Manual de procedimientos. Componentes. Cursogramas.

Los manuales administrativos, en general, son documentos que

contienen información ordenada y sistematizada de la empresa; así
como datos agrupados para crear sistemas de información, ya sean de
organización, de procedimientos, de áreas funcionales, de ope ración,
entre muchos otros. Es decir, los manuales presentan una visión de
conjunto del organismo social, además de la ejecución correcta de las
actividades a realizar por los integrantes del mismo, para propiciar la
uniformidad del trabajo. Representan, asimismo, una guía que da
soporte para la organización y comunicación, al presentar información
importante de la empresa, de mucha utilidad, para lograr una eficiente
administración.

Tienen como objetivos:

Manual de procedimientos. Componentes.

El conjunto de procesos, procedimientos e instructivos conforman lo que

se conoce como manual de procesos y procedimientos, un documento
que integra en secuencia lógica y ordenada las actividades que forman
el proceso general de un sector, servicio o sistema. Los manuales de
procedimientos (según las políticas de cada organización) deberán
contener en orden lógico, generalmente aceptado en el uso profesional:
Carátula. Es una tapa donde se indica el nombre de la institución, título
del manual, fecha de vigencia.

Contenido. Está organizado en

Introducción: un breve texto que indica de qué es el manual que se

presenta.

Objetivos: del manual, que puede diferenciar entre específicos y

generales.

Procedimientos : y en cada uno de ellos:

Una hoja de identificación y autorización donde se describe brevemente

la identificación del procedimiento, los responsables y es firmada por
quien autoriza la implementación del procedimiento.

Objetivos, que definen concretamente qué se espera del procedimien to.

Ámbito de aplicación, que describe los límites y alcance y ámbito de

aplicación del procedimiento, a qué sector pertenece, etc.

Políticas, que detalla si existen normas técnicas, legales, políticas,

reglamentaciones, etc. que hacen al funcionamiento de l procedimiento),

Definiciones, que es un glosario de la terminología a utilizar en la

descripción del procedimiento, sobre todo si se van a utilizar siglas, o
palabras muy específicas al tema en cuestión),

Descripción del procedimiento, que describe todos los pasos realizados,

los recursos empleados, las personas afectadas, archivos, registros,
informes, etc.

Diagrama de flujo, que presenta en forma gráfica el procedimiento.

Anexos, si hiciera falta, pueden agregarse información.

Se recomienda que cada procedimiento se encuentre en formato

narrativo y en formato gráfico y, debido a que son dinámicos y pueden ir
cambiando continuamente por mejoras que se van incorporando, es
conveniente que se encuentren archivados en carpetas.

¿Quién debería realizar los procedimientos administrativos según la

normativa? El personal de cada sector. En algunas organizaciones existe
un departamento de administración de calidad o de organización y
métodos, que suelen cumplir esta función, con la colaboración y
participación del personal de cada sector. Pero lo más indicado es que
cada sector confeccione su manual de procedimientos, porque son ellos
los que poseen mayor conocimiento sobre cómo deben realizarse las
tareas, pero con el asesoramiento y dirección del departamento que sea
el responsable de la homogeneidad y criterio de confección de los
procedimientos.

¿Quién autoriza los procedimientos? Una vez que el procedimiento está

realizado, al pie deben figurar las firmas de quien lo elaboró, quien lo
autorizó y quien lo controló. Si un sector lo realiza, su jefe inmediato
superior lo autoriza y el director/gerente/responsable del departamento
o sector de organización y métodos lo controla, firma y tiene la
responsabilidad de mantener el archivo original. Luego se publica o
notifica a todos los sectores relacionados informando que ese es el
procedimiento vigente. En el estatuto universitario, quien tiene estas
funciones es el Honorable Consejo Directivo.

Cuando se modifica un procedimiento, ¿qué se hace? El sector puede

incluir una modificación en un procedimiento, fruto de una mejora
continua. El procedimiento que se está analizando pasa a ser un
procedimiento en revisión, se incluyen los cambios, se controla y, luego,
se autoriza para que pase a formar parte de los procedimiento s vigentes.

Al procedimiento anterior se lo sella como procedimiento obsoleto y se

lo cambia de carpeta o archivo. Estos nunca se destruyen porque sirven
de base para la revisión, ya que es necesario saber cómo se hacía
determinada tarea en un primer momento y cuáles fueron las
transformaciones que sufrió con el paso del tiempo.
 Objetivos del manual de procedimientos

El manual de procedimientos, contiene, de manera sistematizada,

secuencial y cronológica, las actividades que se llevan a cabo en las
diferentes áreas que conforman una organización; así como su
intervención en las diferentes etapas del proceso y responsabilidades. Es
un documento de consulta y, por ello, auxiliar para el personal, ya que le
proporciona información básica respecto a la dinámica funcional de la
organización.

Manual de procedimientos

Todos y cada uno de los manuales tienen una estructura básica, y el

manual de procedimientos no es la excepción; su estructura se
encuentra conformada de la siguiente manera:
 Estructura del manual de procedimientos

El manual de procedimientos, de forma general, contempla la siguiente

metodología o pasos para su elaboración:
Cursogramas:

El Cursograma es una forma gráfica de expresión de un procedimiento y

constituye un instrumento importante para la visualización global y
esquemática del flujo de acciones de un procedimiento, registrando su
secuencia y sus relaciones funcionales con las distintas áreas o funciones
de la Organización involucradas en el proceso analizado.

Para La primera serie de símbolos utilizados para la representación de

un procedimiento fue diseñada por Frank B. y Lilian M. Gilbreth y dada a
conocer en los EEUU en el año 1921. Esta serie contaba de 40 símbolos y
la utilizaron como instrumento adicional para sus estudios de procesos
de trabajo.

Los símbolos creados por los Gilbreth comienzan a extenderse con

rapidez, pero sufren adaptaciones personales que le imponen los
numerosos autores en distintas obras de

divulgación.

Estas adaptaciones crean cierto estado de confusión que trata de

solucionarse con la normalización de 5 símbolos elementales efectuada
en 1947 por la A.S.M.E. (Sociedad Americana de Ingenieros Mecánicos).
En nuestro país, el Instituto Argentino de

Racionalización de Materiales (IRAM) ha establecido la norma Nº34501,

de noviembre de 1972, con 14 símbolos para la representación gráfica
de procedimientos. Esta

simbología partiendo de los 5 símbolos de la norma ASME Nº101, da

mayores posibilidades de representación agregándole símbolos
sencillos, de manera tal que ofrece un sistema más amplio que la norma
citada, sin ser por ello más complejo.