Evaluación Semana tres

Presentado por:

Juan Carlos lagos castellanos

Diplomado en Gestión Documental y Administración de Archivos 1-310820

Septiembre de 2020
1. Preguntas

 ¿Con qué propósito se archiva?

El propósito de archivar se basa con el fin de conservar todos los documentos
generados en la misma y que a su vez sean almacenados en un mismo sitio, de tal
forma que se encuentren de manera ordenada y siempre estén sujetos a disposición de
los interesados.
  Elabore una definición de archivo.
El archivo son todos los documentos generados en una entidad pública o privada que,
sin importar su fecha, forma y soporte material, son acumulados por un proceso
natural por medio del cual una persona capacitada realiza determinada acción.
 Establezca diferencias entre archivo y archivar
La diferencia entre archivo y archivar se basa en que la primera alude al soporte
material y físico, y la segunda se refiere a la aplicación de normas técnicas legales en
la ejecución metodológica de un proceso, es decir, es aquella acción de cómo se
realiza el proceso.
 ¿Qué importancia tiene el archivo en una organización?
La importancia del archivo en una entidad se sitúa en su memoria representando su
historia, los hechos de las actividades cotidianas y como testimonio en el ámbito
jurídico administrativo.
 Explique en forma breve los diferentes tipos de archivo.
Archivo histórico: Son todos aquellos documentos que hacen parte del
patrimonio cultural y social.
Archivo público: Documentos que son pertenecientes las entidades oficiales y
aquellos que se derivan de la prestación de un servicio.
Archivo privado: Documentos producidos o recibidos por personas naturales o
jurídicas de derecho privado en desarrollo de sus funciones o actividades.
Archivo total: Hace referencia al proceso integral de los documentos y su ciclo
vital.
Archivo electrónico: Son los documentos electrónicos producidos y tratados
conforme a los principios y procesos archivísticos.
Archivo vertical: son los documentos almacenados en carpetas individuales,
colgando de una guía dentro de las gavetas.  Las carpetas se colocan una detrás de
otra con el borde que presenta la pestaña hacia arriba, donde se escribe la
identificación de lo que allí se conserva.
 Archivo lateral: son los documentos que se archivan uno al lado del otro como
los libros de estantería en una biblioteca. Normalmente se archivan a su vez en
carpetas o cajas que se colocan paralelamente.
Archivo horizontal: Los documentos son almacenados en plano, uno encima del
otro en carpetas, cajas, archivadores o cajones.  Este archivo es válido en el caso
de tener que archivar pocos documentos o cuando se trate de planos o mapas.
 ¿De qué depende que un archivo preste un buen servicio al usuario?
En este caso para que un archivo preste un buen servicio al usuario es ineludible
que este organizado de tal manera que al momento de acceder a él sea más rápido
su ingreso, además considero que es esencial los equipos destinados para archivar,
permitiendo que cumpla con fines tales como conservación y preservación
evitando que se afecte la información por daños de acuerdo al medio o mala
manipulación.

2.   En el siguiente cuadro haga una breve descripción de los tipos de

ordenación de los documentos de archivo.

TIPOS DE ORDENACIÓN DE LOS DOCUMENTOS DE ARCHIVO

Ordenación cronológica: los libros de contabilidad o actas de una empresa se basan en

un elemento presente en cualquier documento (su fecha) y se concreta con la secuencia
año, mes y día (AAA-MM-DD) comenzando desde el año más remoto hasta el más
actual.
Ordenación alfabética: tiene como referente principal los apellidos de una persona o la
razón social de una empresa y utiliza las letras del abecedario como criterio de
ordenación.
Ordenación numérica: corresponde a un sistema de códigos, que permiten identificar
inequívocamente un documento en concreto. Eje: el numero asignado a una factura o un
recibo.
Ordenación geográfica o topográfica: es la ordenación de elementos en función de su
situación en una zona o territorio. Eje: localidad, barrio o distrito, calle , etc.
 3. Realice las siguientes ordenaciones siguiendo las indicaciones para su
clasificación

A.  Organizar y archivar por el sistema numérico los siguientes documentos,

partiendo de la codificación de cada dependencia.  Recuerde que en la carpeta
solo se escribe el número o código y que para su consulta debe manejar una lista o
tarjetero alfabético con su correspondiente codificación el cual debe estar
guardado en otro lugar y bajo seguridad.
 
CARPETAS
 
 
1. GERENCIA
           1.1. Comunicaciones
                       1.1.1. Circular general para todo el personal
                        1.1.2. Acta Junta Directiva
           1.2. Proyectos
                        1.2.1. De Gestión
                        1.2.2. De obra
2. DIRECCIÓN ADMINISTRATIVA
            2.1. Comunicaciones
                       2.1.1. Circulares
                                   2.1.1.1. Para Clientes
                                   2.1.1.2. Para Proveedores
                        2.1.2. Informes
                                   2.1.2.1. Informe Ejecutivo de Actividades
                                   2.1.2.2. Informe Final de Ejecución
            2.1.3. Presupuesto año vigente

3. DESARROLLO HUMANO
3.1. Proceso de reclutamiento de personal
3.1.1. Hojas de vida
                                3.1.1.1. Juan Diego García P
                                3.1.1.2. Patricia Arango López
                                3.1.1.3. Paola Gómez Arcila
                       3.1.2. Entrevista Laboral
                                  3.1.2.1  Juan Diego García P.
                                  3.1.2.2.  Paola Gómez Arcila
                        3.1.3. Contrato de Trabajo
                                  3.1.3.1. Paola Gómez Arcila
4. DEPARTAMENTO FINANCIERO
           4.1. Estados Financieros
                       4.1.1.  Balance General
                       4.1.2. Estado de Resultados (P Y G)
           4.2. Libros de contabilidad
                        4.2.1. Libros Principales
                                    4.2.1.1. Inventario y Balances
                                    4.2.1.2 Diario
                                    4.2.1.3. Mayor
                       4.2.2. Libros Auxiliares
                                    4.2.2.1. Bancos
                                    4.2.2.2. Caja
                                    4.2.2.3. Clientes

 ARCHIVAR POR EL SISTEMA ALFANUMÉRICO, NOMBRES DE

PERSONAS NATURALES Y JURÍDICAS:
 
A la empresa ASOCIADOS Ltda., ingresaron al archivo los siguientes CLIENTES
durante el mes anterior, (recuerde marcar la gaveta, el índice y utilizar guías). 
Aplique las reglas del diccionario como se indica en el documento “REGLAS
PARA ARCHIVAR ALFABÉTICAMENTE NOMBRES DE PERSONAS
NATURALES Y JURÍDICAS”.  Se recomienda primero ordenar los nombres
aplicando las reglas, es decir, si es persona natural invertir el nombre iniciando por
el primer apellido; si es empresa, dejar el nombre tal como ha sido registrado en la
Cámara de Comercio, igual aplique las reglas, o sea, cuando llevan artículos,
abreviaturas, números, otros)
 
El colombiano El Colombiano
Ana María Palacio de Ortiz (S.A.) Palacio de Ortiz, Ana María S.A
Omar Albeiro Gaviria GAVIRIA, Omar Albeiro
Clínica León XIII Clínica León Trece
Notaría 20 Notaria 20
Instituto Técnico Nueva Era Instituto Técnico Nueva Era
Carlos M. Agudelo Aguilar AGUDELO AGUILAR, Carlos M.
El Portal El Portal
Ana María Palacio de Ortiz (S.C.A) Ana María Palacio de Ortiz
Notaría Décima Notaria 10
Academia de Baile Gloria Academia de Baile Gloria
 Sandra Milena Bedoya Gaviria
SENA
Sandra M. Bedoya G.
Luis Alfonso Zapata
La Casa de la Moda
Drogas la Rebaja
Omar Albeiro Gaviria Henao
Droguería Súper
Funeraria Medellín S.A.
Lonja Propiedad Raíz
BEDOYA GAVIRIA, Sandra Milena
Servicio Nacional de Aprendizaje SENA
BEDOYA G. Sandra M.
ZAPATA, Luis Alfonso
La Casa de la Moda
Drogas la Rebaja
GAVIRIA HENAO, Omar Albeiro
Droguería Súper
Funeraria Medellín S.A
Propiedad Raíz, Lonja

4.  En el siguiente Link encontrará un archivo en PDF sobre “LOS SISTEMAS

INTEGRADOS DE ARCHIVO”, usted debe leerlo y realizar un ensayo de mínimo
una página sobre él.

SISTEMAS INTEGRADOS DE ARCHIVO

Retomado del video se establece que el acontecimiento de la informática y la

tecnología hacen parte de la vida habitual del ser humano, debido a esto se establece
que con el lapso del tiempo se ha venido desarrollando técnicas de mejoramiento en
cuanto al manejo y desarrollo de los archivos en el ámbito empresarial.

Por otra parte, se establece que, en el marco documental, la importancia de contar

con un sistema tecnológico de gestión de archivos se basa en excluir esos espacios
extensos y la gran cantidad de estantería evitando acumular y almacenar el
incremento de documentos, consiguiendo agruparlos en medios cuya clasificación,
organización y preservación conduzca a facilitar al acceso de información.

Con ello se puede decir que con la ejecución de un sistema de gestión de archivos
se busca conservar el ciclo vital de los documentos y acompañarlos en su fase de
tramitación hasta su envió al archivo histórico; con el fin de suplantar los soportes
tradicionales y cambiarlos por documentos electrónicos, menguando el trabajo
evitando grandes acopios en soportes de información. Es menester decir que, para
incorporar nuevas técnicas en el mejoramiento de la Gestión documental, es necesario
realizar un estudio detallado donde se definan todos los requerimientos y
funcionalidades desarrollando sus diversas fases logrando persuadir a quienes vayan a
incorporarse.

En síntesis, cabe decir que, en el proceso de datos, hay capacidad para un factor
tecnológico y que al igual que el factor humano resulta significativo; ya que toda
acción e implementación de nuevas técnicas implica un cambio de hábitos, unas
nuevas competencias y una mayor regulación en los procesos.