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1Título del trabajo

Indicadores de evaluación:

 Distingue los elementos de soporte de la gestión de calidad.

 Describe los recursos pertinentes para realizar procedimientos de soporte en la
gestión de calidad.
 Diferencia la competencia, toma de conciencia y comunicación como deberes de la
organización en la gestión de calidad.
 Explica el control de la documentación para la creación y actualización de soporte en
la gestión de calidad.

1.- ¿Cuáles son los beneficios que aportaría a la organización, implementar y/o mantener
eficientemente los elementos de soporte u apoyo?

Un Sistema de Gestión de Calidad (SGC) abarca un conjunto de normas y estándares

internacionales que promueven el cumplimiento de los requisitos de calidad en una
organización. Las cuales se detallan los mas importantes:

Genera mayor eficiencia:

Las empresas con un Sistema de Gestión de Calidad maximizan la eficiencia y la calidad

de sus productos y servicios eliminando pasos innecesarios, desarrollando una gestión del
tiempo más eficiente, detectando áreas de mejora, reduciendo los errores, y ahorrando en
costos.

Motiva a los empleados:

Las funciones claras y definidas, los sistemas de capacitación establecidos, y una clara
comprensión de cómo sus roles afectan a la calidad y al éxito del negocio, son propios del
enfoque de un Sistema de Gestión de Calidad.Los empleados, al conocer en todo
momento cómo deben llevar a cabo el trabajo y qué se espera de ellos, podrán perseguir
resultados, incrementando su satisfacción.

Promueve reconocimiento internacional

El objetivo de muchas empresas es exportar, y la acreditación ISO contribuye en gran

medida a establecer la credibilidad en el ámbito comercial internacional.

Estimula la coordinación
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Como cada área de trabajo es consciente de su papel dentro del proceso, la interacción
entre los diferentes departamentos se agiliza y simplifica, mejorando la producción final
de la organización.Los directivos en tanto, pueden visualizar las mejoras necesarias para
su negocio a través de un sistema de documentación y análisis, lo que garantizará la toma
de decisiones correctas, y la eliminación de potenciales riesgos.

Ofrece satisfacción al cliente

Un Sistema de Gestión de Calidad permite a las empresas definir qué debe ser un
producto de calidad y cómo deben satisfacerse las necesidades de los clientes.

Optimiza los productos o servicios

Gracias al Sistema de Gestión de Calidad, la Organización no solo conseguirá resultados

de mayor calidad, sino que también obtendrá una producción uniforme y estable, al
aplicar durante el proceso pautas estandarizadas

Incrementa la rentabilidad

Si la empresa logra la satisfacción del cliente con el menor costo posible, la consecuencia
es que aumentará las ventas y reducirá gastos, repercutiendo directamente en el balance
financiero de la Compañía, que siempre resultará con números a favor.

Potencia la imagen positiva de la empresa

El hecho de contar con un Sistema de Gestión de Calidad favorece a la mejora de la

reputación de la marca en el mercado, tanto entre los consumidores actuales, los cuales
podrán acceder a productos y servicios de alto valor; como entre los potenciales clientes,
a quienes le llegarán las buenas críticas de la empresa y sus productos.

En resumen

En un entorno donde existe una amplia competencia empresarial y en el que los

consumidores tienen a su disposición una inmensa oferta de productos y servicios,
los Sistemas de Gestión de Calidad se convierten en una herramienta imprescindible para
optimizar los procesos de producción y conseguir la satisfacción y fidelidad de sus
clientes.Los beneficios, entonces, se ven reflejados en los resultados positivos a mediano
y largo plazo en una empresa. Ahí radica la importancia de implementar un Sistema de
Gestión de Calidad, más allá de que constituya un desafío perfeccionar los procesos para
cumplirlo.
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¿Cuáles son los principales elementos de soporte de la gestión de calidad?

El sistema de gestión de calidad se explica como el conjunto de

elementos interrelacionados de una empresa u organización por los cuales se administra
de forma planificada la calidad de la misma, en la búsqueda de la satisfacción de sus
clientes.
Entre los elementos del sistema de gestión de la calidad, los de mayor relevancia son los
siguientes:
• la estructura de la organización,
• sus procesos
• sus documentos 
• sus recursos.
Todos estos elementos, al igual que los componentes del avión que describe Alberto Levy
en la frase del comienzo, deben constituir un "todo", de forma tal que a
una organización le resultará muy difícil "volar" si antes no logra constituir un sistema
con todos estos elementos.
 
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2.- De acuerdo con sus competencias en el trabajo que desempeña actualmente o ha

desempeñado ¿qué mejoraría en la gestión comunicacional por parte de la organización de
su descriptor de cargo basado en la ISO 9001:2015?

La empresa tiene que establecer las comunicaciones internas y externas concernientes al

Sistema de Gestión de la Calidad, lo que debe incluir:

 a) Qué comunicar

 b) Cuándo comunicarlo

 c) A qué persona comunicárselo

 d) Cómo realizar la comunicación

 e) Quién es la persona encargada de realizar la comunicación

La norma ISO 9001:2015 quiere incrementar la precisión en aspectos de comunicación

externa e interna para que sea mucho más eficiente, se deben establecer canales de
comunicación con los que se tenga claro qué, cuándo y con quién vemos realizar la
comunicación.
Una empresa tiene que establecer de cierta forma lo que quiere comunicar sobre diferentes
asuntos del sistema de gestión. Resulta muy importante saber cómo y cuándo realizar la
comunicación para así llevar un control y saber reacciones ante situaciones de estrés.

Mejoraría la forma de comunicación, que sea de forma vertical y horizontal ya que trae
muchos más beneficios que trabas.

A pesar que ya tenemos estos conceptos, le daría más énfasis en este tema, ya que la
mayor parte de los problemas que ocurren pasan por alguna y otra falta de información, la
cual se llega a la conclusión que alguien no está haciendo su trabajo como corresponde

Dentro del ámbito empresarial, se denomina Comunicación Vertical a aquella que fluye
ascendente o descendentemente dentro de una estructura organizacional que se da entre
los jefes mánager y los subordinados. Esta comunicación permite regular y controlar la
conducta de los empleados en aspectos tales como:

 Instrucciones y planificación de las tareas.

 Información relativa a procedimientos, prácticas, políticas.

 Valoración del rendimiento de los empleados, etc.

Los canales de comunicación empleados para la misma son:

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 Teléfono

 Reuniones

 Correo electrónico

 Manuales, guías, etc.

Los medios más eficaces para transmitir información son las reuniones y el teléfono.
Permiten condensar gran cantidad de información en un breve espacio de tiempo.

La comunicación escrita (correos) son apropiados sólo cuando la tarea requiere una gran
cantidad de información detallada y compleja. Es un tipo de lenguaje más preciso que los
anteriores y a la vez más objetivo ya que no está sujeta a tantas distorsiones como la
palabra hablada. La comunicación escrita es útil también cuando necesita crearse un
registro de la información tratada.

Ventajas de la comunicación horizontal

 Informal y de buenas relaciones: al tratarse de un sistema de comunicación al

mismo nivel, se facilita el intercambio de ideas, conocimientos y pensamientos entre
los diferentes departamentos. Al ser compañeros con el mismo nivel de jerarquía
dentro de la organización, las relación que se mantiene durante la comunicación es
informal y casi siempre cordial.

 Coordinación de actividades: Para conseguir los mejores resultados en una

organización, se deben desarrollar sistemas de comunicación inter departamental
que permitan coordinar actividades, y el mejor tipo de comunicación para facilitar
esta comunicación es la comunicación horizontal.

 Comunicación departamental: Derivado de la anterior, la comunicación horizontal es

también el principal tipo de comunicación para conseguir una buena comunicación
dentro de un departamento.

 Fin de los malentendidos: Hay menos posibilidades de malentendidos en la

comunicación horizontal entre empleados. Por lo tanto es útil para gestionar la
mejora de la comprensión mutua y la buena toma de decisiones.

 Mitiga la burocracia: La comunicación horizontal evita que la burocracia aumente lo

que ayuda a crear buenas relaciones.

 Dinamiza el trabajo: Si se establece comunicación horizontal en una organización,

se incrementará el dinamismo entre los trabajadores.
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 Actividades de grupo:  con este sistema de comunicación los departamentos se

conocen bien entre sí y pueden intercambiar ideas y crear grupos de trabajo y
dirección que mejoran la productividad.

 Comunicación rápida y solución de problemas: la comunicación horizontal permite la

transmisión rápida de mensajes y la resolución de problemas complejos dentro de
una organización.

 Vinculación con diferentes áreas de conocimiento: El intercambio de información

entre empleados de un mismo nivel permite descubrir fácilmente diferentes áreas de
conocimiento.

 Se evita la distorsión de mensajes: la comunicación horizontal llevada a cabo entre

empleados del mismo nivel consigue que la información llegue directamente de un
empleado o un directivo a otro, el cual actúa como protector de la deformación de
los mensajes. 

Desventajas o limitaciones de la comunicación horizontal

algunas desventajas:

 Sobrecarga de información: dado que en la comunicación horizontal la información

se filtra menos, muchas veces se tiene una gran cantidad de datos que deben ser
ordenados y esto puede conducir a una sobrecarga.

 Pérdida de tiempo: Derivado de la desventaja anterior, la necesidad de clasificación

excesiva de datos puede provocar que se consuma demasiado tiempo útil y valioso.

 Problema posicional: Si tenemos un problema posicional en alguno de los

departamentos, por tener personal que debería no estar allí, la comunicación
horizontal podría provocar un fallo que puede llevar a que no se pueda cumplir un
objetivo de la organización.

 Falta de entendimiento: Si existe falta de entendimiento entre los empleados, esta

comunicación puede no tener éxito.

 Problema de procedimiento: A veces la comunicación horizontal se ve interrumpida

por un problema de procedimiento.

 Sobre-especialización: Puede haber un problema de especialización cuando las

organizaciones no tienen uniformidad dentro de los departamentos, causando
dificultades en la comunicación. Por ejemplo con los procedimientos o el vocabulario
utilizados por los diferentes departamentos. Cuando esto ocurre, las organizaciones
tienen dificultades para funcionar correctamente sin problemas.

 Falta de motivación: La comunicación horizontal a menudo falla simplemente porque

los miembros de la organización no están dispuestos a hacer el esfuerzo adicional
que se requiere. Puede requerir contactar con personas en otras unidades de la
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empresa y los canales y reglas de interacción pueden no estar del todo claros. A
veces no conocemos a estas personas y la obligación de comunicarnos con ellos
nos puede hacer sentir incómodos o llevarnos demasiado tiempo.

 Rivalidad: la rivalidad dentro de las organizaciones con comunicación horizontal se

produce, por ejemplo, cuando diferentes niveles de una organización no cooperan
entre sí.

 Hacer caso omiso de la comunicación vertical: En la comunicación horizontal,

empleados del mismo nivel se ponen en contacto o intercambian información entre
sí. Pero en la mayoría de los casos no informan a sus superiores en jerarquía,
rompiendo o ignorando la comunicación vertical, la cual también es necesaria.

 Baja productividad: La comunicación horizontal a menudo falla simplemente porque

los miembros de la organización no están dispuestos a hacer el esfuerzo adicional
que requiere y desperdician tiempo útil y valioso de sus superiores, lo cual nos lleva
a una baja productividad. 

3.- ¿Por qué es importante para una organización implementar un sistema de gestión

documental?

Una buena gestión de documentos tiene muchos beneficios que maximizan la

productividad y ahorro de tiempo-costo de una organización. A continuación, te
mostramos 5 razones por la que tu organización necesita una excelente gestión
documental:
Aumenta la colaboración y comunicación
Tener un sistema de gestión documental en tu organización promueve de manera más
rápida y fácil la colaboración entre los empleados, especialmente a través de
localizaciones geográficas. Al tener la posibilidad de acceder rápidamente a ciertos
documentos y compartirlos a través de un espacio de trabajo en línea, tales como una
intranet, permite a los usuarios trabajar juntos en un mismo proyecto y sin ningún
problema. A través de otras características de colaboración incluidos en el software de
intranet, estos documentos pueden guardarse y compartirse entre los empleados de toda la
organización.
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Control fiable de las versiones de un documento

Para las grandes organizaciones, mantener actualizados los documentos e información a
menudo resulta ser una lucha constante. Muchos de nuestros clientes tienen este
problema antes de aplicar un sistema de gestión documenta. Al tener el software de
gestión de documentos, es más fácil hacer un seguimiento de los documentos y
mantenerlos actualizados. Los usuarios simplemente subir un documento y luego
administrar las actualizaciones y versiones a través de su intranet o nube (cloud).

Por ejemplo, dentro de nuestro servicio de gestión documentaria, podrás encontrar la

gestión de contratos. Este tipo de gestión te ayudará a crear, revisar, clasificar,
automatizar e indexar tus contratos e información relacionada.
Incrementa el ahorro de tiempo-costo
¿Alguna vez has escuchado el dicho, “el tiempo es dinero”? Si volvemos a nuestro
escenario anterior, podemos ver que esa persona se demoró mucho tiempo para encontrar
un documento específico y retrasó mucho a su jefe. Esto puede llegar a costarle a la
empresa muchas horas (si juntamos todos los casos que pueden pasar en un día). Además,
los administradores no llegan a encontrar los documentos importantes, no podrán tomar
decisiones correctas.

Al tener todos estos documentos organizados y presentados en la intranet o nube (cloud)

de tu organización, harás que sea mucho más fácil y rápido localizar la información
correcta. Con unos pocos clics del ratón, puedes encontrar el documento que necesitas en
cuestión de segundos. Inclusive, puedes incluir enlaces rápidos a los documentos que más
uses o importantes para que la búsqueda sea aún más rápida.

Facilita la accesibilidad
Con más y más personas trabajando desde casa o viajando por asuntos laborales, es
fundamental tener acceso a los documentos o políticas específicas cuando uno no está en
la oficina. Mientras que algunos pueden argumentar que esto se hace fácilmente con
documentos en papel, todavía hay una posibilidad de que a la mitad de tu vuelo te des
cuenta que olvidaste algo en la oficina.

Tener los documentos de la empresa disponibles y accesibles en línea desde cualquier

lugar es más eficiente y puede ahorrarte mucho tiempo y estrés.

Aumenta la productividad
Subir, editar, seguir e intercambiar documentos te toma la mitad del tiempo si utilizas un
sistema de gestión documental. Gracias a esto, permites a los empleados ser más
productivos y en última instancia más eficientes. El tiempo de búsqueda de documentos a
través de varios portafolios puede usarse ahora para realizar otras labores más
importantes.
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Biografia