EMPRESA ELÉCTRICA SST-PR-01-00-00

Ver. Nº Página
GESTIÓN DE LA INFORMACIÓN DOCUMENTADA
01 1 de 10

GESTIÓN DE LA INFORMACIÓN
DOCUMENTADA

Elaborado Revisado Aprobado

Nombre Marcia Durán Castro
Cargo Encargada SST Gerente General Gerente General
Fecha 2021-07-05 2021-07-05 2021-07-05

Firma

Fecha de emisión: 2021-07-05 Responsable de emisión: Marcia Durán Castro

 EMPRESA ELÉCTRICA SST-PR-01-00-00

Ver. Nº Página
GESTIÓN DE LA INFORMACIÓN DOCUMENTADA
01 2 de 10

1. OBJETIVO
Establecer la sistemática para el creación, distribución, acceso, protección y
resguardo de la información necesaria para la operación eficaz del Sistema de
Gestión de Salud y Seguridad en el Trabajo.
2. CAMPO DE APLICACIÓN
El presente procedimiento se aplica a todos los documentos generados por la
empresa y los documentos externos que influyen en las actividades del Sistema
de Gestión de Salud y Seguridad en el Trabajo.
REFERENCIAS
3.1 Normativas
Norma ISO/TR 10013, Directrices para la documentación
Norma ISO 45001:2018 7.5 Información documentada
3.3. Bibliografía
No aplica
4. SIGLAS Y DEFINICIONES
4.1 Siglas

SIGLA DEFINICIÓN

SST Sistema de Gestión de Salud y Seguridad en el

Trabajo.

CAD Centro de Administración de Documentos

4.2 Definiciones
• Plan Estratégico Institucional
Establece las políticas y objetivos, la planificación estratégica define la base para
la gestión de riesgos y describe los procesos del sistema de gestión de la calidad.
• Procedimiento
Los procedimientos describen actividades que competen a funciones diferentes,
estas actividades se detallan de forma secuencial, se debe detallar las
responsabilidades de las áreas y personal involucrado para el cumplimiento de las
actividades.
Cuando ciertas actividades requieran mayor detalle por su complejidad, se
desarrollan Instrucciones de Trabajo aplicadas a tareas específicas dentro del
proceso descrito.
 EMPRESA ELÉCTRICA SST-PR-01-00-00

Ver. Nº Página
GESTIÓN DE LA INFORMACIÓN DOCUMENTADA
01 3 de 10

• Instructivos
Consiste en documentos de trabajo detalladas de cómo realizar y registrar las
tareas por ejemplo, descripciones escritas detalladas, diagramas de flujo,
plantillas, modelos, notas técnicas incorporadas dentro de dibujos,
especificaciones, manuales de instrucciones de equipos, fotos, listas de
verificación, o una combinación de las anteriores. Las instrucciones de trabajo
deberían describir cualquier material, equipo y documentación a utilizar. Cuando
sea pertinente, las instrucciones de trabajo concluyen criterios de aceptación.
• Formularios
Los formularios son documentos para registrar los datos que demuestran el
cumplimiento de actividades.
Todo procedimiento documentado y/o instrucciones de trabajo debe hacer
referencia a los formularios a aplicar o bien incluirlos como anexos.
• Especificaciones
Las especificaciones son documentos que establecen requisitos. Las
especificaciones en este procedimiento no se tratan en detalle porque son únicas
al producto/ organización.
• Documento externo
Información con formato externo, provista por organismos externos a la compañía
que influyen en las actividades técnicas y del sistema de gestión.
Pueden incluir planos del cliente, especificaciones, requisitos legales o
reglamentarios, normas, códigos y manuales de mantenimiento.
• Diagramas de Flujo
Representación gráfica de la secuencia de operaciones, de un procedimiento y/o
el recorrido de formas o materiales, donde se muestran las unidades participantes
en cada operación descrita.
Los diagramas representados en forma sencilla y anexos a los procedimientos,
brindan una descripción rápida y clara de las operaciones, lo que facilita su
comprensión. Para este efecto, es aconsejable el empleo de símbolos y/o gráficos
simplificados.
• Registro
Documento que presenta resultados obtenidos o proporciona evidencia de
actividades realizadas.
 EMPRESA ELÉCTRICA SST-PR-01-00-00

Ver. Nº Página
GESTIÓN DE LA INFORMACIÓN DOCUMENTADA
01 4 de 10

5. RESPONSABILIDADES
La responsabilidad por el cumplimiento del presente procedimiento y por mantener
informado a todo el personal de la empresa sobre la información disponible, es del
Encargado del Sistema de Gestión de Salud y Seguridad en el Trabajo.
6. DESCRIPCIÓN DE ACTIVIDADES
6.1 Estructura de la Documentación
La estructura documental del Sistema de Gestión de Salud y Seguridad en el
Trabajo es la siguiente:

PEI

MANUALES Y
PROCEDIMIENTOS

INSTRUCTIVOS

FORMULARIOS

DOCUMENTOS EXTERNOS

EVIDENCIA

Creación y actualización
La elaboración/modificación de un documento se justifica por la necesidad de
administrar/controlar/mejorar los procesos, esta identificación se realiza por el
personal y es solicitada al Encargado de SST y/o Jefe de Sección, quienes
analizan su pertinencia, en caso afirmativo se crea o se modifica delegando esta
tarea a través de una comunicación vía correo electrónico.
 EMPRESA ELÉCTRICA SST-PR-01-00-00

Ver. Nº Página
GESTIÓN DE LA INFORMACIÓN DOCUMENTADA
01 5 de 10

Una vez evaluada y aceptada la elaboración/cambio en un documento el

Encargado de SST y/o Jefe de Sección designa al personal calificado para su
realización.
6.2 Identificación de la documentación
6.2.1 Codificación de los documentos
Código del documento: el código es de tipo alfanumérico y está dividido en cinco
partes, la primera parte corresponde a la sigla asignada de acuerdo al área al que
corresponde el documento.

ÀREA SIGLA

GERENCIA GENERAL GG

GERENCIA ADMINISTRATIVA GA

GERENCIA COMERCIAL GC

GERENCIA TÉCNICA GT

DEPARTAMENTO DE PLANIFICACIÒN DP

DEPARTAMENTO DE CONSTRUCCIÒN DC

DEPARTAMENTO DE OPERACIÒN DO

DEPARTAMENTO DE MANTENIMIENTO DM

JEFATURA SEGURIDAD INDUSTRIAL Y MEDIO AMBIENTE SIMA

La segunda parte corresponde a la sigla de acuerdo al tipo de documento, de

acuerdo a la estructura documental.

TIPO DE DOCUMENTO SIGLA

MANUALES MN

PLANES PL

PROCEDIMIENTO PR
 EMPRESA ELÉCTRICA SST-PR-01-00-00

Ver. Nº Página
GESTIÓN DE LA INFORMACIÓN DOCUMENTADA
01 6 de 10

INSTRUCCIONES DE TRABAJO IN

ESPECIFICACIONES ES

FORMULARIOS FO

La tercera parte es un número de dos cifras, el cual es asignado al procedimiento

de manera correlativa de acuerdo al área donde se origina el documento.
La cuarta parte es un número de dos cifras, el cual es asignado al instructivo,
especificación o plan, que sea generado a partir de un procedimiento, en caso de
no haber este documento se mantiene con cero este campo.
La quinta parte del código es un número de dos cifras, el cual se aplica para la
codificación de formularios de manera correlativa para cada procedimiento
desarrollado.
Ejemplo:

DM-FO-04-00-01

DM Área al que corresponde el documento

[GG, GC, GT, GA, DP, PC, DO, DM, SIMA, SGC]

FO Sigla de acuerdo al tipo de documento

[MN, PR, PL, IN, ES, FO, DE]

04 Número asignado al procedimiento en el

cual se origina el formulario

00 Número asignado al instructivo en el cual

se origina el formulario

01
Número correlativo asignado al formulario

 Codificación de formularios
El código es de tipo alfanumérico, mantiene la misma estructura de codificación
cinco partes, aplicando en la segunda parte siempre la sigla FO, cuidando que la
tercera parte mantenga el mismo número asignado al procedimiento en el cual se
origina el formulario, al igual que la cuarta debe mantener la trazabilidad del
número de instructivo del cual se desprende el formulario. En caso de que el
formulario se origine únicamente del procedimiento y no así del instructivo, esta
parte se mantiene como cero, la quinta parte corresponde al número correlativo
del formulario que inicia en uno para cada procedimiento.
 EMPRESA ELÉCTRICA SST-PR-01-00-00

Ver. Nº Página
GESTIÓN DE LA INFORMACIÓN DOCUMENTADA
01 7 de 10

 Codificación de documentos externos

Está compuesta por tres partes, la primera una sigla que indica el área al que
pertenece el documento, la segunda tiene la sigla DE y la tercera es un número
correlativo asignado.
 Registros
La información generada como evidencia de la operación de los procesos y
actividades de la empresa debe ser identificada a través de la siguiente
información esencial, ya sea que la misma venga en formato impreso o
informático:
 Identificación del responsable de la emisión y contenido de la información
 Fecha del registro de la información
Otros requisitos adicionales de identificación, pueden aplicar según lo requieran
los formularios u otras disposiciones del sistema de gestión o de requisitos
legales, para evidencia documentada.
6.3 Formato y medios de soporte
6.3.1 Formato y contenido de la documentación
Todos los documentos emitidos por CESSA para uso interno, están regidos bajo el
siguiente formato:

DETALLE ESPECIFICACIÓN

Tamaño Carta (21,59 x 27,94 cm)

Márgenes Superior 2,5 cm

Inferior 2,5 cm

Derecho 3 cm

Izquierdo 3 cm

Tipo de letra Arial 12 pts

en tablas Arial 10 pts

Separación de párrafo 6 pto. (anterior y posterior)

Interlineado Sencillo
 EMPRESA ELÉCTRICA SST-PR-01-00-00

Ver. Nº Página
GESTIÓN DE LA INFORMACIÓN DOCUMENTADA
01 8 de 10

En el caso de formularios para el registro de datos técnicos pueden existir

variaciones en el tamaño de la hoja, márgenes, separación de párrafos e incluso
tamaño de letra, manteniendo de forma obligatoria el tipo de letra establecido.
Los documentos utilizados y controlados en CESSA son de dos tipos: documentos
internos y documentos externos.
 Documentos Internos
Los documentos internos deben cumplir con los siguientes requisitos, en cuanto a
su formato:
 Encabezado de página
El encabezado de los documentos es de acuerdo al siguiente modelo, tanto para
documentos como para formularios:

[Código del
EMPRESA ELÉCTRICA SUCRE documento]

Ver. No. Página

[TÍTULO DEL DOCUMENTO]
xx x de n

Logotipo
Nombre de la empresa: muestra el nombre completo de la empresa, en
mayúsculas, negrita, en letra Arial de 16 pts.
Título del documento: muestra el nombre del documento, en mayúsculas, negrita,
letra Arial de 14 pts.
Datos de control de documentos: en la parte derecha del encabezado, se incluyen
los datos de control del documento: código letra Arial 12 pts. negrita, versión y
paginado letra Arial 9 pts. en negrita.
La página inicial muestra en la parte media de la hoja el título del documento, en
mayúsculas, negrita, en letra Arial de 26 pts. con contorno de línea al inicio y al
final, como se muestra a continuación

[Título del documento]

 Número de versión
 EMPRESA ELÉCTRICA SST-PR-01-00-00

Ver. Nº Página
GESTIÓN DE LA INFORMACIÓN DOCUMENTADA
01 9 de 10

El número de versión refleja el estado de actualización de los documentos. Es un

número compuesto de dos cifras, que se modifica correlativamente según se
emitan las ediciones de los documentos, se inicia en el número 01.
El número cambia de versión, cuando en el documento se realicen modificaciones
sustanciales que han afectado el sentido del documento. En caso de
modificaciones de forma (redacción, ortografía, errores de trascripción, otros) no
es necesario el cambio de número de versión, los textos revisados son
reemplazados y las modificaciones son resumidas en la parte final del documento.
 Fecha de vigencia
Fecha a partir de la cual el documento tiene vigencia. Las fechas tienen el formato
[aaaa(año cuatro cifras)-mm(mes dos cifras)-dd (día dos cifras)], p.e. 2018-07-02
(dos de julio del año 2018).
 Paginado del documento
El formato utilizado es el número de página respecto del número total de páginas
(x de n).
 Pie de página
El pie de la primera página de inicio está destinado a una tabla que consignan los
detalles sobre la elaboración, revisión y aprobación del documento, bajo el
siguiente formato:
Elaborado Revisado Aprobado

Nombre

Cargo

Fecha

Firma

Fecha de emisión: Responsable de emisión:

En el caso de formularios el pie de página está destinado únicamente a la fecha

de vigencia y versión del formulario, el tipo de letra es Arial, 9 pts

Fecha de vigencia: [aaaa-mm-dd]

 Cuerpo del documento

El cuerpo de la documentación del SST lleva obligatoriamente los siguientes
acápites.
 EMPRESA ELÉCTRICA SST-PR-01-00-00

Ver. Nº Página
GESTIÓN DE LA INFORMACIÓN DOCUMENTADA
01 10 de 10

1. OBJETIVO
2. CAMPO DE APLICACIÓN
3. REFERENCIAS
3.1. Normativa
3.2. Documentos complementarios del SGC
3.3. Bibliografía
4. DEFINICIONES
4.1. Definiciones
4.2. Siglas
5. RESPONSABILIDADES
6. DESARROLLO
6.1. Condiciones generales
6.2. Descripción de las actividades
7. DOCUMENTOS ANEXOS
Para procedimientos técnicos los contenidos pueden variar acorde a las
necesidades técnicas de los documentos, pero se considera como mínimo los
acápites mencionadas anteriormente.