PERFIL DEL CARGO
ASISTENTE COMPRAS
1. NIVEL DEL CARGO: TECNICO
2. JEFE INMEDIATO: GERENTE LOGISTICA Y COMPRAS
3. PROCESOS EN EL SISTEMA DE GESTIÓN INTEGRAL: GESTION COMERCIAL
4. OBJETIVO DEL CARGO:
Brindar soporte operativo en el proceso de la documentación e información que se requiere para la
ejecución eficiente del proceso de compras, organizar, coordinar, controlar y entrega de
mercancías, suministros, bienes y demás elementos necesarios para el desarrollo normal de las
actividades de la compañía.
5. FUNCIONES RELACIONADAS
Debe cumplir con la responsabilidad de coordinarse con
Planificar los procesos de todas las unidades de la empresa que requieran adquirir
1 compra productos o servicios, en función de planificar los procesos
de compra que se deben llevar a cabo en un tiempo
determinado.
Al ser el nexo entre los proveedores y la empresa, esta
persona tiene la responsabilidad de evaluar la calidad del
Evaluar el servicio de servicio que brindan los diferentes ofertantes. Así, debe
2 diferentes proveedores analizar si los procesos fueron cumplidos a tiempo, si la
atención brindada fue según las expectativas, si el producto
o servicio es de buena calidad, si el precio cancelado
corresponde al producto recibido, etc. Esta función es
indispensable, sobre todo, cuando se trata de la adquisición
de compras o servicios recurrentes.
Parte esencial de las responsabilidades del asistente de
compras consiste en la organización y capacidad de llevar
Llevar un detalle bien en orden todos los procesos que se han realizado. Así, debe
organizado de los gastos e ser capaz de presentar con detalle los montos que la
inversiones que la empresa empresa ha gastado o invertido en diversos productos o
3 ha realizado servicios adquiridos. Para cumplir eficazmente con este tipo
de tareas, es común hacer uso de herramientas digitales,
para las cuales es necesario tener capacitación previa,
como el dominio de programas informáticos que facilitan el
registro de gastos y proveedores contratados por una unidad
de compras
PERFIL DEL CARGO
ASISTENTE COMPRAS
5.2 FUNCIONES
1 Elaborar y mantener actualizado el registro de proveedores de la empresa y suministrar
información al Jefe de Ventas.
2 Solicitar cotizaciones para la compra de equipos, mercancías y materiales requeridos para el
desarrollo de los objetivos.
3 Establecer relaciones comerciales de importancia con los proveedores
4 Selección de proveedores
5 Manejo, verificación y control del presupuesto
6 Realizar las compras de acuerdo la solicitud del área
7 Realizar las solicitudes pertinentes de cotización mínimo 3 nacional e internacional de acuerdo a
la necesidad
8 Realizar cuadro comparativo y evaluar
9 Realizar orden de compra
10 Solicitar pagos pertinentes
11 Seguimiento a las entregas de parte de los proveedores
12 Control de inventarios, stocks mínimos y máximos
13 Evaluación de proveedores anual.
14 Verificación y colaboración contable en todo el proceso documental de la facturación.
6. AUTORIDADES ESPECÍFICAS DEL CARGO
N/A
7. EDUCACIÓN
ALTO BUENO ACEPTABLE
tecnólogo en áreas contables, Técnico en áreas contables, contabilidad básica y costos,
comerciales, administrativas, comerciales, administrativas. además Excel en nivel
costos y/o financiera intermedio
8. FORMACIÓN
ALTO BUENO ACEPTABLE
Ser capaz de crear y Excelentes habilidades de Excelentes habilidades de
administrar una lista de comunicación y negociación, comunicación y negociación.
prioridades de tareas basada ejecución eficiente del proceso
en las necesidades de la de compras.
empresa
PERFIL DEL CARGO
ASISTENTE COMPRAS
9. EXPERIENCIA
ALTO BUENO ACEPTABLE
Más de 5 años en cargos De 2 a 3 años en cargos 1 año en cargos relacionados
relacionados relacionados o de alta
dirección
Para las formaciones en HSE se tendrán en cuenta los programas de capacitaciones establecidos por la
compañía de acuerdo con los riesgos y las labores específicas del cargo.
10. HABILIDADES
Liderazgo: Capacidad para dirigir a las personas y lograr que éstas contribuyan de forma
efectiva y adecuada a la consecución de los objetivos. Comprometerse en el desarrollo de sus
colaboradores, su evaluación y la utilización del potencial y las capacidades individuales de los
mismos.
Orientación a Resultados: Capacidad para encaminar el comportamiento al logro de lo
esperado. Tendencia al logro de resultados mediante el establecimiento de metas.
Planeación: Proyecta y establece metas y objetivos acordes con la misión de la organización,
indicando las acciones y los medios a seguir con el fin de lograr dichas metas y objetivos.
Dominio Personal: Capacidad para controlar las emociones personales y evitar las reacciones
negativas ante provocaciones, oposición y hostilidad externas o cuando se trabaja bajo distintas
presiones. También implica la resistencia a condiciones constantes de estrés y un trato
respetuoso y cordial para otras personas a pesar de éste. Supone que la persona sea proactiva y
responda conscientemente a las situaciones en vez de reaccionar de manera impulsiva.
Supervisión: Ejerce seguimiento y control del personal a su cargo y de los procesos
desarrollados, aplicando los correctivos y ajustes necesarios para lograr los objetivos
propuestos.
Relaciones Interpersonales: Establece y mantiene comunicación con clientes, superiores,
compañeros y colaboradores propiciando un ambiente laboral de cordialidad y respeto.
Toma de Decisiones: Capacidad para evaluar entre diferentes alternativas con el fin de elegir
la más adecuada para solucionar un problema
Delegación: Distribuye las tareas permitiendo que sus colaboradores sean autónomos al
ejecutarlas.
Efectividad: Capacidad de determinar eficazmente las metas y prioridades de su
tarea/área/proyecto, logrando una planeación efectiva, garantizando la ejecución, los plazos y los
recursos requeridos, teniendo también la capacidad de delegar y de asignar el personal idóneo
para una labor determinada.
Desarrollo de Subordinados: Potenciar las habilidades de las personas a su cargo mediante la
realización de actividades (actuales y futuras).
PERFIL DEL CARGO
ASISTENTE COMPRAS
11. RESPONSABILIDADES EN SSTA Y RENDICIÓN DE CUENTAS:
X Por equipos asignados para el desarrollo de sus funciones: Computador, Celulares, Elementos de
oficina, etc.
X Por manejo de información confidencial: De personal, financiera, técnica, de los proyectos, de
propiedad del cliente, etc.
X Por manejo de información.
X Por la entrega de productos o informes asignados: Tiempos de entrega, calidad de la información.
X Por el cumplimiento de requisitos legales, reglamentarios, del cliente y organizacionales.
X Por el reporte de indicadores de gestión en los procesos.
X Por el reporte de accidentes laborales o de ausencias a su jefe inmediato o a la Gerencia.
X Procurar el cuidado integral de su salud.
X Suministrar información Clara, veraz y completa sobre su estado de salud
X Cumplir las normas, reglamentos e instrucciones del Sistema de Gestión de la Seguridad y Salud en
el Trabajo de la empresa.
X Informar oportunamente al empleador o contratante acerca de los peligros y riesgos latentes en su
sitio de trabajo
X Participar en las actividades de capacitación en seguridad y salud en el trabajo definido en el plan de
capacitación del SG- SST.
X Participar y contribuir al cumplimiento de los objetivos del Sistema de Gestión de la Seguridad y
Salud en el Trabajo SG-SST.
X Reportar los accidentes e incidentes de trabajo y aportar en la investigación
X Participar, aportar y ejecutar las acciones designadas por el SIG
X Identificar y comunicar al líder del proceso nuevos riesgos (de gestión, ambientales y de seguridad y
salud en el trabajo)
X Ejecutar las actividades con la premisa de la cultura de la calidad, la prevención, el cuidado del
medio ambiente y la salud humana
X Apoyar la implementación de los programas establecidos para el SGA
X Respetar el medio ambiente, haciendo un uso racional de los recursos naturales
X Asistir a las capacitaciones, inducciones y re-inducciones programadas para el fortalecimiento del
SIG
12. ACTUACIÓN ÉTICA:
Se entienden como actuaciones éticas aquellas relacionadas con la manera correcta de obrar en
todos los campos de la vida cotidiana con el fin de alcanzar la mejor existencia para todos. En
nuestra organización, estas actuaciones llevadas al campo laboral son una garantía de credibilidad
y confianza que conllevan a la sostenibilidad y permanencia del negocio.
Trasparencia en los controles técnicos, comerciales, administrativos y/o financieros.
Divulgación responsable de la información confidencial del cliente y/o de la organización.
Buen uso de los recursos financieros.
Cumplimiento de sus responsabilidades y mejora del desempeño de sus actividades.
Respeto por la intimidad y dignidad de nuestros compañeros de trabajo.
PERFIL DEL CARGO
ASISTENTE COMPRAS
Firma de Aprobación:
Nombre: MARINO OSSA ESLAIT
Cargo: Representante Legal
FECHA DE 27-12-2019
APROBACIÓN:
