TIPO DE DOCUMENTO PROCESO SUBPROCESO

Procedimiento SSTA
NOMBRE Código y Versión Paginado
“Comunicación, participación y consulta” SSTA.1.PR.5-V2 -1-

1. OBJETIVO:

Este procedimiento tiene como objeto regular la comunicación de la SST interna entre los diversos niveles de la organización, la comunicación
con los contratistas y visitantes del lugar, además de documentar, recibir y responder a las comunicaciones de las partes interesadas externas.

2. ALCANCE:

Este procedimiento tiene como objeto regular la comunicación de la SST interna entre los diversos niveles de la organización, la comunicación
con los contratistas y visitantes del lugar, además de documentar, recibir y responder a las comunicaciones de las partes interesadas externas.

3. RESPONSABLES:

Responsable de la SST:

 Responsable de convocar reuniones.

 Recoger, documentar y responder las comunicaciones externas e internas.

Gerencia:

 Responsable del establecimiento de la autoridad, con la asignación de responsabilidades.

 Definición de los circuitos de comunicación.

Responsable de Departamento:

 Una vez se establezca una sugerencia de algún empleado, se debe de dar respuesta a la misma.

Resto de personal:

 Responsable de respetar los circuitos de comunicación establecidos para la operatividad de cada procedimiento.
 Comunicar cualquier sugerencia de la SST.
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4. VALIDACIÓN:

Nombre Cargo Fecha Firma

Elaboró Coordinador SSTA 24-02-2016

Revisó Gestora de calidad 24-02-2016

Aprobó Gerente 24-02-2016

5. CONTROL DE LA VIGENCIA DEL DOCUMENTO:

Versión Fecha de Aprobación Descripción del Cambio realizado

01

02 24-02-2016 Se añadió al procedimiento el SSTA.1.FM.33-V1 “Matriz de control de contratistas”

6 .NOMBRE DEL INDICADOR (S) CON EL QUE ESTA DIRECTAMENTE RELACIONADO ESTE PROCEDIMIENTO:
Nro. Nombre del Indicador Formula
1 EFICIENCIA::
2 EFICACIA:
3 EFECTIVIDAD:

7. CONTROL DEL RIESGO

Nro. Descripción del l riesgo relacionado con el procedimiento Punto de control
El Responsable de la SST será el encargado de la emisión de los
1 Que los contratistas no participen de la gestión SST riesgos y plan de emergencia y petición de los riesgos inherentes
a la actividad que desarrollara en nuestras instalaciones

8. DEFINICIONES

N/A
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Procedimiento SSTA
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9. DESCRIPCIÓN DE ACTIVIDADES:
PHVA Quién Qué debe hacer y cómo Cuándo Documento
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Comunicación Interna

La comunicación interna garantiza que todos los mandos y empleados

comprendan el Sistema de Gestión de la SST, conozcan los riesgos para la
SST de la Empresa así como los Objetivos del Sistema y puedan contribuir
a cumplir la Política de la SST, y a la mejora continua.

Gerencia determina que los circuitos de comunicación entre los diversos

niveles de la empresa serán idénticos a los dibujados por el propio
organigrama funcional, tanto en sentido ascendente como descendente.
Asimismo, también deberá estar prevista la comunicación horizontal, dentro
de departamentos y entre departamentos.

La comunicación, además de la definida para la operatividad de cada

procedimiento, se hará por medio de:
SSTA.1.FM.7-V1
“Entrega de
 Tablón de anuncios. El Responsable de la SST debe de mantener
Documentación/Inf
con información de interés sobre la SST y del sector, un tablón de
ormación del SST
anuncios. El tablón debe servir además para exponer la Política de
1 H 2 Coord. SSTA
la SST y los Objetivos de la SST, así como comunicados de interés
general.
SSTA.1.FM.8-V1
 Entrega de documentación/información del SST: Cuando proceda
“Comunicación de
el Responsable de la SST, solicitará la firma a los empleados de la
sugerencias”
entrega de documentación/información relevante mediante el
SSTA.1.FM.7-V1 “Entrega de Documentación/Información del
SST.”
 Reuniones y charlas. Impartidas por el Responsable de la SST,
que convocará a todos los responsables de departamentos y a
quien estime oportuno. También puede convocar reuniones por
departamentos. Las reuniones estarán registradas en el formato
GC.1.RE.3-V1 “Acta de reunión”. La documentación entregada
en las charlas, se archivará como registro.
 Recogida de sugerencias. Cada persona es libre de hacer las
sugerencias que crea oportunas, comunicándoselas mediante el
SSTA.1.FM.8-V1 “Comunicación de sugerencias” a su
responsable directo Éste es responsable de dar una respuesta a la
misma, consultando si es preciso a su superior, o bien elevando la
sugerencia como punto a tratar en una reunión.
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Comunicación a Contratistas y Visitantes

La comunicación a los contratistas debe ser realizada según el trabajo a

desempeñar, deben ser comunicados los riesgos inherentes al lugar de
trabajo y el Plan de Emergencia de la Organización, antes de la realización
de cualquier trabajo en nuestras instalaciones.

Esta información se realizará junto con el Pedido al Trabajo, siendo remitido

el SSTA.1.FM.7-V1 “Entrega de Documentación/Información del SST.”
firmado, antes de realizar el trabajo solicitado, como aceptación y
conocimiento de los riesgos de nuestras instalaciones y Plan de
2 H 3 Coord. SSTA
Emergencia. Por su parte el Contratista está obligado a facilitarnos los
riesgos inherentes a la actividad que desarrollará en nuestras instalaciones.
El Responsable de la SST será el encargado de la emisión y petición de los
registros mencionados. Para controlar esta gestión se tendrá el
SSTA.1.FM.33-V1 “Matriz de control de contratistas”

Las comunicaciones a los visitantes se realizarán mediante los tablones de

anuncios, así como las diversas señalizaciones de emergencia que están
ubicadas en nuestras instalaciones.

Se tratará como comunicación externa cualquier solicitud de información por

partes de estos, que no se mencione anteriormente.

Comunicación Externa

La organización considera comunicación externa a toda aquella información

que se facilita a personas que no pertenezcan a la estructura de la
organización o a aquellas comunicaciones recogidas, documentadas y que
han sido respondidas al recibir las comunicaciones relevantes recibidas
tanto de forma verbal, como por escrito.

3 H
Coord. SSTA Estas comunicaciones las pueden realizar las diferentes partes interesadas
como clientes, accionistas, los proveedores, los organismos públicos,… En
estos casos se archivará la solicitud o documento y la contestación a la
solicitud.

Si a la organización le requieren partes interesadas externas información

acerca de sus Sistema de la SST, el Responsable de la SST junto a
Gerencia tomarán la oportuna resolución. Dejando constancia de esta
comunicación externa si así se hiciera.
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“Comunicación, participación y consulta” SSTA.1.PR.5-V2 -6-

10. CONTROL DE REGISTROS:

Nombre Código Sitio Almacenamiento Tiempo Retención Disposición Final Acceso

“Entrega de
SSTA.1.FM.7 OFIC SSTA 20 AÑOS Escanear y reciclar COORD. SSTA
Documentación/Información del SST.”
“Comunicación de sugerencias”
SSTA.1.FM.8 OFIC SSTA 20 AÑOS Escanear y reciclar COORD. SSTA
SSTA.1.FM.
“Matriz de control de contratistas” OFIC SSTA 20 AÑOS Escanear y reciclar COORD. SSTA
33

11. CONTROL DE LAS COPIAS DEL DOCUMENTO:

Copia Nro. Nombre de Quién Tiene Copia del Documento Cargo Fecha Recibido Firma
Original