CLASE 16 – MANUAL DE PROCEDIMIENTO

Como sabemos la organización es un sistema que interactua con el medio, que capta insumos,
los procesa (agrega valor) y entrega resultados (bienes o servicios) para satisfacer
determinadas necesidades del destinatario. Para eso las organizaciones realizan diversas
actividades que están encadenadas en procesos para lograr el objetivo. Para eso es importante
poder determinar los procesos y procedimientos que componen esa organziacion y sus
características principales. Es saber el como se hace.

¿Qué es un proceso? Es todo conjunto articulado de procedimientos que agregan valor a los
insumos que se llevan a cabo para obtener un resultado esperado. El resultado de ese proceso
es un producto o servicio producido para ser entregado a alguien que lo usara o transformara.

Los procesos son la materializaacion operativa de los objetivos de la organziacion.

Hay distintos tipos de procesos dentro de una organización que se pueden clasificar de la
siguiente manera:

 Procesos sustantivos o primarios  Son aquellos que conducen necesariamente al

cumplimiento de los objetivos o finalidad de la organización.
 Procesos de apoyo, secundarios o administrativos  Estos aseguran que los objetivos
de los procesos primarios se cumplan. No agregan valor al producto o servicio
directamente. Estan impulsados por las necesidades de los usuarios internos.
 Procesos de gestión  Son los referidos como un conjunto de procesos
interrelacionados por un mismo objetivo o misión. Se desarrollan a lo largo de largos
periodos de tiempo. Armonizan y regulan el accionar de los dos procesos anteriores.

¿Qué es un procedimiento? Es el conjunto de actividades que se relacionan con la finalidad de

cumplir con un objetivo parcial del proceso que se sigue repetidamente. El desarrollo de
procedimientos constituye la base insustituible sobre la que la organización se apoya para el
logro de sus objetivos en condiciones de eficiencia y eficacia, obteniendo a su vez la
información necesaria para la toma de deciciones.

Configuracion de un procedimiento  Se caracteriza por tener la siguiente configuración:

1. Un principio y un fin, es decir inicia con determinada tarea o evento, y finaliza con
otro. Se fijan las responsabilidades en la ejecución del trabajo.
2. La ejecución de las tareas sigue un orden, es decir una secuencia lógica.
3. Un resultado esperado (producto o servicio), dirigido a los destinatarios del producto o
servicio.
4. Supone que distintos actores intervienen en el procedimiento. Estos van a ser todos
aquellos que aportan su trabajo personal o en equipo, los materiales o la información.
5. La información es producida por cada tarea y que al mismo tiempo es necesaria para
su desarrollo.

¿Qué es una actividad? Se refiere al conjunto de tareas que son necesarias establecer y
ejecutar, a los fines de satisfacer parcialmente los requerimientos de un procedimiento.
Supone distintos actores intervinientes en el procedimiento.
¿Qué es una tarea? Se refiere a la ejecución de un determinado trabajo. Es una unidad atómica
del proceso, es decir, implica la menor pieza en que se puede desagregar el mismo (proceso).

¿Qué es un manual de procedimiento? Son instrumentos que establecen formalmente los

mecanismos esenciales para el desempeño organizacional de las unidades administrativas. En
ellos se describen las tareas necesarias que deben desarrollar las areas, su intervención en las
diferentes etapas del procedimiento, sus responsabilidades y formas de participación.
Finalmente, proporcionan información básica para orientar al personal respecto de la dinámica
funcional de la organización.

DEFINICION  Es un instrumento de apoyo administrativo que agrupa procedimientos

precisos con un objetivo común, que describe su secuencia lógica las distintas actividades de
que se compone cada uno de los procedimientos que lo integran, señalando generalmente
quien, como, donde, cuando y para que han de realizarse.

METODOLOGIA DE ANALISIS DE PROCEDIMIENTOS

A través del conocimento de los procedimientos se puede saber que operaciones se realizan.
Es importante aplicar una metodología que garantice la descripción de los procedimientos, de
acuerdo con la realidad operativa.

En este sentido, se presentan las etapas necesarias para desarrollar el análisis de los
procedimientos:

1. Delimitacion del procedimiento  Aca hay que ver que procedimiento se va a

analizar, donde inicia y donde termina.
2. Recoleccion de la información  Aca hay que buscar los documentos y los datos, que
una vez que estén analizados y sistematizados , permiten conocer los procesos tal y
como operan en el momento y se puede proponer ajustes que sean necesarios. Se
puede hacer mediante investigación documental, entrevista directa, observación de
campo.
3. Analisis de la información  Una de las partes mas importantes . Consiste en estudiar
cada uno de los elementos de la información o grupos de datos que se integraron
durante la recolección de información, para asi obtener un diagnostico que refleje la
realidad operativa actual.
4. Analisis del procedimiento  Con todo el análisis anterior, se va a tener que
considerar si es necesario mejorar o rediseñar un procedimiento, se podrá utilizar la
técnica de los cinco puntos que se presenta a continuación: eliminar, combinar,
cambiar, mejorar, mantener.

VENTAJAS DEL MANUAL DE PROCEDIMIENTOS

A. Auxilian en el adiestramiento y capacitación del personal.

B. Auxilian en la inducción del puesto.
C. Describen en forma detallada las actividades de cada puesto.
D. Facilitan la interaccion de las distintas areas de la empresa.
E. Indican las interrelaciones con otras areas de trabajo.
 F. Permiten que el personal operativo conozca los diversos pasos que se siguen para el
desarrollo de las actividades de rutina.
G. Permiten una adecuada coordinación de actividades a través de un flujo eficiente de la
información.
H. Proporcionan la descripción de cada una de sus funciones al personal.
I. Proporcionan una visión integral de la empresa al personal.
J. Se establecen como referencia documental para precisar las fallas, omisiones y
desempeños de los empleados involucrados en un determinado procedimiento.
K. Son guias del trabajo a ejecutar.

DESVENTAJAS

A. Requieren ser actualizados periódicamente.

B. Su elaboración y actualización tiene un costo que suele ser elevado.
C. Tiene que ajustarse a la necesidad y realidad de la organización, o su aplicación puede
producir inconvenientes en el desarrollo de los procesos.

ELEMENTOS DE UN MANUAL DE PROCEDIMIENTOS

Hay varios modos de presentar un manual, y en cuanto a su contenido no existe uniformidad,

ya que esta varia según los objetivos y propósitos de cada organización. Los elementos mas
relevantes considerados son:

 Identificación: Representa datos de la empresa, lugar y fecha de elaboración, número

de revisión, responsables de su elaboración, revisión y autorización.

 Índice: Se describen los capítulos que forman parte del manual.

 Introducción: Se indica un breve resumen de todo el contenido del manual, las áreas
de aplicación, la importancia de su revisión y actualización.

 Objetivos del Manual: Se explicita el propósito que se pretende cumplir con la

implementación y desarrollo del procedimiento descripto.

 Descripción de los procedimientos: Se presenta tanto una descripción pormenorizada

de los procedimientos, los sectores e individuos intervinientes, las operaciones,
actividades y tareas involucradas, los formularios y archivos utilizados y que se
generan en los procedimientos, como así también la autoridad y responsabilidad
inherente a los participantes. Suele acompañarse de una representación gráfica,
denominada Cursograma, donde se los representan los procedimientos para su
correcta interpretación y comprensión por parte de los usuarios del manual.