Fundamento de la organización y sus principales elementos

Concepto
La administración es el proceso que busca por medio de la planificación, la
organización, ejecución y el control de los recursos darles un uso más eficiente
para alcanzar los objetivos de una institución

¿Por qué es importante la administración?

La administración permite utilizar técnicas y herramientas que logran aprovechar
de mejor forma los recursos. Lo que posibilita la estabilidad, el mantenimiento y el
crecimiento de los grupos sociales o de las instituciones.
Pero para que la administración logre alcanzar sus objetivos, se tiene que hacer
uso de una forma coordinada de los recursos tanto humanos, intelectuales,
materiales, tecnológicos y financieros que se poseen dentro del grupo
Asimismo, la administración tiene como finalidad obtener resultados más eficientes
sobre todo en el manejo de los recursos que se poseen, para eso se necesita una
actividad de dirección eficaz que involucre todas las actividades y
el trabajo colaborativo de otras personas, porque solo de esa forma se podrán
lograr los objetivos esperados.
Los beneficios o ventajas más importantes que podemos obtener con el uso de la
administración son los siguientes:
1. Favorece el esfuerzo humano
2. Permite medir del desempeño de la institución
3. Genera información y conocimiento importante.
4. Reduce costos

Principios de la organización (Henry Fayol)

1. División del trabajo: consiste en fragmentar las tareas necesarias para la

producción de un servicio. Esta división del trabajo se realiza en base a la
fuerza, la capacidad de trabajo y la especialidad de cada trabajo. De modo
que se mejora la eficiencia en la producción.
2. Autoridad: debe existir el principio de autoridad esta es esencial para
cumplir con el trabajo. Sin autoridad, todo estaría desordenado y no se
llevaría a cabo el trabajo en la calidad y plazos adecuados.
 3. Disciplina: no solo es suficiente con que exista una autoridad, además, el
principio de disciplina dicta que hay que cumplir todos los procesos. De
nada sirve saber todo lo que tenemos que hacer, si luego no lo cumplimos.
Todo siempre, bajo los valores del respeto y la educación.
4. Unidad de mando: un empleado recibe órdenes de un único superior. La
importancia de este principio recae en que su ausencia podría afectar
negativamente a otros principios como el de autoridad o disciplina.
5. Unidad de dirección: las actividades persiguen el mismo objetivo, están
dirigidas por un mismo plan y un mismo superior.
6. Remuneración: aunque no existe un sistema de pagos ideal, la
remuneración es importante. Se debe encontrar un equilibrio entre motivar
el trabajo con buenos salarios, pero que no sean excesivos y estén
adecuados a la productividad.
7. Centralización: es importante tener la gestión de la empresa concentrada
en algunos casos, ya que eso mejora los resultados. Sin embargo, en otras
ocasiones conviene más descentralizar y recurrir a la delegación. Esto
dependerá del tipo de empresa.
8. Jerarquía: la autoridad va desde arriba hacia abajo. Es decir, se trata de un
tipo de organizaciones con un organigrama vertical en el que hay distintos
niveles de mando.
9. Orden: los recursos necesarios para la actividad de la empresa deben estar
en el momento y lugar adecuados.
10. Equidad: aunque para mantener una coherencia y obtener resultados,
debemos cumplir con principios como el de autoridad o unidad de mando, el
trato entre empleados debe ser de compañeros. Un trato justo y
respetuoso. Puede haber diferentes niveles en una empresa, pero todas las
personas merecen el mismo respeto.
11. Estabilidad del personal: al hilo con la división del trabajo, conviene que el
personal se mantenga a largo plazo. Cambiar continuamente de personal
provocará que haya que formar a nuevos empleados y esperar a que se
adapten. Además, la estabilidad en el empleo mejorará la productividad.
12. Iniciativa: cualquiera puede sugerir ideas y estas pueden ser valoradas.
13. Unión del personal: debe existir un espíritu de equipo. Si todos van en la
misma dirección, el objetivo llegará antes a un buen resultado.

Organización formal
La organización formal es un tipo de organización que sigue una serie de normas,
procedimientos y estructuras que se implementan dentro de la misma.
Estas normas se colocan por escrito y, por lo general, deben seguirse de manera
estricta. Sin embargo, existen otras que son más flexibles y se utilizan como
simples formalismos.

Características:

 Es clara en cuanto los objetivos que tiene la empresa.

 Las normas, tal como la hora de llegada, salida, los días de cobro, entre
otras; son conocidas por todos los trabajadores.
 Todos los individuos que componen la empresa conocen las funciones que
deben realizar.
 El espacio está bien definido, refiriéndose esto al lugar donde se encuentra
la empresa como tal.
 El jefe de la empresa es una figura que todos conocen y respetan.
 Lo logros y ascensos son producto del buen desempeño de los
trabajadores, no de la amistad o simpatía que estos tengan con su jefe.
 Las informaciones que se desean transmitir se hacen a través de cartas o
reuniones, no a través de medios informales.
 El comportamiento de los trabajadores es racional y coherente.

Organización informal

La organización informal es aquella organización que surge de manera natural

entre personas que comparten trabajos y espacios frecuentes. Se construye
mediante relaciones fraternales, de competencia o amistad
En ocasiones, la organización informal trabaja en conjunto con la organización
formal, ya que ambas fomentan la cooperación y comunicación entre los miembros
de un equipo.

Proceso de organización
 El proceso administrativo hace referencia a las acciones que deben llevarse a
cabo en una organización para potenciar su eficiencia y aprovechar al máximo
todos sus recursos, tanto humanos como materiales y técnicos.
División del trabajo

La división del trabajo son las distintas tareas que se distribuye en el trabajo, esto
es necesario para la producción de un buen o servicio, tareas que deben ser
realizadas por distintos trabajadores especializados en cada una de ellas

La división del trabajo es importante por lo siguiente:

 Diferencia de capacidades
Cada persona posee habilidades y competencias propias que le permiten ser
mejor en algunas actividades que en otras. La división del trabajo permite que las
personas se ocupen de aquella actividad en la cual son buenos y no pierdan
tiempo y esfuerzo realizando también otras actividades que otras personas
podrían hacer mejor.
 Aprendizaje por medio de la experiencia
Suponiendo que existan dos personas con las mismas capacidades, el dedicar a
una persona a realizar una actividad hace que se vuelva especialista en realizarla,
pues el hecho de que se ocupe en esa sola tarea le permite desarrollar destrezas
y descubrir técnicas que simplifiquen el trabajo.
 Ahorro de tiempo
Cuando un trabajador se enfoca a una sola tarea, se evita la pérdida de tiempo por
el paso de una actividad a otra

Sin embargo, el problema de llevar una división del trabajo al exceso también
puede resultar mal. El hecho de que una persona realice una sola tarea en su
trabajo puede hacer que éste se convierta en algo aburrido y deje de tener
sentido, además que esta especialización excesiva no permite el desarrollo de la
persona.
La solución de muchas es promover programas de rotación periódica de labores,
mayor flexibilidad y participación de los trabajadores en sus actividades.
Otro problema de que un trabajador o una empresa se especialicen en una tarea
específica hace que, para lograr un resultado final completo, se deba contar con el
trabajo de otros trabajadores o empresas que hagan la parte que les corresponde.
Esto hace que, si por alguna razón, alguna de las empresas o trabajadores falla en
su tarea, el trabajo de los que se relacionaban con ésta también se afecte, por lo
que ninguno de ellos tendría un verdadero control sobre su actividad.
Jerarquización
La jerarquía delimita las potenciales relaciones, tanto formales como informales de
los trabajadores, y el tipo de interacciones de autoridad y subordinación que estos
implementarán.
La jerarquía de autoridad tiende a asegurar el comportamiento coordinado dentro
del grupo.
Al establecerse una jerarquía dentro de la organización se permite evitar las
relaciones contradictorias de autoridad.

Tipos de departamentalización
Los tipos de departamentalización más comunes utilizados por una empresa son:
1. Por funciones
En este tipo, el trabajo de divide de acuerdo con las capacidades y habilidades
que posee cada persona. Por eso algunos empleados realizarán actividades
relacionadas con la producción, otros con las finanzas, otros con
la administración y otros con el marketing.
Básicamente la empresa se divide en departamentos tomando como criterio
principal el tipo de tarea que se realiza en cada una de las áreas de trabajo.
Generalmente es utilizado por pequeñas y medianas empresas, porque el costo
de implementarlo es bajo.
2. Por la línea de productos o servicios
Por su parte, la departamentalización por producto se implementa cuando los
productos son un elemento muy importante para la empresa. Cada departamento
se ocupa de un producto en todas sus fases de producción y comercialización.
Por supuesto, la división de tareas puede hacerse por producto o por la línea de
producto, esta forma de departamentalización es usada por empresas de gran
tamaño que tienen muchas gamas y líneas de producto. En este caso se justifica
la especialización por producto, puesto que permite mejorar la calidad y el servicio
ofrecido al cliente.
3. Por clientes
De modo similar, este logra que la empresa se enfoque más en la atención al
cliente y en lograr satisfacer de forma más eficiente sus necesidades. Todo el
trabajo se organiza de acuerdo con las necesidades de cada cliente, para ello se
debe conocer muy bien a cada segmento de clientes.
 4. Por procesos
Así mismo, por procesos se utiliza especialmente por las empresas que buscan
optimizar el trabajo dentro de la organización y alcanzar la mejora continua dentro
de sus procesos.
Para ello se deben planificar y gestionar todas las tareas para lograr maximizar el
uso de los recursos y obtener un nivel adecuado de rentabilidad. La empresa se
enfoca más en el proceso de producción.
5. Por proyectos
Desde luego, la departamentalización por proyectos se aplica de forma temporal
para poder desarrollar ciertas actividades que se deben coordinar e
interrelacionar, con el propósito de alcanzar fines y objetivos determinados.
La realización de un proyecto es una organización temporal que se encuentra
dentro de la organización funcional que opera de forma permanente dentro de la
empresa.

Descripción de funciones
La descripción de funciones en la empresa permite definir las esperas del
empleador y de los empleados, delimitando claramente
las competencias y responsabilidades del colaborador. Esta interviene en general
en el marco más amplio de la evaluación de función y la introducción de un nuevo
sistema de remuneración.

Coordinación
Proceso que consiste en integras todas las actividades y departamentos de la
empresa, facilitando su trabajo y resultados. Esta es muy importante ya que
permite evaluar el grado de integración de sus miembros en la disciplina que
tienen

Tipos de estructuras orgánicas

 Lineal

Esta estructura de organización se basa en la autoridad lineal donde los

subalternos obedecen a sus superiores.

Ventajas: Es una estructura simple donde la toma de decisiones es

centralizada y la comunicación es formal entre los mandos medios y los
niveles operativos. Los jefes tienen la autoridad y la toma de decisiones.
Desventajas: La organización puede ser rígida e inflexible y se puede caer
en la ralentización del trabajo debido a la falta de tiempo de los jefes o
propietarios para tomar cada una de las decisiones para hacer un trabajo de
manera eficiente

 Funcional
Es una de las estructuras organizacionales más comunes. Su objetivo
es departamentalizar una organización de acuerdo con las funciones laborales
comunes. 
Una empresa con un organigrama funcional agruparía, por ejemplo, a todos los
especialistas en marketing en un departamento, a todos los vendedores en un
departamento separado y a todas las personas de servicio al cliente en un tercer
departamento.
La estructura organizacional funcional permite un alto grado de especialización
para los empleados y es fácilmente escalable, en caso de que la organización
crezca. Posicionar al personal en departamentos basados en habilidades puede
permitirles profundizar en su campo y descubrir en qué son buenos.
Desventajas: esta estructura tiene el potencial de inhibir el crecimiento de un
empleado. También tiene el potencial de crear barreras entre distintas funciones, y
puede ser ineficiente si la organización tiene una variedad de productos o
mercados. Las barreras creadas entre departamentos también pueden limitar el
conocimiento y la comunicación de las personas con otros departamentos,
especialmente aquellos que dependen de otros departamentos para tener éxito.
 Lineo funcional
En ésta se combinan los dos tipos de organización estudiados, aprovechando las
ventajas y evitando las desventajas inherentes a cada una, de ahí el nombre de
organización lineo-funcional, ya que se conserva:

a) De la organización lineal o militar, la autoridad y responsabilidad que se

transmite a través de un solo jefe para cada función en especial.
b) De la funcional, la especialización de cada actividad en una función.

Este tipo de organización es la más aplicada en la actualidad, por ser la más

ventajosa. Ejemplo: el departamento de mercadotecnia tiene plena autoridad
sobre las secciones que le reportan.