APSF-005 VERSIÓN No:011

DESCRIPCIÓN DE CARGOS Y
PERFILES Y ASIGNACIÓN DE FECHA: 20/09/2017

FUNCIONES Y RESPONSABILIDADES Página 1 de 3

I. IDENTIFICACIÓN Y GENERALIDADES DEL CARGO

NOMBRE DEL CARGO ASISTENTE DE IMPORTACIONES Y EXPORTACIONES

DEPENDENCIA IMPORTACIONES Y EXPORTACIONES
NIVEL GENERAL
CARGO AL QUE LE REPORTA DIRECTOR DE IMPORTACIONES Y EXPORTACIONES
Apoyar al Director de Importaciones y Exportaciones en la ejecución de los procesos y procedimientos propios del área,
suplir su ausencia temporal y cumplir las tareas que le asignen. Velar por el cumplimiento de la política de calidad de la
compañía y las normas aplicables de acuerdo con el sistema integrado de gestión.
II. FUNCIONES Y RESPONSABILIDADES GENERALES
PROCESOS ADUANEROS.
IMPORTACIONES
1. Hacer tracking de las guías aéreas, BL marítimos, terrestre etc., que van a ingresar al país con partes, piezas y
componentes
2. Coordinar las importaciones y exportaciones por la modalidad Courier hasta que se realice la entrega al almacén
correspondiente.
3. Una vez llegue la carga liberar de los documentos de transporte sean aéreos, marítimos o terrestres
4. Tener documentación requerida para el proceso de importación: Guía aérea, factura, licencia de importación
5. proceder a digitar la declaración de importación según la modalidad que se va a aplicar de acuerdo a la operación:
importación Temporal Corto plazo, Largo plazo, largo plazo leasing y ordinaria o en efecto una reimportación

6. Las importaciones temporales a corto plazo, largo plazo y largo plazo leasing, se requiere una póliza de cumplimiento,
a.- Enviar el borrador de la póliza a la compañía de Seguros
c.- incorporar en el sistema de la Dian la información de la póliza de cumplimiento
b.- Organizar la documentación para presentar la póliza de cumplimiento con todos sus soportes de
acuerdo con lo requerido por la Dian para su aceptación

6 aprobada la póliza solicitar el levante en el sistema de la Dian: cuando sea automático se debe actualizar la
declaración para proceder a retirar la carga de la aerolínea.
7 cuando el levante sea físico se debe enrutar en el sistema de la Dian para inspección el día siguiente: para este proceso
debe estar presente la agencia aduanera y el asistente de importaciones
8.-Cuando se generen plazos mayores de la mercancía que está en importación temporal se debe
hacer la preinspección respectiva
9 .- Retiro de mercancía una vez se genere el proceso de importación

10.- Entregar al almacén aeronáutico de la Empresa a que corresponda la importación, con copia de los
mismos y verificando componentes con documentos

11 realizar el aviso de arribo, aviso de llegada y manifiesto de aduanas, de las aeronaves importadas por la compañía que
ingresan por sus propios medios.

EXPORTACIONES

1.- Generar el Sistema Muisca el formulario de exportación SAE, reexportación, exportación temporal para reimportación
en el mismo estado, exportación definitiva o garantía
2.- elaborar la factura o remisión para la exportación, verificando que la
que la mercancía este acorde con los datos suministrados en el SAE
3.- Solicitar Cotización al agente de carga para en envió de las partes de aviación, la cual debe ser aprobada por el jefe del
departamento
4.- solicitud de reserva con el Agente de Carga para la aerolínea o marítima de acuerdo al servicio requerido
5.- Entregar con la Agencia de Carga la entrega a la Aerolínea
6.- En caso necesario estar presente en la inspección de Aduanas y Narcóticos para la exportación de las partes
7.- Solicitar la copia de guía aérea o BL a la Agencia Aduanera y pedir información de embarque para enviar al destinatario
8.- manifestar los vuelos de las aeronaves que salen del territorio aduanero por sus propios medios.
ADMINISTRTIVOS
1.- Solicitar al almacén cuando se vaya a generar un plazo mayor por prorroga de la importación, la ubicación de las partes
que serán sometidas a este régimen, previa advertencia de la disponibilidad por parte de almacén o sitio de ubicación
para la inspección por parte del funcionario de la Dian, verificando previamente los datos de los componentes con los
documentos soportes

Auxiliar de Importaciones y Exportaciones última Fecha de revisión: 20-09-2017

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PERFILES Y ASIGNACIÓN DE FECHA: 20/09/2017

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2.- Hacer tracking o seguimiento de la carga que a llegar poder adelantar tramites de importación
3.- En caso de ausencia del auxiliar de importaciones, hacer los procesos que se requieran en los tramites de importación
de aduanas que se requiera
4.-Todas las demás funciones y responsabilidades inherentes al cargo; las funciones del Auxiliar de importaciones cuando
se requieran y las que sean asignadas por la Dirección de Importaciones y Exportaciones
III. AUTORIDAD
1. planificar su trabajo dando prioridad de acuerdo a la necesidad del departamento y tomar decisiones de importancia
de acuerdo con las instrucciones de su jefe inmediato.
IV. FUNCIONES Y RESPONSABILIDADES CALIDAD
1. Dar cumplimiento a la política integral de gestión de la compañía.
V. FUNCIONES Y RESPONSABILIDADES AMBIENTALES
1. Conservación y protección de los recursos naturales.
2. Proteger y salvaguardar los recursos de la compañía.
3. Realizar el proceso de separación en la fuente correctamente.
4. Cumplir con la legislación ambiental a la compañía.
5. Llevar a cabo en lo posible procesos de reutilización del papel y elementos de oficina.
6. Participar en la formación de medio ambiente programada por la organización.
7. Seguir los lineamientos de las políticas, objetivos y metas establecidos para el sistema.
8. Participar activamente en los simulacros ambientales organizados por la compañía.
9. Hacer uso adecuado del recurso agua y energía.
10. Participar activamente en la vigilancia de la aplicación de los procedimientos ambientales por todos los trabajadores y
partes interesadas de la organización.
11. Reportar acciones de cambio para el mejoramiento continuo de sistema de gestión ambiental.
12. Colaborar para dar acciones desde el puesto de trabajo que causen menor impacto.
13. Notificar los incidentes y accidentes ambientales ocurridos en las diferentes áreas de la empresa.
1. FUNCIONES Y RESPONSABILIDADES SG-SST
1. Procurar el cuidado integral de su salud
2. Suministrar información clara veraz y completa sobre su estado de salud.
3. Cumplir las normas, reglamentos e instrucciones de sistema de gestión de la seguridad y salud en el trabajo de la
empresa.
4. Informar oportunamente al empleador o contratante acerca de los peligros y riesgos latentes en su sitio de trabajo a
través de los medios diseñados para este fin.
5. Utilizar los Elementos de Protección Personal.
6. Participar en la aplicación de las normas y requisitos aplicables en su proceso en salud ocupacional y seguridad
industrial.
7. Participar en las actividades de capacitación en seguridad y salud en el trabajo definido en el plan de capacitación del
SG-SST.
8. Participar y contribuir al cumplimiento de los objetivos del sistema de gestión de la seguridad y salud en el trabajo SG-
SST.
9. Acatar las normas de Seguridad, señalización y demarcación establecidas por la organización.
10. Utilizar las fuentes de información para la prevención de incidentes y accidentes
11. Participar activamente en los simulacros organizados por la compañía en seguridad y salud en el trabajo SG-SST.
12. Velar por que el sitio y ambiente de trabajo mantenga buenas condiciones de higiene y seguridad estableciendo
métodos de trabajo con el mínimo riesgo para la salud.
13. Participar activamente en la detección de riesgos, aplicación de procedimientos en salud Ocupacional y seguridad en
el trabajo SG-SST.
14. Sugerir acciones de mejora para el sistema de Gestión de Seguridad y Salud en el trabajo SG-SST
15. Reportar inmediatamente al jefe o al encargado y al departamento de HSEQ la ocurrencia de accidentes en los lugares
de trabajo y en general en cualquier sitio de la organización.
16. Realiza pausas activas en “los tiempos y los tipos de ejercicios”.
VI. FUNCIONES Y RESPONSABILIDADES SMS
1. Identificar peligros
2. Reportar los peligros en el sistema de reportes
3. Cumplir las normas de seguridad
4. Participar activamente en las actividades de seguridad operacional
5. Reportar a la dirección de seguridad operacional cambios presentes o a futuro que afecten la seguridad operacional
VII. CONTACTO CLIENTES INTERNOS
PROCESO QUE INTERRELACIONA OBJETIVO
Mantener contacto directo con los procesos directamente involucrados con la
Procesos Administrativos y de Apoyo
Dirección de Importaciones y Exportaciones

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VIII. CONTACTO CON PARTE INTERESADA

PARTE INTERESADA OBJETIVO
Gobierno, Clientes internos y externos, Mantener continua comunicación con los clientes internos y externos
Comunidad, Visitantes y Proveedores generando siempre una alta confiabilidad y garantizando el adecuado trámite
de las importaciones, reimportaciones y exportaciones necesarias.

IX. REQUISITOS PARA EL CARGO

ESTUDIO EXPERIENCIA
- Estudiante de comercio exterior, técnico o tecnólogo - Deseable tres (3) años de experiencia en el área.
en áreas afines.
FORMACIÓN
- Deseable curso o conocimientos en ingles
PERFIL DE COMPETENCIAS
ORGANIZACIONALES ESPECIFICAS
1.Organización 1. Atención al Detalle
2.Comunicación Abierta 2. Iniciativa
3.Sentido de la Urgencia 3. Trabajo en Equipo
4.Tolerancia a la presión
X. FORMACION Y COMPETENCIAS SISTEMA INTEGRADO DE GESTIÓN
FORMACION REQUERIDA PARA LA FORMACIÓN SUMINISTRADA POR
SISTEMA
INCORPORACIÓN LA EMPRESA
AMBIENTAL N/A  Gestión ambiental
 Inducción y reinducción
 Biomecánico
 Riesgo físico
 Riesgo psicosocial
SG-SST N/A  Condiciones de seguridad
 Riesgo biológico
 Plan de emergencia
 Alcohol y drogas
EDUCACIÓN
EDUCACIÓN REQUERIDA PARA LA EDUCACIÓN DESEABLE O
SISTEMA
INCORPORACIÓN SUMINISTRADA

AMBIENTAL N/A N/A

SG-SST N/A N/A

EXPERIENCIA
EXPERIENCIA REQUERIDA PARA LA
SISTEMA EXPERIENCIA DESEABLE
INCORPORACIÓN

AMBIENTAL N/A N/A

SG-SST N/A N/A

Acepto que he leído, conozco y entiendo mis funciones y

responsabilidades designadas en mi cargo y perfil.

En señal de aceptación recibí (__) hojas

Nombre: ________________________________

Firma: _________________________________

Cedula: ________________________________
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Fecha: _________________________________