TRAMITAR CORRESPONDENCIA DE ACUERDO CON PROCESOS

TÉCNICOS Y NORMATIVA

FRANCY GERLEYN PERALTA DURAN

INSTRUCTORA: NATALIA BERBEO

CENTRO AGROECOLOGICO Y EMPRESARIAL

FICHA: 2619927
FUSAGASUGA
2023
 CONCLUSION SOBRE LOS PROCESOS DE ALMACENAMIENTO
DOCUMENTAL

Todos los temas relacionados a los documentos a su manejo y archivo tienen

que estar regidos a algunas leyes estipuladas por el gobierno ejemplo la ley
594 de 2000 la cual se encarga de regular la función archivista del estado.
Ahora bien, los documentos vienen de diferente manera ya sean físicos en
papel o de manera electrónica por internet, la labor a realizar al momento de
darle catalogación y almacenamiento a esos documentos es organizándolos
adecuadamente por nombre, asunto, destinatario y si es posible por nombre de
las empresas de las cuales lleguen los documentos.
Contamos en el momento con diferentes herramientas tecnológicas que nos
facilitan un poco la manera en cómo darles un adecuado manejo a los
documentos para así mismo asegurar su preservación por el mayor tiempo
posible, ya que por medio de scanner o fotografías podemos crear un archivo o
varios donde se almacene toda la información de los documentos y esta se
mantenga en una unidad o dispositivo electrónico dándole fácil manejo, lectura
y distribución.
De igual manera tenemos el proceso administrativo el cual se divide en 4 fases
las cuales son planeación, organización, dirección y control.

Ejemplos:

 Planeación: iniciar con una idea dándola a conocer a los demás

esperando aprobación o posibles cuestionamientos para iniciar algo.
 Organización: dar un orden cada posible proceso que se piense realizar
para la ejecución de lo planeado.
 Dirección: seguir un orden preciso dado anteriormente sin dar evasivas
para la realización de un proyecto
 Control: darle revisión y mejoramiento a las acciones u opiniones sobre
el proceso o proyecto que se este realizando.
ACTIVIDAD 2
 Analice el siguiente caso: “Juan se ha ganado una beca para realizar
estudios de maestría en el exterior. Debe presentarse a la universidad
con sus documentos que lo acreditan como ciudadano colombiano;
Tiene una dificultad y es que días antes de recibir la notificación de ser
beneficiario de la beca, extravió su cédula”. Pregunta: ¿Qué acciones
debe realizar Juan para recuperar su documento de identidad y no
perder el cupo en la universidad? Socialice con su instructor las
alternativas de respuesta y la relación con los videos observados.

Juan debe como primera acción acercarse a la registraduría de su lugar de

residencia donde puede poner el denuncio por perdida de documento, y hay
mismo solicitar un duplicado de la cedula ya que en el momento de hacerlo le
entregaran una contraseña que servirá como documento mientras llega el
duplicado de cedula, esos documentos tanto la denuncia como la copia de la
contraseña debe presentarla ante la universidad explicando lo sucedido.

ACTIVIDAD 3
Ingrese a la página web del Archivo General de la Nación
https://www.archivogeneral.gov.co/agn/home/
Conózcala y cuéntenos sobre La entidad

A QUE SE DEDICA: es la institución encargada de conservar y difundir el

patrimonio documental de la nación que da cuenta del desarrollo histórico de
nuestro país y que aportan evidencias de los sucesos más trascendentales que
han marcado nuestro andar como sociedad.
POLÍTICA: La Gestión de Herramientas de la Política del AGN es un conjunto
de recursos dispuestos por el Archivo General de la Nación presentados en
diferentes formatos (Manuales, OVAS, Infografías y Videos) organizados por
temáticas, para facilitar a las entidades públicas y privadas que cumplen
funciones públicas la implementación de la Política de Gestión Documental.

NORMATIVA A través de este instrumento se presenta la recopilación de

normas legales de nuestro país, con el objetivo de ofrecer una herramienta
practica de consulta para las entidades obligadas y/o interesadas en la
implementación de la Gestión Documental Electrónica que garantice el uso
adecuado de las tecnologías de la información, el tratamiento archivístico de
los documentos y expedientes electrónicos, pero sobre todo asegurar que los
archivos en soporte electrónicos responda su objetivo de ser fuente de consulta
y preservación del patrimonio documental de la nación y reflejo de las
actuaciones del servicio público con eficiencia y transparencia.

PATRIMONIO DOCUMENTAL: integran los fondos más antiguos del Archivo.

Ofrece información variada, completa y rica sobre el Nuevo Reino de Granada,
y documentos relativos a las actuales repúblicas de Panamá, Venezuela y
Ecuador. Está dividida en 62 fondos, organizados temáticamente entre los que
encontramos algunos como Curas y Obispos, Caciques e indios, Médicos y
Abogados, Negros y Esclavos, etc. y cronológicamente la documentación se
extiende desde 1543 hasta 1893, está organizado cronológicamente irregular.
INSPECCIÓN: Se incluyen todos los presuntos incumplimientos de la Ley
General de Archivos y demás normatividad archivística expedida para su
desarrollo y se presenta el PMA ante el AGN para el seguimiento.
VIGILANCIA: Se realiza seguimiento a las instrucciones impartidas en el PMA,
se verifican los avances de cumplimiento a la Ley General Archivos y demás
normatividad archivística expedida para su desarrollo.
CONTROL: Se toman las acciones y correctivos necesarios o se imparten las
órdenes a que haya lugar, con el fin de que la entidad inspeccionada de
cumplimiento a la Ley General de Archivos y demás normatividad archivística
expedida para su desarrollo.
MISIÓN: El Archivo General de la Nación es un establecimiento público del
orden nacional encargado de formular, orientar y controlar la Política
Archivística, coordinar el Sistema Nacional de Archivos y la Red Nacional de
Archivos, y garantizar la conservación del patrimonio documental, asegurando
los derechos de los ciudadanos y el acceso a la información, así como, el
mejoramiento en la eficiencia de la gestión pública, la eficiencia de Estado a
través de una gestión documental articulada con el uso de las Tecnologías de
la Información y las Comunicaciones.
VISIÓN: en el año 2023 el Archivo General de la Nación será una entidad
reconocida en todos los ámbitos como rectora de la política archivista y en la
transferencia de conocimiento para la organización, descripción, digitalización,
preservación, acceso y difusión del patrimonio documental de la Nación. Con
su capital intelectual asegura el cumplimiento de las políticas archivísticas a
través de las redes del Sistema Nacional de Archivos, y ejemplifica el uso
eficaz de las Tecnologías de la Información y las Comunicaciones en la
administración de los archivos producidos por las entidades públicas.
FUNCIONES: Establecer, organizar y dirigir el Sistema Nacional de Archivos,
con el fin de planear y coordinar la función archivística en toda la Nación,
salvaguardar el patrimonio documental del país y ponerlo al servicio de la
comunidad.
Fijar políticas y expedir los reglamentos necesarios para garantizar la conservación y el
uso adecuado del patrimonio documental de la Nación, de conformidad con los planes
y programas que sobre la materia adopte la junta.
Seleccionar, organizar, conservar y divulgar el acervo documental que integre el
Archivo de la Nación, así como el que se le confíe en custodia.
Formular, orientar, coordinar y controlar la política nacional de archivos, acorde con el
Plan Nacional de Desarrollo y los aspectos económicos, sociales, culturales, científicos
y tecnológicos de los archivos que hagan parte del Sistema.
Promover la organización y fortalecimiento de los archivos del orden nacional,
departamental, intendencia, comisariar, municipal y distrital para garantizar la eficacia
de la gestión del Estado y la conservación del patrimonio documental, así como apoyar
a los archivos privados que revistan especial importancia cultural o histórica.
Establecer relaciones y acuerdos de cooperación con instituciones educativas
culturales, de investigación y con archivos extranjeros.
Apoyar la organización de archivos especializados en las distintas áreas del saber, así
públicos como privados.
Regular y racionalizar la producción, gestión y administración de los archivos de la
administración pública.
Apoyar la investigación de la información contenida en los distintos archivos de la
nación a partir de fuentes primarias y el uso y consulta de los archivos para las
decisiones de la gestión administrativa.

Qué servicio le ofrece a la ciudadanía

EL AGN busca brindar de manera confiable, efectiva y oportuna una variedad de

servicios a sus diferentes usuarios

PQRSD: El AGN cuenta con un sistema de peticiones, quejas, reclamos, denuncias y

sugerencias (PQRSD) con el fin de conocer las inquietudes y manifestaciones que
tienen los ciudadanos.

TRÁMITES Y SERVICIOS: Contiene la información detallada de los trámites y

servicios que el AGN presta a los ciudadanos, usuarios o grupos de interés.

ATENCIÓN EN LÍNEA: En este espacio el AGN te brinda más información sobre la

entidad y te brinda una asesoría personalizada que te permitirá resolver tus inquietudes
de manera ágil y rápida
ACTIVIDAD 4
https://normativa.archivogeneral.gov.co/acuerdo-060-de-2001/
Teniendo en cuenta que el Archivo general de la Nación, es el órgano rector de la archivística
en Colombia, en el acuerdo 060 de 2001, a definido lineamientos para el adecuado manejo y
administración de la correspondencia.

A través de un mapa mental sobre el acuerdo 060 de 2001, reconocerá cada una de las partes
del documento y se apropiara de las instrucciones en el manejo de los documentos oficiales
que ingresan o salen de las entidades del Estado o las privadas que prestan funciones
Públicas.
3.2 Actividad Actividades de contextualización e identificación de conocimientos
necesarios para el aprendizaje

ACTIVIDAD 2. Análisis de los componentes de las comunicaciones oficiales

INGRESO Y RECIBO DE DOCUMENTOS

GESTIÓN DOCUMENTAL

Es el conjunto de actividades administrativas y técnicas tendientes a la planificación, manejo y

organización de la documentación producida y recibida por las entidades, desde su origen
hasta su destino final con el objeto de facilitar su utilización y conservación, teniendo en cuenta
están actividades a continuación se publican los Instrumentos Archivísticos implementados en
el Departamento Administrativo de Función Pública, en cumplimiento de la Ley 594 de 2000
"Ley General de Archivos" y demás disposiciones emitidas por el Archivo General de la Nación
– AGN.

Conozca las actividades de la primera fase de la Gestión Documental. Identifique y analice las
actividades que se efectúan en ella y responda las siguientes preguntas:

 ¿Qué medidas se deben implementar para lograr el control efectivo de los documentos
externos recibidos?

 ¿Qué procedimiento seguiría usted cuando la información del sobre o envío recibido es
ambigua?

 ¿qué pasos seguiría para el desempaque de la correspondencia que llega? ¿para qué
leería la correspondencia recibida?

 ¿En qué consiste el proceso de radicación de los documentos?

¿Para qué se realiza el registro de documentos? ¿Cuáles documentos se registran?