I.

INTRODUCCIÓN
En toda empresa o institución hay dos aspectos de su ser y su quehacer que son de fundamental importancia en el
logro de los objetivos o metas que se propone para una determinada etapa. Estos aspectos, por tanto, también inciden en la
forma como la Institución o Empresa es gestionada por sus ejecutivos y funcionarios en la búsqueda de hacer realidad su
Visión/Misión declarada. Estos aspectos son:
 Su Organización, que forma parte, expresa en alguna medida SU SER.
 SUs Procedimientos, que determinan en gran medida SU QUEHACER..
Toda vez que estos dos aspectos, como ya se señaló, inciden en los resultados de la gestión institucional/empresarial,
ellos han devenido en temas de importancia en la agenda de todo ejecutivo principal y/o Junta directiva empresarial; puesto que
tanto LA FORMA (ORGANIZACIÓN) en como se estructura el negocio, como LA MANERA (METODOS) en como se realiza o
ejecutan las actividades de la organización, son determinantes en los resultados que se obtengan.
Por esa razón, desde hace años en todas las instituciones o empresas se está incluyendo en el ámbito de la gestión
empresarial aquellas funciones especializadas que tienen que ver con la planeación y el desarrollo institucional y con la forma o
manera de gestionar los procesos de trabajo. Es decir, se está tratando de que tanto los aspectos que tienen que ver con la
forma en que la Empresa o Institución se organiza o estructura como la forma en que se gestionan todos los procesos de
trabajo para cumplir su cometido, se revisen y analicen de manera sistemática y permanente, con herramientas y métodos de
ingeniería de sistemas, para poder detectar a tiempo las “disfunciones” que puedan presentarse tanto en la estructura
organizacional como en sus procedimientos.
En ese sentido, y partiendo del proceso de transformación y cambio que se está desarrollando en estos momentos en
la UPONIC, se debe impedir que esta transformación no vaya acompañada de los ajustes organizacionales y/o
procedimentales necesarios para que el impacto de dicha transformación no sea perjudicial a la Institución; y más bien ayude a
enrumbar el quehacer de la Universidad en la dirección y sentido que sus actuales dirigentes están definiendo.
Al impulsar la creación de un área especializada –podríamos llamarla de Planeación y Desarrollo- se estarían sentando
las bases para que se pueda desarrollar de manera sistemática, planificada, ordenada, coherente y eficiente, los estudios y
análisis organizacionales, administrativos y de procedimientos, que sean necesarios para poder ajustar:
 La estructura organizativa a la forma que debe tener la Institución para garantizar su cometido
 La dinámica de la gestión institucional, expresada en forma de Procesos, Procedimientos, y demás, a las
necesidades de la etapa de desarrollo de la Institución y de la forma en que presta sus servicios.

II. FUNCIONES GENERALES DEL AREA DE PLANEACIÓN Y DESARROLLO

Las funciones generales de esta área que se estaría creando estarían concentradas en cuatro ámbitos del trabajo en la
UPONIC. Estos ámbitos son:
 En lo relativo a la proyección estratégica de la Institución, y todo lo relacionado con la implementación y puesta en
práctica de lo que dicha proyección requiere para hacerse realidad.
 En lo relativo a la forma como se estructura y organiza, para garantizar que el ejercicio de la Autoridad y la
Delegación de la responsabilidad, expresada en la forma de ESTRUCTURA ORGANIZATIVA satisfagan los
requerimientos que en esa dirección demandan las Proyecciones y/o Planes estratégicos que el ápice dirigente o
Junta Directiva declare.
 En la forma como se definen, organizan y gestionan los procesos en que puede dividirse todo el quehacer de la
Institución. Esto implica, por tanto, todo lo relacionado con procedimientos, y demás.
 En lo relativo a la automatización de procesos y procedimientos , como instrumentos necesario para poder
alcanzar niveles de gestión más eficientes y eficaces. También, como una cuestión especial que es producto del
propio desarrollo de UPONIC, con lo relacionado a la PRESENCIA EN LA WEB de la UPONIC y de su oferta
académica.

1
 En un sentido general, la definición de las FUNCIONES GENERALES, de conformidad con la división o separación
expuesta en el anterior, son las siguientes:
II.1. Respecto al Pensamiento y la proyección estratégicos.
 Elaborar las propuestas de MISIÓN/VISION que deberá tener la Institución como principal guía para la acción en su
quehacer.
 Elaborar las propuestas de Valores Compartidos que deberán promoverse y desarrollarse en toda la Institución.
 Elaborar las propuestas necesarias para la adecuada planeación, organización, ejecución y control de los Planes de
Trabajo que tienen que proyectar TODAS las instancias de la Institución.
 Llevar un SISTEMA DE INFORMACIÓN y control sobre todo a actividad de la Institución que incida en la realización
de nuestra Misión/Visión.
II.2. Respecto a la Estructura de la Organización, y los procedimientos
 Analizar la  estructura: la jerarquía institucional, las Instancias de dirección y control, en los niveles de “ápice
dirigente”, dirección y supervisión intermedia, y de ejecución directa; tanto a nivel central nacional como a nivel de
delegaciones.
 Analizar los cargos y las funciones que forman parte de dicha estructura. de cargos y las funciones
 Elaborar las propuestas de Manual de Organización, Manual de Políticas, Manual de Procedimientos, Manual de
Cargos y Funciones.
II.3. Respecto a la automatización de Procesos


III. UBICACIÓN ORGANIZACIONAL

Por la importancia que tiene la labor de esta instancia que tiene que ver con
 la necesidad de re-encauzar el quehacer de la Institución en la dirección original, 1
 la necesidad de definir, implementar y desarrollar un funcionamiento acorde con la nueva etapa que está
empezando a vivir UPONIC, 2
 El desigual desarrollo y desempeño que tienen los ejecutivos y funcionarios en todos los niveles y que producen un
Modelo de Gestión que se caracteriza por su relativa falta de homogeneidad, y provocan más disparidad aún de la
que ya existe.
esta instancia organizativa DEBE ESTAR SUBORDINADA AL MÁS ALTO NIVEL DE DIRECCIÓN DE LA INSTITUCIÓN,
y DEBE SER CONTROLADA POR EL FUNCIONARIO DE MÁS RANGO, el cual es también un subordinado de la Junta
Directiva de UPONIC.
En esa lógica, la ubicación de esta instancia sería la que se muestra en el gráfico No. 1: UBICACIÓN DE LA
DIRECCIÓN., y del cual debo resaltar los siguientes aspectos:
 Se ratifica la función de dirección máxima que tiene la JUNTA DIRECTIVA, de la cual forma parte en calidad de Presidente,
la actual RECTOR GENERAL
 Se explicita EL CARÁCTER SUBORDINADO QUE TIENEN TODAS LAS INSTANCIAS DE LA UNIVERSIDAD A LA
JUNTA DIRECTIVA, y la autoridad y responsabilidad que le corresponden al RECTOR GENERAL en su condición de
FUNCIONARIO EJECUTIVO de las directrices y decisiones que toma la Junta Directiva.
1
Se trata de retomar la propuesta pedagógica y social que el Fundador de la UPONIC planteó y fundamentó al crearse la UPONIC. Me refiero al paradigma
original de SOCIO UNIVERSIDAD y las implicaciones y trascendencia que ello tiene.
2
Etapa que se caracteriza, entre los aspectos que más resaltan, por lo siguiente:
 La sustitución de una dirección individual por una dirección colectiva en el nivel más alto de UPONIC
 La introducción paulatina de formas de dirección y toma de decisiones más democráticas y colectivas; acordes con la estructura
de una Organización No-Gubernamental que tiene una JUNTA DIRECTIVA que la dirige en todo su quehacer.
 La preocupación por darle una mayor importancia práctica a los aspectos que tienen que ver con el desarrollo humano de los
miembros de la Institución, así como con su bienestar y compensación económica.
 La importancia que se le está dando a la “inversión en infraestructura y condiciones” que, por su impacto e importancia,
demandan una disciplina financiera fuertemente centralizada, pero que NO CONTRADIGA NI SUSTITUYA LA IMPORTANCIA Y
AUTORIDAD QUE TIENE LA ESTRUCTURA DIRECTIVA EN EL NIVEL SUPERIOR de la Institución.
2
 Se deja claramente establecida la CONDICIÓN DE STAFF que debe tener la Dirección de Planeación y desarrollo; lo que
condiciona la forma en que se deber relacionar con todas las instancias administrativas, financieras, Académicas y demás
que existen en la Institución.

JUNTA DIRECTIVA
DE UPONIC

Rector Gral Dirección de Planeación

y Desarrollo

Instancias y niveles de gestión

académica, administrativa y
financiera, nacional y
departamental

IV. ESTRUCTURA Y FUNCIONES PARTICULARES

La estructura y las funciones particulares de la Dirección están relacionadas con los ámbitos en que se desarrolla y/o
tiene impacto su quehacer. De manera tal que los DEPARTAMENTOS en que se divide esta Dirección son:
IV.1. Departamento de Planificación y Control
IV.2. Departamento de Organización y Métodos
IV.3. Departamento de Informática

V. PRINCIPALES TAREAS
 Elaborar y presentar una propuesta de estructura organizativa que deberá tener la Institución, tanto a nivel central
como a nivel de Delegaciones. Elaborar el Manual de Organización correspondiente una vez aprobada la estructura
y funciones en lo general.
 Hacer un análisis de la estructura de Cargos y Salarios que tiene en la actualidad la Institución, y presentar sus
consideraciones a la Junta Directiva.
 Presentar a la Junta Directiva, para su revisión y aprobación, los TÉRMINOS DE REFERENCIA, con los que deberá
establecerse la Contratación del consultor externo para la tarea de la revisión del funcionamiento de la Contabilidad y
la fortaleza o debilidad del “ambiente y procedimientos de control interno” que tiene el área contable.
 Presentar una propuesta de SISTEMA DE INFORMACIÓN ACADÉMICO que permita un mayor control y
direccionamiento de toda la actividad académica que se desarrolla en la Institución. 3

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No se trata de sustituir o eliminar el sistema de REGISTRO ACADÉMICO que no es más que la contabilidad de los resultados de la actividad docente,
sino que de diseñar un sistema de información más completo e integrado para la actividad académica.
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