Introducción

En la unidad anterior definimos el significado de proceso administrativo además de

sus cuatro partes que lo conforman (Planeación, Organización, Dirección y control)
definimos el proceso de planeación por lo tanto en esta unidad nos
concentraremos en dos pasos más, la organización y la dirección. Gracias a estos
pasos es que la empresa logra las metas y objetivos establecidos, gracias a la
división jerárquica que se establece en cada uno de los puestos, delegando
cargos mientras cuentan con responsabilidades. Daremos a conocer los procesos
y tipos de organización y las técnicas que se pueden a llevar a cabo en una
organización. En cuanto a la dirección conoceros los términos como el factor
humano, la motivación, comunicación, el liderazgo, la supervisión y los grupos de
trabajo y como estos influyen al momento de las tomas de decisiones de la
organización y como ayudan a los jefes de departamento y a los trabajadores a
realizar sus actividades de mejor modo.

3. Mecánica del proceso administrativo (Organización)

3.1. Concepto, importancia y Principios.
Es la segunda etapa del proceso administrativo, en esta se crea un sistema
de control organizado para lograr las metas y objetivos establecidos en la
etapa de planeación y gestión, la premisa acerca de que es organización en
el proceso administrativo todo proceso debe tomar decisiones y de
planeación, dividir el trabajo, atribuir responsabilidades a las personas y
establecer mecanismos de comunicación y coordinación son decisiones de
organización.

 Ayuda a lograr los objetivos planteados.

 Ayuda a utilizar mejor los medios y recursos disponibles.

 Ayuda a tener una mejor comprensión y comunicación entre los

miembros de la empresa.

 Suministra los métodos para que se puedan desempeñar las

actividades eficientemente, con un mínimo de esfuerzo.
 Evita la lentitud e ineficiencia de las actividades, reduciendo los
costos e incrementando la productividad.

 Reduce o elimina la duplicidad de esfuerzos, al delimitar funciones y

responsabilidades.

Esta se basa en principios que deben seguirse para obtener un mejor

desempeño de su concepto y funcionabilidad:

 Objetivo: Todas las actividades establecidas en la organización

deben relacionarse con los objetivos y los propósitos de la
empresa, la existencia de un puesto o área sólo es justificable si
sirve para alcanzar realmente los objetivos.

 Especialización: El trabajo de una persona debe limitarse hasta

donde sea posible, a la ejecución de una sola actividad; mientras
más específico y menor campo de acción tenga un individuo,
mayor será su eficiencia y destreza.

 Jerarquía: Es necesario establecer centros de autoridad de los

que emane la comunicación necesaria para lograr los planes, en
los cuales la autoridad y la responsabilidad fluyan desde el más
alto ejecutivo hasta el nivel más bajo

 Unidad de mando: Al determinar un centro de autoridad y

decisión para cada función, debe asignarse un sólo jefe, y que los
subordinados no deberán reportarse más que a un sólo jefe.

 Difusión: La obligación de cada puesto que cubre autoridad y

responsabilidad debe publicarse y ponerse por escrito a
disposición de todos aquellos miembros de la empresa que
tengan relación con el mismo.

 Equilibrio: En toda estructura existe la necesidad del equilibrio

aplicación de los principios o técnicas debe estar equilibrada para
 asegurar eficacia global de la estructura para cumplir los objetivos
de la empresa.

 Extensión del control: Evidentemente, este principio permite

limitar el número de subordinados que dependen de un puesto de
mando y que deben reportar a un jefe específico. Lo
recomendable es que un jefe o supervisor tenga a cargo como
máximo cinco empleados, para que pueda darse un control
eficiente de las tareas.

 Coordinación: De cualquier manera, la coordinación se

establece con el propósito de lograr mantener el equilibrio dentro
de la organización. El equilibrio resulta necesario para que todos
sus departamentos funcionen adecuadamente y para alcanzar los
objetivos.

 Continuidad: También, se debe pensar en la permanencia de la

empresa en el largo plazo. Se debe considerar que se debe
mantener estable a lo largo del tiempo, pero que debe irse
ajustando a las condiciones y cambios del entorno. Por ello es
recomendable que los procesos queden documentados, para que
se logre la continuidad, aunque cambien las personas de la
organización que ejecutan estas tareas.

 Flexibilidad: Tras establecerse la estructura organizacional, se

debe considerar que todo cambia para una empresa. Cambian los
métodos de producción y de comercialización. Por lo tanto, la
empresa debe estar sujeta a los cambios y realizar los ajustes
necesarios. Como consecuencia, una organización siempre
estará afectada por los cambios, por ello tiene que ser dinámica y
ser suficientemente flexible para no afectar su desempeño.

 Eficiencia: Ciertamente, toda empresa debe tener como meta

lograr la máxima producción con los costos más bajos posibles.
 Esto se puede lograr coordinando adecuadamente todos los
esfuerzos, pero también es necesario que los empleados se
encuentren a gusto dentro de la empresa. Puesto que esto
favorece el aumento de la productividad del trabajo.

 Comunicación: Igualmente, el proceso de comunicación se

debe dar de manera fluida y constante, para que circule en todos
los niveles y en ambos sentidos. Es decir, de arriba hacia abajo y
de abajo hacia arriba.

Deben comunicarse en ambas direcciones las políticas de la

empresa, las quejas y sugerencias de los clientes, los programas
empresariales y cualquier tipo de información que es necesario
que todos conozcan.

3.2. Proceso de organización.

El proceso de organizar (o proceso de organización) consiste en dividir el

trabajo y atribuir responsabilidades y autoridad a las personas. El proceso
de organización comprende cuatro etapas principales:

Etapa N°1: Análisis de los Objetivos y del Trabajo

Etapa N°2: División del Trabajo

Etapa N°3: Definición de Responsabilidades y Autoridad

Etapa N°4: Diseño de la Estructura Organizacional

 Análisis de los objetivos y del trabajo

Un objetivo es una situación deseada que la empresa intenta lograr,

en esta etapa debe analizarse ¿qué?, ¿cómo?, ¿Cuándo? Y ¿Para
qué? se intenta lograr. Los empresarios casi siempre emplean la
gestión de desempeño para tener un seguimiento de los objetivos y
analizar la efectividad en general de los logros de la empresa.

 División del trabajo

 La división del trabajo es la etapa por el que una tarea se divide en
partes o unidades, en cada una se atribuye a una persona o grupo
de personas, cada unidad realiza una parte del trabajo total, que es
necesaria para alcanzar los objetivos. Dentro de las empresas las
unidades de trabajo se les llaman genéricamente departamentos.

La división del trabajo permite a las organizaciones lograr objetivos

complejos, como ensamblar equipos grandes, fabricar productos en
grandes cantidades y atender a diferentes tipos de clientes en
distintos lugares.

 Definición de responsabilidades y Autoridad

Una vez identificadas las unidades de trabajo suelen definirse las

responsabilidades, que son las obligaciones o deberes de las
personas para realizar las tareas o actividades. El conjunto de tareas
de las que una persona se responsabiliza se llama cargo. Por lo
general, un departamento es un conjunto de cargos.

Después de dividir el trabajo es necesario atribuir autoridad a las

personas o unidades de trabajo. La autoridad es el derecho legal que
los jefes o gerentes tienen de dirigir o gobernar el comportamiento de
los integrantes de su equipo, llamados subordinados, colaboradores
o funcionarios, dependiendo del tipo de organización.

La atribución de la autoridad implica dos conceptos fundamentales

del proceso de organización: jerarquía y amplitud de control.

 Diseño de la Estructura Organizacional

La estructura organizacional señala quiénes realizan las funciones y

tareas que les competen en la empresa y cómo esas personas se
relacionan entre sí.
 La estructura organizacional considera los distintos puestos en el
interior de la compañía, los cargos y las obligaciones de sus
integrantes, así como la cadena de mando existente.

3.3. Tipos de organización.

 Organización lineal. Se trata del modelo jerárquico tradicional,
simple y piramidal, que presenta líneas de autoridad únicas y la
información se transmite de manera unidireccional, desde las
visiones globales superiores de la estructura, hasta las posiciones
locales de la base. La toma de decisiones es totalmente centralizada
y existe una jefatura única.

 Organización funcional. Esta es la versión moderna del modelo

anterior, que estructura la empresa en base a departamentos, cada
uno dotado de su jefe, y el total de los jefes dirigidos por la cúpula de
la empresa, ya sea de manera individual o en base a reuniones. Es
un modelo ideal para dividir el trabajo en pequeñas partes, y las
decisiones suelen tomarse mediante consultas al especialista de
cada área.

 Organización matricial. Se trabaja en base a proyectos y resultados

esperados, mediante la constitución de equipos de trabajo
multidisciplinarios a los que pertenecen individuos de diversas áreas.
Estos grupos poseen un jefe de proyecto, son temporales, e
intercambian información con otros proyectos de manera esporádica
y eventual. Se comportan, del resto, como células más o menos
autónomas.

 Organización en comités. Opera en base a comités, o sea, a

grupos reducidos a los que se asigna el estudio de alguna etapa o
aspecto específico del proceso productivo, ya sea de manera formal
o informal. Los miembros de los comités trabajan por separado y se
reúnen cada cierto tiempo, involucrando generalmente a los líderes o
 jefes de cada sección de la empresa, y varían de acuerdo a la
resolución de las situaciones específicas a atender.

 Organización en trébol. Supone la contratación externa o

outsourcing de muchas de las tareas de la empresa, cuyo equipo de
trabajo fundamental lo constituyen quienes dirigen las labores
externas y coordinan los diversos esfuerzos de la empresa. Es un
modelo en boga en tiempos de baja contratación laboral.

3.4. Técnicas de organización.

 Organigramas  Cuestionario para la
descripción de procesos
 Diagrama de
procedimiento o de flujo  Diseño de procesos
(flujogramas)
 Manual de
 Cursograma analítico procedimientos

 Diagrama de recorrido  Autogestión

Organigramas:
El organigrama es la técnica de organización más popular, representa la
disposición u ordenación de los órganos o cargos que componen una empresa
Los organigramas son representaciones gráficas de la estructura formal de una
organización, que muestran las interrelaciones, las funciones, los niveles
jerárquicos, las obligaciones y la autoridad existentes dentro de esta.

Distribución en planta:
La distribución en planta es una técnica de organización que consiste en la
ordenación física de los factores y elementos industriales que participan en el
proceso productivo de la empresa, en la distribución del área y ubicación de los
distintos departamentos. Su principal objetivo es la eficiencia y se alinea con
los objetivos empresariales.

Mapas de procesos:
El mapa de procesos recoge la interrelación de todos los procesos que realiza
una organización. Existen diversas formas de hacer un mapa de procesos. Los
procesos tienen como propósito ofrecer al cliente o usuario un servicio que
cubra sus necesidades y satisfaga sus expectativas. Un procedimiento es la
forma específica de realizar un proceso o una parte del mismo.

Además, el mapa de procesos permite contar con una perspectiva global-local,

ubicando cada proceso en el marco de la cadena de valor. Simultáneamente
relaciona el propósito de la organización con los procesos que lo gestionan, de
modo que sirve también como herramienta de aprendizaje para los
trabajadores.

Diagramas de flujo:

Estas representaciones gráficas muestran la sucesión de pasos que conforman

un procedimiento. Utilizan los siguientes símbolos:

Una vez que se ha finalizado el diseño organizativo jerárquico basado en los

principios de la organización, surge la necesidad de coordinar para armonizar
los esfuerzos, independientemente de la estructura o modelo organizativo que
se haya elegido. Al integrar la organización jerárquica y las actividades por
departamento en un todo congruente es necesaria la coordinación.

Manuales:

Los manuales administrativos son documentos escritos que concentran en

forma sistemática una serie de elementos administrativos con el fin de informar
 y orientar la conducta de los integrantes de la empresa, unificando los criterios
de desempeño y cursos de acción que deberán seguirse para cumplir con los
objetivos trazados.

Incluyen las normas legales, reglamentarias y administrativas que se han ido

estableciendo en el transcurso del tiempo y su relación con las funciones
procedimientos y la forma en la que la empresa se encuentra organizada.

Coordinación: Así podemos decir que la coordinación es la sincronización de

actividades, recursos y esfuerzos de una organización con el fin de lograr
armonía, unidad, rapidez y eficacia en la consecución de objetivos definidos.

4. Dinámica del proceso administrativo (Dirección)

4.1. Definición, importancia y principios
Las funciones administrativas enfocadas a la toma de decisiones se
engloban en la misma.

En ese sentido, este tipo de dirección supone la necesidad de concentrar,

en una determinada estructura, la capacidad de liderar y gestionar el
porvenir de una compañía.

Por ello, esta fase de gestión empresarial se basa en gran medida en la

recopilación de información acerca del funcionamiento de una organización.

Su importancia se basa en poner en marcha lineamientos establecidos en

la planeación y organización. Si no hay acción, esos lineamientos se
quedarán solamente en sueños e ilusiones. A través de ella se puede lograr
que los colaboradores tengan una mejor conducta dentro de la
organización.

Principios:

Coordinación de intereses
Aunque el éxito de los objetivos planteados por una empresa se logra con
trabajo en conjunto, la eficiencia de la dirección administrativa determinará,
en gran medida, su realización. La dirección administrativa deberá lograr la
unificación de los objetivos individuales o sectoriales para un proyecto en
donde confluyan todos los implicados en el bien común de la empresa.

Impersonalidad de mando:

En toda organización existen jerarquías y estructuras específicas que deben

desempeñarse de forma impersonal y con la mayor objetividad posible. Esto
exige que la dirección administrativa se conduzca de forma imparcial.
Además, debe garantizar que sus actos y decisiones se rijan por la
integridad y estén libres de cualquier preferencia o prejuicio. Esto, sin duda,
beneficiará la organización interna de la empresa.

Supervisión directa e indirecta:

La dirección administrativa no podría llevarse a cabo sin la vinculación y el

trabajo de todos los subordinados. Por esto, es imprescindible una estrecha
y clara comunicación con todo el equipo, ya sea de manera directa o
indirecta, es decir, que sea canalizada de forma jerárquica, a través del
organigrama interno.

Este principio tiene la finalidad de transmitir las directrices e información de

la empresa de manera precisa y, con ello, llegar a una oportuna toma de
decisiones. Además, se deberá tomar en cuenta que toda decisión
importante derivará de la aprobación plena de su gerencia.

Resolución de conflictos

Si algo está garantizado en el camino del emprendimiento es que cualquier

negocio u organización se enfrentará a múltiples conflictos e imprevistos.
Ante esta constante, la dirección administrativa deberá estar preparada
para poder enfrentar los retos, dar solución y convertir los problemas en
áreas de oportunidad. Deberá gestionar de forma estratégica sus recursos
 y, desde luego, desarrollar la habilidad para resolver conflictos de forma
atinada.

4.2. Toma de decisiones

El proceso de toma de decisiones es una secuencia cíclica de acciones
llevadas a cabo por un sujeto de gestión con el fin de resolver los
problemas de la organización, e incluye el análisis de la situación, la
generación de alternativas, la toma de decisiones y la organización de su
aplicación.

4.3. Factor humano

El factor humano es protagonista dinámico en la gestión del mantenimiento
y que afecta a la fiabilidad y operativa de la empresa. Aquí, el factor
humano, es el activo clave en la empresa por lo que los líderes tienen la
responsabilidad de ejecutar el más adecuado programa de capacitación y
desarrollo. Esto sin olvidar de los elementos motivacionales, con el objeto
que el empleado se desempeñe sus funciones correctamente en la
búsqueda de elevar la productividad en la empresa.

4.4. Motivación
La motivación laboral se refiere a la posibilidad que tiene una empresa de
motivar a sus empleados a mantener, mejorar, desarrollar o cambiar su
rendimiento o su comportamiento a través de incentivos. La motivación de
un empleado se compone de una multitud de motivos, que pueden ser
intrínsecos o extrínsecos. Las empresas tienen la posibilidad de influir en
ambas formas de motivación con las técnicas de motivación adecuadas

4.5. Comunicación
Hay tres tipos de comunicación administrativa tomando en cuenta los
niveles jerárquicos que la entidad posee como la descendente, la
ascendente, la horizontal, la cual se puede dar a través de redes formales e
 informales. Las funciones que cumplen estos tipos de comunicaciones es
que pueda servir de control, motivación, expresión de sentimientos, y como
medio para obtener información. La comunicación es importante en la toma
de decisiones, las cuales son las acciones o determinaciones de resolución
que se toma sobre una determinada cosa. Algunos de eso medios que las
organizaciones podemos usar son las comunicaciones escritas, las
comunicaciones orales y las comunicaciones audiovisuales

4.6. Liderazgo-Supervisión
Guía los esfuerzos de las personas logrando con ello un desempeño
eficiente en la organización. Un liderazgo eficaz es el que logra la influencia
que ayuda a que un grupo de personas o una organización cumplan sus
metas, objetivos, y que se desempeñe con éxito. El liderazgo empresarial
consiste en la habilidad o proceso por medio el cual el líder busca
desarrollar el máximo potencial en la empresa y los trabajadores.

Supervisión es una actividad basada en técnicas y especializada que tiene

como fin utilizar proporcionadamente los factores que hacen posible la
ejecución de los procesos de trabajo: el recurso humano, la materia prima,
los equipos, la maquinaria, las herramientas, el dinero, y demás elementos
que ya sea de forma directa o no intervienen en la producción de bienes,
servicios y productos realizados para la satisfacción de un mercado cada
día más exigente, y que a través de su utilización contribuye al éxito de la
empresa.

1. Mejorar la productividad de los empleados

2. Desarrollar un uso óptimo de los recursos

3. Obtener una adecuada rentabilidad de cada actividad realizada

4. Desarrollar constantemente a los empleados de manera integral

5. Monitorear las actitudes de los subordinados

 6. Contribuir a mejorar las condiciones laborales

4.7. Grupos de trabajo

Un grupo de trabajo es un conjunto de personas que desarrollan tareas
similares dentro de una organización. Tienen en común que todos los
miembros trabajan en el mismo campo y desarrollan sus obligaciones de
forma individual. Suele haber un único jefe al mando de todo el grupo y la
jerarquía es muy clara

Conclusión:
Como pudimos ver a lo largo de esta unidad es necesario que exista una
organización y una dirección, de esa manera podemos realizar nuestros objetivos
y metas. Además, pudimos apreciar como la dirección puede dividirse en
subdirecciones las cuales cuentan con un jefe de área que se encargan de un
grupo de trabajo con actividades especificas las cuales se delegan entre las
personas que conforman el grupo. También apreciamos como existen métodos
que se deben de aplicar por medio de los directores para mejorar la actitud de sus
trabajadores y que puedan desenvolverse de mejor manera. Por lo tanto esta
unidad fue de gran ayuda para mejorar mis conocimientos para poder desarrollar
de manera correcta una empresa y de esta manera conocer conceptos y procesos
que desconocía con anterioridad.