UNIVERSIDAD GALILEO IDEA

CEI: IDEA – IMB-PC SAN JUAN

Nombre de la Carrera: LITAM
Curso: AUTOMATICACIÓN DE PROCESOS ADMINISTRATIVOS, APACE
Horario: JUEVES, 18:00 - 19:00 HORAS
Tutor: JOSE MIGUEL MORAN FRANCO

NOMBRE DE LA TAREA
ENTREGABLE 1

TAREA CASOS DE CASOS

PARTE 1 A LA 3

Apellidos, Nombres del Alumno:

ZAMORA MELGAR, IVÁN ANDRÉS
Carné: 0710130
Semana a la que corresponde Semana #4

DETERMINACIÓN Y SELECCIÓN DEL PROBLEMA
1. Después de dar lectura al caso de estudio, deberá de analizar los diversos problemas
expuestos priorizando y seleccionado un problema para el cual deberá completar el
siguiente formato.
PASOS A SEGUIR
Síntomas
Explicar que es el problema
Explicar por qué es un problema
y dar una razón de su
importancia
Explicar que han hecho otros al
respecto de este problema
Como podrían atacarlo
(inicialmente)
Elaborado:
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CASOS EMPRESARIALES
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TAREA No. 1
DESCRIPCIÓN
• Duplicidad de ordenes de producción.
• Comunicación inadecuada y conflictos entre el
personal de diferentes áreas.
• Maquinaria obsoleta.
• Falta de control y desperdicio de recursos.
El problema central es la falta de comunicación interna
dentro de la organización, el cual ocasiona el desperdicio
de tiempo, recursos y conflictos internos. También hay
una falta de procesos, procedimiento y maquinaria
adecuada.
Los principales problemas para solucionar son:
1. Falta de comunicación, por lo que no existe
responsabilidad sobre el seguimiento a las tareas.
2. El desperdicio de tiempo y recursos por la misma
falta de comunicación que generan conflictos
internos, la falta de procesos y procedimientos.
3. La falta de maquinaria adecuada para realizar las
tareas necesarias.
Otras organizaciones y compañías, con problemas
similares, han optado por una reingeniería total de la
organización, reestructurar las áreas para optimizar los
recursos humanos, crear procesos y procedimientos
oportunos según las responsabilidades y tareas de cada
persona, y la creación de SLA’s, para optimizar las tareas
y evitar así el desperdicio de recursos y tiempos.
Realizar un análisis de la información obtenida por medio
de un roadmap de las tareas y así crear un manual de
procesos y procedimientos; para delimitar las funciones
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Determinar la importancia del
problema
Definir las consecuencias de la
resolución del problema
Determinar las consecuencias de
la NO ACCIÓN
Determinar de antemano las
dificultades que pueden
presentarse y como sugiere que
se resuelvan
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de cada recurso humano a fin de mitigar la duplicidad de
funciones.
La creación de un sistema de información ERP y CRM, en
donde la comunicación sea fluida y se tenga acceso de
forma oportuna por cualquier área que interactúa en el
proceso de la entrega del producto al cliente.
Es de suma importancia (ALTA), ya que actualmente la
empresa pierde dinero y al mismo tiempo competitividad.
Los problemas de comunicación y falta de manuales de
procesos y procedimientos afectan a la producción y
despecho, haciendo perder ventas y dar un mal servicio al
cliente.
La empresa ganará una comunicación más fluida al
implementar el sistema, y de la misma manera de
establece un manual de procesos y procedimientos que
hacen que todas las áreas identifiquen sus
responsabilidades individuales y como parte de la
organización. Todo esto genera que la empresa pueda
empezar a ganar mercado a la competencia, pues sus
entregas y servicio al cliente será mucho más eficiente en
sus procesos internos, generando así más ventas por la
satisfacción del cliente.
De no tomarse medidas inmediatas y contundentes de
reingeniería interna, los problemas internos pueden
generar que el recurso humano vital de la organización
busque migrar a otras oportunidades laborales. El
impacto económico sería grande por el proceso de
contratación que puede ser largo y tedioso. Así mismo
implica una curva de aprendizaje interna que evita el
crecimiento potencial de la empresa.
1. Resistencia al cambio, este es uno de los
principales problemas al realizar reingenierías
internas de la organización, porque muchas de los
puestos de trabajo serán reorganizados, a los
nuevos manuales de procesos y procedimientos
que se alineen al nuevo plan estratégico
organización para el crecimiento exponencial de
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la misma compañía.
2. La resistencia a la adopción de nuevas tecnologías
ya sea por la falta de conocimientos técnicos o
por el simple hecho de no quererla, que
permitirán la comunicación interna ayudando a
los procesos y procedimientos internos; pero así
mismo habrá un mayor control del trabajo que
cada uno realiza por lo que puede llegarse a
tornarse como un asunto personal.

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TAREAS No. 2
ANÁLISIS SITUACIONAL FODA Y ESTRUCTURA ORGANIZACIONAL

1. Haga una lista con los factores internos (fortalezas y debilidades) y factores externos
(oportunidades y amenazas), las cuales pueden ser cuantitativas y cualitativas. (Mínimo
5 de cada uno).

FACTORES INTERNOS

FORTALEZAS DEBILIDADES
1. Solidez y conocimiento de las 1. Maquinaria y tecnología obsoleta;
exigencias en el mercado; 2. Conflictos internos dentro de la
2. Producción de Calidad; organización;
3. Amplia cartera de Clientes; 3. Falta de controles, procesos y
4. Capacidad de producción; procedimientos;
5. Amplio catálogo de productos; 4. Falta de Infraestructura;
6. Encargados de área ya definidos. 5. Duplicidad de Funciones;
6. Mal manejo de la información.

FACTORES EXTERNOS

OPORTUNIDADES
1. Penetración a nuevos mercados;
2. Captación de inversiones nuevas;
3. Red de contactos internacionales para
su adquirir materias primas;
4. Innovación para la creación de nuevos
productos;
5. Alianzas solidas con empresas locales.
6. Alianzas extranjeras para influenciar
en los modelos de administración de
forma eficiente.
AMENAZAS
1. Competencia Extranjera;
2. Leyes Fiscales;
3. Mejor servicio al cliente por parte de
la competencia;
4. Aumento en los servicios y materias
primas;
5. Migración de colaboradores
calificados a otras compañías;
6. La competencia cuanta tecnología de
punta;
7. La globalización que permite el acceso
a un gran número de empresas de
manera más fácil.

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2. Realice la matriz FODA. Estableciendo estrategias en sus respectivos cuadrantes.

Recuerde que las estrategias deben ir orientadas al problema determinado en tarea
No.1.

FORTALEZAS DEBILIDADES
FACTORES 1. Solidez y 1. Maquinaria y
INTERNOS conocimiento de las tecnología obsoleta;
exigencias en el 2. Conflictos internos
mercado; dentro de la
2. Producción de organización;
Calidad; 3. Falta de controles,
3. Amplia cartera de procesos y
Clientes; procedimientos;
4. Capacidad de 4. Falta de
FACTORES producción; Infraestructura;
EXTERNOS 5. Amplio catálogo de 5. Duplicidad de
productos; Funciones;
6. Encargados de área 6. Mal manejo de la
ya definidos. información.
ESTRATEGIAS (FO) ESTRATEGIAS (DO)
OPORTUNIDADES Maxi – Maxi Mini-Maxi
1. Penetración a nuevos 1. Ingresar a nuevos 1. Invertir en tecnologías
mercados; mercados y socios y maquinarias.
2. Captación de estratégicos claves 2. Adaptarse a las nuevas
inversiones nuevas; como Europa, formas de realizar las
3. Red de contactos Australia, África, Asía producciones para
internacionales para entre otros. siempre estar a la
su adquirir materias 2. Inversión del nuevo vanguardia del
primas; capital captado. mercado.
4. Innovación para la 3. Buscar nuevos socios 3. Automatización de
creación de nuevos estratégicos como procesos y
productos; proveedores para procedimientos con
5. Alianzas solidas con materia prima en nueva tecnología.
empresas locales. Asia. 4. Invertir en
6. Alianzas extranjeras 4. Creación de nuevas infraestructura para
para influenciar en líneas de negocios mejorar la producción.
los modelos de para diversificarse. 5. Reingeniería en las
administración de 5. Capacitar a los áreas, para la creación
forma eficiente. empleados de y actualización de
acuerdo con las manuales de puestos.
necesidades de su 6. Capacitación constante

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área para cumplir con para minimizar los

las metas estrategias conflictos internos, por
de la organización. medio de un sistema
6. Realizar una oficial de
reingeniería interna comunicación interna
para lograr definir las dentro de la
tareas específicas de organización.
cada recurso 7. Implementar un
humano, y así evitar modelo de
la duplicidad de administración para la
funciones. definición de tareas y
responsabilidades por
área.
ESTRATEGIAS (FA) ESTRATEGIAS (DA)
AMENAZAS Maxi-Mini Mini-Mini
1. Competencia 1. Compra de materiales 1. Las leyes fiscales
Extranjera; primas, tanto afectan la
2. Leyes Fiscales; extranjeras como competitividad de la
3. Mejor servicio al locales, para siempre empresa.
cliente por parte de tener el producto en 2. Capacitar a las
la competencia; stock; y tener una personas para que
4. Aumento en los variedad de puedan adaptarse a los
servicios y materias proveedores por si en nuevos cambios, de no
primas; algún momento sube querer hacerlo pues
5. Migración de o baja de precio de tendremos que
colaboradores estos. prescindir de sus
calificados a otras 2. Alianzas con socios servicios.
compañías; estratégicos con el fin 3. Establecer estrategias
6. La competencia de aumentar la de ahorro interno para
cuanta tecnología de competitividad. mantener el precio al
punta; 3. Realizar un estudio consumidor final,
7. La globalización que externo con el fin de manteniendo la calidad
permite el acceso a mejorar el clima y el buen servicio.
un gran número de laboral existente. 4. Vender maquinaría
empresas de manera 4. Invertir y utilizar que no ya no sea
más fácil. programas que necesaria o que se
incentiven la reemplazará por una
competitividad. nueva tecnología.
5. Utilizar las 5. Desarrollo de nuevos
habilidades de venta sistemas digitales de
y producción para administración (ERP y

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generar más ingresos CRM) que permita

y así cumplir con agilizar la información
todos los gastos, y la comunicación
incluyendo los interna.
fiscales.
6. Utilizar las ventajas
del conocimiento de
la exigencia del
mercado para ser
más competitivos por
medio de sistemas
tecnológicos y de
comunicación.

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3. Elaborare una nueva estructura organizacional de acuerdo con la solución del problema
identificado.

Organigrama TEXTILES “H&A”

Dirección General

BPM

Gerencia Legal

Gerencia de Auditoria

Gerencia de Procesos
y Procedimientos

Dirección
Dirección de Dirección de Recursos Dirección de
Dirección Comercial Administración y
Operaciones Humanos Tecnología
Finanzas

Gerencia de
Gerencia de Reclutamiento y Proyectos de Gerencia
Gerencia de Logística Mercadeo Gerencia Financiera
Producción Selección Transformación Administrativa
Digital

Compras de Materia Gestión del Talento Gerencia de Soporte

Bodega Ventas Compras Contabilidad
Prima Humano Técnico

Producción Despacho Productos Servicios Generales Facturación y Cobro

Mantenimiento

Diagrama 2.3.1

Elaborado por: Andrés Zamora Melgar Revisado por: Luis Noe Lopez Morales
Autorizado por: José Miguel Moran Franco Última fecha de 12 de mayo de 2022
revisión:

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4. Clasifique el organigrama por su presentación, contenido y alcance, explique.

El organigrama se clasifica en cuanto a su alcance especifico, y muestra la información de como

esta estructurada la organización, siendo principal objetivo, la identificación de funciones,
jerarquía y responsabilidad de cada departamento a su cargo.

Se clasifica por sus contenidos Integrales por la información que se desea transmitir en cuanto a su
división, muestra como está integrada la estructura de la organización, por sus unidades y las
relaciones entre ellas.

El tipo de organización o su presentación se muestra vertical la división y características muestran

la jerarquía de mayor a menor grado y de arriba hacia abajo.

• Tipo de Estructura organizacional

Organización funcional

• Dimensión de la estructura
Mixta ya que posee ambas (Horizontal y Vertical)

• Modelo de diseño y sus características

La organización es de tipo mecánica (burocracia): es una estructura que es alta en
complejidad, formalización y centralización.
Sus características son:
Relaciones jerárquicas rígidas, deberes fijos, alta formalización, canales de
comunicación formalizados y autoridad de decisión centralizada.

• Tipo de departamentalización
Departamentalización por Procesos: Agrupa actividades de acuerdo con las
funciones que se desarrollan dentro de una organización. Ejemplo: de producción,
de talento humano, etc.

• Tipo de tramo de control que refleja

Tramos estrechos o de estructuras altas (crecimiento vertical)

• Sistema de organización que refleja

Lineal-Staff: Es un derivado de las dos anteriores, conserva la autoridad-
responsabilidad transmitida a través de un solo jefe (lineal), pero esta autoridad
recibe asesoría y servicio técnico de un órgano especializado para cada función
(funcional).

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5. Explique los cambios realizados en la estructura organizacional propuesta.

Luego de analizar la estructura organizacional actual de la empresa Textiles “H&A” se realizó una
reingeniería a nivel organizacional con el fin de poder unificar funciones especifica a cada
departamento, centralizando funciones importantes para el buen funcionamiento; este nuevo
esquema cuenta con los siguientes cambios:

1. Se crearon los departamentos de BPM, quien será el encargado del análisis y diseño de
todos los procesos y procedimientos de la compañía así mismo como la creación de la
documentación pertinente. Estos también serán los encargados de las certificaciones ISO
de la compañía. Asesora Legalmente a toda la compañía en temas fiscales y litigios.
a. Gerencia de Auditoría
b. Gerencia Legal
c. Gerencia de Procesos y Procedimientos
2. Las Direcciones que se serán los encargados del cumplimiento oportuno de las funciones
de cada departamento son:
a. Dirección de Operaciones
1. Gerencia de Producción
a. Será la encargada de velar por la producción.
b. Se encargará de las compras de materiales primas.
c. Mantenimiento, quien será el encargado de velar por el
buen funcionamiento de la maquinaría de producción.
2. Gerencia de Logística
a. Velar por el almacenamiento de los productos terminados
b. Velar por el despacho de los productos terminados al
cliente.
b. Dirección de Recursos Humanos
1. Reclutamiento y Selección
2. Gestión de Talento Humano, quienes se encargarán de las
capacitaciones constantes al personal.
c. Dirección de Tecnología
1. Gerencia de Proyectos de Transformación Digital.
2. Gerencia de Soporte Técnico
d. Dirección Comercial
1. Estará conformado por Mercadeo de los productos existentes y
nuevos
2. Productos, quien será el encargado de la creación de nuevos
productos o mejoras dentro de los ya existentes
3. Ventas, quien dará vida a las ventas ya sea B2B o B2C.
e. Dirección Administrativa y Financiera
1. Gerencia Administrativa

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a. Compras Generales
b. Servicios Generales quien se encargará del
mantenimiento correctivo general de la corporación.
2. Gerencia Financiera
a. Contabilidad
b. Facturación y Cobros

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TAREAS No. 3
ESTRUCTURACIÓN DE PROCESOS (DIAGRAMA DE CASO DE USO)

1. Elabore el análisis de la solución del proceso identificado en laproblemática de la tarea

No. 1, es decir que debe de explicar cómo será el nuevo proceso.

Entre las recomendaciones en base a la auditoria interna por parte de BPM a Textiles H & A de
los procesos y procedimientos, se evidencia y se recomienda realizar una reingeniería
organizacional en la cual se delimiten las funciones, para evitar la duplicidad en las órdenes de
compra, la cual originan los conflictos entre operarios y producción, que a su vez causa conflicto
con los vendedores y su respectivo supervisor, pues muchas veces el departamento de despacho
decide no enviar algunos pedidos por los problemas que ocasionaron desde el ingreso de los
pedidos, a lo que se propone:

a. Producción ingresa una al Sistema de Inventarios los productos terminados, y

envía un reporte a Bodega.
b. Bodega al Recibirlo hace una verificación de lo ingresado al sistema, con el stock
físico dando de alta al inventario general de la empresa.
c. Bodega realice cortes de inventarios cada semana, con el fin de que el stock del
sistema sea lo más apegado al stock real físico, y que se compare el resultado
físico contra lo que el sistema indica, al validar que los datos cuadren, cargan en
la base de datos las existencias y bloquean los códigos de los productos no
disponibles para la venta, a fin de evitar facturar productos de los cuales no
contamos con existencias.
d. Ventas debe de ingresar los pedidos y al toparse con una orden voluminosa
debe de ingresarla en con anticipación y automáticamente el sistema la
colocará como ON-HOLD, prioritaria, y enviará una notificación a Producción
con el fin de cumplir con el requerimiento, a fin de no exceder el límite de
ítems de sistema, que causa que la orden se duplique; estas ordenes que
exceden el stock del producto, no permitirá al Encargado de Facturación
finalizar el proceso.
e. La sección de Facturación y Cobro se le notificará la ordenes de compras
pendientes de forma automatizada, para su facturación, este a su vez se
encargará de verificar si la compra es a crédito o contado. Cobros será la
encargada de que si es al contado verificar de contar con la forma de pago
correspondiente (tarjeta de crédito, transferencia, deposito, etc.) o bien si es al
crédito que se encuentre entre los parámetros del crédito por cliente
establecido. Al terminar la verificación, ellos liberarán la factura, para su
despacho.
f. Cuando esta liberada la factura, automáticamente el sistema enviará una orden
de despacho al Departamento de Logística, para su preparación y envió, el

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Departamento de Logística será el encargado de coordinar el despacho del

producto 24 horas después de la autorización, el siguiente día con el fin de
coordinar de forma eficiente las líneas de entregas a domicilio, el cual se
utilizarán hand helds para el momento de la entrega del producto, sea
trackeado de en tiempo real de la entrega de los productos.
g. Si el piloto no hubiera entregado algún producto, debe de realizar la devolución
al área de almacén, quien coteja el detalle de la factura con el producto físico
que se está entregando, procede a firmar y sellar la factura como devolución y
se realizará eliminación de la factura, orden de compra y se ingresará de forma
automática al sistema de inventarios para que esté disponible de su venta.

2. Elabore el diagrama de caso de uso del proceso propuesto (solución del problema
analizado en la tarea 1) para ello deberá:
a. Identifique los actores.
b. Identifique los casos de usos.
c. Identifique las relaciones.
d. Completar tabla de identificación de casos de uso:

USUARIOS ROL FORMA DE INTERACTUAR

CON EL SISTEMA

Supervisor de Bodega Depurar los ítems y mantener al día la • Carga el inventario

existencia de los productos en disponibleal sistema
Inventario • Preparación de los
pedidos
• Recepción del producto
noentregado

Vendedor Ingreso de Pedidos • Recepción de ordenes

de compra por parte del
cliente
• Ingreso de pedidos al
sistema y verificación de
stock de acuerdo con el
inventario existente.

Facturación y Cobros Emitir Factura y el cobro • Deberá Facturar, en

correspondiente base a las órdenes de
compra.

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• Deberá realizar el
proceso de cobro
correspondiente.
• Emitir ordenes de
despacho.

Despachos Entrega de Productos • Realizar la entrega de los

pedidos.
• Hacer la devolución de
los pedidos no
entregados a Bodega.

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Diagrama 3.2.1

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Documentación Casos de Uso:

Nombre Control de Inventario para la facturación y despacho de productos.

Autor Andrés Zamora Melgar

Fecha 12 de mayo de 2022

Descripción Consulta de Base de datos de inventario, para colocar una orden de compra
para facturación y posteriormente para su despacho.

Actores 1. Producción
2. Cliente
3. Ventas
4. Bodega
5. Facturación y Cobros
6. Despacho

Precondiciones Qué Producción haya ingresado los productos terminados a base de datos
PRODUCTOS, para que sirve esa base de datos para todos los demás
procesos de Orden de Compra, Facturación, Cobro y Despacho.
La factura no ha sido emitida.

Flujos Normal El personal introduce los datos del Pedido Detalle, Pedido, Producto, que al
introducir este último genera automáticamente los campos: Descripción y
Precio. Por último, se introduce el dato Cantidad.
El personal introduce el Pedido, el ordenador recupera los datos en tipo
informe del detalle de Pedido con su respectivo campo calculado.
Posteriormente emite una factura.

Flujo Alterno Se debe tener en cuenta que el PEDIDO, puede ser anulado o modificado.
Se debe tener en cuenta que FACTURA, puede ser anulado o modificado.
Se debe tener en cuenta que ORDEN DE DESPACHO, puede ser anulado o
modificado.

Postcondiciones Después de todo el proceso de FACTURACIÓN Y COBRO, se envía ORDEN DE

DESPACHO para entregar al cliente.

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