ADMINISTRACIÓN FUNCIONAL

Y
ADMINISTRACIÓN POR PROCESOS

AMINTA CAICEDO GIRÓN

MARTHA CECILIA CORREA MORENO

UNIVERSIDAD DE LA AMAZONIA
FACULTAD DE CIENCIAS CONTABLES Y ECONÓMICAS
«POLÍTICAS E INDICADORES DE GESTIÓN»
I SEMESTRE ESPECIALIZACIÓN EN CONTROL INTERNO Y ASEGURAMIENTO
 CONCEPTOS
• ADMINISTRACIÓN:
• Es la ciencia cuyo objeto es el estudio de las funciones, para
conseguir sus fines, combinando, con la mayor eficacia los medios
de toda clase necesarios o asignados.
• En el sector público, lo mismo que en los ámbitos agrícola,
industrial y comercial, la eficacia es la productividad.

• ADMINISRACIÓN PÚBLICA:
• Es la ciencia cuyo objeto es el estudio de las funciones del Estado,
para conseguir sus fines, armonizando las funciones del individuo
con las de la sociedad o nación, combinando para ello los medios
de toda clase necesarios o disponibles.
 Administración Funcional –
Administración De Procesos

Henry Fayol
•Funciones Técnicas:
•Funciones Comerciales:
•Funciones Financieras:
Funciones Básicas: •Funciones de Seguridad:
•Funciones Contables:
•Funciones Administrativas

-Planeación, organización,
Dirección, Coordinación y Control
 Administración Funcional –
Administración De Procesos
El proceso administrativo está regido
por los principios administrativos:
7. La Remuneración
1. La División del Trabajo 8. La Centralización
2. La Autoridad  9. La Jerarquía
3. La Disciplina
10. El Orden
4. La Unidad de Mando
11. La Equidad
5. La Unidad de Dirección
12. La Estabilidad del
6. La Subordinación de los Personal
Intereses Particulares al
Interés General 13. La Iniciativa
14. La unión del personal
QUE ES ADMINISTRACIÓN FUNCIONAL?

Se produce cuando al interior de la organización

se estructura el ejercicio de las actividades de
acuerdo a la función que deben cumplir.
Administración Funcional –Administración De
Procesos
 Administración Funcional –
Administración De Procesos
Características :
 Es una autoridad de conocimiento y se extiende a
Toda la organización
 Líneas directas de comunicación
 Desconcentración de las decisiones
 Énfasis en la especialización

Ventajas:
 Proporciona el máximo de especialización a los diversos órganos o cargos
de la organización
 Permite la mejor supervisión técnica posible, o especialización en todos
los niveles.
 Desarrolla la comunicación directa, sin intermediario, más rápida y menos
sujeta a interferencias.
 Administración Funcional
Desventajas:
 ADMINISTRACIÓN POR PROCESOS
ADMINISTRACIÓN POR PROCESOS
 
Es una forma de organización, diferente de la clásica organización funcional, en la
que prima la visión del cliente sobre las actividades de la organización.

La administración de procesos es cualquier actividad o grupo de

actividades que emplee un insumo, le agregue valor a éste y suministre un producto
a un cliente externo o interno.
 
Enfoque basado en procesos
El enfoque basado en procesos es uno de los principales principios detrás de la
norma ISO 9001. De modo que el primer paso antes de avanzar hacia una
certificación, es identificar los procesos que tienen lugar dentro de nuestra
organización.
 
Llamamos proceso a un conjunto de actividades que están interrelacionadas o que
interactúan entre sí y que transforman insumos en productos. Ese conjunto de
actividades requiere de la asignación de una serie de recursos como pueden ser
personas y materiales.
 DIVISIÓN DE PROCESOS COMUNES EN UNA
ORGANIZACIÓN

Procesos Básicos y de Soporte: procesos que proporcionan el valor

añadido, a través de los cuáles creamos los productos que satisfacen las
necesidades del cliente.
 
Procesos de Gestión: procesos de planificación y provisión de los recursos
necesarios para llevar a cabo los Procesos Básicos y de Soporte así como el
seguimiento y la medición del desempeño global del sistema de gestión de
la calidad y la satisfacción del cliente.
  
Procesos Externalizados: procesos que son necesarios para el sistema de
gestión de la calidad de una organización y que desempeña una parte
externa.
 
La identificación de los procesos le permite a la empresa poderlos
certificar ante el ICONTEC – ISO 9001
 PROCESOS BÁSICOS Y DE SOPORTE

Proceso de Ventas. Vender también supone llevar a cabo un proceso y una secuencia de

actividades que en su versión más simplificada van desde la introducción en nuestro
sistema del pedido de un cliente hasta la entrega del producto/servicio.
 
Proceso de I+D. Es el proceso de diseño y desarrollo de un nuevo producto/servicio de
acuerdo a los requerimientos de nuestros clientes o a una investigación de mercado.
 
Proceso de Suministro de Productos y Servicios. Es el proceso principal por el que
creamos valor para nuestros clientes, por el que producimos un bien o servicio destinado a
satisfacer las necesidades de nuestros clientes.
 
Proceso de Aprovisionamiento. Proceso que llevamos a cabo para adquirir o reunir todos
los recursos necesarios para poder ejecutar los distintos procesos de Suministro de
Productos y Servicios.
 
Proceso de Almacenamiento. Proceso que seguimos para almacenar tanto los productos
ya terminados como las materias primas necesarias para la producción.
 PROCESOS DE GESTIÓN

 
Responsabilidad de la Gestión. Es el proceso a través del cuál se definen
responsabilidades, políticas y estrategias de la organización.
 
Gestión de Recursos. Es el proceso por el que los responsables de gestión
de alto nivel proporcionan recursos financieros y otros recursos (por
ejemplo, recursos humanos) con el fin de garantizar que se ejecuten otros
procesos.
 
Medición, análisis y mejora. Procesos mediante los cuáles los
responsables de Gestión o Administración de la organización validan los
requisitos del/los producto/s, los procesos que se llevan a cabo dentro de
la organización, el sistema que se sigue para gestionar la calidad y los
procedimientos en marcha para asegurar la mejora continua.
 PROCESOS EXTERNALIZADOS

Marketing e Investigación de Mercados. Procesos que se siguen para descubrir

nuevas necesidades de los clientes y la forma de aportarles una solución.
 
Transporte. Proceso de entrega de los productos a un cliente.
 
Contabilidad. Procesos que recogen aquellas actividades relacionadas con
registrar las entradas y salidas de dinero en una organización o empresa.
 
Mantenimiento de equipos. Procesos y procedimientos que ponen en marcha
con el objetivo de mantener y reparar los equipos empleados en la producción y
evitar que ésta se pueda ver afectada por un mal funcionamiento.
 
Una vez que hemos identificado cuáles son los procesos que tienen lugar dentro
de nuestra organización, nos puede resultar de gran utilidad a la hora de
gestionar una certificación.
 
La administración por procesos le permite a la empresa identificar Indicadores y
poder evaluar rendimiento de las distintas actividades que se llevan a cabo
SISTEMA DE GESTIÓN COMO HERRAMIENTA PARA ALCANZAR LOS
OBJETIVOS

SISTEMAS DE
OBJETIVOS RESULTADOS
GESTIÓN

Qué se quiere Responsabilidades (De Quién) Qué se Logra

Recursos (Con qué)
Metodologías (Cómo)
Programas (Cuándo)
VISIÓN DE UNA ORGANIZACIÓN A TRAVÉS DE SUS
PROCESOS
ORGANIZACIÓN: Enfoque funcional vs Enfoque por procesos

Comparación por elementos estratégicos

Elementos de comparación Enfoque funcional Enfoque por procesos

Estructura organizacional Jerárquica Sistémica/interconectada
Actuación Interna y cerrada Externa y abierta
Recurso principal Capital Conocimiento
Proyección de Talento humano Directivos Profesionales
Dirección Ordenes gerenciales Auto-gerencia
Compensación Ascensos Realización propia
Actitud de Talento humano Cumplir Generar valor
Actitud de dominante Jefatura Liderazgo
Control ejercicio Control externo Autocontrol
ORGANIZACIÓN: Enfoque funcional vs Enfoque por procesos
Comparación por actuación
Elementos de comparación Enfoque funcional
Orientación de resultados Orientado en la tarea
¿Qué se le debe comprender? El trabajo
Orientación colaborativa Hacer mi trabajo
Pregunta frente a un problema ¿Quién cometió el error?
¿Qué se evalúa? El individuo
Los empleados son el
¿Dónde se ve el problema?
problema
Solución al problema Cambiar el empleado
¿Qué son las personas? Empleados
Enfoque por procesos
Orientado al cliente
El proceso
Trabajar en equipo
¿Qué permitió el error?
El Proceso
El proceso tiene problemas
Mejorar el proceso
Talento humano
DEBILIDADES OPERATIVAS COMUNES EN LAS
ORGANIZACIONES FUNCIONALES

Exceso de procedimientos y actividades manuales

Numerosos formatos y papeles en cada dependencia
Poco conocimiento de lo que hace cada quien
Sin estándares
Carencia de controles o controles inadecuados
Información aislada en cada área
MODELO DE MAPA DE PROCESOS
MAPA DE PROCESOS – GOBERNACIÓN DEL CAQUETÁ
ORGANIGRAMA DE LA GOBERNACIÓN
ÍNDICE DE DESEMPEÑO INSTITUCIONAL GOBERNACIÓN
DE CAQUETÁ
GRACIAS ……