FACILITADORA:EXTENSIÓN ARAGUA DE BARCELONA

CATEDRA: TÉCNICAS DE ARCHIVO

Participantes:
Msc. Magdalena Vallejo José A. Yllescas B. 30932913
Diogmari Orocopey 21041520
Juan Tovar 26395129
Edgardo Sanabria 28065912

UNIDAD IV EL MOBILIARIO Y DISPOSICIONES DEL ARCHIVO

Los muebles para archivos son elementos imprescindibles y fundamentales, en especial

porque ayudan a mantener el espacio de la oficina arreglado, ordenado y organizado con el objetivo
de lograr un espacio de trabajo idóneo para llevar a cabo los procesos administrativos. Por tanto, las
empresas pueden logra niveles de eficiencia y eficacia superiores.

Entre los Mobiliario podemos encontrar:

1. Estanterías abiertas: Sirven para colocar de forma horizontal o vertical los documentos
organizados en cajas de archivo definitivo o en archivadores. Uso: Habitaciones destinadas a
almacenar documentos.
2. Armarios de oficina: Con puertas: abatibles, con bisagra, correderas, plegables, etc. Pueden
ser metálicos, de madera, PVC. Los hay de diferentes alturas y suelen tener gavetas para
carpetas en suspensión. Uso: En despachos con documentos de consulta frecuente.
3. Archivadores con cajones Suelen ser metálicos y con gavetas para carpetas en suspensión.
Tienen cajones a distintas alturas. Uso: Archivos definitivos y en oficinas para documentos de
uso frecuente.
4. Armarios móviles Las estanterías se desplazan gracias a unos carriles colocados en el suelo.
5. Armarios giratorios permite un almacenamiento de alta densidad en un espacio reducido,
tanto en la producción como en el almacén.

MOBILIARIO Y DISPOSICIONES DEL ESPACIO

  La distribución de cualquier espacio para una oficina dependerá del área total existente, y de
todos los procesos que se van a desarrollar. Además de las relaciones tanto interpersonales como
de operaciones que han de darse entre los trabajadores. Algo que debe tenerse en cuenta en
nuestro tiempo es que la operación y movimiento de trabajadores ha quedado simplificada, por el
uso de la tecnología en las labores diarias del empleado. Esto influye notablemente en el estudio y
distribución del espacio en las áreas de trabajo, la cual puede condicionar la comodidad con la que
los empleados lleven a cabo sus tareas diarias. Este concepto hace referencia a la disposición física
de los puestos de trabajo y sus componentes.
La función y actividad que realiza cada empleado permite realizar análisis de organización
del espacio, así como los aspectos técnico mencionados anteriormente. El mobiliario es un punto
muy importante debe tener en cuenta diferentes características entre las que encontramos:
Materiales a utilizar, dimensiones, modelos, cantidades.
Los archivadores que se encuentren en el sitio de trabajo deben tener una altura uniforme y
ergonómica, se deben organizar pensando no sólo en el presente sino también en el futuro. Esto
quiere decir que el sistema que diseñemos deberá servir para cubrir las necesidades futuras de la
oficina.
 
MATERIAL DE TRABAJO, HERRAMIENTAS Y DEMÁS FACILIDADES.
Existe una gran variedad de materiales de archivo, dependiendo del tipo de información, la
frecuencia de su uso, el espacio disponible, el tipo de empresa, entre ellos tenemos:

 Cajas de archivo definitivo: Son de cartón o plástico. Pueden contener carpetas simples de
un asunto o un expediente. El contenido se anota en uno de sus lados Uso: Documentos
que no se utilizan con frecuencia.
 Archivadores: Son de cartón, con tapas rígidas y con anillas donde se introducen los
documentos previamente taladrados. Pueden abrirse o cerrarse abriendo una palanca. El
modelo más utilizado es el archivador A-Z. Uso: Documentos que se consultan con
frecuencia o cuando hay que intercalar nuevos documentos entre los que ya están
archivados.
 Bandejas: Son de plástico o cartón. Uso: Documentos que se utilizan continuamente o
aquellos que esperan a ser archivados.
 Carpetas: Suelen ser de cartulina o de material plástico. Pueden ser: Simples: Una cartulina
doblada por la mitad o con un fuelle. Con sujeción: Los documentos quedan fijos porque la
carpeta tiene gomas y a veces, solapas.
 Carpeta de suspensión: Tiene enganches laterales para poder colgar, de unas guías, dentro
de los armarios o cajones. Uso: Documentos que se consultan con frecuencia y que suelen
tener relación con un mismo expediente.
 Carpeta de fuelle: Las carpetas y clasificadores con fuelle pueden estar hechos de
polipropileno o de cartón forrado y se caracterizan por tener un gran número de separadores
para clasificar los documentos, concretamente entre 10 y 30 separadores.
Materiales Auxiliares
Fichas: Son de cartulina e incluyen datos importantes o un resumen de la información de los
expedientes. Sirven para hacer consultas rápidas Uso: En bibliotecas, como resumen de los libros.
En empresas como extracto de datos de clientes, proveedores, En la clasificación numérica como
material auxiliar.
Guías: Sirven de separadores entre grupos de documentos o grupos de fichas. Tienen una pestaña
o saliente en el que se indica la categoría a la que responden. Uso: Separadores en los ficheros.

Medios Materiales Magnéticos

1. Microfilme es un sistema de archivo, gestión y difusión documental. 
2. Archivos informáticos Un archivo o fichero informático es una secuencia de bytes
almacenados en un dispositivo. Un archivo es identificado por un nombre y la descripción
de la carpeta o directorio que lo contiene.
Herramientas
Este campo abarca numerosas acciones como: tratamiento de los documentos, el flujo de los
mismos, su distribución, consulta, reproducción, almacenamiento, envío, recepción, mejora, y destrucción de
los documentos, ya sea en formato físico o electrónico. Para ello utilizamos diversas herramientas de gestión
documental, entre las que incluimos tanto el software como diferentes aplicaciones o las plataformas web.

Herramientas de digitalización
Al hablar de digitalización nos referimos al hecho de pasar toda la documentación que tenemos en papel u
otro soporte físico a formato digital, bien sea escaneando documentos o transcribiendo la información. Este
proceso suele tener un doble objetivo; por un lado, ahorrar espacio físico, ya que normalmente los soportes
físicos serán destruidos una vez digitalizada la información que había en ellos; y por otra parte mejorar la
búsqueda y acceso a la información al ordenar y optimizar la misma.
Herramientas de organización
Se define la organización documental como el proceso archivístico orientado a la clasificación, ordenación y
descripción de los documentos de una organización o una empresa.
Herramientas de custodia
La custodia de documentos abarca el servicio por él que se administra la documentación ya sea física o en
medios digitales. Algunas de las funciones que realiza este servicio son las de consulta y préstamo de
documentos, junto a la realización del inventario de los mismos y encargarse de la conservación en buen
estado documentos y su información.
Herramientas de destrucción
La destrucción de documentos consiste en la eliminación de datos, muchas de las veces, de carácter
confidencial que suelen generarse en las empresas, instituciones o cualquier otro tipo de organismo.
DISPOSITIVOS DE SEGURIDAD
Carpetas cifradas

En nuestro ordenador o dispositivos móviles tenemos archivos que pueden ser muy importantes
y en ocasiones puede ser un problema serio si esa información se filtra o la perdemos. Es por ello que
debemos utilizar carpetas cifradas, donde sólo nosotros a través de una clave podríamos acceder a ese
contenido.

Cintas magnéticas. Reducen el coste para almacenar grandes volúmenes de datos y son

consideradas más fiables que los discos duros. Su vida útil puede superar los 30 años.
Discos duros HDD y SSD. Facilitan la configuración, mejoran el rendimiento y tienen gran capacidad
de almacenamiento. Para las pequeñas empresas, se recomienda el uso de dispositivos NAS, y para
las de mayor tamaño, planes de seguridad y contingencia, así como dispositivos de backup.
Almacenamiento en la nube seguro
La copia de seguridad se aloja en un servidor remoto, y es una buena opción para aquellos
que buscan una solución de copia de seguridad fácil y eficiente. No requiere la instalación de
software ni la configuración de un servidor en el hogar u oficina. Pero también es una buena
alternativa para aquellos que necesitan acceder a sus archivos desde cualquier lugar, ya que se
pueden acceder a través de un navegador web.
Crear copias de seguridad
Esto no puede faltar. A veces pueden surgir problemas tanto de hardware como de software.
Errores que hagan que nuestros archivos dejen de estar disponibles. Un ejemplo es el ransomware.
Como sabemos, es el tipo de malware que cifra todos nuestros datos y los ciberdelincuentes piden un
rescate a cambio. Gracias a crear copias de seguridad podemos evitar este tipo de problemas. Pero
claro, es importante que estas copias de seguridad sigan unos estándares básicos para proteger la
integridad de los datos y archivos. Tenemos que elegir correctamente el software que vamos a utilizar o
el equipo donde vamos a guardar la información.