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Universidad Galileo

CEI: El Faro
APA 1
Tutora: Licda. Beatriz Chan Muoz

Ensayo de APA 1

Nombre: Ivn Daniel Enrquez Guzmn


Nmero de Carn: 15005460

INTRODUCCION
Qu pasara si no existiera la automatizacin de procesos administrativos? Seguramente es de pensar
cul es la visin, los objetivos y metas de la organizacin, s con el pasar del tiempo no se ha necesitado
de algn arreglo si en la actualidad en la que vivimos el equipo es el adecuado, por ende es ms
probable que se genere prdidas econmicas, mal manejo de recursos y lo ms importante el objetivo
principal de la automatizacin: generar productividad y eficacia.
Es increble como las pocas se han marcado y con esto los cambios han existido es por eso que hay que
reconocer que la automatizacin de procesos siempre ha existido por muy pequeo que sea el proceso,
como se observa en el ao 1,800 donde el propietario se encargaba de todos los asuntos y no haba
muchos empleados, con el paso del tiempo y sobre todo poca esto ha ido cambiando como alrededor de
los aos 1,945 a 1,960 ya existan jefes amistosos y se mejoro el ambiente ya se permita la
comunicacin entre los empleados, con el paso del tiempo se fueron dando avances tecnolgicos en las
telecomunicaciones y equipos de computo como lo es en el ao 1,990 donde existe una mayor
conciencia en los costos, la oficina se gua por la fuerte competencia, avances tecnolgicos rpidos y
cambios en la forma de trabajar.
Cabe resaltar que los cambios traen consigo la necesidad de automatizar un proceso o sistema
administrativo. Se debe informar los efectos directos del cambio, prdidas de trabajo, transferencias,
grado de reentrenamiento, motivos y beneficios a obtener, el efecto sobre los diversos departamentos y,
sobre todo, lo que se hace para disminuir los problemas de los empleados siempre tomando en cuenta el
esfuerzo e inversin de recursos para lograr el producto y as incrementar la productividad ya que es el
objetivo principal de la automatizacin de procesos.
An hoy en da los cambios son constantes y radicales, por eso en este ensayo he tratado de plasmar en
una pgina la aplicacin y el beneficio que tiene la automatizacin de procesos administrativos en base
al Libro de Automatizacin de Procesos Administrativos 1 de la Ing. Nidia Giorgis de Orozco y con la
pgina Web de Gestin Documental de Francisco Gill tratare de resaltar la importancia de un equipo de
trabajo, la idea principal de la automatizacin, los elementos del FODA y sobre todo no olvidar cual es
el recurso ms importante en una organizacin.
El objetivo de este trabajo es indicar que beneficios tenemos al automatizar en una organizacin nos
indica cules son nuestras ventajas a nivel econmico y social, Automatizar es ahora algo muy
importante para poder ser competitivo en cualquier industria, al automatizar de manera correcta nos
puede aumentar la capacidad de produccin de dar una respuesta mas rpida a los clientes, entregando
los productos de manera mas fcil y con un menor tiempo.
Aplicacin y beneficios de la automatizacin de proceso administrativos dentro de la organizacin
En cualquier empresa se emplean una serie de procesos para llevar el negocio por un buen camino,
como por ejemplo un pedido de compra y todo su procesamiento hasta hacer la entrega del producto al
cliente que lo solicit, una reclamacin sobre un producto o servicio y los pasos hasta su solucin,
recopilar la informacin necesaria para cumplir con los estndares de calidad o simplemente el alta de
un nuevo empleado en la compaa.
Pero muchas veces estos procesos no se gestionan de un modo efectivo, y nos encontramos con cuellos

de botella. Con la automatizacin de los procesos internos de una empresa se consigue, mover toda una
burocracia interna y conectar entre s todas las aplicaciones haciendo adems que trabajen en entornos
diferentes, sin utilizar como soporte de datos el papel. Estas mejoras facilitan la administracin de los
procesos de negocio, desde el anlisis y definicin para localizar dnde estn los cuellos de botella o
simplemente dnde se puede mejorar el proceso, siguiendo con la ejecucin o puesta en marcha de la
automatizacin del proceso, y finalizando por su monitorizacin y control.
La parte ms difcil es la ms importante, el proceso de pasar toda la informacin manejada actualmente
al nuevo sistema a utilizar. Una vez est transicin es completada y los procesos son agilizados,
podemos incluso incrementar nuestra productividad ya que habrn actividades realizadas con menor
ayuda del humano, y nuestros empleados pueden ser asignados otras tareas para subir la produccin.

ENSAYO
A lo largo del tiempo las empresas han mejorado la forma de automatizar procesos administrativos y que
los mismos procesos lleven por un buen camino el rumbo de la empresa logrando as que los procesos
administrativos no se gestionen solamente a travs del papel.
Hay que aclarar que el recurso ms importante de una organizacin es el recurso humano y este debe
mostrar disponibilidad o disposicin al cambio que la empresa emplee en todo el equipo de trabajo, en el
libro de Administracin. Teora y Prctica de Stephen Robbins se define la Administracin como: la
ordenacin sistemtica de personas, realizada para alcanzar un objetivo especfico, esto se podra
explicar de la siguiente manera: un equipo de trabajo y de confianza aportar sus conocimientos y
experiencias para dar alternativas y propuestas que ayuden a alcanzar las metas y objetivos y con ello
incrementar la productividad y la eficiencia del trabajo realizado. Al facilitar cada uno de los procesos y
crear un grupo de confianza la empresa ha logrado analizar y definir dichos problemas simplemente
dnde se puede mejorar el proceso, siguiendo con la ejecucin puesta en marcha la automatizacin de
procesos y al finalizar por su monitoreo y control ya que es importante conocer cmo se comporta el
proceso para poder mejorarlo adaptarlo al tipo de negocio de la empresa.
Se considera saber que toda organizacin acta en determinado ambiente y su existencia y supervivencia
depende de cmo ser relacione para ello se puede emplear los elementos del FODA, los factores
internos (en ella se establecen las Fortalezas y Debilidades) y factores externos (en ella se establecen las
Oportunidades y Amenazas) se consideran estos elementos como una ayuda a establecer la situacin
actual de la empresa, conocer estos elementos ayudar a automatizar a la organizacin, con los factores
externos por ejemplo: una innovacin tecnolgica, generalmente constituye una oportunidad o puede ser
una amenaza para las empresas que no tengan visin y no deseen invertir en una nueva tecnologa en
estas empresas no se logra an la automatizacin ya que la intervencin humana es mayor.
Automatizar es la idea de realizar algo de forma automtica, en sntesis con la mnima intervencin
humana posible, esto se puede observar ya que hoy en da es difcil que una empresa no cuente con
tecnologa y equipos de computo y ver esto como un apoyo, tambin es importante saber que
automatizar una tarea libera tiempo al ser humano para que pueda realizar otros trabajos que requieren

del ingenio humano y creatividad. Y conseguir a travs de un motor, mover la automatizacin de


procesos agilizando las funciones de una empresa, ahorrar costos de operaciones y generar ms negocio.
Se dice, que una empresa es una organizacin que tiene como fin el logro de metas y objetivos dentro
del campo laboral. Automatizacin se refiere al uso de maquinas para llevar a cabo determinadas tareas
anteriormente efectuadas por seres humanos, segn la Ingeniera Blanca Almazn en su pgina web
Gestiopolis Automatizacin. Para poder llegar a tales metas organizacionales se necesita tambin la
operacin de ciertas tcticas que promuevan la eficiencia en el proceso de materiales, tiempo y otros
suministros que conlleven una calidad y garanta de algn producto o servicio para todo comprador o
consumidor final. La automatizacin debe aplicarse desde los campos administrativos hasta los campos
de produccin, ventas y distribucin.
Ya sea de modo general o por secciones, por ejemplo: se puede incorporar un sistema de cmputo dentro
de una oficina para que los procesos de redaccin, envi de correos y documentacin de archivos sean
ms eficientes. Esto conlleva a que se ahorre algunos recursos as como tiempo. A la vez tambin se
debe orientar al personal para poder manipular en exactitud las herramientas de trabajo. Para poder
aplicar este proceso de automatizacin se debe contar con recursos econmicos para solventar al
personal, el equipamiento y otros suministros como agua, luz, internet, servicio telefnico.
Un proceso manual normalmente requiere del seguimiento y acompaamiento de una o varias personas
para asegurar y controlar que se atienda en los tiempos y con la calidad adecuada; cuando no se cuenta
con este control o seguimiento, se depende de cada persona que participa del proceso.
Los resultados de la implementacin de una solucin de automatizacin de procesos en cualquier rea
de la organizacin pueden medirse en primera instancia por la reduccin de tiempos y de costos, en
segunda por el aumento de productividad del rea impactada y en tercera instancia en beneficios en
calidad, oportunidad, seguridad, eficiencia, transparencia y mejor servicio.
La automatizacin es el uso de sistemas o elementos computarizados y electromecnicos para controlar
maquinarias y/o procesos industriales sustituyendo a operadores humanos. En el cual su funcin es
optimizar un proceso de tareas repetitivas. En la cual la automatizacin hace uso de diferentes
tecnologas, como es de la neumtica, elctrica, hidrulica, electrnica entre otras.
Algunas Justificaciones de la automatizacin: Aumento en la produccin, Calidad de los productos,
Bajar los costos de produccin, Escases de la energa, Seguridad personal, Necesidad de proteccin
ambiental.
En la prctica real, las 4 funciones fundamentales de la administracin estn de modo entrelazadas e
interrelacionadas, el desempeo de una funcin no cesa por completo (termina) antes que se inicie la
siguiente. Y por lo general no se ejecuta en una secuencia en particular, sino como parezca exigirlo la
situacin. Al establecer una nueva empresa el orden de las funciones ser quizs como se indica en el
proceso pero en una empresa en marcha, el gerente puede encargarse del control en un momento dado y
a continuacin de esto ejecutar y luego planear.
La secuencia deber ser adecuada al objetivo especfico. Tpicamente el gerente se haya involucrado en
muchos objetivos y estar en diferentes etapas en cada uno. Para el no gerente esto puede dar la
impresin de deficiencia o falta de orden. En tanto que en realidad el gerente tal vez est actuando con

todo propsito y fuerza. A la larga por lo general se coloca mayor nfasis en ciertas funciones ms que
en otras, dependiendo de la situacin individual. As como algunas funciones necesitan apoyo y
ejecutarse antes que otras puedan ponerse en accin.
La ejecucin efectiva requiere que se hayan asignado actividades a las personas o hayan realizado las
suyas de acuerdo con los planes y objetivos generales, de igual manera el control no puede ejercerse en
el vaci debe haber algo que controlar.
En realidad, la planeacin est involucrada en el trabajo de organizar, ejecutar y controlar. De igual
manera los elementos de organizar se utilizan en planear, ejecutar y controlar con efectividad. Cada
funcin fundamental de la admn. Afecta a las otras y todas estn relacionadas para formar el proceso
administrativo.

CONCLUSION
Para dar inicio al proceso de automatizacin de procesos es necesario contar con un recurso humano
capacitado en el uso del equipo y conocedor de los procedimientos existentes dentro de la empresa, o
considerar su capacitacin para poder realizar un buen trabajo.
La importancia de automatizar cada proceso es importante ya que depende de que se necesite
automatizar, hay que realizar ciertas etapas mismas que en conjunto con su objetivo de incrementar la
productividad de los empleados y mejorar la eficiencia de la empresa se puede lograr el curso de la
misma y sobre todo tomar en cuenta restricciones, costos y beneficios.
Sera de reconocer que en una organizacin es normal establecer grupos de personas para que trabajen
en colaboracin y cumplan con un propsito organizacional, cada persona posee necesidades, intereses,
conocimientos, experiencias, expectativas y otras series de motivaciones diferentes. La funcin del
administrador es consolidar esta variedad de expectativas en un propsito comn.
Si no existiera la automatizacin de procesos administrativos en la actualidad no se determinara la
productividad de la mejor manera que la empresa desea, tampoco existiera eficiencia, eficacia y no
permitira a la organizacin dividirse en subsistemas y hacer que los problemas grandes se dividan en
pequeos para darles una solucin creativa.
Un ejemplo claro de que la automatizacin de procesos siempre ha existido es cuando en la revolucin
industrial se inicio la mecanizacin, es claro que en esta etapa la mecanizacin reemplaz al esfuerzo
muscular del hombre, ya se empez la automatizacin de procesos incluso muchas tareas que eran
realizadas por el cerebro humano tambin pasaron al computador o a los equipos electrnicos, esto
ocasiono el aporte a grandes avances para que las tareas repetitivas y rutinarias del ser humano fueran
realizadas por el computador, lo que permiti mejorar la calidad de vida, la necesidad de dicha
informacin llevo a la invencin del computador electrnico esto provoco la era de la informtica,
misma que resulto ser una herramienta tecnolgica a disposicin del hombre para impulsar el desarrollo
econmico y social a travs de la agilizacin del proceso de toma de decisiones y por la optimizacin
que se logra de los recursos.

Recordando siempre que automatizar es la idea de realizar algo sin la mnima intervencin humana pero
sin dejar por un lado que El recurso ms valioso que posee una empresa es el ser Humano!
En conclusin yo aprend que el aplicar la automatizacin correctamente en un organizacin y al tener
una direccin hacia donde se quiere llegar dentro de la organizacin obtenemos beneficios los cuales nos
ayudan a desarrollarnos como organizacin.
Aprend que algunos de nuestros beneficios en la automatizacin de procesos pueden ser: reducir errores
y asegura que se comporte siempre igual pudiendo visualizar el estado de los mismos. Agiliza el flujo de
informacin dentro de la compaa, reduce el tiempo dedicado a tareas repetitivas, permite monitorizar y
controlar los procesos.
La tecnologa necesaria para lograr automatizar los procesos existe, y sus precios son descendentes. No
obstante, debemos incidir en que toda tecnologa para que sea efectiva necesita un proceso de
implantacin estudiado. Este Proceso requiere contar, como puntos indispensables, con el compromiso e
implicacin de la direccin y de los usuarios, una buena formacin e informacin sobre las tecnologas y
una evaluacin y seleccin exhaustiva de las mismas.

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