ENSAYO

“LA IMPORTANCIA DE LOS ARCHIVOS”

Los primeros archivos aparecen con los primeros Imperios. Eran una herramienta
de control de la población y de la riqueza. El estudio de los archivos y su
documentación es tan antiguo como la organización social de la humanidad. Sus
orígenes podrían remontarse a la aparición de la escritura.

Los Archivos son importantes para la administración y la cultura, porque los

documentos que los conforman son imprescindibles para la toma de decisiones
basadas en antecedentes. Pasada su vigencia, estos documentos son
potencialmente parte del patrimonio cultural y de la Identidad Nacional.

También son importantes porque nos sirven para:

 Toma de decisiones
 Imagen confiable
 Respaldo legal
 Memoria Institucional
 Fuente Cultural
 Refleja Resultados
 Procedimientos Únicos
 Historia
OBJETIVOS DE LOS ARCHIVOS

 Reunir ordenadamente los documentos de archivo

 Asegurar una perfecta conservación de la información
 Permitir una rápida localización de la información
 Servir la información de manera ágil y oportuna

CUALIDADES DE LOS ARCHIVOS

Económicos: deben servir a las necesidades de la empresa

Simples: La identificación de su contenido debe ser lo más sencilla posible
Funcionales: deben permitir efectuar con rapidez las operaciones de archivar y
consultar
Exactos: deben reducir al máximo las posibilidades de archivar documentos
equivocadamente
Técnicos: deben dejar el menor número de casos dudosos a decisión del
encargado, por lo tanto, no deben depender de la memoria de quien archive.
FINES DE LOS ARCHIVOS

Los archivos están llamados a ser:

 Centros activos y dinámicos de información: Porque conservan el

patrimonio histórico de la empresa
 Centros vitales de estudio e investigaciones: Por ser una fuente primaria.
Aunque exista información editada, el archivo sigue siendo el depósito de los
documentos originales
Centros de desarrollo de la empresa y del país: Aportan su eficaz ayuda a la
gestión administrativa; y su aporte en los ámbitos: Social, económico, educativo,
cultural, religioso y político, para el desarrollo del país no se hace esperar.

FUNCIONES DE LOS ARCHIVOS

- Ser memoria corporativa: La memoria de la empresa no debe depender de la

memoria fugaz de los empleados.
- Soportar la toma de decisiones: Una buena decisión siempre depende de una
buena información. Por ello, las decisiones basadas en políticas y procedimientos
definidos requieren de información registrada en documentos.

- Proveer soporte para posibles reclamaciones: En los archivos se encuentra la

información que se requiere para defender los intereses de la entidad ante
eventuales reclamaciones.

-Contribuir a la eficiencia de la empresa: La información que se administra en los

archivos permite evaluar alternativas.
- Cumplir con los requisitos legales y normativos: Las entidades deben cumplir
con regulaciones estrictas emanadas del Estado en cuanto a la retención de
documentos. El no cumplimiento de las normas puede acarrear sanciones
económicas.

- Preservar la historia de la empresa: Los documentos registran información del

pasado para el futuro. La pérdida de documentos altera la realidad, porque se tendrá
que partir de sus puestos.
 CONCLUCIONES

Un archivo es la memoria colectiva de una empresa y por tanto es de suma

importancia para su supervivencia y su buen funcionamiento. Para ello precisa que
todos estén involucrados en la labor para que el archivo sea fácil de manejar.

El desorden es el conjunto de decisiones aplazadas. Todo papel encima del

escritorio requiere decisiones y para cualquier tipo de información tenemos tres tipos
de decisiones: tirarla, archivarla, actuar sobre ella.

Los conceptos claves de un archivo son funciones, finalidad, fundamentos y criterios

y reglas básicas. Un archivo tiene que permitir al menos dos funciones: almacenar
y recuperar de inmediato.