VERSIÓN:01

MANUAL DE SISTEMA DE GESTION INTEGRAL

PROCEDIMIENTO DE CONTRATACIÓN Y CALIFICACIÓN

1. OBJETIVO

Describir la metodología y políticas para efectuar el proceso de contratación y

evaluación del personal que realiza trabajos que afectan el sistema de gestión
Integrado de las obras, para detectar y suministrar formación cuando éste no cumpla
con las competencias establecidas cuando se considere necesario.

2. ALCANCE
Este procedimiento aplica para el personal Administrativo y Operativo necesario
para la ejecución de actividades contratadas con el Cliente.

3. RESPONSABILIDADES

Director de Obra y/o Ing. Residente : Solicitar el personal de acuerdo a lo

establecido en el presente documento.

Coordinadora de Personal: Divulgar el presente documento para ser aplicado en las

obras por los administradores de campo. Velar porque el procedimiento se cumpla.

4. CONSIDERACIONES GENERALES

 El presente documento deberá estar disponible como copia controlada en la

oficina de personal, en campo como copia no controlada y el original en
Gerencia.

 Corresponde a la Coordinadora de Personal, Director de Proyectos, Ingeniero

Residente la socialización e implementación de este procedimiento.

5. DEFINICIONES
 MSIG
CODIGO: TH-R 20
FECHA
MANUAL DE SISTEMA DE GESTION INTEGRAL
23/02/2013
PROCEDIMIENTO DE CALIFICACIÓN Y CONTRATACIÓN Página 2 de 10

Asociación: Organización de personas que velan por el bienestar laboral de la

comunidad.
Competencia: habilidad demostrada para aplicar conocimientos y aptitudes.
Requisito: necesidad a expectativa establecida, generalmente implícita u
obligatoria.
Educación: grado de escolaridad alcanzado.
Formación: obtener conocimientos específicos en un tema determinado.
Experiencia: tiempo durante el cual se ha desempeñado satisfactoriamente una
labor.
Habilidades: destrezas que permiten estructurar y formalizar la experiencia
acumulada en una serie de pasos.

6. DISPOSICIONES PARA CUMPLIR CON EL OBJETO

6.1 INFORMACION DE ENTRADA

Requisitos del cliente (Términos de referencia).

Requisitos de la organización.
Acción correctiva y preventiva.

Plan de acción revisión por la Gerencia.

Evaluación de desempeño.

Sierra
Gerente
 MSIG
CODIGO: TH-R 20
FECHA
MANUAL DE SISTEMA DE GESTION INTEGRAL
23/02/2013
PROCEDIMIENTO DE CALIFICACIÓN Y CONTRATACIÓN Página 3 de 10

6.2 DESCRIPCIÓN
Una vez adjudicado y legalizado el contrato con el Cliente, se procede a revisar las
especificaciones técnicas para determinar el perfil, cantidad, especialidad del Equipo
mínimo de trabajo; de la base de datos de la Empresa se sacarán las hojas de vida que
serán calificadas de acuerdo a lo estipulado en el numeral 6.2.1 del Presente
procedimiento.

6.2.1 Calificación del personal

El personal que afecta la calidad del producto y el correcto desempeño en las

actividades de Salud Ocupacional, Seguridad Industrial y Medio Ambiente, de las obras,
debe ser calificado con base a la educación, experiencia, formación y habilidades según
aplique, teniendo en cuenta los requisitos especificados por el cliente, o cuando este no
los establezca, con las características del proyecto y las necesidades de la organización
(teniendo en cuenta que priman los requisitos del cliente).
Para cada obra la calificación del Director de Obra le corresponde al Gerente, de
acuerdo a las características del Proyecto y los requerimientos del Cliente.
Cuando el Cliente así lo requiera, para algunos cargos de Dirección, se enviarán las
Hojas de vida para su aprobación.

Una vez se tenga el Equipo mínimo de trabajo, le corresponde al Director de Proyecto ó

Ingeniero Residente la selección y calificación del restante personal del equipo de
trabajo requerido.
Cuando corresponda al personal fijo de la organización se actualiza cada año.

Sierra
Gerente
 MSIG
CODIGO: TH-R 20
FECHA
MANUAL DE SISTEMA DE GESTION INTEGRAL
23/02/2013
PROCEDIMIENTO DE CALIFICACIÓN Y CONTRATACIÓN Página 4 de 10

La Coordinación de Personal verifica las competencias requeridas y la calificación que

se documenta en, Calificación de Personal.
El Director de obra y/o Ingeniero Residente, evalúa el desempeño del personal que ha
participado en el contrato, en el formato personal no calificado; personal calificado y
personal técnico e ingenieros y personal administrativo.

6.3 Contratación de personal

6.3.1 Solicitud de personal

De la necesidad de personal surgida del documento de Planificación de Obra, el

responsable del área diligencia el formato Solicitud de personal y es entregada al
Coordinador de Gestión Humana quien analiza su conveniencia y aprueba la solicitud
junto con la Administradora.
Solicitud de Obreros y Ayudantes Técnicos: Este personal debe ser solicitado mediante
oficio a la asociación de la región donde se esté efectuando la obra, esta solicitud debe
ser hecha por el Coordinador de Personal quien debe velar porque esto se cumpla.
Obreros: Todos los obreros remisionados por la asociación deben ser enviados a
exámenes médicos y si cumplen con todos los requisitos para la vinculación se procede
con la firma del contrato.

Ayudante Técnicos: La solicitud hecha a las asociaciones de los ayudantes técnicos

debe ser mayor al número de personal que se vaya contratar lo cual debe ir bien
especificado en el oficio de la solicitud enviado a la asociación, ya que una vez recibida
la remisión se verifica que el personal cumpla con la experiencia necesaria para
desempeñar el cargo y de no ser así se procede a enviar las hojas de vida al ingeniero
Sierra
Gerente
 MSIG
CODIGO: TH-R 20
FECHA
MANUAL DE SISTEMA DE GESTION INTEGRAL
23/02/2013
PROCEDIMIENTO DE CALIFICACIÓN Y CONTRATACIÓN Página 5 de 10

residente para que este proceda programando pruebas para este personal, a las cuales
debe hacerle seguimiento el coordinador de Personal para iniciar el proceso con los
seleccionados que hayan pasado las pruebas, una vez se tenga este personal
debidamente seleccionado y calificado se procede a enviarlos al examen médico y si
cumplen con todos los requisitos de vinculación se procede con la firma del contrato.
Las hojas de vida del personal que no fueron admitidos, deben ser enviadas de nuevo a
la asociación mediante oficio explicando el motivo de su no vinculación.
En la eventualidad que las Asociaciones no posean el personal requerido, el banco de
datos de personal de la Empresa se selecciona las hojas de vida de la persona cuyas
características se ajusten al perfil solicitado y especificado en el formato de solicitud de
personal.
Si en el banco de información no se encuentra el personal, se hará reclutamiento de
acuerdo con las siguientes herramientas:
o Archivos de candidatos que se presentan espontáneamente o que provienen de
otros reclutamientos.

o Presentación de candidatos por parte de los funcionarios de la empresa.

o Carteles o avisos en la puerta de la empresa.

o Contacto con sindicatos y asociaciones gremiales.

o Contacto con universidades, escuelas, agremiaciones estudiantiles, directorios

académicos, centros de integración empresa-escuela etc.

o Contacto con otras empresas que actúan en el mismo mercado, en términos de

cooperación mutua.

o Clasificados en los periódicos, entre otros.

Sierra
Gerente
 MSIG
CODIGO: TH-R 20
FECHA
MANUAL DE SISTEMA DE GESTION INTEGRAL
23/02/2013
PROCEDIMIENTO DE CALIFICACIÓN Y CONTRATACIÓN Página 6 de 10

o Este personal deberá presentar hoja de vida actualizada aún si es personal que se
encuentre en la base de datos de la empresa.
o Posteriormente el personal es entrevistado por el Coordinador de Gestión Humana
y/o Director de Obra en donde se aplica la siguiente tabla tanto para personal nuevo,
como para antiguo como base, para establecer el perfil adecuado al cargo y los
resultados son registrados en el formato Calificación de personal.

CRITERIO PERSONAL ANTIGUO PERSONAL NUEVO

PONDERACION PONDERACION
Evaluación de Desempeño 20% -----
Educación 15% 15%
Experiencia General 20% 30%
Experiencia Especifica 30% 35%
Aptitudes 15% 20%

Una vez el personal se presenta a la Coordinación de Personal se solicita que diligencie

el formato de Información del Trabajador.
Posteriormente el personal es enviado a exámenes médicos, donde se certifica su
capacidad física.

Si el examen aprueba la capacidad física del trabajador se procede con la vinculación a

la seguridad social y parafiscal, quedando pendiente la legalización del contrato que se
hará una vez se inicie la labor para la cual fue solicitado.

Sierra
Gerente
 MSIG
CODIGO: TH-R 20
FECHA
MANUAL DE SISTEMA DE GESTION INTEGRAL
23/02/2013
PROCEDIMIENTO DE CALIFICACIÓN Y CONTRATACIÓN Página 7 de 10

Toda persona que ingrese a XXXXX rote de oficio o reingrese después de una ausencia
prolongada debe presentar la documentación que se relaciona a continuación:
 Copia de la cedula ampliada al 150%.

 Copia del pasado judicial vigente.

 Copia de la libreta militar.

 Copia del carnet de vacunas Fiebre Amarilla y Tétano.

 Hoja de vida con soportes de estudio y experiencia laboral.

 Los Soldadores deben adjuntar las calificaciones.

 Los Supervisores HSE deben tener licencia vigente.

 Los operadores de camión grúa deben adjuntar certificación.

 Certificación reciente de afiliación a Pensión (No mayor de 8 días)

 Dos fotos tipo documento.

La Inducción es adaptada según el caso, con el fin de ubicarlo en la organización y su

puesto de trabajo, en temas de HSEQ y administrativo. La efectividad de la inducción
será evaluada al final de la misma y los puntos en los que se identifique, poco
conocimiento o debilidad se deben reforzar en el transcurso del contrato mediante las
charlas diarias de 5 minutos.
La inducción interna de la Organización deberá contener mínimo la siguiente
información:

Sierra
Gerente
 MSIG
CODIGO: TH-R 20
FECHA
MANUAL DE SISTEMA DE GESTION INTEGRAL
23/02/2013
PROCEDIMIENTO DE CALIFICACIÓN Y CONTRATACIÓN Página 8 de 10

Importancia y funcionamiento del comité paritario de salud ocupacional y de la Brigada

de emergencia.

 Plan de Emergencia.

 Aspectos de Salud Ocupacional y Medio Ambiente.

 Reglamento de higiene y seguridad industrial.

 Política Integrada HSEQ.

 Aspectos generales de la Empresa (Misión, Visión, etc.)

 La forma como se evaluará su desempeño de acuerdo al formato de evaluación

de desempeño y la frecuencia de realización.

 Temas Administrativos.
 Cuando el sistema de HSEQ del Cliente así lo requiera se enviará el personal a
una capacitación de su sistema, esta actividad es de estricto cumplimiento como
requisito para la contratación.
6.4. Almacenamiento de Documentos
Para garantizar que se documente todo el proceso, se debe diligenciar el formato Lista
de chequeo de documento y para garantizar la recuperación de los documentos objeto
del proceso, en carpetas AZ identificadas con el número y objeto de cada contrato en
orden estrictamente alfabético se tendrá por cada trabajador la siguiente
documentación:
a. Solicitud de personal.

b. Calificación de personal.

c. Lista de chequeo de documentos.

Sierra
Gerente
 MSIG
CODIGO: TH-R 20
FECHA
MANUAL DE SISTEMA DE GESTION INTEGRAL
23/02/2013
PROCEDIMIENTO DE CALIFICACIÓN Y CONTRATACIÓN Página 9 de 10

d .Información para diligenciar el trabajador.

e. Contrato de trabajo.
f. Copia de la cédula de ciudadanía.
g. Fotocopia del pasado judicial.
h. Fotocopia del carnet de vacunación.
i. Fotocopia de la libreta militar.
j. Hoja de vida.
k. Carnet de la Empresa.
l. Afiliación a salud.
m. Afiliación a Pensión.
n. Afiliación a CCF.
o. Afiliación ARL.
p. Carta para examen de ingreso.
q. Examen médico de ingreso.
r. Formato de entrega de dotación.
s. Carta de terminación de contrato o renuncia.
t. Remisión a examen de egreso.
u. Examen de egreso.
v. Carta de certificación laboral.
w. Paz y salvo.
x. Evaluación de desempeño.

8. REGISTROS

Sierra
Gerente
 MSIG
CODIGO: TH-R 20
FECHA
MANUAL DE SISTEMA DE GESTION INTEGRAL
23/02/2013
PROCEDIMIENTO DE CALIFICACIÓN Y CONTRATACIÓN Página 10 de 10

CODIGO Y TIEMPO DE DISPOSICION

RESPONSABLE ARCHIVO
NOMBRE CONSERVACION FINAL

Cada jefe de Dossier 1 año o la duración del

Solicitud de personal Reciclado
Administrativo proyecto
área.

Administrativo 1 año o la duración del

Calificación del personal Coordinador del Reciclado
Con la hoja de proyecto
personal.
vida
Lista de chequeo de Coordinador del 1 año o la duración del
Talento Humano Reciclado
documentos proyecto
personal.

Sistema de
1 año o la duración del
Evaluación inicial Gestión Integral Reciclado
Coordinador HSE proyecto
HSEQ

Coordinador del 1 año o la duración del

Entrega de Dotación Talento Humano Reciclado
proyecto
personal.

Sistema de
1 año o la duración del
Registro de Inducción Gestión Integral Reciclado
Coordinador HSE proyecto
HSEQ

Evaluación del Talento Humano

1 año o la duración del
Desempeño Personal No Reciclado
Jefe Inmediato. proyecto
Calificado

Evaluación del Talento Humano

1 año o la duración del
Desempeño Personal Reciclado
Jefe inmediato. proyecto
Calificado

Evaluación del Talento Humano

1 año o la duración del
Desempeño Personal Reciclado
Jefe inmediato. proyecto
Técnico

Evaluación del Talento Humano

1 año o la duración del
Desempeño Personal Reciclado
Jefe inmediato. proyecto
Administrativo

Coordinador de Talento Humano 1 año o la duración del

Información para Reciclado
Diligenciar el Trabajador Personal proyecto

Sierra
Gerente