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Mensualmente o quincenalmente según sea el periodo de pago acorado, la empresa debe
proceder a liquidar su respectiva nómina para determinar los diferentes conceptos que
adeuda al trabajador y que debe descontarle o deducirle.
A continuación se expone un ejemplo sencillo de la liquidación de una nómina. Para hacer
el ejercicio más ágil y comprensible, el ejemplo se trabajara con un solo empleado, el cual
tenga derecho al Auxilio de transporte [1], a horas extras [2] y a comisiones [3].
Supuesto:
Salario básico [4]. 700.000
Comisiones. 100.000
Horas extras. 50.000
Auxilio de transporte. 63.600 (2011)
Total devengado 913.600
Liquidación.
Deducciones de nómina. (Conceptos a cargo del empleado)
Salud (4%). 850.000*0.04 = 34.000
Pensión (4%). 850.000*0.04= 34.000
Prestaciones sociales.
Prima de servicios. 913.600*0.0833 = 75.829
Cesantías. 913.600*0.0833 = 75.829
Intereses sobre las cesantías. 75.037*0.12 = 9.099
Vacaciones. 700.000*.0417 = 29.190
Nota:
1. El artículo 192 del C.S.T contempla que para el cálculo de las vacaciones no se
tiene en cuenta el valor de las horas extras.
2. Para el cálculo de las Prestaciones sociales dentro de la base se debe incluir el
Auxilio de transporte, excepto para las vacaciones. Solo se debe tomar el salario
básico, puesto que en vacaciones no tendrá ni horas extras, comisiones ni trabajo
suplementario.
3. Según la sentencia de septiembre 16 de 1958, de la Corte suprema de justicia, la
base para el cálculo de la prima de servicios debe ser el salario promedio, lo que
significa que se deben incluir tanto las comisiones como el trabajo suplementario y
las horas extras.
4. Para el cálculo de las cesantías se debe tomar el salario promedio, lo que supone la
inclusión de las comisiones, horas extras y trabajo suplementario.
5. Para el cálculo de las vacaciones, por costumbre se provisional el 4.17% lo que
corresponde exactamente a 15 días de salario, pero se debe tener en cuenta que a la
hora de pagar la vacaciones se debe pagar aproximadamente 18 días de salario, toda
vez que la norma habla de 15 días hábiles de descanso, lo que por lo general
significan 18 días calendario. Recordemos que los domingos y festivos [5] no son
días hábiles. El sábado es día hábil solo si en la empresa se labora ese día, de lo
contrario tampoco es día hábil.
Aportes parafiscales.
Cajas de compensación familiar (4%). 850.000*0.04 = 34.000.
I.C.B.F. (3%). 850.000*0.03 = 25.500.
Sena. (2%). 850.000*0.02 = 17.000.
Indemnizaciones
Nota.
1. El trabajo diurno va desde las seis de la mañana hasta las diez de la noche.
2. Por regla general se entiende por Salario la asignación básica en dinero o en especie más
comisiones, honorarios y otros conceptos pactados como tal.
Liquidación de prestaciones sociales
cuando se trabaja por días
Cuando un empleado labora por días, lo que principalmente ocurre en empleados del
servicio doméstico, se le debe pagar todas las prestaciones sociales de ley, puesto que a
estas se tiene derecho sin importar si lo que se trabaja es un día, un mes o un año.
Supongamos un trabajador que sólo labora los días domingos, por lo cual se le paga el valor
de $50.000 el día, en el que está incluido el respectivo recargo dominical.
Asumimos que en el mes se trabajan 4 domingos, por lo que su sueldo mensual será de
$200.000 el cual será la base para el cálculo de las prestaciones.
La confusión en el tratamiento que se le debe dar al liquidar a quienes trabajan por días, es
la tendencia a creer que se debe liquidar contando únicamente los días efectivamente
trabajados, lo cual, de hacerse así, se estarían perjudicando los intereses del
trabajador.
Téngase en cuenta que cuando se trata de un trabajador que labora el mes completo, por
cada mes que labore se le cuentan 30 días, aunque en la realidad trabaje sólo 22 días o un
poco mas.
Así las cosas, si un empleado sólo trabaja 4 días al mes como el ejemplo planteado aquí,
para efectos del cálculo de las prestaciones sociales se deberán considerar 30 días
también.
Realicemos un ejemplo sencillo para hacer más claridad. Calculemos entonces las cesantías
del empleado considerado en este documento, suponiendo que laboró 3 meses.
Las cesantíaa corresponden al un mes de salario por cada año trabajado o proporcional al
tiempo laborado. Un sueldo es el 100% y como el año tiene 12 meses, dividimos 100 entre
12 para obtener la proporción mensual por cesantías, lo que da un porcentaje de 8,33%, es
decir, que por cada mes, el trabajador tiene derecho a un 8,33% de su sueldo como
cesantías.
Si el trabajador devenga $200.000 mensualmente, quiere decir que cada mes se le debe
provisionar el 8,33%, es decir, $16.660. Como el ejemplo es sobre 3 meses, multiplicamos
por 3 y tenemos que las cesantías del trabajador durante los 3 meses laborados es de
aproximadamente $49.980.
Apliquemos ahora la fórmula general para el cálculo de las cesantías contando 30 días por
cada mes trabajado [aunque solo ha trabajado 4 días]: (Salario mensual * Días
trabajados)/360
Tenemos entonces:
(200.000*90)/360 = 50.000. Vemos que hay una diferencia de 20 pesos, diferencia que se
debe a que utilizamos 8.33% cuando este valor es infinito: 8,333333333……
Las dos formas nos dan el mismo valor, por lo que se debe concluir que cuando se trabaja
un día al mes, para efecto de prestaciones sociales, el mes se contará de 30 días.
Las prestaciones sociales están conformadas por la prima de servicios, las cesantías, los
intereses sobre cesantías, y la dotación. La Dotación no la incluiremos por ser un concepto
tan elemental y en su lugar incluiremos las vacaciones, que no son propiamente una
prestación social.
Mes/Conc. Sueldo básico Horas Ext. Recargo noct. Recargo dom. Total
Mayo 1.000.000 0 1.000.000
Junio 1.000.000 0 300.000 1.300.000
Julio 1.000.000 1.000.000
Agosto 1.200.000 200.000 100.000 1.500.000
Septiembre 1.200.000 1.200.000
Octubre 1.200.000 200.000 1.400.000
Noviembre 1.2000.000 100.000 1.300.000
Diciembre 1.000.000 1.000.000
Ahora tomamos los 7.400.000 y lo dividimos entre seis para un promedio mensual de
1.233.333. Ese es el sueldo promedio que utilizaremos para determinar la prima de
servicios.
Cesantías. Como las cesantías se liquidan una vez al año, es preciso tomar todo el año, o en
este caso, los 8 meses transcurridos desde que el trabajador ingresó a la empresa.
Como el salario ha variado todo el tiempo, unas veces por incremento o disminución del
sueldo básico y otras por efecto de horas extras, recargos nocturnos, dominicales y festivos,
es preciso tomar el promedio de los 8 meses para determinar la base a utilizar para calcular
las cesantías.
En los 8 meses el trabajador devengó en total 9.700.000, valor que se divide entre 8 para un
promedio mensual de 1.212.500.
Intereses sobre las cesantías. Es preciso que el empleador pague un 12% anual de interés
sobre las cesantías causadas (808.333). En este caso ese 12% será proporcional toda vez
que el trabajador no laboró durante toda el año; laboró únicamente 240 días.
“Una de las preguntas más frecuentes que recibe el Ministerio de la Protección Social a
través del grupo de atención al ciudadano es cómo liquidar las Prestaciones socieales del
servicio doméstico, este interrogante demuestra el desconocimiento por parte de las
empleadoras y trabajadoras a los deberes y derechos que tienen en las relaciones laborales,
por ello, en este número de nuestro boletín resolveremos sus inquietudes.
Todos los trabajadores que desempeñen labores domésticas relativas a quehaceres de casa,
tales como: jardinería, aseo, cocina, cuidado de niños, cuidado de mayores, cuidado de
animales, conductor de familia, ama de llaves, etc.
No, ningún trabajador puede laborar por debajo del Salario mínimo legal establecido por el
Gobierno Nacional, pero para el servicio doméstico hay un aparte especial que indica que si
la persona empleada vive en el lugar de trabajo puede recibir en especie hasta un 30% del
salario.
El Servicio Doméstico está excluido del pago de Prima de servicios, derecho que
corresponde a trabajadores/as de empresas, como beneficio de la distribución de las
utilidades generadas por la empresa. Pero eso no significa que los empleadores no puedan
entregar voluntariamente una bonificación, por el reconocimiento del servicio recibido.
Si, debe estar afiliado a la seguridad social integral y bajo las siguientes indicaciones:
No podrán cotizar sobre un valor inferior a un (1) SMMLV, el aporte total para salud es del
12% del salario mensual, de los cuales el 8% estará a cargo del empleador y el 4% del
trabajador.
Pensiones: La cotización se hará por el 14.5% (Hoy 15.5%) del salario, del cual el 75%
estará a cargo del empleador y el 25% restante del trabajador.
Riesgos Profesionales: A diferencia de Salud y Pensiones, el total de los aportes corren por
cuenta del empleador, quien es el encargado de elegir la Administradora de Riesgos
Profesionales – ARP.”
Liquidación de prestaciones sociales
cuando se trabaja por días
Cuando un empleado labora por días, lo que principalmente ocurre en empleados del
servicio doméstico, se le debe pagar todas las prestaciones sociales de ley, puesto que a
estas se tiene derecho sin importar si lo que se trabaja es un día, un mes o un año.
Supongamos un trabajador que sólo labora los días domingos, por lo cual se le paga el valor
de $50.000 el día, en el que está incluido el respectivo recargo dominical.
Asumimos que en el mes se trabajan 4 domingos, por lo que su sueldo mensual será de
$200.000 el cual será la base para el cálculo de las prestaciones.
La confusión en el tratamiento que se le debe dar al liquidar a quienes trabajan por días, es
la tendencia a creer que se debe liquidar contando únicamente los días efectivamente
trabajados, lo cual, de hacerse así, se estarían perjudicando los intereses del
trabajador.
Téngase en cuenta que cuando se trata de un trabajador que labora el mes completo, por
cada mes que labore se le cuentan 30 días, aunque en la realidad trabaje sólo 22 días o un
poco mas.
Así las cosas, si un empleado sólo trabaja 4 días al mes como el ejemplo planteado aquí,
para efectos del cálculo de las prestaciones sociales se deberán considerar 30 días
también.
Realicemos un ejemplo sencillo para hacer más claridad. Calculemos entonces las cesantías
del empleado considerado en este documento, suponiendo que laboró 3 meses.
Las cesantíaa corresponden al un mes de salario por cada año trabajado o proporcional al
tiempo laborado. Un sueldo es el 100% y como el año tiene 12 meses, dividimos 100 entre
12 para obtener la proporción mensual por cesantías, lo que da un porcentaje de 8,33%, es
decir, que por cada mes, el trabajador tiene derecho a un 8,33% de su sueldo como
cesantías.
Si el trabajador devenga $200.000 mensualmente, quiere decir que cada mes se le debe
provisionar el 8,33%, es decir, $16.660. Como el ejemplo es sobre 3 meses, multiplicamos
por 3 y tenemos que las cesantías del trabajador durante los 3 meses laborados es de
aproximadamente $49.980.
Apliquemos ahora la fórmula general para el cálculo de las cesantías contando 30 días por
cada mes trabajado [aunque solo ha trabajado 4 días]: (Salario mensual * Días
trabajados)/360
Tenemos entonces:
(200.000*90)/360 = 50.000. Vemos que hay una diferencia de 20 pesos, diferencia que se
debe a que utilizamos 8.33% cuando este valor es infinito: 8,333333333……
Las dos formas nos dan el mismo valor, por lo que se debe concluir que cuando se trabaja
un día al mes, para efecto de prestaciones sociales, el mes se contará de 30 días.
Existe la duda de si los días que el trabajador haya estado de vacaciones, que suelen ser
entre 15 y 20 días calendario, se deben descontar del tipo considerado para el cálculo de las
prestaciones sociales.
Las vacaciones son un descanso remunerado durante el cual el trabajador conserva todos
los derechos propios de una relación laboral.
Las vacaciones no suspenden el contrato de trabajo, y por tanto no se deben computar para
todos los efectos.
Los únicos días que se pueden descontar cuando se vayan a calcular y pagar las
prestaciones sociales, son los días durante los cuales estuvo suspendido el contrato de
trabajo, y entre las causales de suspensión del contrato de trabajo no figuran las vacaciones.
En este caso, como la prima de servicios del primer semestre se debió pagar en junio, solo
se le adeuda al trabajador la prima correspondiente a los tres últimos meses [julio, agosto y
septiembre], es decir, 90 días.
Sucede lo mismo con los aportes a seguridad social y los aportes parafiscales, aportes que
se deben seguir realizando aún cuando el trabajador esté en vacaciones.
La razón de todo esto, es como ya se anotó, que las vacaciones no suspenden el contrato de
trabajo, único evento en que la ley permite descontar los días durante los cuales estuvo
suspendido el contrato de trabajo.
Vale aclarar que en el evento en que se suspenda el contrato de trabajo, si bien no se pagan
ni salarios, ni prestaciones sociales, ni aportes parafiscales, el empleador sí debe seguir
aportando a seguridad social, en la parte que le corresponde.
Esto hace que tal situación tenga un efecto especial frente a ciertos conceptos relacionados
con las prestaciones sociales, más exactamente con las cesantías y las vacaciones.
La prima de servicios no se ve afectada puesto que ésta en todo caso se pagará cada 6
meses al trabajador, sin importar el tipo de contrato, ni su duración.
Las vacaciones, que si bien no son una prestación social propiamente dicha, se les asimila
por practicidad tal vez, y estas sí pueden verse afectadas en la medida en que no se podrán
compensar en dinero por terminación del contrato, ya que este en la realidad no termina al
renovarse automáticamente.
Las cesantías también se ven afectadas por la renovación automática del contrato de trabajo
ya que se presenta continuidad laboral, y en tal sentido, terminado el contrato de trabajo
pero renovado automáticamente, las cesantías se deben consignar al fondo elegido por el
empleado y no pagarlas directamente al trabajador, lo que se puede solo si el trabajador se
desvincula definitivamente de la empresa. Consulte: Pago de cesantías en contrato de
trabajo sucesivos.
Las intereses sobre las cesantías, al igual que la prima de servicios por ser un beneficio que
se paga directamente al trabajador una vez causado el derecho, no se ve afectado por la
modalidad o duración del contrato.