INSTITUTO DE EDUCACION SUPERIOR TECNOLÓGICO PÚBLICO

“FRANCISCO DE PAULA GONZALES VIGIL”

TACNA
PROCESO ADMINISTRATIVO - I SEMESTRE - N
CPC Renán Guzmán Menéndez

GUIA ACADEMICA 03

LA ORGANIZACIÓN
1. Concepto
Organizar consiste en ordenar y coordinar los recursos humanos, financieros, físicos y otros que son necesarios para
alcanzar los objetivos de la empresa creando las condiciones para que las personas y las cosas trabajen de forma
armoniosa y orientada a alcanzar los mejores resultados posibles.
La “Organización” es la segunda etapa del proceso administrativo, en esta se crea un sistema organizado para
lograr las metas y objetivos establecidos en la etapa de planeación.
Organizar es el proceso de utilizar cualquier conjunto de recursos en una estructura que facilite la realización de
planes. Tiene como resultado el ordenamiento de las partes de un todo o la división de un todo en partes ordenadas,
según algún criterio o principio de clasificación.
Organizar es, como todas las funciones de la administración, un proceso de tomar decisiones. Dividir el trabajo,
atribuir responsabilidades a las personas y establecer mecanismos de comunicación y coordinación son decisiones
de organización.

2. Objetivos de la organización
El objetivo es simplificar el trabajo, coordinar y optimizar las funciones y los recursos, es decir, mostrar que todo
resulte sencillo y fácil para quienes trabajan en la empresa y para los clientes.
 Simplificar el trabajo de la empresa
 Optimizar los recursos humanos brindados por la empresa
 Coordinar y optimizar las funciones, es decir, mostrar que todo resulte de forma fácil y sencilla.

3. Elementos de la organización
Los elementos de la organización hacen posible el desarrollo de un plan de acción:
a. Estructura
Implica el establecimiento del marco fundamental en la que opera el grupo social, ya que establece la
disposición y la afinidad de las funciones, jerarquías y las actividades necesarias para lograr los objetivos
planteados.
b. Sistematización
Todas las actividades y recursos de la empresa deben de coordinarse racionalmente al fin de facilitar el
trabajo y la eficiencia.
c. Agrupación y asignación
Agrupando actividades y asignando responsabilidades favorece la especialización.
d. Jerarquía
Origina la necesidad de establecer niveles de autoridad y responsabilidad dentro de la empresa.
e. Simplificación de funciones
Establecer los métodos más sencillos para realizar trabajos de la mejor manera posible.

4. Principios de la organización

Los principios de la organización son un conjunto de principios que constituyen la base para que una empresa
opere de forma adecuada y esto le ayude a que pueda alcanzar los objetivos establecidos en forma rápida y eficaz.
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Fundamentalmente, estos principios ayudan a la empresa a que utilice todos los recursos de la organización de
una forma ordenada y coherente para que le facilite alcanzar los objetivos propuestos. Además, permite que la
consecución de los objetivos se logre en el tiempo especificado, con los niveles de eficiencia y eficacia exigidos.
También implica que los esfuerzos de todo el personal que forma parte de la organización se desempeñen y
realicen de manera coordinada. De esta forma todos los esfuerzos se enfocan al logro eficiente de los objetivos,
que se orientan según la filosofía de cada empresa.

¿Cuáles son los principios de organización?

Los principales principios de organización son los siguientes:

1. Objetivo
Cabe destacar, que todas las actividades y tareas de una organización deben girar en función de un objetivo
común, el cual establece el propósito que impulsa la empresa.
Sobre todo, el objetivo propuesto debe ser general, para que la meta por alcanzar sea común para todos los
departamentos de la organización. Si no se tiene un objetivo común se puede correr el riesgo que cada
departamento establezca sus propias metas. Las cuáles podrían resultar contradictorias y afectar el buen
desempeño de la organización.

2. Especialización
Así mismo, los trabajadores deben especializarse en desempeñar una sola labor, aprovechando la ventaja o
habilidad superior que posee cada empleado. Este proceso ayuda a aumentar la productividad de la empresa.
Como resultado, si cada persona realiza una tarea específica, las personas van desarrollando destrezas y
habilidades, que le permiten maximizar su rendimiento y esfuerzo.

3. Jerarquía
Naturalmente, la jerarquía consiste en establecer un centro de autoridad de donde surge el proceso de
comunicación sobre las disposiciones generales que se deben seguir para la consecución de los objetivos.
En efecto, esta cadena de mando permite lograr un mejor control tanto de las tareas que se tienen que realizar
como de los resultados obtenidos. Permite que los principios de autoridad y responsabilidad se manejen de
manera adecuada.

4. Responsabilidad
Sin duda, debe existir una correlación entre la autoridad y la responsabilidad, porque muchas veces para cumplir
con ciertas responsabilidades se requiere tener cierto grado de autoridad. Además, la responsabilidad dependerá
de la posición y el rol que desempeñe cada persona dentro de la empresa.
Por supuesto, dentro de una organización se puede delegar autoridad, pero no se puede delegar
responsabilidades, porque una vez asignada una tarea a un empleado, este la tiene que realizar.

5. Unidad de mando
Generalmente, cuando una organización establece una unidad de mando, cada función debe asignarse a un solo
jefe. Dado que, si no se asignan de forma correcta las funciones no se puede posteriormente deducir
responsabilidades.

6. Difusión
Desde luego, al realizar una correcta difusión de las obligaciones y responsabilidades que le corresponden a
cada puesto, se logra maximizar las ventajas y el uso de los recursos de la empresa. En el proceso de difusión
participan todos los miembros de la organización. Empezando con los altos mandos, hacia los niveles más bajos
de autoridad.
Es recomendable que el proceso de difusión se realice de forma escrita, porque esto facilita tanto la verificación
como el control de los procedimientos y de las actividades.

7. Extensión del control

Evidentemente, este principio permite limitar el número de subordinados que dependen de un puesto de mand o
y que deben reportar a un jefe específico. Lo recomendable es que un jefe o supervisor tenga a cargo como
máximo cinco empleados, para que pueda darse un control eficiente de las tareas.

8. Coordinación
De cualquier manera, la coordinación se establece con el propósito de lograr mantener el equilibrio dentro de la
organización. El equilibrio resulta necesario para que todos sus departamentos funcionen adecuadamente y para
alcanzar los objetivos.

9. Continuidad
También, se debe pensar en la permanencia de la empresa en el largo plazo. Se debe considerar que se debe
mantener estable a lo largo del tiempo, pero que debe irse ajustando a las condiciones y cambios del entorno.
Por ello es recomendable que los procesos queden documentados, para que se logre la c ontinuidad, aunque
cambien las personas de la organización que ejecutan estas tareas.
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10. Flexibilidad
Tras establecerse la estructura organizacional, se debe considerar que todo cambia para una empresa. Cambian
los métodos de producción y de comercialización. Por lo tanto, la empresa debe estar sujeta a los cambios y
realizar los ajustes necesarios.
Como consecuencia, una organización siempre estará afectada por los cambios, por ello tiene que ser dinámica
y ser suficientemente flexible para no afectar su desempeño.

11. Eficiencia
Ciertamente, toda empresa debe tener como meta lograr la máxima producción con los costos más bajos
posibles. Esto se puede lograr coordinando adecuadamente todos los esfuerzos, pero también es necesario que
los empleados se encuentren a gusto dentro de la empresa. Puesto que esto favorece el aumento de la
productividad del trabajo.

12. Comunicación
Igualmente, el proceso de comunicación se debe dar de manera fluida y constante, para que circule en todos los
niveles y en ambos sentidos. Es decir, de arriba hacia abajo y de abajo hacia arriba.
Deben comunicarse en ambas direcciones las políticas de la empresa, las quejas y sugerencias de los clientes,
los programas empresariales y cualquier tipo de información que es nec esario que todos conozcan.

Podemos concluir, indicando que los principios de la organización son parte importante para cualquier
empresa, dado que proporciona los lineamientos o las pautas de acción para que logren un desempeño eficiente con
la coordinación adecuada de esfuerzos y actividades. Además, se logra reducir o eliminar por completo la duplicidad
de esfuerzos, al asignar y determinar claramente las funciones y responsabilidades.

5. Proceso de organización
El proceso de organizar (o proceso de organización) consiste en dividir el trabajo y atribuir responsabilidades y
autoridad a las personas. El proceso de organización comprende cuatro etapas principales:

Etapa N°1: Análisis de los Objetivos y del Trabajo

Etapa N°2: División del Trabajo
Etapa N°3: Definición de Responsabilidades y Autoridad
Etapa N°4: Diseño de la Estructura Organizacional

Análisis de los objetivos y del trabajo

Un objetivo es una situación deseada que la empresa intenta lograr, en esta etapa debe analizarse ¿qué?, ¿cómo?,
¿Cuándo? Y ¿Para qué? se intenta lograr.
Los empresarios casi siempre emplean la gestión de desempeño para tener un seguimiento de los objetivos y analizar
la efectividad en general de los logros de la empresa.

División del trabajo

La división del trabajo es la etapa por el que una tarea se divide en partes o unidades, en cada una se atribuye a una
persona o grupo de personas, cada unidad realiza una parte del trabajo total, que es necesaria para alcanzar los
objetivos. Dentro de las empresas las unidades de trabajo se les llaman genéricamente departamentos.
La división del trabajo permite a las organizaciones lograr objetivos complejos, como ensamblar equipos grandes,
fabricar productos en grandes cantidades y atender a diferentes tipos de clientes en distintos lugares.

Definición de responsabilidades y Autoridad

Una vez identificadas las unidades de trabajo suelen definirse las responsabilidades, que son las obligaciones o
deberes de las personas para realizar las tareas o actividades. El conjunto de tareas de las que una persona se
responsabiliza se llama cargo. Por lo general, un departamento es un conjunto de cargos.
Después de dividir el trabajo es necesario atribuir autoridad a las personas o unidades de trabajo. La autoridad es el
derecho legal que los jefes o gerentes tienen de dirigir o gobernar el comportamiento de los integrantes de su equipo,
llamados subordinados, colaboradores o funcionarios, dependiendo del tipo de organización.
La atribución de la autoridad implica dos conceptos fundamentales del proceso de organización: jerarquía y amplitud
de control.

Diseño de la Estructura Organizacional

La estructura organizacional señala quiénes realizan las funciones y tareas que les competen en la empresa y cómo
esas personas se relacionan entre sí.
La estructura organizacional considera los distintos puestos en el interior de la compañía, los cargos y las
obligaciones de sus integrantes, así como la cadena de mando existente.

Tacna, 22 abril 2022

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