la comunicación, tal como haría en una entrevista personal: Atentamente, cortésmente,
entre otras. Evitará las frases pasadas de moda como “Sus siempre atentos y seguros servidores”.
 Antefirma y firma son dos elementos en uno. Se trata de escribir el nombre del responsable algo
más debajo de donde irá la firma o rúbrica. En la correspondencia tradicional se designa con el nombre
de antefirma al nombre de la empresa, el cual se escribe dos espacios más arriba del nombre de quien
autentifica el documento.
Es preciso destacar que la carta, en cualquiera de sus versiones, se caracteriza por su contenido cortés,
claro y preciso con absoluto respeto por las reglas ortográficas. Cuando se trata de una carta familiar el
estilo es más relajado, por cuanto la subjetividad predomina. Pero las incorrecciones e impropiedades

Apuntes para el estudio del Español ( i y II ) | 351

no son aceptables nunca. Nada como las incorrecciones para deslucir y quitar autoridad a nuestro
discurrir mental delante del destinatario.

15.3 Distribución de los elementos de la carta

Se habla de estilos, cuando se trata el tema de la formal distribución y/o ubicación de los elementos
que integran la carta. Se conocen varios estilos: sangrado, bloque, semi-bloque y bloque extremo. En
la actualidad, el estilo bloque tiene cierta preponderancia por su sencillez y elegancia.
Observa cómo se distribuyen los elementos de la carta en el estilo sangrado y en el bloque extremo
en la figura 31. Luego te ofrezco un ejemplo de estilo bloque en la carta que aparece a continuación.

Figura 7. Estilo Sangrado y bloque extremo. Demóstenes Rojas.

Ahora observa con detenimiento una carta escrita en estilo bloque, uno de los más usados en la corres-
pondencia moderna. Fíjate en las diferencias que hay entre el estilo bloque extremo que aparece arriba,
en la derecha y el estilo bloque de la carta.

352 | textos administrativos

 Maria Rosa Olivero
Avenida Máximo Gómez 50, Santo Domingo
Teléfono: 809 – 500 0101

15 de septiembre del 2012

Señor
Alejando Pérez D.
Encargado personal administrativo
Universidad Abierta para Adultos
Santiago, R. D.

Estimado señor Pérez:

Por indicación de la señora Altagracia Peralta me permito establecer contacto con
usted con miras a proporcionarle informaciones profesionales que podrían ser de
interés para la institución de la que usted forma parte.
Soy licenciada en Educación, mención letras, con maestría en Administración Es-
colar. Tengo ocho años laborando en el Ministerio de Educación, tal como podrá
comprobar en el Curriculum Vitae que acompaña a la presente, junto con una
copia de los documentos respectivos.
En los momentos actuales estoy considerando la posibilidad en insertarme en la
empresa privada, donde creo poder encontrar un espacio propicio para desenvol-
verme al mismo tiempo en el campo administrativo y el docente. Si entiende que
la entidad que dirige se beneficiaría de mi preparación y experiencia, estoy en la
disposición de entrevistarme con usted y someterme a las pruebas que considere
de rigor.
Agradeceré la atención que preste a esta solicitud.
Saludos cordiales.

María Rosa Olivero

Apuntes para el estudio del Español ( i y II ) | 353

15.4 La circular
Tiene la misma intención y estructura que la carta formal. Se prefiere cuando un mismo asunto tiene
que ser conocido por varios destinatarios. Resulta laborioso, y poco práctico digitar un mismo texto
para veinte o treinta personas, todas las cuales deben recibir la misma información.
Pues bien, la circular es una carta comercial o pública que tiene como principal objetivo la economía
de horas-secretaria. Así que su empleo reporta óptimos resultados cuando la empresa tiene que infor-
mar a clientes sobre asuntos diversos como el ascenso de un empleado o la destitución de otro; cuando
avisa el vencimiento de una cuenta, informa que un nuevo empleado se hará cargo de una actividad,
y muchas otras situaciones que se presentan, cuya información a un número indeterminado de recep-
tores redunda en el buen funcionamiento de la institución.
El éxito de una carta circular externa radica en que el receptor tenga la impresión de que se trata de una
carta comercial particular. Para eso, se evitará el uso de colores diferentes en la tinta con que se digite el
nombre del destinatario, y se imprimirá el mismo estilo cuidadoso que a otro tipo de correspondencia.

En la correspondencia oficial, no obstante, la carta circular tiene un formato diferente y sus fines
son también diferentes, por lo que puede aparecer de esta manera:

Circular No. 25 20 de enero del 2012

Asunto:

De:

A:

Cuerpo de la circular
Saludos

Firma

Ciertamente, en las instituciones gubernamentales se conoce como circular un documento de uso

cotidiano que tiene como propósito comunicar diversos asuntos al personal administrativo y/o de
apoyo. Este tipo de circular comparte ciertas características con el memorando en tanto que se trata
de correspondencia interna y vertical. En este formato no se dejan espacios en blanco para ser llenados

354 | textos administrativos

posteriormente. Suele ser enumerado como ocurre con el oficio, otro documento de uso corriente en
las instituciones del Estado.

15.5 El memorandum
También llamado memorando o memo, es parte de la correspondencia interna de una empresa, lo que hace
que su carácter sea menos formal que el de la carta, y menor el número de elementos que lo componen.
Suele ser un documento breve que lleva impreso la palabra Memorando, que significa “lo que debe
recordarse”. En una empresa es el tipo de comunicación que emplea la administración para comunicar
a los empleados asuntos internos: instrucciones, disposiciones, recomendaciones. También lo usan los
diferentes departamentos para comuni-
Membrete carse entre sí.
Membrete

MEMORANDO MEMORANDO
En el nivel público se suele emplear la
A: Fecha: A:
De: De: palabra memorando como sinónimo de
Asunto:
oficio, en cuyo caso se trata de un docu-
Asunto:
Fecha:

mento oficial que se utiliza en la comuni-

cación entre entidades gubernamentales.
En este caso el documento adquiere un
tono formal que no es el preferido en el
intercambio interno de información.
De estructura diversa, por lo general
(a) (b) consta de membrete, la palabra memo-
(c)
rando centralizada y destacada, fecha,
MEMORANDO
FECHA
destinatario (Para:) emisor (De), asunto,
PARA ASUNTO texto y firma o iniciales de quien lo en-
REFERENCIA vía.
Observa estos tres formatos presentados
por Demóstenes Rojas en su libro Re-
dacción comercial estructurada:

Figura 7. Formatos para memorando. Demóstenes Rojas.

Apuntes para el estudio del Español ( i y II ) | 355

15.6 El informe
El informe es un documento que reporta el resultado de una investigación en torno a un problema o
situación específica. Su objetivo es servir de apoyo a la toma de decisiones para la solución del asunto
en cuestión o para planificar futuras negociaciones, por lo cual precisa contener información relevante
expresada con claridad y coherencia.
En su Investigación documental y comunicación científica, Fernando Hernández (2001) afirma que el
informe es la forma expositiva que tiene como propósito transmitir información precisa respecto a
un asunto específico. Asegura que un buen informe generalmente responde a las preguntas: ¿qué?,
¿quién?, ¿dónde?, ¿cuándo?, ¿cómo? Y su extensión es variable según el fin que persiga.
Efectivamente, en el informe técnico se hace la descripción de las características, causas y estado actual
del objeto de exploración, y se proponen posibles soluciones. La objetividad es una cualidad primor-
dial en este tipo de documento. Toda vez que las ulteriores recomendaciones se basarán en los datos
reunidos, el lenguaje empleado debe reflejar la realidad estudiada. La subjetividad no es bienvenida,
como tampoco lo es la persuasión característica de la argucia.
Los informes pueden ser públicos o privados. Por lo general responden a la clásica interrogante que
inquieta a todo administrador que observa un cierto desbalance entre lo esperado y la práctica: ¿Cómo
marcha realmente la institución en este momento? La respuesta no siempre surge espontáneamente,
sino que en ocasiones hay que recurrir a ex-
pertos asesores a fin de que se haga un estudio
del funcionamiento de un campo en particu- 1.- Título del informe
lar o de todo el engranaje.
2.- Destinatario:

Informe presentado a: __________

15.7 Partes del informe 3.- Procedencia:
La estructura del informe es más o menos li-
De: __________________________
bre. Puede ser breve o bastante extenso. Cuan-
do es extenso destacan las mismas partes de 4.- Introducción
cualquier trabajo de investigación: resumen, 5.- Descripción del problema
introducción, cuerpo del trabajo, recomenda-
ciones, conclusiones, anexos y bibliografía. Si 6.- Análisis
es un informe breve, entonces la estructura es 7.- Sugerencias
más sencilla.
8.- Conclusión
Los más complejos suelen contener gráficos,
9.- Firma
diagramas, referencias y notas al pie de la pá-
gina y cualquier otro elemento visual que con- 10.- Fecha
tribuya a hacer más gráfico el asunto investi-

356 | textos administrativos

gado o las recomendaciones del experto. Los más simples presentan títulos y subtítulos de los asuntos
tratados.
La fecha suele encontrarse al final de todos los demás elementos que integran el informe. En sus orí-
genes esto se debió a su condición de ser el resultado de un proceso más o menos largo, y luego se ha
conservado la tradición.
En general, un informe estaría integrado por los elementos siguientes en el cuadro de la derecha:
Nota: Índice y bibliografía son a veces necesarios en el informe. Otros requieren incluso la sección
externa denominada apéndice, espacio destinado a presentar documentos empleados como soporte,
cuya importancia les hace acreedores de atención y análisis por sí mismos.

15.8 Características del informe

Como informe es una comunicación escrita en que se da a conocer ordenadamente el resultado de una
investigación, el estilo debe ser cuidadoso y riguroso. En efecto, exige rigor de pensamiento y rigor
en la organización de los datos. La lengua referencial constituye el fundamento de la expresión de las
ideas vertidas.
Existen muchos tipos de informes: empresariales, gubernamentales, reporte de investigaciones cien-
tíficas, periódicos, reporte por daños causados en situaciones lamentables, y un largo etcétera. Todos
son textos expositivos donde se ofrece información, generalmente solicitada por entidades que pueden
tomar decisiones. Por ese motivo, el informe debe ser preciso, coherente, íntegro, y sobre todo
objetivo en las inferencias y recomendaciones.
Respecto a los datos a proporcionar en el informe, los autores José Ramón González y Silvia García
(2008, p. 221) en su libro Correspondencia comercial, sugieren tomar en consideración que “habrá
algunos que resulten imprescindibles, pero, tal vez otros, por su calidad de confidenciales o delicados,
sea conveniente no ser exhaustivos en el detalle y referirse a los mismos desde un enfoque general”…
Esta sugerencia alude a la discreción que debe caracterizar un documento donde se da a conocer el re-
sultado de estudios relacionados con el proceder de personas reales en situaciones específicas, las cuales
pueden o no estar causando una merma en la efectividad de todo el personal de la empresa.

15.9 Revisión y evaluación del informe antes de su entrega

El informe es un documento complejo que sirve para sustentar la toma de decisiones de los adminis-
trativos de una institución, de manera inmediata o mediata. En cualquier circunstancia, este docu-
mento pasará a formar parte de las futuras referencias a considerar en situaciones similares; en otras
palabras, formará parte de los archivos de la institución. Esto le confiere al informe una categoría for-

Apuntes para el estudio del Español ( i y II ) | 357

mal indiscutible que el redactor en general se empeña en salvaguardar. De manera que en la revisión
final del documento se evaluarán los siguientes puntos:
1.- Confirmar que en la introducción aparezcan bien definidos los objetivos generales y específicos
del proyecto, así como la información más importante que incluye y las respectivas hipótesis.
2.- Observar si quedó sin incluir alguna información que pudiera ser importante para la ulterior
toma de decisiones.
3.- Vigilar si se incluyeron figuras o tablas que ilustran el contenido, y cuidar de que estén correc-
tamente ubicadas y numeradas.
4.- Ver que las recomendaciones se correspondan con la realidad encontrada.
5.- Verificar si las referencias empleadas aparecen todas en la bibliografía. Es recomendable seguir el
formato siguiente: Autor, año, título, editora.
6.- No debe haber ninguna duda de la correcta ortografía del escrito. Se harán tantas revisiones
como sea necesario.
7.- Asegurarse de que el formato elegido es formal y, a la vez, atractivo.

15.10 Currículum vitae

El Curriculum Vitae se considera como la descripción de la trayectoria profesional de la persona. Se
le conoce también como hoja de vida. En inglés se suele abreviar como CV. En español se acepta la
forma breve e hispaninizada de currículo. Consiste en un compendio de los estudios, preparación y
experiencia de la persona que busca insertarse en el mundo laboral, destacando los méritos que la acre-
ditan como una opción inteligente para el empleador.
Su principal objetivo es obtener una entrevista para discutir las posibilidades y condiciones de un
eventual puesto de trabajo. Es un documento subjetivo en tanto que el emisor elige la información que
quiere ofrecer, y objetivo por cuanto la información ofrecida debe ser comprobable. La información
puede organizarse de varias formas. Las más usuales son:
 Cronológica: Cuando los datos se disponen desde el más antiguo hasta el más reciente.
 Inversa: Las actividades más recientes aparecen primero, y desde ahí se llega a la más antigua. Se
recomienda esta forma cuando la última experiencia es la más relacionada con el puesto a que se aspira.
 Temática o funcional: La experiencia y los estudios se ordenan en bloques. Recomendable cuando
la experiencia es muy dispersa.
También se habla de un currículo mixto en el que confluyen características de unos y otros. Muchas
empresas cuentan con su propio formato de currículo, y así requieren la información necesaria para
sus fines.

358 | textos administrativos

Como la meta del curriculum es interesar al empleador, y conseguir una entrevista personal para mos-
trar la idoneidad del solicitante para el puesto, tiene que ser un documento claro, breve, y, sobre todo,
verificable. Se recomienda modificar y actualizar el CV de acuerdo a la empresa a la que esté destinado
para presentar sólo la información que interese y sea pertinente.

¿Qué aparecerá en el curriculum?

• Datos personales: Nombres y apellidos del emisor, dirección, fecha de nacimiento, edad, teléfo-
no, correo electrónico.
• Objetivos y propósitos
• Formación académica: Descripción de los estudios realizados y títulos obtenidos, indicando ins-
titución, lugar y fecha de ellos. A veces es preferible que se organice la información de acuerdo
con su relevancia: doctorado, maestría, diplomado, licenciatura y otros si procede.
• Experiencia laboral: En este apartado se indicarán las experiencias que se relacionen con la soli-
citud actual; así como las empresas en que se ha desarrollado la vida profesional. Si trabajas en la
actualidad, especifica.
• Intereses personales: Refiérete a aquellos que por estar relacionadas con el puesto que solicitas,
avalan tu disposición para salir exitosa del reto. Habla de cualquier habilidad o especialidad de
tu formación que ofrezca una visión de energía y dinamismo.
• Premios y honores obtenidos. Si has publicado algún artículo o libro, menciónalo si crees que
procede.
• Referencias profesionales: Presenta nombre y apellidos de personas que estén dispuestas a dar
información objetiva y favorable acerca de tu desempeño laboral y personal.
Es preciso elaborar el documento en papel de buena calidad, preferiblemente digitado a menos que
responda a un anuncio donde se especifique que debe ser manuscrito. También es recomendable bus-
car información de la empresa antes de redactarlo con el fin de hacerlo más particular en cuanto a la
motivación que impulsa a hacer la solicitud.

¿En qué tipo de texto administrativo encontramos entre otros, los siguientes
elementos: Presentación, objetivos, análisis del problema, conclusión y suge-
rencias si procediere?

Apuntes para el estudio del Español ( i y II ) | 359

 Aplconociiquemos
m i e nt o s
gramaticales:
La coma no es sólo el signo de puntuación más empleado, sino el que tiene más usos. Practica tus
conocimientos poniendo las comas adecuadas en los siguientes contextos
1.- Exacto mi general.
2.- Creo conciudadanos que echarán mi cuerpo a los leones.
3.- Encárgate de él y toma nota de que queda desautorizado para entrar nuevamente.
4.- De tres cosas no se debe hablar en público: sexo política y religión.
5.- Personalmente estoy dispuesto a aprender aunque no siempre me gusta que me den lecciones.
(W. Churchill)

Para aumentar el vocabulario, busco en el diccionario las siguientes palabras, y veri-

fico cómo está mi precisión lexical en la selección del vocablo más íntimamente rela-
cionado.

1º.- Estandarizar (unificar, homogenizar, sintetizar, aligerar)

________________________________________________________
2º.- Informal (ligero, superficial, desorganizado, deformado)
________________________________________________________
3º.- Destinatario (azar, receptor, interlocutor, desconocido)
________________________________________________________
4º.- Biografía (bibliografía, narración, descripción, historia de vida)
________________________________________________________
5º.- Inferencia (relación, consecuencia, análisis, desglose)
________________________________________________________

360 | textos administrativos

Resumen de la Unidad XV

Los textos administrativos

Los textos administrativos ocupan un lugar privilegiado en el funcionamiento de empresas comerciales
e instituciones del gobierno. El éxito en la redacción de estos documentos descansa en que se logre
exponer el asunto con claridad y precisión, sin olvidar que las personas que leerán el mensaje aprecian
la positividad y la organización de la información.
Los textos administrativos se caracterizan por presentar una estructura estandarizada y formal. Otra
característica es el uso de un lenguaje un tanto añejo, cualidad que le da un cierto aire de solidez a este
estilo. Entre los textos administrativos se estudiará la carta, la circular, el memorando, el informe y el
Curriculum Vitae.
 La carta es un documento escrito que propicia la comunicación bidireccional entre un emisor y
un receptor. De carácter formal o informal, público, personal, como también comercial, la carta ha
desempeñado un papel relevante desde el inicio mismo de la escritura, cuando los interlocutores te-
nían domicilios o lugares de trabajo en diferentes lugares, y cuando situaciones bélicas mantenían a
soberanos y súbditos distantes geográficamente.
 La circular tiene la misma intención y estructura que la carta formal. Se prefiere este formato cuan-
do un mismo texto tiene que ser enviado a muchos destinatarios. En este caso se reproduce el docu-
mento sin llenar el espacio correspondiente al destinatario, el cual es completado más tarde uno a uno.
 El memorandum, es parte de la correspondencia interna de una empresa, lo que hace que su carác-
ter sea menos formal que la carta en cuanto al número de elementos que lo componen.
 El informe es un texto administrativo muy empleado, en el cual se reporta el resultado de una
investigación en torno a un problema. Su objetivo es servir de apoyo a la toma de decisiones para la
solución del asunto, por lo cual ha de contener información relevante, expresada con claridad y cohe-
rencia.
 El Curriculum Vitae es la descripción de la trayectoria profesional de la persona. Se le conoce
también por el nombre de hoja de vida. Consiste en un compendio de los estudios, preparación y
experiencia de la persona que busca insertarse en el mundo laboral, en el que se destacan los méritos
que la acreditan como una opción inteligente para el empleador.

Apuntes para el estudio del Español ( i y II ) | 361

 Bibliografía de la Unidad XV

1.- Alvino Romero, S. (2006). Manual práctico de redacción general. Tercera Edición. Santo Do-
mingo: Editorial Búho.
2.- Espinosa Peña, S. y Herrera Argüelles, S. (2008). Lengua española II. México: Editorial Pear-
son Educación. Prentice Hall.
3.- Galindo, C.; Galindo, M.; Torres-Michúa, A. (1997). Manual de redacción e investigación.
México, D. F. Editorial Grijalbo, S. A.
4.- García Molina, B. (2012). Redacción. Métodos, organización y expresión del pensamiento. 10º
edición. Surco. Santo Domingo, República Dominicana: Editorial Surco.
5.- Hernández, F. (2001). Investigación documental y comunicación científica. Santiago, R. D.
Ediciones UAPA.
6.- Muñoz, O. (2012). La lengua en movimiento. Manual de teoría y ejercicios del Lengua Españo-
la. República Dominicana: Editorial Búho.
7.- Rojas, D. (1982). Redacción comercial estructurada. Colombia: Editorial Mc Graw Hill.
8.- Sánchez Lobato, J. (Coordinador) Cervera Rodríguez, A.; Hernández García, G.; Pichardo
Niño, C. (2006). Saber escribir. Madrid: Santillana Ediciones Generales, S. L. Editorial Agui-
lar.
9.- Wikipedia: http://www.wikipedia.org/

Actividades de la Unidad XV

Ejercicios de asimilación
Los ejercicios de asimilación tienen como objetivo ponerte en situación de “darle vueltas al material”,
hacerlo conocido, volverlo amigable. Aún no se trata de ver tus destrezas intelectuales o tu capacidad
de aplicación. Eso llegará más adelante en la medida en que leas, releas y vuelvas a leer, y se produzca
la internalización del contenido.

362 | textos administrativos

I. Desarrolla las cuestiones siguientes:
1.- Explica la importancia de los textos administrativos o técnicos en el mundo laboral
2.- Indica cuáles son las características que hacen exitosos los documentos funcionales.
3.- Refiérete a la carta como documento institucional.
4.- ¿Cuál es la función del membrete en la carta, y cuáles elementos lo hacen operativo?
5.- Describe el rol que desempeña el memorandum en una empresa.
6.- ¿Qué es una carta circular? Diferencia la circular de uso comercial de la institucional.
7.- Indica las diferencias entre la circular y el memorandum.
8.- Obtén una copia de una carta, un memo y una circular, y compáralos en el salón de clases con
los que traigan tus compañeros.
9.- ¿Cuáles son las estrategias para redactar un informe técnico?
10.- Indica cuáles son los aspectos a considerar en la elaboración de un Curriculum Vitae.

II. Completa:
1.- __________________: Consiste en un compendio de los estudios, preparación y experiencia
de la persona que busca insertarse en el mundo laboral.
2.- _________________: Se trata de una comunicación escrita en que se da a conocer ordenada-
mente el resultado de una investigación; su estilo, por tanto, ha de ser cuidadoso y riguroso.
3.- _________________: Es un documento escrito que propicia una comunicación bidireccional
entre un emisor y un receptor; puede ser de carácter formal o informal, público, personal, o
comercial.
4.- _________________: Tiene la misma intención y estructura que la carta formal, y se prefiere
cuando un mismo texto tiene que ser enviado a muchos destinatarios.
5.- _________________: Forma parte de la correspondencia interna de una empresa, lo que hace
que sea menos formal que la carta y que el número de elementos que lo componen sea menor.

Ejercicios para mostrar las competencias adquiridas

III. Estudio de caso.
En la empresa donde trabajas se está dando una situación que amerita tomar una decisión inmediata.
Se ha observado que el número de empleados que llega después de 15 y hasta 20 minutos después de

Apuntes para el estudio del Español ( i y II ) | 363

la hora de entrada se está incrementando, con la consiguiente pérdida de logros y monetarias que la
situación trae consigo. En el Departamento de Personal al que tú perteneces, están preocupados. Para
cortar el mal de raíz, ¿qué sugerencias harás? ¿Enviar una circular, un memorando o, quizás, designar
a un grupo para que haga una investigación, y luego presente un informe? Argumenta tu respuesta.
_____________________________________________________________________________
_____________________________________________________________________________

IV. Redacta una carta de solicitud de empleo en respuesta a un anuncio que aparece en un pe-
riódico. Recorta un anuncio que se corresponda con tus expectativas. Anéxalo a la solicitud para que
hagas obvio la correspondencia entre ambos.
_____________________________________________________________________________
_____________________________________________________________________________

V. Elabora un Curriculum Vitae con tu fotografía escaneada para acompañar la carta de solicitud
anterior. Cuida de que el documento sea profesional y objetivo.
_____________________________________________________________________________
_____________________________________________________________________________

VI. En la empresa donde trabajas necesitan tomar decisiones concernientes a las dificultades que
se están ocasionando por el uso indiscriminado del teléfono. Para ello necesitan información de la
situación real y te piden que te encargues.
Realiza las investigaciones de lugar, y en base a los resultados, redacta un informe.
Encabezado
Introducción
Descripción del
problema
Análisis
Sugerencias
Conclusión

364 | textos administrativos

VII. Ejercicios de autoevaluación.
Subraya la palabra correcta entre las que aparecen entre paréntesis.
1.- (La circular – el informe – el memorando) tiene la misma intención y estructura que la carta.
2.- La reducción de horas-secretarias es el objetivo primordial de (la carta comercial – la circular – el
aviso). Su éxito radica en que luzca como un documento particular.
3.- La carta comercial pertenece a (la correspondencia interna de una empresa – la correspondencia
externa – la correspondencia internacional)
4.- Se caracterizan por ser documentos corteses, claros, concisos, y, sobre todo, coherentes.
(Memo y circular; carta y circular; carta e informe técnico)
5.- “Lo que debe recordarse” es, por definición, el contenido de (un memorando, un currículo
vitae, un oficio)
6.- (El currículo cronológico; el currículo mixto; el informe) tiene en su estructura además de una
introducción, objetivos y conclusión, entre otros elementos.
7.- Se trata del reporte de la investigación de un problema que afecta una institución con las reco-
mendaciones de lugar. (Informe técnico, informe literario, comentario)
8.- La objetividad es una característica vital en (una carta de venta; una circular de cobro; un infor-
me técnico)
9.- La objetividad de un currículo vitae consiste en que (la información pueda ser confirmada; la
información sea la requerida por la empresa; la información sea concisa).
10.- En este tipo de documento suele escribirse la fecha al final. (Carta, oficio, informe)

Apuntes para el estudio del Español ( i y II ) | 365