2.8. Procedimiento para La Comunicación

VERSIÓN: 01
PROCESO:
SISTEMA DE GESTIÓN DE SEGURIDAD Y SALUD CODIGO:
EN EL TRABAJO SGSST-PR-02
SG-SST
TIPO DE DOCUMENTO:
FECHA
PROCEDIMIENTO PARA LA COMUNICACIÓN, ELABORACIÓN:
PARTICIPACIÓN Y CONSULTA 21/julio/2020
TABLA DE CONTENIDO
1. OBJETIVOS.............................................................................................................................2
1.1. Objetivo General..............................................................................................................2
1.2. Objetivos Específicos......................................................................................................2
2. ALCANCE.................................................................................................................................4
3. DEFINICIONES.......................................................................................................................5
4. RESPONSABLES...................................................................................................................6
5. CONDICIONES GENERALES..............................................................................................8
5.1. Esquema general:............................................................................................................9
5.1.1. Comunicación Interna.............................................................................................9
5.1.2. Comunicación Externa..........................................................................................10
5.2. Medios de comunicación..............................................................................................11
5.3. Participación y consulta................................................................................................12
6. CONTROL DE CAMBIOS....................................................................................................14
ELABORÓ: REVISÓ: APROBÓ:

Nombre: Estefania Lerma Nombre: Oscar González Nombre: Oscar González
Cargo: Gerente Cargo: Gerente
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VERSIÓN: 01
PROCESO:
SG-SST
TIPO DE DOCUMENTO:
FECHA
1. OBJETIVOS
1.1. Objetivo General
 Establecer los mecanismos para la comunicación, participación y consulta,

de todos los trabajadores, en cuanto al Sistema de Gestión de Seguridad y
Salud en el Trabajo en la empresa CONSTRUSERVICIOSGONZALEZ
S.A.S.
1.2. Objetivos Específicos
 Regular el flujo de las comunicaciones internas y externas relacionadas con

el Sistema de Gestión de Seguridad y Salud en el Trabajo y de los peligros
y riesgos detectados en las diferentes áreas de la empresa.
 Motivar a los trabajos en la participación del cumplimiento del Sistema de

Gestión de Seguridad y Salud en el Trabajo.
 Recibir, documentar y responder las inquietudes de todas las partes

interesadas en cuanto al mejoramiento del Sistema de Gestión de
Seguridad y Salud en el Trabajo.

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PROCESO:
SG-SST
TIPO DE DOCUMENTO:
FECHA

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PROCESO:
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TIPO DE DOCUMENTO:
FECHA
2. ALCANCE
Este procedimiento tiene como alcance la comunicación, participación y consulta

de los trabajadores de cada una de las áreas de la empresa
CONSTRUSERVICIOSGONZALEZ S.A.S, a la dedicada a la construcción de
obras civiles con gran experiencia para ejecutar urbanismo e instalación de redes
húmedas y secas, con un respaldo sólido para sus proyectos.

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PROCESO:
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FECHA
3. DEFINICIONES
Consulta: Proceso a través del cual se requiere la opinión de alguien.
Comunicación: Proceso de transferencia de información interactiva a través de

diferentes canales.
Copasst: Es el órgano paritario de participación autorizado para la consulta

regular y periódica de las actuaciones de la empresa en materia de prevención de
riesgos y cumplimiento de normatividad en gestión de riesgos.
Participación: Proceso interactivo entre las partes implicadas en el que cada

miembro, bien individualmente o a través de sus representantes, aportan ideas a
un tema propuesto.

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VERSIÓN: 01
PROCESO:
SG-SST
TIPO DE DOCUMENTO:
FECHA
4. RESPONSABLES
 Responsable de Seguridad y Salud en el Trabajo
Encargado de proporcionar la información necesaria del Sistema de

Gestión de Seguridad y Salud en el Trabajo y brindar los mecanismos para
participar en la generación de dicha información y como consultarla.
 Alta gerencia
Debe establecer mecanismos eficaces para:
 Recibir, documentar y responder adecuadamente a las
comunicaciones internas y externas relativas a la Seguridad y Salud
en el Trabajo.
 Garantizar que se dé a conocer el Sistema de Gestión de la
Seguridad y Salud en el Trabajo a los trabajadores, proveedores,
etc…
 Divulgar la política de Seguridad y Salud en el Trabajo.
 Comunicar las responsabilidades específicas en seguridad y salud
en el trabajo.
 Rendición de cuentas al interior de la empresa del personal al que se
le haya delegado responsabilidades en el Sistema de Gestión de

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VERSIÓN: 01
PROCESO:
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TIPO DE DOCUMENTO:
FECHA
Seguridad y Salud en el Trabajo (medios escritos, electrónicos,

verbales, etc…)
 Disponer de canales que permitan recolectar inquietudes, ideas y
aportes de los trabajadores en materia de Seguridad y Salud en el
Trabajo para que sean consideradas y atendidas por los
responsables en la empresa.
 Suministrar los recursos humanos, tecnológicos y financieros para
ejecutar los parámetros establecidos en este procedimiento.
 Asegurar la adopción de medidas eficaces que garanticen la
participación de todos los trabajadores y sus representantes ante el
COPASST o vigía de Seguridad y Salud en el Trabajo.
 Promover la participación de todos los miembros de la empresa en la
implementación del Sistema de Gestión de Seguridad y Salud en el
Trabajo.
 Empleados
 Suministrar información clara, veraz y completa sobre su estado de
salud.
 Informar oportunamente al empleador o contratante acerca de los
peligros y riesgos latentes en su sitio de trabajo.
 Participar en las actividades de capacitaciones en Seguridad y Salud
en el Trabajo definido en el plan de capacitaciones del Sistema de

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VERSIÓN: 01
PROCESO:
SG-SST
TIPO DE DOCUMENTO:
FECHA
 Participar y contribuir al cumplimiento de los objetivos del Sistema de

5. CONDICIONES GENERALES
Las actividades de Comunicación están orientadas a informar, difundir y

sensibilizar los conceptos, documentos, políticas y demás temas del Sistema de
Gestión de Seguridad y Salud en el Trabajo. Son manejados involucrando a todas
las partes interesadas, tanto Internas como Externas.
Los canales de comunicación interna constituyen la base vital para establecer

relaciones entre todas las áreas, departamentos y centros de trabajo de la
empresa. Es conveniente instaurar y controlar cada uno de los medios empleados
para que la comunicación interna fluya de una manera veraz y eficaz
constituyéndose en la forma verídica de captar información necesaria para el
crecimiento de la Empresa.

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PROCESO:
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5.1. Esquema general:
DESCENDENTE
INTERNA
COMUNICACIÓN ASCENDENTE
EXTERNA
5.1.1. Comunicación Interna
La comunicación interna multidireccional garantiza que el personal propio y

contratado por la empresa, conozcan el Sistema de Gestión de Seguridad y Salud
en el Trabajo, los riesgos a los que se encuentran expuestos, así como los
objetivos del sistema y puedan además contribuir al cumplimiento de la Política de
Seguridad y Salud en el Trabajo y a la mejora continua. También sirve como
medio de recepción de sugerencias e información para la revisión de los
procedimientos y programas.
Toda la información que circule dentro de la empresa

CONSTRUSERVICIOSGONZALEZ S.A.S, debe ser entendible, clara y sustentada
en una necesidad, requerimiento o solicitud.

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VERSIÓN: 01
PROCESO:
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TIPO DE DOCUMENTO:
FECHA
El intercambio de información escrita y digital entre las partes interesadas, según

sea el caso, se identificará y controlará por el responsable de suministrar la
información.
Entre algunos de los temas a comunicar se puede mencionar:
 Política y Objetivos del Seguridad y Salud en el Trabajo.

 Programas de Gestión.
 Desempeño del Sistema de Gestión de Seguridad y Salud en el Trabajo,
metas e indicadores.
 Medidas de control, planes de emergencia, simulacros de emergencia y su
desempeño.
 Peligros y riesgos a los cuales están expuestos en cada área.
 Estadísticas de No Conformidades, incidentes, Acciones Correctivas y
Acciones Preventivas.
 Mejoramiento del Sistema de Gestión de Seguridad y Salud en el Trabajo.
 Legislación, reglamentación de Seguridad y Salud en el Trabajo.
 Otros que a juicio de la Organización sean pertinentes
5.1.2. Comunicación Externa

(Clientes, comunidad, proveedores, visitantes, contratistas, entes
gubernamentales, familia de los trabajadores, etc...)
Las comunicaciones externas sobre temas de Seguridad y Salud en el Trabajo

pueden tratar, entre otros, los siguientes temas: Incidentes y accidentes, cursos

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VERSIÓN: 01
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TIPO DE DOCUMENTO:
FECHA
de capacitación en Seguridad y Salud en el Trabajo, auditorias de Riesgos del

Trabajo, evaluación de riesgos, solicitudes de información de carácter de
Seguridad y Salud en el Trabajo o sobre el Sistema de Gestión de Seguridad y
Salud en el Trabajo.
Cuando las instalaciones de la empresa sean visitadas por personal externo,

deberán reportarse con el Jefe de Seguridad y Salud en el Trabajo y Jefe de
Recursos Humanos para recibir la inducción de equipos o herramientas a manejar,
se debe solicitar a los visitantes llenar el “Registro de Visitas”.
5.2. Medios de comunicación
La empresa establece las formas o medios de comunicación satisfactoria con

todas las áreas y centros de trabajo de la empresa, la cual hace posible divulgar
nuestra gestión interna a todos los empleados y recibir llamados de mejora
continua para la empresa, los cuales serían:
 Correo Electrónico (Email) Pagina Web

 Red telefónica
 Memorandos
 Carteleras informativas
 Llamados de atención verbal y escrita
 Página de internet

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VERSIÓN: 01
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TIPO DE DOCUMENTO:
FECHA
 Folletos y cartas
 Buzón PQRS (preguntas, quejas, reclamos y sugerencias)
 Encuestas
 Informe escrito
 Capacitación
 Reunión Comité Paritario
 Reunión Sub Comités.
 Charlas pre turno diarias de seguridad
 Charlas semanales
 Inducción personal nuevo
 Inducción de campo especifica por puesto
 Video de inducción
 Circulares
5.3. Participación y consulta
La consulta a los trabajadores que se encuentran dentro del alcance del Sistema
de Gestión de Seguridad y Salud en el Trabajo, se lleva a cabo mensualmente y
aprovechando el tiempo utilizado en la reunión mensual de los Sub Comités de
Seguridad y Salud.
El responsable de realizar la consulta es el Jefe o técnico de cada área de trabajo,

el Medico Ocupacional y deben registrar toda la información en el “Acta de
Reunión del Sub Comité”, y enviar el documento al Jefe de Seguridad y Salud en

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VERSIÓN: 01
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SG-SST
TIPO DE DOCUMENTO:
FECHA
el Trabajo, para realizar la consulta respectiva a los responsable y dar solución a

aquellas inquietudes, o a realizar el seguimiento respectivo.
Se debe garantizar la participación y consulta de trabajadores y contratistas en los

temas relacionados con Seguridad y Salud en el Trabajo, por lo que el
Coordinador de Seguridad y Salud en el Trabajo tendrá en cuenta lo siguiente:
 Con carácter individual, los servidores públicos podrán comunicar

situaciones de riesgo y proponer mejoras respecto a la seguridad y salud en
el trabajo.
 Con carácter general, los trabajadores serán consultados, con la debida
antelación, acerca de todas aquellas cuestiones que afecten a su seguridad
y salud en el trabajo, así mismo tendrán derecho a efectuar propuestas
para la mejora del sistema.
 El COPASST, deberá participar activamente en la inspección y detección
de factores de riesgo que se presenten en la empresa, con el fin de
informarlo al Representante de la Alta Dirección para el Sistema de Gestión
de Seguridad y Salud en el Trabajo.

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VERSIÓN: 01
PROCESO:
SG-SST
TIPO DE DOCUMENTO:
FECHA
6. CONTROL DE CAMBIOS
CONTROL DE CAMBIOS
FECHA DE DESCRIPCIÓN DEL
VERSIÓN No.
APROBACIÓN CAMBIO

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TIPO DE DOCUMENTO:
FECHA

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1.1. Objetivo General

 Establecer los mecanismos para la comunicación, participación y consulta,

1.2. Objetivos Específicos

 Regular el flujo de las comunicaciones internas y externas relacionadas con

 Motivar a los trabajos en la participación del cumplimiento del Sistema de

 Recibir, documentar y responder las inquietudes de todas las partes

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Este procedimiento tiene como alcance la comunicación, participación y consulta

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Consulta: Proceso a través del cual se requiere la opinión de alguien.

Comunicación: Proceso de transferencia de información interactiva a través de

Copasst: Es el órgano paritario de participación autorizado para la consulta

Participación: Proceso interactivo entre las partes implicadas en el que cada

ELABORÓ: REVISÓ: APROBÓ:

 Responsable de Seguridad y Salud en el Trabajo

Encargado de proporcionar la información necesaria del Sistema de

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Seguridad y Salud en el Trabajo (medios escritos, electrónicos,

ELABORÓ: REVISÓ: APROBÓ:

 Participar y contribuir al cumplimiento de los objetivos del Sistema de

Las actividades de Comunicación están orientadas a informar, difundir y

Los canales de comunicación interna constituyen la base vital para establecer

ELABORÓ: REVISÓ: APROBÓ:

5.1. Esquema general:

5.1.1. Comunicación Interna

La comunicación interna multidireccional garantiza que el personal propio y

Toda la información que circule dentro de la empresa

ELABORÓ: REVISÓ: APROBÓ:

El intercambio de información escrita y digital entre las partes interesadas, según

Entre algunos de los temas a comunicar se puede mencionar:

 Política y Objetivos del Seguridad y Salud en el Trabajo.

5.1.2. Comunicación Externa

Las comunicaciones externas sobre temas de Seguridad y Salud en el Trabajo

ELABORÓ: REVISÓ: APROBÓ:

de capacitación en Seguridad y Salud en el Trabajo, auditorias de Riesgos del

Cuando las instalaciones de la empresa sean visitadas por personal externo,

5.2. Medios de comunicación

La empresa establece las formas o medios de comunicación satisfactoria con

 Correo Electrónico (Email) Pagina Web

ELABORÓ: REVISÓ: APROBÓ:

5.3. Participación y consulta

El responsable de realizar la consulta es el Jefe o técnico de cada área de trabajo,

ELABORÓ: REVISÓ: APROBÓ:

el Trabajo, para realizar la consulta respectiva a los responsable y dar solución a

Se debe garantizar la participación y consulta de trabajadores y contratistas en los

 Con carácter individual, los servidores públicos podrán comunicar

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