REPÚBLICA BOLIVARIANA DE VENEZUELA

MINISTERIO DEL PODER POPULAR PARA LA EDUCACIÓN

U.E.P. COLEGIO DEL AVE MARÍA
CATEDRA: COMERCIO
CARACAS – VENEZUELA

INTEGRANTES:
BRITO KEIRULINA C.I. 27.482.290 # 03
CANELONES ALEXANDRA C.I. 29.583.346 # 06
URRETA JALISMAR C.I. 28.100.265 # 41
VILLAMIZAR JENNIFER C.I. 26.915.578 # 43
7° GRADO SECCIÓN “D”

PROFESOR: REGULO VEGAS

 CARACAS, JUNIO 2013
INDICE

Portada .............................................................................................................1
Índice ................................................................................................................2
Introducción ......................................................................................................3
Fundamentos de archivos ..............................................................................4
Importancia del archivo ..........................................................................4
Las funciones del archivo ......................................................................4
Equipos y materiales de archivo ............................................................5
Sistema de clasificación de archivos .............................................................9
Clasificación según el orden alfabético ..................................................9
Clasificación temática ..........................................................................10
Factores que influyen en la selección del sistema de archivo .............11
Procedimiento para archivar ................................................................12
Clasificación alfabética....................................................................................13
Nombre de individuos ..........................................................................14
Nombre de casas comerciales e instituciones......................................15
Archivo electrónico de información.................................................................17
Conclusión.......................................................................................................19
Bibliografía ......................................................................................................20

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 INTRODUCCIÓN

Uno de los principales problemas en los sistemas de archivos actuales

es que el usuario no puede definir como quiere que éste se comporte.
Actualmente los usuarios saben que en el momento de elegir el sistema de
archivo que van a usar, eligen, ligados a ese sistema, un determinado
comportamiento asociado e inmutable. Incluso en ocasiones, al elegir un
sistema operativo determinado, están implícitamente eligiendo el sistema de
archivos único que en él se usa y por tanto también están eligiendo la
manera en la que sus archivos serán tratados y mostrados.

Existen una serie de sistemas de archivos que se encargan de mostrar

los archivos de una manera determinada o actuar sobre ellos de una
determinada forma. Los sistemas de archivos en cierta manera el
comportamiento habitual del sistema de ficheros, pero esa variación hacia
otro tipo de comportamiento es estática. Es decir, son sistemas preparados
para variar un comportamiento determinado, pero esa variación siempre es la
misma, no se puede programar para obtener un comportamiento distinto.
Existen muchos sistemas de esta naturaleza, cada uno diseñado para tener
un comportamiento específico e inmutable sobre el sistema de ficheros.

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 FUNDAMENTOS DE ARCHIVOS
La eficiencia en el manejo de documentos comerciales facilita el éxito
de los negocios. Por esta razón, toda empresa crea sus propios mecanismos
y sistemas de registros y control de documentos teniendo en cuenta las
técnicas de archivos.

Archivar es el procedimiento de clasificar, organizar y guardar

documentos en una forma sistemática, de modo que puedan ser encontrado
sin demora cuando se necesiten.

Importancia del archivo

El archivo es de vital importancia para la empresa moderna por cuanto
se realizan innumerables operaciones que están respaldadas por alguna
constancia escrita que las describe. Estas constancias recuerdan las
operaciones realizadas en el pasado y contienen información valiosa y útil
que servirá para tomar decisiones y acuerdos.

Con frecuencia es necesario referirse a operaciones realizadas en el

pasado y sobre las cuales se debe conservar información en los archivos. Si
no hay un medio adecuado para ordenar y guardar dicha información, no
será fácil, y a veces será imposible, conseguirla en el momento preciso en
que se necesite. Además, si los documentos no se cuidan y protegen,
pueden perderse deteriorarse.

Las funciones del archivo

El archivo de una empresa debe tener las siguientes funciones
principales:
 Reunir ordenadamente, según criterios establecidos, todos los
documentos que circulan en la empresa.
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  Asegurar la perfecta conservación de los documentos reunidos.
 Asegurar la máxima rapidez en el envío de documentos solicitados por
los diversos departamentos.
 Llevar a cabo estas funciones del modo más económico posible.
 Comprobar si la documentación se archiva regularmente.
 Conservar y expedir la correspondencia.
 Encargarse de la reproducción de diseños, catálogos, folletos, etc.

Destacados expertos en las técnicas de archivo afirman que para

lograr estos fines es preciso dotar al archivo de una estructura adecuada que
permita:
 Disponer de personal capacitado y en número suficiente.
 Instalar el archivo en lugares apropiados.
 Disponer de un mobiliario que responda a las exigencias de su
función.
 Emplear un sistema racional de clasificación de documentos.
 Establecer normas precisas para el funcionamiento del archivo y
atenerse a ellas en todo momento.
 Dotar al archivo de un director competente.

Equipos y materiales de archivo

Para la adecuada conservación de los documentos que se deben
archivar, es necesario poseer un equipo de muebles y materiales funcionales
que permitan cumplir con los fines esenciales del archivo: adecuada
conservación, rápida localización y bajo costo. Corresponde a cada empresa
seleccionar los que mejor se adapte a sus necesidades.

Los archivadores son muebles diseñados y fabricados para

economizar espacio y ofrecer consulta simultánea de las carpetas colocadas

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en los diferentes entrepaños y gavetas. Los hay de visibilidad vertical y de
visibilidad horizontal o lateral.

Entre los principales muebles de archivo se encuentran los descritos a

continuación:

 El archivador vertical es un mueble que tiene que tiene varias

gavetas (de dos a cuatro) agrupadas en un solo cuerpo. Las gavetas
se deslizan sobre un sistema de ruedas que simulan rieles y permiten
un fácil desplazamiento. Dentro de las gavetas se colocan las
carpetas con los documentos, una detrás de la otra, con el borde que
presenta la pestaña hacia arriba. Cada gaveta tiene adentro, en la
parte posterior, una plancha corrediza de metal que ayuda a sostener
las carpetas. Al frente, en la parte exterior, tiene un marco para
colocar el rótulo que indica lo que está archivado en el ella.

En el archivo vertical las carpetas se pueden colocar directamente o

suspendidas, colocándoles una armazón metálica, denominada troja,
que permite la suspensión de las mismas y la visibilidad de los rótulos
en forma horizontal.

 El archivador lateral es un mueble donde los documentos se

archivan en carpetas colocadas en posición vertical, los que permite
su identificación leyendo los rótulos verticalmente.

Las carpetas pueden estar colocadas directamente o suspendidas en

porta carpetas. Los porta carpetas están provistos de unos
dispositivos de suspensión que se deslizan sobre unos rieles
metálicos, colocados en la parte superior de los anaqueles.

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 El archivador rodante, cuando lo más importante es el
almacenamiento de documentos de una manera eficiente y estética,
los sistemas de archivos rodantes ofrecen soluciones muy atractivas,
manteniendo altos niveles de prestaciones por su inversión.

La instalación de armarios compactos es una excelente oportunidad

para aprovechar el espacio al máximo. Incluso los espacios mas
difíciles admiten soluciones personalizadas y diseños especiales
adaptados a las necesidades de la empresa. Este tipo de archivadores
consiste en armarios con estanterías dispuestas sobre móviles
guiadas cuyo fin es suprimir pasillos e incrementar así la capacidad
del archivo. Se aprovecha al máximo el espacio disponible, tanto en
superficie como en altura.

Las ventajas de los sistemas de archivadores rodantes son éstas:

 Ahorro de hasta un 60% del espacio, si se les compara con sistemas
de almacenamiento convencionales.
 Excelente nivel de seguridad de los documentos.
 Mayor facilidad en la búsqueda y el control de los mismos.

 Las bandejas de escritorio se utilizan se utilizan para colocar la

correspondencia. Las hay de dos y tres compartimientos: uno puede
ser para la correspondencia recibida, en consideración o estudio; otro,
para la correspondencia despachada y lista para ser enviada; y la
última, para los papeles destinados al archivo.

 Las carpetas son cartulinas dobladas en dos, de manera que se

formen dos tapas, de las cuales la posterior es un poco más alta que
la anterior. La proyección de la tapa posterior se llama pestaña. Sobre
ésta se escribe el rótulo, que indica el contenido de la carpeta. Las
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 carpetas tienen como función proteger la documentación archivada;
pueden ser de cartulina, de cartón o fibra prensada y de plástico.

 Las guías son tarjetas indicadoras, hechas de cartón fuerte y

resistente. En la parte superior tienen pestañas donde aparecen el
título, la letra, el número, el nombre, el asunto, etc. En la parte inferior
tienen una proyección con una perforación protegida por un aro o
placa de metal. Al colocar las guías en las gavetas, que están
provistas de una varilla metálica que pasa por la perforación de las
gruías.

Las guías se usan en el archivador para dividir las gavetas en

secciones e indicar donde se deben archivar o se pueden localizar los
documentos. Existen dos clases de guías: la primera y la secundaria.
La primera es la guía principal, usada para indicar las secciones de un
archivo; la secundaria es la que subdivide la sección de un archivo.

 El rótulo es el título que aparece impreso o escrito en la pestaña

superior de la guía. El rótulo identifica cada guía, dándole nombre y
describiendo así lo que aparece archivado o se debe archivar detrás
de ella.

Para colocar el rótulo, por lo general, se utiliza tirillas de papel donde

se escribe el nombre del expediente y que se adhieren a las pestañas
de las carpetas. Se fabrican en varios colores; algunas tienen
engomados en su parte posterior y pequeñas perforaciones que
permiten separarlas con facilidad.

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  Los ganchos sujetadores de metal sirven para asegurar firmemente
los documentos a las carpetas. Los más utilizados son los que miden
siete centímetros; los hay de brazos cortos y de brazos largos, para
usarlos de acuerdo con la cantidad de documentos a sujetar.

SISTEMA DE CLASIFICACIÓN DE ARCHIVOS

Los sistemas fundamentales para la clasificación de documentos son
éstos:
Alfabético
 Por nombre
 Temático (asunto)
 Por localidades (geográficos)
 Por fechas (cronológicos)

Numérico
 Sistema numérico consecutivo (numeración progresiva)
 Sistema de cifra terminal.

Cada sistema es particularmente recomendable en determinados

casos y no es posible decir, en términos absolutos y de manera general, cuál
es el mejor y más aconsejable. Por lo tanto, el método de clasificación para
archivar la documentación se debe estudiar con detenimiento en cada caso
específico, y nunca hay que limitarse a uno de ellos sólo porque haya sido
aplicado en casos similares o por otras razones que no seas las derivadas de
un detallado estudio de las exigencias de la empresa.

Clasificación según el orden alfabético

La idea que se persigue es ordenar los documentos a partir de un
nombre que pueda individualizarlos; por ejemplo: empresa, institución,

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proyecto o persona. Además, los documentos se pueden subclasificar bajo
alguno de los criterios que muestra la clasificación anterior.

La clasificación de documentos por orden alfabético tiene las

siguientes ventajas:
 Es muy sencilla, porque solo se sigue el orden alfabético.
 Hay acceso directo al documento archivado sin consultar un índice.
 Es fácilmente ampliable mediante subdivisiones dentro de la misma.

Sin embargo, se le atribuye las siguientes desventajas:

 La búsqueda es lenta cuando la documentación archivada es
numerosa.
 Se presta a errores en caso de nombres parecidos, y se corre el
riesgo de guardar el documento en un archivo equivocado.

Clasificación temática
Esta clasificación ordena los documentos según su tema principal. Se
agrupan de acuerdo con un denominador común que permita identificarlos
como, por ejemplo, clientes, empleados, proveedores, productos, impuestos,
etc. A su vez, dentro de la denominación global, deben ir subclasificados por
orden alfabético o cronológico. En este caso los documentos más recientes
se deben ordenar en último lugar para tener acceso a los mismos. Además,
cuando se trata de información referida a personas naturales, una buena
opción es subclasificarlos por el número del carnet o de la cedula de
identidad de éstas.

Clasificación según el orden numérico

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 Este sistema se puede utilizar para archivar documentos contables,
como facturas, datos bancarios, notas de pedidos, cotizaciones, ordenes de
servicios, etc.
La clasificación de documentos según el orden numérico tiene las
siguientes ventajas:
 Ubicación rápida y fácil del documento.
 Evita confusiones en su búsqueda por cuanto no hay dos números
iguales.

Pocas son las desventajas de la clasificación del archivo por orden

numérico; solo se destaca el hecho de que, en ciertos casos, para la
búsqueda de documentos, es necesario consultar previamente un índice.

Cada sistema de archivo es especialmente recomendable en

determinados casos y no es posible decir, en términos absolutos y de
manera general, cual es el mejor y más aconsejable.

Factores que influyen en la selección del sistema de archivo

Para decidir cuál sistema de archivo instalar, o si es conveniente
combinar algunos de ellos, se deben tener en cuenta los siguientes criterios:
 Clases de documentos que se archivarán
 Durante cuánto tiempo se van a guardar.
 Quiénes tendrán acceso a los documentos.
 Frecuencia o periodicidad de consultas de los documentos.
 Cantidad de usuarios del archivo.
 Grado de confiabilidad.
 Cantidad de documentos recibidos y procesados durante un periodo.
 Quién o quiénes son los responsables de su mantenimiento.

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  Orden en que son solicitados los documentos (alfabético, geográfico,
numérico, temático o una combinación de ellos).
 Método de control y seguimiento de documentos que sea más eficaz.
 Plan de transferencia que se utilizará.
 Plan de organización que tendrán los archivos (centralizados o
descentralizados).

En lo referente al tiempo que durará archivado un documento, es

necesario considerar la conformación de archivos activos, semiactivos e
inactivos. De acuerdo con la frecuencia de consultas, la importancia, la
vigencia y el valor trascedente que le asigne la empresa a la información
contenida en los documentos, será conveniente ubicarlos en los respectivos
archivos ya mencionados.

En los archivos activos se guardan los documentos más recientes y

que tienen altas frecuencias de consulta. En el archivo semiactivo reposan
los documentos de mediana periodicidad de consulta. En los archivos
inactivos reposan los documentos que son muy importantes para la empresa;
aunque tienen bajísima frecuencia de consulta, por razones legales,
administrativas y estratégicas, se deben conservar.

Procedimiento para archivar

Si cada persona inventar sus propias reglas o sistemas para decidir
dónde y cómo guardar un documento, sólo esa persona podría localizarlo.
Por lo tanto, hay que seguir un procedimiento establecido para que
cualquiera pueda archivar y encontrar documentos sin pérdida de tiempo.

El procedimiento para archivar consta de cinco pasos:

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 Inspeccionar: es cerciorarse de que un documento está listo para ser
archivado, es decir, de que tiene la fecha de recibo y las iniciales de
archivo. El material que no cumpla con este requisito debe ser
devuelto al lugar de donde fue recogido, para que la persona que lo
procesó autorice su colocación en la carpeta de archivo.
 Clasificar: Es decidir cuál será el título, el nombre, el asunto o el
número bajo el cual se archivará un documento. Esta decisión
depende de si el sistema de archivo adoptado por la empresa es
alfabético, por asunto, geográfico o numérico.

 Codificar: Es indicar el nombre, el número o el asunto decidido en la

clasificación. Para codificar este nombre se subraya con lápiz de
color; cuando el nombre de la clasificación no aparece en el
documento, se debe escribir con tinta o lápiz de color en el extremo
superior derecho y después subrayarlo.

 Distribuir: Cumplidos los pasos anteriores, los documentos se

coleccionan en grupos: los que se refieren a un mismo asunto, a un
mismo lugar, o los que tienen subrayados nombre que empiezan con
la misma letra. Esta distribución de los documentos es un paso previo
a su colocación en las gavetas y permite agilizar el trabajo del
archivista.

 Guardar: Es colocar los documentos en las carpetas

correspondientes dentro de las gavetas.

CLASIFICACIÓN ALFABÉTICA

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 El sistema de clasificación alfabética es aquel que sigue una
secuencia lógica, basada en el arreglo de los nombre de acuerdo con el
alfabeto, muy similar al empleados en los diccionarios.

Existen varias reglas básicas para clasificar y cuyo uso es universal.

En este capítulo se estudiarán las más comúnmente utilizadas en nuestro
país.
Nombres de individuos
Se debe invertir el orden de los nombres de cada individuo para luego
clasificarlos y separarlos por unidades, considerando en primer lugar el
apellido paterno, en segundo lugar el nombre de pila, y en tercer lugar el
segundo nombre, o su inicial, si la hubiere.

Orden alfabético
Ya clasificados los nombre por unidades, hay que arreglarlos en orden
alfabético comparando las unidades semejantes de cada nombre. Si las
primeras unidades son iguales, se comparan las segundas, y si éstas
también son iguales, se comparan las terceras hasta encontrar la
desigualdad.

Un apellido solo seguido de una inicial

Un apellido, cuando va solo, se coloca antes que el mismo apellido
acompañado por un nombre de pila o una inicial. Un apellido con una inicial
del nombre de pila antecede a un apellido con un nombre de pila completo
que empiece por la misma letra.

Mujeres casadas
El nombre de la mujer casada está formado por su nombre de la pila
seguido por su apellido paterno y el apellido del esposo unido por la
preposición de su apellido de soltera más el apellido del esposo forman la
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primera unidad de archivo. La preposición se conserva en el mismo sitio
entre paréntesis y no se considera como una unidad.

Apellidos Compuestos
Los apellidos compuestos que contienen una preposición, un artículo o
una contracción se consideran como unidad.

Títulos y grados
Los títulos y grados académicos de los individuos, preceden o sigan al
nombre, no se tienen en cuenta en clasificar ni al archivar y se colocan y se
colocan al final, entre paréntesis. Aquellos nombres que indiquen
precedencia de edad, como padre, hijo, etc., se consideran como unidades
de clasificación cuando los nombres sean idénticos.

Nombre de casas comerciales e instituciones

Generalmente, los nombres de casas comerciales e instituciones se
clasifican y archivan tal como se encuentran, siempre y cuando no contengan
nombres completos de un individuo.

Nombres de casas comerciales que contienen el nombre de individuos

En este caso se invierte el orden de las unidades, tal como se hace el
nombre de un individuo; el resto del nombre comercial se coloca al final en el
orden en que aparece.

Nombres de casas comerciales que se inician con artículos

Cuando los artículos él, la, los, las y the (en inglés), y la concentración
del, están al comienzo de un nombre, se colocan al final de éste entre
paréntesis. Cuando van en medio de un nombre, se colocan entre
paréntesis pero no se cambian de lugar. En este caso no se consideran
como unidad de clasificación ni se tienen en cuenta al archivar.
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 Nombres de casas comerciales que contienen abreviatura
Las abreviaturas se consideran como si el nombre estuviera escrito
completo; sin embargo, cuando hay iniciales o letras solas que no son
abreviaturas, al clasificarlas, se consideran como si fueran unidades
separadas.

Conjunciones, preposiciones y expresiones finales en el nombre de una

firma
Conjunciones, preposiciones y contracciones, como y, para, en, de y
del (en español), o and, &, for, in y of (en inglés), no se tienen en cuenta al
clasificar ni al archivar; sólo se colocan entre paréntesis. Los términos que
aparecen al final de una firma comercial, como, por ejemplo, Ltd., Co., Hnos.,
Corp., Cía., Inc., Sucrs., etc., se consideran como unidades independientes y
se escriben completos al clasificar y archivar.

Nombre de casas comerciales con nombres geográficos compuestos

Los nombres geográficos compuestos se consideran como unidades
separadas al clasificar y archivar. Si el nombre geográfico está predicho por
un prefijo o artículo, no se considera compuesto y constituye una sola
unidad.

Nombres de casas comerciales que contienen números

A cualquier número que forme parte de un nombre se le considera
como si estuviera escrito en letras y, por tanto, forma unidad independiente
de clasificación.

Nombres de bancos
Los nombres de los bancos se clasifican y archivan, por el nombre del
Banco y, segundo, por el nombre de la agencia.
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 CLASIFICACIÓN TEMATICA O POR ASUNTO
El archivo temático o por asunto puede ser considerado como una
variación del archivo alfabético. En este sistema la clasificación y codificación
de los documentos se hace de acuerdo con el asunto tratado en ellos.

Si es pequeño el volumen de correspondencia para archivar por

asunto, las carpetas debidamente identificadas con el asunto se archivan
alfabéticamente bajo guías que lleven el nombre del asunto, tema o
localidad. Si, por el contrario, la correspondencia es numerosa, se debe
organizar un sistema completo de archivo por asunto.

Existen varios sistemas para archivar por materia:

 Los asuntos pueden archivarse en estricto orden alfabético.
 Los asuntos que se relacionan entres sí pueden ser
agrupados.

En algunas ocasiones la correspondencia puede tratar más de un

asunto. En tal caso se debe archivar de acuerdo con el asunto principal y
establecer una referencia cruzada para cada uno de los asuntos de menor
importancia.

Al tratar de crear un sistema de archivo por materia, es conveniente

elaborar una lista de los temas que se quiere archivar. En ese índice se debe
también incluir divisiones y subdivisiones necesarias tan importantes como
los asuntos principales. La figura siguiente muestra un diagrama que ilustra
un sistema de archivo por asunto; los rótulos de la izquierda representan los
títulos principales o divisiones, y los de la derecha, los subtítulos o
subdivisiones.

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 ARCHIVO ELECTRÓNICO DE INFORMACIÓN
En algunas ocasiones, por el alto volumen de información y
documentos con que se trabaja en la oficina moderna, es conveniente
introducir nuevas técnicas con el propósito de disminuir el esfuerzo manual al
archivar dichos documentos o al obtener información de materiales ya
guardados en el archivo.

Entre esas nuevas técnicas se destacan el procesamiento electrónico

y la microfilmación. El procesamiento electrónico consiste en obtener copias
del documento mediante un escáner y archivarlas en el procesador
(computadora). De esta manera, la consulta de la documentación es más
rápida y practica y, de ser necesario, facilita la obtención de copias.

La empresa moderna utiliza ampliamente la nueva tecnología de la

informática creando sistemas sofisticados para el control de documentos e
información.

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 CONCLUSIÓN
Los sistemas de archives permite tener los documentos en sitios
seguros, por lo cual la seguridad de un sistema incluye la protección ante
posibles daños físicos de los datos hasta el acceso indebido a los mismos,
ataques contra la confidencialidad, la integridad o la disponibilidad de
recursos en un sistema deben prevenirse y solventarse mediante la política y
los mecanismos de seguridad de un sistema. De nada sirve tener
mecanismos de protección buenos, si el sistema operativo no es capaz de
identificar a los usuarios que acceden al sistema o si no existe una política
que salvaguarde datos ante la rotura de un disco.

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 BIBLIOGRAFÍA

SILVA M, JESÚS ALIRIO

Registro y Control de Documentos
Ediciones Co-Bo
Agosto, 2012.

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