Carrera: TECNICATURA EN ANALISIS Y DISEÑO DE SOFTWARE

Cátedra: ADMINISTRACION Y GESTION

Profesor: Lic. Andrea E. Gavilán

UNIDAD Nº 4: Características de los Sistemas Administrativos

Enfoque de sistemas y situacional

Una empresa de negocios es un sistema, sus partes están representadas por las funciones de
mercadotecnia, operaciones, finanzas, etc., pero la empresa como sistema puede lograr
mayores logros como un todo que los que podría realizar cada una de sus partes individuales.
Una sola función no es capaz de producir algo por sí misma. Una empresa no puede vender el
producto que no puede elaborar. No sirve de nada fabricar un producto que no puede
venderse.
Cuando las diversas partes de un sistema trabajan en conjunto, se obtiene un efecto
sinergético en el cual el producto del sistema es mayor que la suma de las contribuciones
individuales de sus partes.
El Enfoque de Sistemas: Es un esquema metodológico que sirve como guía para la solución de
problemas, en especial hacia aquellos que surgen en la dirección o administración de un
sistema, al existir una discrepancia entre lo que se tiene y lo que se desea, su problemática, sus
componentes y su solución.
El enfoque de sistemas son las actividades que determinan un objetivo general y la
justificación de cada uno de los subsistemas, las medidas de actuación y estándares en
términos del objetivo general, el conjunto completo de subsistemas y sus planes para un
problema específico.
Ejemplo: el proceso de transformación de un insumo (problemática) en un producto (acciones
planificadas) requiere de la creación de una metodología organizada en tres grandes
subsistemas:
A- Formulación del problema
B- Identificación y diseño de soluciones
C- Control de resultados
Esto indica que los lineamientos básicos de trabajo son:
1. El desarrollo de conceptos y lineamientos para estudiar la realidad como un sistema
(formulación del modelo conceptual). TEORIA DE LA PLANEACIÓN. El Enfoque de
Sistemas
2. El desarrollo de esquemas metodológicos para orientar el proceso de solución de
problemas en sus distintas fases.

Rapidbi. "The difference between goals & objectives".¡Error! Referencia de hipervínculo no válida.West Chuchman, El enfoque de sistemas
para la Toma de Decisiones Edit. Diana, 1993
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 3. El desarrollo de técnicas y modelos para apoyar la toma de decisiones, así como
para obtener y analizar la información requerida.
El enfoque de sistemas tiene como propósito hacer frente a los problemas cada
vez más complejos que plantean la tecnología y las organizaciones modernas,
problemas que por su naturaleza rebasan nuestra intuición y para lo que es
fundamental comprender su estructura y proceso (subsistema, relaciones,
restricciones del medio ambiente, etc.).
La Necesidad del Enfoque de Sistemas: El razonamiento común para justificar la
necesidad del enfoque de sistemas, consiste en señalar que en la actualidad se
enfrentan múltiples problemas en la dirección de sistemas cada vez más
complejos.
Esta complejidad se debe a que los elementos o partes del sistema bajo estudio
están íntimamente relacionados ya que el sistema mismo interactúa en el medio
ambiente y con otros sistemas.
Un ejemplo es el transporte, cuyo estudio lleva a considerar no sólo equipo,
infraestructura, demanda y operación, sino también variables del entorno tan
diversas como tecnología, contaminación, normatividad, seguridad, reordenación y
uso del suelo, factibilidad financiera, etc.
El número de ejemplos de este tipo puede ampliarse fácilmente (una empresa, un
centro de abasto, o un sistema de información) e incluso llevarse a niveles macro al
citar la estrecha vinculación que existe entre factores como pobreza, delincuencia,
educación, salud, empleo, productividad, inflación, votos electorales, etc.
Proceso de Solución de Problemas utilizando el Enfoque de Sistemas:
Subsistema Formulación del Problema: Tiene como función el identificar los
problemas presentes y los previsibles para el futuro, además de explicar la razón de
su existencia y para su comprensión se divide de la siguiente manera:
. Planteamiento de la problemática.
. Investigación de lo real.
. Formulación de lo deseado.
. Evaluación y diagnóstico.
Subsistema Identificación y Diseño de Soluciones: Su propósito es plantear y
juzgar las posibles formas de intervención, así como la elaboración de los
programas, presupuestos y diseños requeridos para pasar a la fase de ejecución,
este punto está dividido en:
. Generación y evaluación de alternativas.
. Formulación de bases estratégicas.
. Desarrollo de la solución.
Subsistema Control de Resultados: Todo plan estrategia o programa está sujeto a
ajustes o replanteamientos al detectar errores, omisiones, cambios en el medio
ambiente, variaciones en la estructura de valores, etc.

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Uno de los mayores desafíos que enfrentan las organizaciones modernas es afrontar los
procesos de cambio.

Los avances tecnológicos, el internet, el uso de las aplicaciones móviles han transformado con
velocidad las relaciones económicas, políticas y sociales.

Sin embargo, la realidad refleja que las organizaciones tienen dificultades para optimizar la
productividad de sus equipos de trabajo. Según TINYpulse, el 50 % de los empleados en todo el
mundo están insatisfechos con el estilo de liderazgo empresarial de sus supervisores. Los
gerentes que no saben cómo dirigir se convierten en una barrera para el desempeño de sus
colaboradores y de sus equipos.

Sistema: es el resultado de un conjunto de procedimientos previamente coordinados,

destinados a un objetivo común.

Sistemas administrativos

Definimos a los sistemas administrativos como la red de procedimientos relacionados de

acuerdo a un esquema integrado tendientes al logro de los fines de una organización. Esto
quiere decir que un conjunto de procedimientos relacionados y dentro de determinadas
condiciones, constituyen un sistema. Así, el sistema de control de producción, por ejemplo,
consiste en un conjunto de procedimientos de pedidos de materiales, procedimientos de
despacho o ruteo, procedimientos de control, etcétera.

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Obsérvese la condición de “relación” como elemento indispensable para que un conjunto de
partes configuren un sistema. En toda definición de sistema aparece siempre ese factor como
común denominador que transforma la individualidad de cada componente de tal modo que
ya no tiene sentido sino dentro de un conjunto.

Características de los Sistemas

La característica inicial de un sistema consiste en estar compuesto por partes que ejercen
interacción, cada una de las cuales reviste intereses propios,
sin esas interacciones el estudio de sistemas sería relativamente poco interesante, pues
son ellos los que enriquecen mucho el comportamiento de un sistema y hacen de su análisis
una tarea muy compleja.

Los componentes de un sistema están integrados por sub partes y, a su vez, éstas están ligadas
mediante diversas interfaces. La descripción completa del comportamiento del sistema exige
la descripción del comportamiento de cada componente, así como las interrelaciones de esos
componentes. Los límites de un sistema son necesariamente arbitrarios, o sea, cualquier rama
de la jerarquía de un sistema puede ser considerada como un sistema en sí mismo.

En general, existen interacciones entre un sistema y su ambiente, pero las variables exógenas se
tratan como si fueran incontrolables, se considera que sólo las variables endógenas, que se emplean para
describir un sistema, son susceptibles de cierto grado de control significativo. La fijación de un límite esencial
arbitrario entre un sistema y su ambiente entraña el peligro de que las interacciones significativas no se
consideren en forma explícita, tal fracaso introduce a la penalidad tradicionalmente asociada con las sub
optimizaciones, es decir, la de lograr que sus metas locales no guarden coherencia con las metas superiores o
globales. La estructura interna de un sistema como un límite con el ambiente, es un tanto cuanto convencional.
En resumen, todo sistema, cualquiera que sea su naturaleza, tiene tres características básicas:

1.
Todo sistema contiene otros sistemas (subsistemas) y a la vez está contenido en otros sistemas de carácter
superior. Esto da como resultado, haciendo hincapié en la idea, una auténtica categorización de supra sistemas,
sistemas y subsistemas.
2.
Todos los componentes de un sistema, así como sus interrelaciones, actúan y operan orientados en función de
los objetivos del sistema. Se puede deducir que los objetivos constituyen el factor o elemento que direcciona
todas las partes del conjunto.
3.
La alteración o variación de una de las partes o de sus relaciones incide en las demás y en el conjunto. Sin dejar de
reconocer la importancia de las otras características, ésta constituye uno de los soportes básicos para la
onstrucción del modelo o matriz de análisis administrativo.

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MODELOS ADMINISTRATIVOS
Los modelos administrativos: son aquellos que las empresas toman como guía, adaptándolos y generalizándolos
a las necesidades de las mismas, estos se representan a través de técnicas, procesos, modelos y sistemas
administrativos.

Características:
Para su aplicación requiere del uso de distintas herramientas.
Son modelos que pueden aplicarse a más de un tipo de empresa.
Son aplicados para producir un cambio.

Dependiendo del Contexto el Modelo Puede Referirse a:·

Modelo científico: una programación de la realidad.·
Modelo económico: modelo del funcionamiento de la economía.·
Modelo atómico: entre los cuales están: Bohr; Rutherford; Schrodinger;Sommerfeld; Thomson.·
Modelo de Ising: un modelo físico propuesto para estudiar el comportamiento de materiales ferromagnéticos.·
Modelo artístico: persona que posa para fotografía, dibujo, pintura, escultura·
Modelos de enseñanza: hay tres predominantes y sirven de base en las prácticas docentes.·
Modelo de datos: descripción de cómo se representan los datos, sea en una empresa, en un sistema de
información o en un sistema de gestión de base de datos.· Modelo relacional: modelo de datos basado en la
lógica de primer orden y en lateoría de conjuntos.·
Modelo entidad-relación: herramienta para el modelado de datos de un sistema de información.
Modelo (moda): una persona que viste una prenda, ropa o accesorio con el fin de exhibirla a terceros.
Modelo de Líneas de Espera o Colas: Estos modelos fueron ideados para ayudar a los gerentes a decidir cuánto
tiempo será más preferible una línea de espera. Si los camiones llegan a una plataforma de descarga a la tasa de
aproximadamente tres por hora y se tardan unos 20minutos en descargar cada camión, se formará una línea de
espera (o cola) cuando los camiones lleguen tarde o cuando disminuye el ritmo de la descarga. Estas líneas de
esperan significan costos, y éstos incrementan a medida que aumenta la línea: los gastos de gasolina si los
motores están ociosos, los sueldos del conductor y el congestionamiento del tránsito por mencionar algunos. Una
operación de descarga más eficiente acarreará costos; por ejemplo, tal vez se necesiten más trabajadores para
descargar cada camión en un plazo de 10minutos. De manera análoga, si los clientes esperan demasiado tiempo
en la caja registradora de un supermercado, posiblemente opten por hacer sus compras en otro establecimiento.
Pero podría resultar demasiado caro conservar un número suficientemente grande de cajas en operación para
asegurar un servicio rápido a quienes lo deseen.

Modelos de Simulación
En cierto modo, todos los modelos se valen del proceso de simulación en el sentido que imita la realidad. Sin
embargo, los modelos de simulación están diseñados específicamente para emplearse en los problemas cuya
complejidad impide describirlos o resolverlos con las ecuaciones matemáticas ordinarias. Tratan de reproducir
una parte de las operaciones de la organización a fin de no ver lo que sucederá en ella con el tiempo, o de ensayar
con esa parte modificando algunas variables. (Así pues, los modelos de simulación son descriptivos no
normativos). Por ejemplo, los modelos de simulación se emplean para adiestrar a los astronautas de una nave
espacial. Las computadoras les presentan todas las contingencias imaginables simuladas; ante ellas deben
reaccionar como lo harían en una situación real. Las computadoras se programan para responder realistamente,
de modo que un error grave cometido por un astronauta producirá un aborto automáticamente.
Un dictamen reciente de la FFAA permite a pilotos expertos en aviones 747 aprender a volar las siguientes
generaciones de aviones(757 y 767) enteramente en simuladores muy complejos de vuelo.
Los modelos de simulación se prestan a muchos usos, entre ellos la prueba de sistemas de máquina y las
operaciones a gran escala como los aeropuertos.

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Como todos los modelos, permiten que la experimentación se realice sin interferir con las operaciones de ese
momento. Otra ventaja importantísima de estos modelos consiste en que pueden acelerarse (por medio de la
computadora) para indicar en minutos qué ocurrirá en el mundo real durante un período de años.

Modelo Administrativo Centralizado

Este modelo administrativo se parece a un centro de datos en el que todas las tareas de administración las realiza
un único grupo de tecnologías de la información. Este modelo administrativo es habitual en pequeñas o
medianas empresas, pero también puede utilizarse en organizaciones de mayor tamaño que tengan una
conexión de ancho de banda alto a todas las oficinas regionales.

Modelo Administrativo Mixto

Los grupos administrativos reflejan tanto la distribución funcional como la geográfica. Se crean grupos
administrativos especializados para restringir la administración de determinadas funciones a usuarios específicos
y se crean otros grupos para delegar la administración siguiendo criterios
geográficos. A continuación, figuran algunos grupos administrativos de ejemplo que podríacrear para ilustrar este
tipo de modelo:
Características de los Sistemas.
Sistema es un todo organizado y complejo; un conjunto o combinación de cosas o partes que forman un todo
complejo o unitario. Es un conjunto de objetos unidos por alguna forma de interacción o interdependencia.
Los límites o fronteras entre el sistema y su ambiente admiten cierta arbitrariedad.
Tipos de Sistemas: la cibernética y la tecnología informática trajeron inmensas posibilidades de desarrollo y
operación de las ideas que convergían hacia una teoría de sistemas aplicada a la administración.
. En cuanto a su constitución, pueden ser físicos o abstractos:

Sistemas físicos o concretos: compuestos por equipos, maquinaria, objetos y cosas reales. El hardware.

Sistemas abstractos: compuestos por conceptos, planes, hipótesis e ideas. Muchas veces solo existen en
el pensamiento de las personas. Es el software.

. En cuanto a su naturaleza, pueden cerrados o abiertos:

Sistemas cerrados: no presentan intercambio con el medio ambiente que los rodea, son herméticos a cualquier
influencia ambiental. Como las máquinas.

La empresa como sistema abierto: Una empresa se puede definir como un sistema abierto al entorno, con el
cual intercambia elementos e información y del cual recibe la influencia que condiciona su actividad,
comportamiento y resultados.

Parámetros de los sistemas: el sistema se caracteriza por ciertos parámetros. Parámetros son constantes
arbitrarias que caracterizan, por sus propiedades, el valor y la descripción dimensional de un sistema específico o
de un componente del sistema.
Los parámetros de los sistemas son:
- Entrada o insumo o impulso (input): es la fuerza de arranque del sistema, que provee el material o la
energía para la operación del sistema.

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 - Salida o producto o resultado (output): es la finalidad para la cual se reunieron elementos y relaciones
del sistema.

- Procesamiento o procesador o transformador (throughput): es el fenómeno que

produce cambios, es el mecanismo de conversión de las entradas en salidas o
resultados.

- Retroacción o retroalimentación o retroinformación (feedback): es la función de

retorno del sistema que tiende a comparar la salida con un criterio preestablecido,
manteniéndola controlada dentro de aquel estándar o criterio.

- Ambiente: es el medio que envuelve externamente el sistema. Está en constante

interacción con el sistema, ya que éste recibe entradas, las procesa y efectúa salidas.

Sistema abierto.
El sistema abierto mantiene un intercambio de transacciones con el ambiente y conserva
constantemente el mismo estado, a pesar de que la materia y la energía que lo integran se
renuevan de modo continuo. El organismo humano, por ejemplo, no puede considerarse una
simple aglomeración de elementos separados, sino un sistema definido que posee integridad y
organización. El sistema abierto, como el organismo, es influenciado por el medio ambiente e
influye sobre este, alcanzando un estado de equilibrio dinámico en ese medio.
Existen diferencias fundamentales entre los sistemas abiertos y los sistemas cerrados.
. El sistema abierto está en constante interacción dual con el ambiente. Dual, en el sentido de
que influye en él y es influenciado por el ambiente; actúa con simultaneidad como variable
dependiente y como variable dependiente del ambiente. El sistema cerrado no interactúa con
el ambiente.

. El sistema abierto tiene capacidad de crecimiento, cambio, adaptación al ambiente y hasta

autor reproducción en ciertas condiciones ambientales. El sistema cerrado no tiene esa
capacidad. Por tanto, el estado actual y final o futuro del sistema abierto no esta necesaria ni
rígidamente condicionado por su estado original o inicial, puesto que el sistema abierto tiene
reversibilidad.

. Competir con otros sistemas es una característica del sistema abierto, la cual no se presenta
en el sistema cerrado.

Del mismo modo que los organismos vivos, las empresas tienen seis funciones primarias o
principales que mantienen estrecha relación entre sí, pero que pueden estudiarse
individualmente.
1. Ingestión. Las empresas compran materiales para procesarlos de alguna manera y
buscan dinero, máquinas y personas del ambiente, con el fin de ayudar a otras
funciones, del mismo modo como los organismos vivos ingieren alimentos, para suplir
otras funciones y mantener su fuente de energía.

2. Procesamiento. En la empresa, la producción es equivalente a ese ciclo animal. Al

procesar los materiales, existe cierta relación entre las entradas y las salidas; el exceso
equivale a la energía necesaria para la supervivencia de la empresa.

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 3. Reacción ante el ambiente. La empresa reacciona al ambiente cambiando sus
materiales, consumidores, empleados y recursos financieros. Los cambios pueden
efectuarse en el producto, el proceso o la estructura.

4. Alimentación de las partes. A los participantes de la empresa se les suministra no

solo el significado de sus funciones, sino también los datos de compras,
producción, ventas o contabilidad, y se les recompensa principalmente
mediante salarios y beneficios. Muchas veces se considera que el dinero es la sangre de
la empresa.

5. Regeneración de las partes. Los miembros de la empresa también pueden enfermar,

jubilarse, dejar de pertenecer a ella o morir. Las maquinas pueden volverse obsoletas.
Dado que hombres y maquinas deben mantenerse o reubicarse, son necesarias las
funciones de personal y de mantenimiento.

6. Organización. La organización necesita un sistema nervioso central que coordine las

diversas funciones de producción, compras, comercialización, recompensas y
mantenimiento. Esto se logra a través de la administración, la cual implica control, toma
de decisiones y planeación para adaptar la empresa al ambiente.

La organización como sistema abierto.

Herbert Spencer afirmaba a principios del siglo XX:
Un organismo social se asemeja a un organismo individual en los siguientes rasgos esenciales:
- En el crecimiento.

- En el hecho de volverse más complejo a medida que crece.

- En el hecho de que haciéndose más complejo, sus partes exigen una creciente
interdependencia.

- Porque su vida tiene inmensa extensión comparada con la vida de sus unidades
componentes.

- Porque en ambos casos existe creciente integración acompañada por creciente

heterogeneidad.

Un uso más generalizado de la denominación Sistema de Información se apoya en el enfoque

de que siempre que se usan o procesan datos, el propósito es proveer información. Ello es así,
bien sea que los datos se usen para contestar preguntas o apoyar decisiones, o se empleen
para guiar la acción o controlar procesos. La única definición razonable de Sistema de
Información es cualquier sistema usado para proveer información (incluyendo su
procesamiento) para cualquier uso que pueda hacerse de ella.
La propuesta fundamental de la Teoría de los Sistemas de Información establece que el
propósito de los Sistemas de Datos es proveer Información acerca del mundo real. En
consecuencia, la definición de los datos y del procesamiento a incluir en el sistema debe
desarrollarse a partir de las concepciones que los usuarios tengan de sus mundos y no
desde los requerimientos de los programas de un computador.

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Circuitos Administrativos

Diseño y organización lógica de actividades que realiza una función determinada dentro de una
organización, cuyas entradas son tratadas de forma sistemática para generar una salida en
forma de resultado de esa función

Están formados por:

. Manuales de normas y procedimientos

. Puestos de trabajo

. Áreas de responsabilidad

Circuitos Administrativos: Los circuitos administrativos son una serie de procedimientos y

prácticas que comprenden tanto la preparación, autorización, registración y por último archivo
y seguimiento de toda la documentación (física o electrónica) respaldatoria de una
determinada operatoria, reflejo de una transacción económico - financiera.

La palabra “circuito” implica fundamentalmente el seguimiento de un orden secuencial,

normalmente bajo la forma de procedimientos burocráticos (emparentados con la prolijidad
en el manejo de la documentación). También otorga noción de estar preestablecido a la
práctica misma de la operatoria en sí. Por lo tanto, comúnmente se normalizan en manuales
de procedimientos y autorizaciones, que les confieren una “formalidad” muchas veces
necesaria para su posterior y correcta aplicación, confiriendo además la posibilidad de rotar
personal en cualquier puesto de la organización con mayor facilidad.

Cualquier circuito administrativo que se formule tiene en cuenta las áreas o puestos de
trabajo encargadas de llevar a cabo las tareas específicas que los mismos determinan,
estableciendo para cada agente de la organización funciones, responsabilidades y autoridad.
Estos tres últimos son los pilares sobre los que se basa la división de las tareas o
descentralización de funciones.

En síntesis, un buen conjunto de procedimientos administrativos diseñado a medida de la

operatoria de la organización en cuestión, debiera otorgar previsibilidad, orden secuencial y
brindar la posibilidad de identificar en qué etapa se encuentra cada operación, desde su
comienzo hasta su final. Es decir, debería permitir que todas las operaciones que lleva a cabo
la empresa sean susceptibles de ser ubicadas dentro del circuito que corresponde en
cualquier momento.

Los circuitos básicos y primordiales que abarcan a la mayoría de las organizaciones se resumen
en :

1. Abastecimiento – Compras – Producción

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2. Almacenaje – Ventas – Expedición

3. Pagos – Tesorería

4. Gestión de Cobranzas – Cobros

5. Contabilidad – Conciliación - Control

Control Interno: La otra cara de la moneda, que representa un sistema administrativo en

general es el denominado Sistema de Control Interno, es decir, por un lado están los Circuitos
Administrativos que constituyen la base para el correcto funcionamiento de la operatoria de
una organización, y por otro el Sistema de Control Interno, que lo complementa y se
transforma así en el marco de referencia para la formulación de los Circuitos Administrativos.
El Sistema de Control Interno es un conjunto de procedimientos, actividades y tareas que se
llevan a cabo en una organización con el objetivo de:

a) Salvaguardar Activos: Se refiere al resguardo de los activos que conforman el patrimonio

de la organización. Un ejemplo de este tipo control sería el de guardar los valores a
depositar en una caja fuerte o que nadie pueda retirar mercadería del depósito sin la
debida autorización
b) Dar confiabilidad a la información Contable: se refiere a los controles que se realizan para
validar la información contable, un ejemplo puede ser el control aritmético del cálculo en
una factura recibida o la circularización de un saldo contable a los clientes o proveedores.
c) Mejorar la eficiencia operativa: Se logra evitando la duplicación de tareas, acortando los
llamados “tiempos muertos” y delegando tareas en las personas más capacitadas para
realizarlas.

d) Comprometer al personal con los objetivos de la Alta Dirección: Se intenta lograr el

compromiso del empleado con la tarea que realiza, y por ende, con los objetivos de la
empresa. Esto en el entendimiento que el primer control sobre el trabajo recae sobre la
misma persona que lo realiza.

Por ejemplo, si la empresa no realiza las prácticas administrativas necesarias para un

oportuno y detallado seguimiento del stock falla completamente la posibilidad de
salvaguardar este activo. Si no se lleva un buen control de los saldos de las cuentas
corrientes, se pone en peligro la “realización” del rubro Créditos (habitualmente uno de
los rubros más importantes del Activo).
La no rendición periódica de un Fondo Fijo puede dar lugar a la acumulación de vales
antiguos sin su respectiva rendición por el comprobante o factura definitivo, siendo
susceptibles de representar, en este caso, extracciones injustificadas de fondos.
Si periódicamente, la empresa no efectúa arqueos de caja que contrasten el recuento
físico con los saldos contables y que estén acompañados por un adecuado procedimiento
de corte de documentación, se está dando lugar a la posibilidad de faltantes de fondos o a

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 maniobras del tipo de los “traslapos”. La no rotación de los cajeros también puede
favorecer este tipo de situaciones.
La realización de los pagos por montos superiores a determinadas cifras preestablecidas
en un manual de autorizaciones, mediante firmas conjuntas, otorga siempre un mayor
control sobre las erogaciones.
La custodia de todo tipo de valor debe estar dada de manera funcional respecto de los
activos que contiene (cajas fuertes para guardar todos los tipos de valores que se vienen
mencionando). El control de los vencimientos de los valores para su cobro en fecha y que
los mismos no se pasen o el hecho de cancelar una deuda originalmente documentada y
luego del pago exigir la devolución del documento que avalaba dicha transacción
destruyendo la parte correspondiente a la firma.

La identificación y registración de cualquier movimiento del stock (cambios de estado o

movimientos entre depósitos, entregas parciales a clientes sin facturar) debe ser registrada en
el momento en que se producen.

La identificación de los bienes de uso con un registro que permita individualizarlos en un

inventario. La registración legal de las marcas y patentes. La firma de la orden de pago de parte
del proveedor y el posterior acople a la misma del recibo de éste.

Se propone estructurar los archivos físicos de los comprobantes que respaldan cada operación
de acuerdo a la jerarquía que cada uno de ellos posee. Se aclara que las Facturas son
considerados comprobantes principales de cualquier operación, mientras que todos los demás
comprobantes (Notas de Crédito, Notas de Debito, Órdenes de Compra, Órdenes de Pago, etc)
son considerados dependientes de otro principal.

Esta forma de organizar los archivos permite un seguimiento integral de cualquier operación y
disminuye el riesgo de que los comprobantes dependientes queden “colgados”, es decir, no se
relacionen directamente con un comprobante principal.

Todas estas constituyen ejemplos de prácticas de Control Interno, que mediante la aplicación
de adecuados Circuitos Administrativos hacen a la salvaguarda de los Activos de la empresa.

Para conseguir estos objetivos habitualmente el diseño de los Circuitos Administrativos y

prácticas de control se apoyan en los siguientes elementos:

a) Estructura organizacional con adecuada distribución de funciones, autoridad y

responsabilidad: Se debe estructurar el organigrama de la empresa definiendo la jerarquía de
cada puesto (detallando a quien reporta y de quien depende cada persona) y cuales son sus
funciones. La teoría exige que cada una de las tareas que realiza el personal este comprendida
dentro de una actividad, que a su vez este contenida en una táctica, que forme parte de una
estrategia, que a su vez responda a la misión de la empresa. Es decir, se busca que todas las
tareas que se realizan tengan una relación directa con la consecución del fin último de la
empresa.

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b) Manual de procedimientos y autorizaciones: Define el procedimiento a seguir para realizar
cada tarea y quien es el responsable de autorizar las operaciones. Esto trae aparejado la
posibilidad de rotar el personal entre las distintas tareas (los procedimientos están
debidamente enumerados), implica automáticamente un nuevo control (toda persona debe
controlar antes de autorizar) y también brinda la posibilidad de tener el control absoluto sobre
ciertas operaciones estratégicas para la empresa. Por ejemplo, mediante la exigencia de que
todos los pagos a proveedores mayores a $X sean autorizados por los socios se consigue un
control sobre todos los egresos de fondos importantes que realice la empresa, lo mismo va
para la realización de todos los pagos mediante cheques.

c) Segregación de funciones: Consiste en distribuir las funciones de forma tal que ningún
empleado tenga la posibilidad de encubrir o disimular un fraude. Existen muchas funciones
que no deberían estar concentradas en la misma persona, pero las más importantes son. •
Cobros de Pagos • Cobranzas de Facturación • Conciliación de Registración

d) Respeto del principio de unidad de mando: Es uno de los principios más difíciles de cumplir,
especialmente en las PyMEs. Tiene como objetivo que cada empleado, en especial el personal
operativo, conozca perfectamente a quien debe reportar, es decir, quien es su jefe directo. De
lo contrario, si una persona responde a múltiples superiores, probablemente se confunda al
empleado con muchas órdenes que pueden llegar a ser contradictorias.

e) Ingreso al sistema de los hechos económicos en el momento y en lugar que se producen:

Es uno de los elementos más importantes, sino el más importante de todos. Se refiere a la
necesidad imperiosa de que el sistema incorpore todos los hechos económicos relativos a la
organización en el momento y en el lugar en que los mismos se producen. Esto permite
disminuir notablemente el riesgo de error, la duplicidad de tareas y también brinda la
posibilidad de contar con información íntegra, precisa y oportuna.

f) Personal idóneo para cada: Por último es importante contar con empleados que sean
idóneos para realizar las tareas que se les encomiendan. Esto redunda en la mejora de la
eficiencia operativa, disminuyendo errores y tiempos de ejecución. Es importante analizar este
punto al momento de distribuir 5 las tareas, dicho análisis puede concluir en la reasignación de
tareas o bien en la necesidad de incorporar personal. Conclusiones

El objetivo final de todo el proceso radica en conseguir una estructura interna que cuente con
circuitos administrativos sólidos y confiables, que permita delegar tareas con tranquilidad y
que provea información confiable, integra y oportuna sobre el desempeño de la empresa.

Esto supone conocer, en cualquier momento, los saldos a cobrar a clientes, los saldos
adeudados a proveedores, el stock de mercadería con el que se cuenta y las disponibilidades
líquidas de la empresa. Todo esto implica no circunscribir al proceso contable sólo a la simple
registración de las operaciones, sino entenderlo en un sentido mucho más amplio. Se busca
utilizar a la contabilidad como una herramienta de gestión para la toma de decisiones.

Flujograma ¿Qué es?

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 Un flujo grama o como también se le conoce “Diagrama de flujo” es una representación
gráfica de algún proceso o de algún suceso por medio de símbolos. Tiene la ventaja de poder
enseñar un punto en específico del proceso que estemos graficando para poder saber en qué
etapa del proceso vamos y cuál es la etapa que sigue. A la hora de hacer un flujograma o
diagrama de flujo, tenemos la facilidad de poder encontrar algún error o falla que haya surgido
en el proceso para poder solucionarlo de manera rápida, debido a que es fácil localizar las
etapas del proceso.

¿Cuándo se puede utilizar? Se puede utilizar en varias ocasiones como en la programación, en

la administración y en procesos específicos. Características Un flujograma siempre debe de
tener un solo punto de inicio y un final. El proceso debe de estar plasmado en pocas hojas.

Estructuras y estrategias organizacionales

Existen diferentes formas de estructuras organizacionales que son empleadas acorde a los
requerimientos de cada empresa, las más comunes son:

• Estructura lineal.
• Estructura funciona.
• Estructura por división
• Estructura matricial.

Uno de los padres de la Planeación Estratégica, Alfred D. Chandler (1918-2007); Doctorado en

Harvard en 1952, después de hacer un estudio entre grandes corporaciones americanas como
Du Pont, General Motors y Sears Roebuck entre 1850 y 1920, escribió su libro “Strategy and
Structure”, publicado en 1967, donde Definió que había cuatro estrategias básicas de
crecimiento que normalmente son utilizadas en forma secuencial por las organizaciones para
asegurar su supervivencia y sugirió la estructura apropiada para cada etapa de desarrollo y por
tanto, sugirió también, que es la estructura la que sigue a la estrategia y no al contrario.

2) Las cuatro estrategias que Chandler definió son:

1) Expansión en Volumen;
2) Dispersión Geográfica,
3) Integración Vertical y
4) Diversificación de productos y/o servicios.

Rapidbi. "The difference between goals & objectives".¡Error! Referencia de hipervínculo no válida.West Chuchman, El enfoque de sistemas
para la Toma de Decisiones Edit. Diana, 1993
https://sites.google.com/site/empreswaites/teoria-de-sistemas
Chandler fue el primero en argumentar y probar que es indispensable que exista una
correspondencia entre la estrategia y la estructura organizacional, para asegurar que la
estrategia tenga un resultado exitoso.

Las variables que influyen en la estructura organizacional son:

. Ambiente: estable o inestable
. Estrategia: eficiencia y eficacia interna o adaptación externa
. Tecnología: rutinaria o no rutinaria
. Tamaño: grande o pequeño
. Procesos humanos: liderazgo, toma de decisiones, trabajo en equipo, etc.

Limitaciones de la relación estructura y estrategia:

. Carácter de demora o tiempo necesario para su adaptación
. Capacidades reales de la empresa para su implementación.
Ejemplos :
Hospitales que prestan servicio, y además, tienen como objetivo realizar investigaciones, cada
actividad requiere modelos orgánicos, y el servicio de enfermería requiere mecanismo. Cada
objetivo necesita una unidad de trabajo propia, con un modelo diferente.
Algunas empresas poseen estrategias de crecimiento y necesitan modelos orgánicos con
proyectos manejados por equipos interdiciplinarios.
Otras tienen objetivos como por ejemplo atender solo el mercado local, y no pretenden crecer,
y necesitan un modelo de estructura funcional mecanicista.

Los negocios, las misiones y las estrategias crean necesidades y tareas que implican y exigen
tipos de estructuras y modelo organizacional diferente.

La teoría de la relación entre estructura y estrategia es la gran aportación de los especialistas

en materia de organización de empresas al modelo de estimación de la orientación al
mercado.

¿Cómo se estructura una estrategia?

Una estrategia se construye siguiendo estos 4 pasos: análisis, diagnóstico, estrategia y plan de
acción. A partir de aquí puedes sofisticarlo todo lo que quieras: haciendo un calendario de
acciones, dividiendo el plan en diferentes fases, asignando tareas a miembros de tu equipo,
etc.

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para la Toma de Decisiones Edit. Diana, 1993
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 Metas y Objetivos

Los objetivos son medios para conseguir un determinado fin, mientras que las metas pueden
considerarse como fines en sí mismos o resultados finales.

¿Cómo diferenciar los objetivos de las metas?

Los objetivos y las metas describen el logro de un propósito particular de una organización.
Sin embargo, ambos se diferencian en tres aspectos importantes que todo alto directivo
debe conocer: espacio, tiempo y efecto.

El éxito de las empresas se basa en el establecimiento de metas y objetivos.

Gracias a ellos, las compañías podrán definir un camino seguro que les permitirá alcanzar la
excelencia, factor de diferenciación en un mercado global cada vez más competitivo.

Sin embargo, mucho de los altos mandos de las organizaciones confunde -a menudo- ambos
conceptos. Si bien los objetivos y las metas describen "algo" que una empresa quiere
completar y alcanzar, se encuentran separados entre sí en tres aspectos fundamentales:
espacio, tiempo y efecto.

Los objetivos son acciones o pasos concretos que realizan las compañías para alcanzar un
propósito en particular. Son asignados a las áreas o colaboradores que están inmersos en el
proceso de producción de un proyecto y que están en la capacidad de cumplir con las tareas a
tiempo. Por ello, incluyen fechas límite y restricciones presupuestales.

Las metas, por su parte, son el resultado de una serie de condiciones que una empresa desea
alcanzar en un determinado espacio de tiempo. Se componen de acciones y objetivos que
permiten el logro de un propósito organizacional.

Por su naturaleza, pueden existir metas de corto, mediano y largo plazo. Las metas de corto
plazo son medibles y se asemejan, en ciertos aspectos, a los objetivos. Las metas de mediano
plazo y largo plazo se caracterizan por ser intangibles y menos fáciles de medir.

Una de las diferencias más importantes entre los objetivos y las metas es la medición. Los
objetivos, al tener resultados específicos, pueden ser medidos con facilidad. Las metas, en
cambio, al tener resultados abstractos, no permiten ser medidas con exactitud. Otras
diferencias entre los objetivos y las metas son las siguientes:

• Los objetivos son específicos, tangibles y concretos, mientras que las metas son genéricas,
intangibles y abstractas.

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• El periodo de acción de los objetivos es de corto o mediano plazo, mientras que las metas son
de largo plazo.
• El principio de los objetivos está basado en hechos, mientras que el de las metas está basado
en ideas.
• Los objetivos son medios para conseguir un determinado fin, mientras que las metas pueden
considerarse como fines en sí mismos o resultados finales.

Las organizaciones y los altos directivos deben comprender a cabalidad la diferencia entre
ambos conceptos. Conociendo las implicancias y relaciones entre ellos, las compañías podrán
mejorar sus planes, procesos y proyectos con la finalidad de alcanzar los objetivos estratégicos
que les permitan llegar a la meta trazada.

Meta.

La meta es lo que queremos alcanzar con nuestros planes, como, por ejemplo, terminar
nuestra carrera profesional, o crear una empresa para ofrecer determinados servicios o
productos.
La RAE se refiere a ella como el fin a que se dirigen las acciones o deseos de alguien.
La meta es a donde queremos llegar o donde queremos estar en un futuro. Por ejemplo, la
meta de Pablo es que cuando cumpla 50 años pueda tener una casa en propiedad.

El objetivo: son los pasos o procesos que se deben cumplir para alcanzar la meta que nos
hemos propuesto.

La meta se alcanza cumpliendo una serie de objetivos puntuales que nos permiten construir
nuestro proyecto, que es la meta a alcanzar.

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