INTRODUCCION

Esta presentación contiene los elementos necesarios para el entendimiento de la

Gestión por Procesos , el enfoque , la transición y los resultados esperados.

La Implementación de la Gestión por procesos es una de las herramientas mas

efectivas para la mejora de la gestión en una organización y el logro de los objetivos.

Entre sus multiples ventajas tenemos las siguientes:

• Se promueve la mejora continua de los procesos. Se detectan ineficiencias,
debilidades organizativas, cuellos de botella y errores de manera rápida y
metódica, reduciendo los riesgos.
• Los procesos se miden; se establecen objetivos e indicadores para cada uno de
ellos.
• Permite una optimización del uso de los recursos y, en consecuencia, una
reducción y optimización de los costos operativos y de gestión.
• Se establecen responsables de cada proceso. Todas las personas de la
organización conocen su rol en cada uno de los procesos y saben cómo
contribuyen a alcanzar los objetivos de la organización.
• Permite que no se trabaje de manera aislada, buscando solo el beneficio de una
parte de la organización, sino buscando el beneficio común.
• Aporta una nítida visión global de la organización y de sus relaciones internas.
 Las empresas deben adoptar, de manera paulatina, la gestión por procesos,
realizar esfuerzos para una mejora administrativa y organizarse de manera
adecuada para llevar adelante los procesos y alcanzar los resultados esperados.

¿Qué es la gestión por procesos?

Enfoque metodológico que permite
gestionar integralmente los procesos,
actividades, tareas y formas de trabajo
contenidas en la “cadena de valor”.
Esta gestión debe asegurar que los
bienes y servicios generen impactos
positivos para la empresa, en función de
los recursos disponibles.
¿Qué es enfoque …?
FUNCIONAL
Es aquella en la cual el “que
hacer” lo define una
estructura jerárquica,
lo distribuye por áreas
especializadas e
independientes unas de
otras, que subdividen el
trabajo por personas y lo
controla mediante un flujo
de órdenes, decisiones,
acciones e informaciones
permanentes de doble
sentido vertical.
POR PROCESOS
Es aquella a través de la cual se orienta el
trabajo básicamente hacia la satisfacción
de las necesidades y expectativas del
cliente, mediante el diseño de procesos de
alto valor agregado.
La Gestión por Procesos implica un cambio
de paradigmas y un cambio de actitud de
las personas en la forma de hacer el
trabajo.
Diferencias entre enfoque funcional y enfoque por procesos

FUNCIONAL POR PROCESOS

 FLUJO DE TRABAJO VERTICAL  FLUJO DE TRABAJO HORIZONTAL

 PUESTOS DE TRABAJO POR  PUESTOS DE TRABAJO

FUNCIONES MULTIFUNCIONALES

 CONOCIMIENTO SE DESDOBLA A  INTEGRACIÓN DEL CONOCIMIENTO EN

TRAVÉS DE LA ESTRUCTURA GRUPOS AUTÓNOMOS

 ORIENTADA HACIA “ADENTRO”  ORIENTADA HACIA EL CLIENTE

 PROCESOS COMPLEJOS Y DE POCO  PROCESOS DE CICLO CORTO Y ALTO

VALOR AGREGADO VALOR AGREGADO
 Transición del enfoque funcional al enfoque por procesos

F F F F F F GESTION
PROCESO 1

USUARIOS
U

USUARIOS
U U U U U
N N N N N N
LICENCIAS
C C C C C C
I I I I I I
Ó Ó Ó Ó Ó Ó PROCESO 2 RRHH
GESTION
N N N N N N

1 2 3 1 2 3
PROCESO 3
GESTION
COMPRAS

ENFOQUE FUNCIONAL ÁREAS / PROCESOS ENFOQUE POR PROCESOS

ORIENTADO A RESULTADOS
Las funciones/áreas Se reconocen los procesos pero Los procesos gestionan
gestionan la organización predominan las funciones la organización
Transición del enfoque funcional al enfoque por procesos
Comparemos…….

Enfoque por
Enfoque Funcional
procesos
Perspectiva del ejecutor: Vertical Horizontal

La autoridad basada en: Jefes de departamento Responsables del proceso

Burocracia, formalismo y Eficiencia, flexibilidad y
Principios que utiliza: centralización en la toma descentralización en la toma
de decisiones de decisiones
Se trabaja: Aislado En equipo
Se centra en: Tareas Producto / Servicio
Tiene un enfoque: Fragmentado Integrado

Utiliza conocimientos: Rutinarios Agregan valor

Comparemos…….

Enfoque por
Enfoque Funcional
procesos
El problema está: En las personas En el proceso

Las auditorías: Evalúan a las personas Debe evaluarse el proceso

Las personas: Deben cumplir su trabajo Tienen un rol en el proceso

Orientados al cliente
Los resultados: Orientados a la gerencia
interno o externo
¿Qué se controla?: Los errores La variación
¿Qué actividad del proceso
El error: ¿Quién fue?
lo permitió?
CENTRADO EN LA ORGANIZACION CENTRADO EN EL PROCESO

LOS EMPLEADOS SON EL PROBLEMA  EL PROCESO ES EL PROBLEMA

DEBE HACER EL TRABAJO DEL  AYUDA A QUE SE HAGAN LAS

PUESTO QUE DESEMPEÑA ACTIVIDADES

NO ES NECESARIO QUE COMPRENDA  SABE QUÉ LUGAR OCUPA EN EL

EL IMPACTO DEL TRABAJO PROCESO EL TRABAJO QUE REALIZA

EVALUA A LOS EMPLEADOS  EVALUA EL PROCESO

¿ QUIÉN COMETIÓ EL ERROR ?  ¿ QUÉ PERMITIÓ QUE EL ERROR SE

COMETIERA ?

CAMBIA A LA PERSONA  CAMBIA O AJUSTA EL PROCESO

SIEMPRE SE PUEDE ENCONTRAR UN  SIEMPRE SE PUEDE MEJORAR EL

MEJOR EMPLEADO PROCESO
Beneficios de la gestión por procesos

 Conocimiento transversal de la organización

 Alineamiento estratégico
 Liderazgo participativo y trabajo en equipo
 Dinamismo en todos los procesos
 Trabajo colaborativo en equipo
 Enfoque en la satisfacción de la población meta o cliente
(interno o externo)
 Orientado a resultados

Gestión Satisfacción
Mejora
por de partes
continua
procesos interesadas
Recapitulando….

El problema de la organización
tradicional es que esta basada en la
división del trabajo por funciones y
departamentos más que por actividades
y procesos.

Un resultado deseado se alcanza más

eficientemente cuando las actividades y
los recursos relacionados se gestionan
como un proceso, esto es el enfoque
basado en procesos.
Retos en una transición. Diseño de nuevos perfiles de cargo
 ¿Qué son los procesos?
¿Qué son los procedimientos?
 Definición de proceso
Controles
del proceso

ACTIVIDAD 1

ACTIVIDAD 2
ENTRADA SALIDA
ACTIVIDAD 3
…
ACTIVIDAD N

RETROALIMENTACION
PROCESO: conjunto de recursos y actividades
interrelacionadas, repetitivas y sistemáticas, mediante los
cuales una entrada se convierte en una salida o resultado.
 Una explicación mas..

Proceso: combinación de recursos en una serie de actividades

interrelacionadas, repetitivas y sistemáticas para la obtención de un
resultado (bienes, servicios, información), que satisface los requisitos de los
usuarios o clientes, de los sectores internos de la organización o de otras
partes interesadas.

Entradas Actividades Salidas

REQUERIMIENTO

Insumos / Recursos Proceso Servicio / Producto

Elementos de un proceso

Entradas/ Inputs Actividades Salidas / Outputs

5M PROCESO PRODUCTO Cliente

1. Materiales 1. Bienes
2. Método 2. Obras
3. Máquinas 3. Servicios
4. Mano de Obra
5. Medio Ambiente

La voz del Cliente (Usuario / Stakeholders)

(Reclamos, quejas o satisfacción sobre el producto)
 Proceso Elementos de Entrada
Zumo de Limón, hielo, azúcar
blanca, pisco, clara de huevo,,
Elaboración de copas, licuadora o vaso batidor,
Pisco Sour barman, recetario, etc.
Ejemplo de procesos.
Actividades Resultados
1.Preparación de Insumos
2.Vaciado de ingredientes
3.Licuado o Batido de ingredientes Pisco Sour
4.Vaciado de preparación
5.Añadido de amargo

Harina, agua, sal, levadura y otros 1.Mezcla de ingredientes.

(azúcar, clara o yema de huevos, 2.Reposo de masa para levar
Elaboración de leche, mantequilla, etc.), 3.Horneado Pan
Pan maquinas, maestro panadero,
instrucciones, recipientes, 4.Enfriado
vitrinas, etc. 5.Almacenamiento

Peines, tijeras, espejo, talco, agua, 1. Peinado previo

rociador, capa, navaja, silla, 2. Corte
estilista, etc. 3. Sacudido Cabello
Corte de Cabello
4. Humedecido - peinado Cortado
5. Afeitado
6. Talqueado - sacudido
Perfil del puesto, Asistente de 1. Preparación de aviso
reclutamiento, computadora, 2. Revisión del aviso
papel, servicio telefónico o de 3. Aprobación del aviso
Reclutamiento Internet, agenda telefónica, caja Curriculums
chica, etc. 4. Cotización de medio
de Personal de candidatos
5. Aprobación de cotización
6. Publicación de aviso
7. Recepción de curriculums
¿Qué es un procedimiento?

Procedimiento: Forma especificada para llevar a cabo una

actividad o un proceso, considerando responder a las
siguientes preguntas:
Definición de proceso y procedimiento
 INICIO Dependerá
del
mecanismo
Definición de de compra
requerimiento
Flujo del proceso de compras

1 Publicación
Resolución de
Selección del
adjudicación y
mecanismo de
aviso a
compra
Llamado y recepción proveedor
2 de ofertas adjudicado
Elaboración
Bases de
3
Evaluación de
Licitación 1. Convenio ofertas
Marco
2. Licitación 4
Pública /
Privada Criterios de Adjudicación
3. Concurso Evaluación oferta
Público / 5
Privado
4. Compra Recibo de FIN
Directa producto o
(excepción) servicio
6 Seguimiento
Formalización de
la compra y monitoreo Garantía , servicio
de la compra técnico y satisfacción
cliente interno
7
 Mapa de procesos.
Clasificación y articulación de
procesos
Identificación y secuencia de los procesos

El primer paso para adoptar un enfoque basado en procesos es identificar

cuáles son los procesos que deben configurar el sistema, es decir, qué
procesos deben aparecer en la estructura de procesos del sistema.

Una vez efectuada la identificación y la selección de los procesos, surge la

necesidad de definir y reflejar esta estructura de forma que facilite la
determinación e interpretación de las interrelaciones existentes entre los
mismos.

La manera más representativa de reflejar los procesos identificados y sus

interrelaciones es precisamente a través de un mapa de procesos, que viene
a ser la representación gráfica de la estructura de procesos
Del enfoque funcional al enfoque por procesos

Identificación Inventario Clasificación Selección Mapa

de Procesos de Procesos de Procesos de Procesos de Procesos

Para la gestión de los procesos es necesario, la elaboración de un

sistema de indicadores, que permitan comparar las situaciones
deseables (estándar) y la realidad (indicadores).
Identificación de Procesos
• Se recomienda utilizar el brainstorming o la tormenta de ideas en equipo para
poder identificar todos los procesos de la organización independientemente de
su tamaño, jerarquía o importancia.

Proceso: Logístico
Inventario de Procesos
Subprocesos: Almacenamiento
• Listar los procesos en dos categorías: Compras
Procesos y Subprocesos. Control de inventarios
Distribución
• Al conjunto de procesos y
Proceso: Administración de Personal
subprocesos se le denominará
Catálogo de Procesos. Subprocesos: Capacitación
Reclutamiento
Selección
Elaboración de Planillas
 Clasificación de Procesos

a) Procesos estratégicos: Son los llevados a cabo Procesos Estratégicos

por la dirección de la organización están • Planificación Estratégica
relacionados con la gestión de la organización, son • Gestión Financiera
los que definen y desarrollan las políticas, • Gestión de Mejora
estrategias, objetivos y metas de la organización, y Continua
generalmente son realizados a largo plazo
b) Procesos misionales: Son aquellos que están Procesos Misionales
relacionados con la realización directa del servicio • Gestión de producción
o producto de la organización, inciden • Gestión de ventas
directamente en la satisfacción del grupo meta, se
les conoce como procesos primarios, críticos, Procesos de Soporte
claves o misionales. • Gestión de RRHH
c) Procesos de soporte: Son aquellos que dan • Gestión de compras
soporte a los procesos misionales. Su valor es • Gestión logística
indirecto y generalmente sus clientes son internos.. • Gestión contable
Ejemplo de Mapa de procesos
 Reunirse en equipo es el principio
Mantenerse en equipo es el progreso
Trabajar en equipo asegura el “Éxito”
Henry Ford