GESTIÓN DE ORGANIZACIÓN Y DIRECCIÓN DE LA EMPRESA.

Unidad III: Manual de Procedimientos y Diagramas de Flujo.

Manual: Es un documento elaborado sistemáticamente que indica las actividades a ser

cumplidas por los miembros de un organismo y la forma en que las mismas deberán ser realizadas ya
sea conjunta o separadamente.

Manual De Procedimientos: Son aquellos instrumentos de información en los que se

consignan, en forma metódica, los pasos y operaciones que deben seguirse para la realización de las
funciones de una unidad administrativa.

Manual de Procedimientos: Son documentos que registran y transmiten información básica,

referente al funcionamiento de las unidades administrativas, además indica la actuación y
responsabilidad del recurso humano que interviene en la realización de los objetivos y el desarrollo de
las actividades. Los manuales de procedimiento son de gran utilidad para las operaciones normales
de una empresa u organización.

Los manuales de procedimientos, como instrumentos administrativos que apoyan el quehacer

institucional, están considerados como elementos básicos para coordinación, dirección y control
administrativo, y que facilitan la adecuada relación entre las distintas unidades administrativas de la
organización.

Normas: Son reglas o lineamientos que delimitan y aseguran el cumplimiento de los

procedimientos, son órdenes directas y objetivas respecto del curso de acción que debe seguirse. Las
normas surgen cuando una determinada situación exige una acción específica y única.

Procedimientos: Son una serie de pasos cronológicos que indican un curso de acción, para la
realización de una actividad u objetivo específico. Son una serie de pasos que ponen en práctica un
curso de acción determinado, que define una sucesión cronológica de eventos, para el logro de una
meta específica.

Lo más importante de todo procedimiento, es la coherencia y sucesión cronológica, esos son

sus elementos característicos y diferenciables, son los que le dan fisionomía a dicho concepto.
 Propósito de los Procedimientos: El propósito fundamental de un procedimiento es presentar
en forma razonada todas las actividades que conforman un proceso específico necesario para efectuar
el trabajo asignado, y a su vez determinar las tareas y los responsables de su ejecución.

Aspectos a considerar en la preparación de los Procedimientos:

1.- Los procedimientos deben basarse en hechos concretos.

2.- Los pasos de un procedimiento deben ser sucesivos y complementarios.

3.- Un procedimiento debe ser estable y al mismo tiempo flexible.

4.- Los procedimientos deben enmarcarse dentro ciertos límites.

5.- Los procedimientos deben incluirse en los Manuales de Procedimientos.

Formularios: Se conocen con el nombre de formas, formatos, planillas, formas impresas o

simplemente impresos. Su objetivo principal es transmitir información, los formularios son los
principales medios de comunicar, transmitir y registrar información tanto dentro como fuera de la
organización. No existe una transacción que no tenga que ser consignada en papel y para cada acción
que ocurra en una organización existen un formulario diseñado para anotar los datos relativos a dicha
acción.

Diagramas de Flujo: Un diagrama de flujo, también llamado Flujograma de Procesos o

Diagrama de Procesos, representa la secuencia o los pasos lógicos (ordenados) para realizar una
tarea mediante unos símbolos. Dentro de los símbolos se escriben los pasos a seguir.

El Diagrama de Flujo, es una manera de representar gráficamente un algoritmo o un

proceso de alguna naturaleza, a través de una serie de pasos estructurados y vinculados que permiten
su revisión como un todo.

Un diagrama de flujo debe proporcionar una información clara, ordenada y concisa de todos los
pasos a seguir. Por lo dicho anteriormente, podríamos decir que: "Un diagrama de flujo es una
representación gráfica o simbólica de un proceso".
 Simbología de un Diagrama de Flujo:

Los principales símbolos convencionales que se emplean en los diagramas de flujo son los siguientes:

Ejemplo de un Diagrama de Flujo. (En forma Horizontal)

• Diagrama de flujo para la compra de unos zapatos:

Ejemplo de un Diagrama de Flujo. (En forma Vertical)

Diagrama de flujo sencillo con los pasos a seguir si una lámpara no funciona.