Universidad Galileo.

Automatización de Procesos Administrativos Casos Empresariales.

Sexto Trimestre.
Coordinación Automatización de Procesos Administrativos.

FORMATO DE CALIFICACIÓN DE CASO APACE ENTREGABLE 1

(TAREAS 1,2,3)

Nombres: Juan de Dios Estrada De Paz No. Carné: 0911988

Centro: CEI Liceo Guatemala Día: Jueves Hora: 06:00 PM

Nombre Tutor: Nineth Sanchez

No Nota Obtenida por
. DESCRIPCIÓN PUNTEO el estudiante

TAREA 1
DETERMINACION Y SELECCIÓN DEL PROBLEMA
     
 
1 Identificar el problema. 1
 
2 Formato: pasos para identificar el problema. 1
TOTAL, PUNTEOS DE LA TAREA 1. 2,00  

TAREA 2
  ANÁLISIS FODA Y ESTRUCTURA ORGANIZACIONAL.  
 
1 Elaboración del análisis FODA. 1
 
2 Matriz FODA. 1
 
3 Diseño de nueva estructura organizacional. 1
 
4 Clasificación de tipo de organigramas. 1
 
5 Explicación de cambios efectuados. 1
TOTAL, DE PUNTEOS DE LA TAREA 2. 5,00  

TAREA 3
ESTRUCTURACIÓN DE PROCESOS
(DIAGRAMA DE CASO DE USO)
     
 
1 Análisis de solución (proceso sistematizado) 1
2 Elaboración del diagrama de caso de uso. 2  
TOTAL, DE PUNTEOS DE LA TAREA 3. 3,00  
  TOTAL, GENERAL ENTREGABLE 1 10,00  
 ENTREGABLE 1: (TAREA NO.1)
Tema: DETERMINACIÓN Y SELECCIÓN DEL PROBLEMA ADMINISTRATIVO.
Formato para determinar el problema en el Departamento de Producción en la empresa Textiles H & A.
Pasos a Seguir
Síntomas
Explicar qué es el problema
Explicar por qué es un problema y dar una razón
de su importancia
Explicar qué han hecho otros al respecto de este
problema
Cómo podrían atacarlo (inicialmente)
Determinar la importancia del problema
Definir las consecuencias de la resolución del
problema
Determinar las consecuencias de la no acción
Descripción
Duplicidad de ordenes
Conflictos entre los operarios y jefe de
producción
Conflictos entre vendedores y supervisor de
ventas
Maquinaria en mal estado por órdenes de
mantenimiento no oportunas
Pérdidas de tiempo en producción
La empresa Textiles H & A tiene dificultades para
potenciar la productividad y mejorar la eficiencia
exteriorizando los síntomas mencionados
anteriormente.
Estos síntomas se convierten en un problema
debido a que limitan la productividad de la
empresa, lo que se manifiesta en reducción de
pedidos, clientes insatisfechos y disminución en
los ingresos.
Establecer métodos de trabajo y disponer de
equipos de trabajo organizados para optimizar el
tiempo y la eficiencia en la productividad de las
empresas.
Mejorando los controles de la producción por
medio de equipos eficientes, sistemas adecuados,
capacitando correctamente al personal y llevando
un estricto control de la materia prima que se
adquiere para producir.
Es importante atacar el problema con los
procedimientos mencionados anteriormente
para llevar una mejor organización dentro de la
empresa, evitando gastos innecesarios y
reduciendo pérdidas de tiempo durante la
producción.
Percibir mayores ganancias.
Aumentar la satisfacción de la cartera de clientes.
Expandir el negocio a más países.
Pérdidas con órdenes no solicitadas.
Despidos innecesarios.
Retrasos en la producción.
Perder una buena imagen ante los clientes.
 Se plantearon nuevos beneficios a favor de los
vendedores y operarios para evitar conflictos con
sus jefes inmediatos.

Determinar de antemano las dificultades que Se llevo a cabo un control de órdenes de

pueden presentarse y cómo sugiere que se producción más estricto para evitar la duplicidad
resuelvan. de las mismas.

Se efectuaron las órdenes de mantenimiento

durante las horas de la noche para evitar retrasos
con la producción durante el día.

ENTREGABLE 1: (TAREA NO.2)

Tema: ANÁLISIS SITUACIONAL FODA Y ESTRUCTURA ORGANIZACIONAL.

FACTORES INTERNOS:

Fortalezas
Amplia cobertura en el mercado nacional y
extranjero
Sobresaliente gestión de calidad y precios
Maquinaria moderna y sofisticada
Alta producción
Extensa cartera de clientes
Debilidades
Falta de organización entre operarios y jefes
Capacitación insuficiente al recurso humano
Maquinaria en mal estado por órdenes de
mantenimiento no oportunas
Procesos lentos y descontrolados
Duplicidad de órdenes de producción

FACTORES EXTERNOS:

Oportunidades Amenazas
Métodos de envío más eficientes Escasez de estrategias para comercializar los
productos
Suplir la demanda con nuevos productos Crisis económica
Apertura de un nuevo departamento de Mejor servicio al cliente por parte de las
despachos y empaques compañías rivales
Mejorar la eficiencia en las órdenes de
producción para evitar la duplicidad de las Factores políticos y sociales
mismas
Anunciar nueva publicidad en las mayores redes Cambios de actitud de los clientes hacia la
sociales y medios de comunicación empresa
 MATRIZ FODA

FORTALEZAS DEBILIDADES
1. Amplia cobertura en el 1. Falta de organización
Factores Internos mercado nacional y entre operarios y jefes
extranjero 2. Capacitación
2. Extensa cartera de insuficiente al recurso
clientes humano
Factores Externos 3. Sobresaliente gestión 3. Duplicidad de órdenes
de calidad y precios de producción

OPORTUNIDADES ESTRATEGIAS (FO) ESTRATEGIAS (DO)

1. Anunciar nueva Maxi-Maxi Mini-Maxi
publicidad en las
mayores redes sociales Utilizar la satisfacción por parte Llevar un control de producción
y medios de de los compradores a través de más riguroso, utilizando
comunicación la calidad y precios de los personal con experiencia para
2. Mejorar la eficiencia en productos para atraer nuevos mejorar la eficiencia en los
las órdenes de clientes nacionales y pedidos y evitar la duplicidad de
producción para evitar extranjeros. los mismos.
la duplicidad de las
mismas
3. Suplir la demanda con
nuevos productos

AMENAZAS ESTRATEGIAS (FA) ESTRATEGIAS (DA)

1. Crisis económica Maxi-Mini Mini-Mini
2. Factores políticos y
sociales Seguir fabricando productos de Se proporcionará una mejor
3. Cambios de actitud de calidad y mantener precios capacitación al recurso humano,
los clientes hacia la competitivos para mantener a manteniendo un estricto
empresa los clientes felices y evitar control de calidad en el servicio
4. Mejor servicio al cliente cambios de actitud o al cliente para garantizar la
por parte de las preferencia hacia la empresa. satisfacción.
compañías rivales
 NUEVA ESTRUCTURA ORGANIZACIONAL EMPRESA TEXTILES H & A

Dirección General

Asesor Contable

Dirección de Dirección de Recursos

Dirección de Ventas
Producción Humanos

Departamento de
Departamento de Departamento de Departamento de Departamento de Departamento de Departamento de
Despacho y
Compras Manufactura Logística Capacitación Reclutamiento Vendedores
Empaques

Sección de Producto Sección de Sección de

Sección de Compras Sección de Empaques Sección Orientación Sección de búsqueda
en Proceso Inventarios Facturación

Sección de Producto Sección

Sección de Despacho Sección Almacén
Terminado Perfeccionamiento

Elaborado por: Dany Rivera Revisado por: Gerente General

Autorizado por: Dirección General Fecha en que toma vigencia: mayo 2022

CLASIFICACIÓN DEL ORGANIGRAMA

Por su alcance:

 Organigrama general

Por su contenido:

 Organigrama integral

Por su presentación:

 Organigrama mixto

El cambio realizado a la estructura organizacional de textiles H & A fue la incorporación del

departamento de despacho y empaques, el cual está a cargo de la dirección de producción. Este
departamento esta segmentado en dos secciones, las cuales son las secciones de empaque y de
despacho.
 ENTREGABLE 1: (TAREA NO.3)

Tema: ESTRUCTURACIÓN DE PROCESOS (DIAGRAMA DE CASO DE USO)

1. Análisis de la solución propuesta:

El jefe del nuevo departamento de despacho y empaques ha diseñado un diagrama para el control de
los despachos de mercadería que se utilizará para controlar los envíos realizados de acuerdo a los
pedidos recibidos en bodega, incorporando técnicas avanzadas de expendición cuyo fin es evitar la
duplicidad de las órdenes, también optimizar el tiempo y la eficiencia en las entregas hacia los clientes
con la calidad esperada, por lo que a continuación se realizará la modelización del nuevo sistema de
control de ordenes de despacho y empaques definiendo los siguientes elementos:

2. Diagrama de caso de uso del proceso propuesto:

2.1 Actores:

- Encargado de despachos
- Encargado de transportistas

2.2 Identificar los casos de uso:

- Inspección detallada de los pedidos solicitados por los clientes

- Verificación de la zona geográfica y ruta asignada para el envío
- Llenado de la bitácora del transportista asignado a la entrega
- Autorización de la salida de la mercadería del área de bodega
 2.3 Identificar las relaciones y construir un diagrama de casos de uso:

Sistema: Control de Despachos y Empaques,

empresa Textiles H & A

Inspeccionar
detalladamente los
pedidos solicitados
por los clientes

Verificar la zona
geográfica y ruta
asignada para el
envío

Llenar la bitácora
del transportista
asignado a la
entrega
Encargado de Encargado de
Despachos Transportistas

Autorizar la salida de
la mercadería del
área de bodega
2.4 Completar la tabla de identificación de casos de uso:
USUARIOS ROL
Encargado de despachos Inspeccionar las órdenes
Encargado de transportistas Establecer rutas
Llenar bitácora del transportista
Encargado de transportistas asignado a la entrega
Autorizar la salida de la
Encargado de despachos mercadería del área de bodega
FORMA DE INTERACTUAR CON
EL SISTEMA
Registrar los pedidos en el
sistema y asegurándose de que
no haya duplicidad en las
órdenes despachadas
Verificar el área de entrega a
través de mapas en línea,
optimizando el recorrido a
través de la ruta más cercana
para la entrega pronta de las
órdenes.
Será llenado un documento en
línea donde se registran los
detalles del envío los datos del
conductor asignado para la
entrega de la mercadería.
El encargado verificará que el
empaque vaya sellado
correctamente y llenará un
registro autorizando la salida
del producto.