INTEGRANTES

 Doris Bernal Cardenas

 Sandra Yolima Pita Niño
 Luz Yamile Arias Torres
 José Armando Suarez Sandoval
 Cristian Gilberto Diaz Gómez
 Omar Geovanny Pinzon Cardenas

1
 CARACTERIZACIÓN DE PROCESOS

GESTIÓN
PLANEACIÓN DIRECCIÓN
GERENCIAL
GESTIÓN DISEÑO Y PRODUCCIÓN Y
A
COMERCIAL DESARROLLO PRESTACIÓN DEL SIG LOGÍSITICA
SERVICIO A

SATISFACCIÓN PARTES INTERESADAS

REQUISITOS PARTES INTERESADAS

GESTIÓN GESTIÓN GESTIÓN

ADMINISTRATIVA Y
COMPRAS HUMANA FINANCIERA

GESTIÓN
MANTENIMIENTO LABORATORIOS
TIC

Elaborar la
caracterización del proceso, identificando y describiendo los componentes del
mismo, siguiendo el modelo documental

2
 Módulo 7 - Actividad No. 1. Elaboración de una
Caracterización de proceso

COMPONENTE 1

OBJETIVO: Garantizar el suministro oportuno de materiales, insumas y/o servicios necesarios para el desarrollo de la actividad de la
Empresa atraves de la gestión de proveedores calificados, verificando el cumplimiento de los estándares de calidad requeridos y el buen uso
de los recursos económicos de la Empresa

ALCANCE:
LIDER DEL PROCESO: PARTICIPANTES (Involucrados): RECURSOS:
Director Administrativo Director Financiero HUMANOS: 1 profesional,1 tecnólogo, 1 auxiliar
Auxiliares administrativos TECNOLÓGICOS: Software Recursos Físicos
(Almacén y), Software Gestión Documental, Hojas
de cálculo Procesador de Texto Internet ilimitado
INFRAESTRUCTURA: Equipo de Cómputo (2)
Impresoras, papelería, útiles de Escritorio,
Escritorios
 D-SGI-HSEQ- Diplomado Sistema de Gestión Integrado
Guía de Actividades y Rúbrica de evaluación
Módulo 5 - Actividad No. 2. Identificación de Peligros
Valoración de Riesgos y Determinación de Controles

COMPONENTE 2
FUENTE(S) SALIDA(S) RECEPTOR(ES)
ENTRADA ACTIVIDADES
ENTRADAS RESULTADOS SALIDAS

Jurídica Análisis de Oportunidad y Realizar un plan de compras Plan de compras Todos los
Conveniencia procesos

Jurídica Análisis de oportunidad Aprobación visto bueno al análisis de Análisis de convivencia y Gerencia
oportunidad oportunidad

Almacén Entrada a almacén Aprobación de entrada a almacén con las Entrada a almacén Área financiera
características y cantidades en los tiempos y
lugar estipulado

Proceso de Acta de liquidación Pago parcial o final Orden de pago y Archivo

supervisión e Firma de cheque, orden de pago, y egreso de comprobante de egreso
interventor tesorería

Proceso de Generar acciones correctivas Identificar las acciones de mejora para el plan Formato de acciones Control interno
supervisión e preventivas o de mejora de compras del próximo año. correctivas y preventivas
interventor

COMPONENTE 3
INFORMACIÓN DOCUMENTADA

DOCUMENTOS REGISTROS
PRO-SGC-001 PROCEDIMIENTO DE COMPRAS FT-SGC-001 Formato de solicitud de necesidad
FT-SGC-002 Formato de aprobación
FT-SGC-003 Formato de entrada a almacén y verificación de cumplimiento
FT-SGC-004 Formato de orden de pago y comprobante de egreso

4
 D-SGI-HSEQ- Diplomado Sistema de Gestión Integrado
Guía de Actividades y Rúbrica de evaluación
Módulo 5 - Actividad No. 2. Identificación de Peligros
Valoración de Riesgos y Determinación de Controles

COMPONENTE 4
RIESGOS DE LA CALIDAD

RIESGO ACCIÓN(ES)
selección de proveedores que no reúnan los requisitos establecidos Generar un procedimiento para la selección y verificación de proveedores
por la entidad.
Incumplimiento de calidad y garantía de los productos Garantizar la selección de proveedores calificados y certificados en calidad

incumplimiento en los tiempos de entrega Generar acuerdos previos con el proveedor frente a los cumplimientos en
fechas de entrega
COMPONENTE 5
ASPECTOS AMBIENTALES SIGNIFICATIVOS

ASPECTO(S) MEDIDA(S) DE CONTROL

Generación de documentos Reducir el consumo de papel al interior de la empresa fomentar medios magnéticos
Generación de residuos ordinarios, peligrosos y Garantizar la disposición adecuada de los residuos generados en la prestación del
reciclaje servicio de fotocopiado
COMPONENTE 6

RIESGOS SySO

RIESGO(S) MEDIDA(S) DE CONTROL

Exposición a Productos que generen daños o Comunicar a los proveedores los requerimientos en materia de Seguridad y Salud en el
lesiones a los trabajadores Trabajo establecidos en la organización
Identificar los peligros y riesgos en los productos, bienes y servicios recibidos
garantizando que durante su desempeño se cumpla con los requisitos en SST.

5
 D-SGI-HSEQ- Diplomado Sistema de Gestión Integrado
Guía de Actividades y Rúbrica de evaluación
Módulo 5 - Actividad No. 2. Identificación de Peligros
Valoración de Riesgos y Determinación de Controles

COMPONENTE 7

SEGUIMIENTO Y CONTROL PARAMETROS DE MEDICIÓN

INDICADOR / SOPORTE FORMULA META FRECUENCIA

% cumplimiento plan de (Plan de

compras de bienes y compras
Cumplir con todos los requisitos legales y reglamentos servicios programado/
aplicables a la empresa plan de 100% Mensual
compras
ejecutado)
*100

Eficiencia del proveedor (Entrada de

pedidos
completos
Promover la mejora continua del SG de calidad 100% trimestral
almacén/No.
Total, de
Pedidos)

Desempeño de Calificación
Maximizar los recursos, racionalizar costos y reducir gastos
proveedores obtenida en la
que permiten impactar positivamente el coeficiente 100% trimestral
evaluación de
operacional. proveedor