El Archivo

Los archivos son parte fundamental de cualquier empresa, ya que sin ellos no
hay ni historia ni memoria, y ya sabemos lo importante que son los soportes en
todas las actividades administrativas. Pese a esto, muchos líderes
administrativos olvidan la relevancia de los procesos de gestión documental y
la digitalización de archivos, ignorando las necesidades que suple para todas las
dependencias de una compañía.
La organización de archivos tiene como objetivo garantizar la localización efectiva y rápida
de la información, así como la conservación de los documentos. La organización incluye
dos funciones específicas: la clasificación y la ordenación.

Funciones de la clasificación de archivos

La clasificación de archivos permite la identificación y el agrupamiento sistemático de
documentos con características comunes, basado en la estructura orgánico-funcional de
las instituciones y los trámites administrativos.

La Importancia de los Archivos

• Los archivos custodian la memoria de cualquier organización.
• Los archivos conservan un patrimonio único e irremplazable.
• Los archivos nos permiten gestionar los documentos desde su
nacimiento para preservar su valor y significado.
• Los documentos son soportes confiables de nuestra información,
garantizándonos seguridad y transparencia en las actuaciones
administrativas.
• Los archivos cumplen una función muy importante en la sociedad, ya que
contribuyen a la custodia de la memoria individual y colectiva.
• El libre acceso a la memoria enriquece nuestro conocimiento, promueve
la democracia y protege los derechos de todos los ciudadanos.

Tipos de organización de archivos

Existen diversas maneras de ordenar la documentación física, dependiendo del rubro y la
actividad de la empresa o institución, tales como:

• Archivo General
• Archivo Alfabético
• Archivo Numérico
• Archivo Alfanumérico
Organización de archivos

Entre las tareas para la organización de archivos podemos colaborar en:

1. Reconstrucción de expedientes
2. Limpieza de documentos
 3. Identificación de series documentales
4. Clasificación de expedientes
5. Preparación de índices y etiquetas
6. Ordenamiento de documentos y expedientes
7. Control de préstamos
8. Extracción de documentos para el archivo de inactivos.
En una organización de archivos, estas tareas pueden desarrollarse de manera puntual o
con una frecuencia previamente establecida para liberar a la empresa de tareas tediosas
o no específicas de su negocio.

8 consejos para organizar documentos

Ahora bien, presta atención porque estos 8 consejos serán la clave para
organizar esa pila de documentos que rebosa en tu escritorio.

Revisa todos los documentos y tira los que no necesites

El primer paso para archivar documentos es tirar o deshacerte de aquellos que
ya no sirven, que han vencido o que no tienen validez. De esta forma, cuando
comiences a ordenar documentos, sólo tendrás que archivar los que son
válidos y te ahorrarás trabajo.

Compra un archivador, carpeta o clasificador

Dependiendo de la cantidad de documentos que
tengas, vas a necesitar un tipo u otro de
clasificador o archivador. Por un lado tenemos
los organizadores, que sirven para guardar
varios tipos de documentos diferenciados en
carpetas en su interior.

Dentro de los organizadores, puedes encontrar

bastidores con subcarpetas, revisteros con divisiones para introducir más
carpetas en su interior o cajas de proyectos, que tienen la misma función que
las anteriores, solo que no tienen carpetas en su interior, pero puedes utilizar
dosieres del mismo tamaño, carpetas de sobre o fundas para archivador para
diferenciar documentos en su interior.

Por otro lado, existen los archivadores

con cajones y llave. Se caracterizan por
tener diseños algo más especiales,
puesto que su función es colocarse en un
lugar accesible, normalmente cerca del
escritorio. Estos son ideales para tener
ordenados los documentos que necesites
tener más a mano.
Por último, tenemos las carpetas
clasificadoras. Las hay de muchos tipos:
con gomas o sin ellas, de botón, con
velcro o con cremallera. Pero, sin duda,
los más útiles para organizar una
cantidad elevada de documentos, son los maletines con divisiones.
Crea un sistema para archivar documentos
Para conseguir mantener tus documentos
organizados debes tener un sistema o
codificación que los mantenga ordenados. Los
procesos estandarizados son muy útiles en
muchos campos, además de que evitan la
pérdida de tiempo. Puedes elaborar un sistema e
ir realizando ajustes a medida que pasa el
tiempo, seguro que puedes optimizar algunas
pautas de organización de documentos.

Las subcarpetas serán la clave

Algunos clasificadores y archivadores no cuentan con divisiones en su interior,
pero esto no supone ningún inconveniente, ya que puedes introducir
subcarpetas dentro de ellos. Las subcarpetas son muy útiles para diferenciar
secciones, pero además, si necesitas transportar algunos documentos, tan sólo
tendrás que sacar la subcarpeta del clasificador y llevarla contigo.

Diferentes archivadores dependiendo de la importancia

Teniendo a tu disposición tantos tipos de carpetas, lo ideal es que combines aquellas
que te sean de mayor utilidad. Por ejemplo, puedes utilizar un clasificador para aquellos
documentos que no necesitas consultar de forma frecuente. Dentro, puedes introducir
documentos en las divisiones de acuerdo a su importancia o a aquellos procesos que
están en desarrollo y los que ya han finalizado. También puedes utilizar organizadores
de escritorio para aquellos documentos que necesitas consultar semanal o
quincenalmente.

Colocar etiquetas en los archivadores

Si conseguir mantener ordenados los documentos dentro de clasificadores y
archivadores es muy importante, etiquetar las carpetas es aún más importante. Lo ideal
es que pongas etiquetas en el exterior de los clasificadores y archivadores con la
información relativa a los documentos que contienen en su interior. Para este objetivo
también es útil tener varios archivadores y clasificadores de diferentes colores, pero las
etiquetas te sirven para, de un solo vistazo, saber lo que contienen.

Coloca los archivadores en una estantería

Si tienes una estantería donde poder colocar los clasificadores y archivadores, estás de
suerte. Es la forma ideal para mantener los documentos ordenados y te ayuda a la hora
de encontrarlos. Puedes utilizar las baldas de arriba para aquellas carpetas que no
utilizas de forma frecuente, y tener a la altura de la vista, los que necesites consultar con
mayor frecuencia.

Utiliza un orden cronológico

En relación con el consejo anterior, si cuentas con una estantería, puedes mantener
los documentos más antiguos en la parte de atrás o superior, mientras que los
documentos más recientes, los puedes colocar en la parte delantera o a la altura de la
vista. Ordenar los documentos por orden cronológico es muy útil si se trata de
facturas, ya que a partir de determinado momento, podemos prescindir de algunas de
ellas, dejando espacio para otras nuevas.
Y como consejo extra, es que nunca dejes para mañana lo que puedas archivar
hoy. La clave para tener siempre tus documentos archivados es hacerlo cada día
o cada semana, ya que si algún día no ordenas tus documentos, corres el riesgo
de acumular una gran cantidad de papeles que luego te supondrá un mayor
esfuerzo. Así que, no dejes de ordenar diaria o semanalmente tus documentos.
Además, desde Mr. Papel te recomendamos que compres archivadores y
clasificadores de calidad, son más duraderos y no tendrás que reemplazarlos tan
a menudo.
Pásate por nuestra web y echa un vistazo a nuestra sección de archivo y
clasificación