1.- Definición de manual.

Un manual es un libro o folleto en el cual se recogen los aspectos básicos,

esenciales de una materia. Así, los manuales nos permiten comprender mejor
el funcionamiento de algo, o acceder, de manera ordenada y concisa, al
conocimiento algún tema o materia.

2.- Importancia de un manual.

La importancia de los manuales en las empresas se debe a la gran cantidad de

información que contienen relacionados a las Normas y Procedimientos que
deben cumplirse dentro de una Organización, los mismos juegan un papel
fundamental en orientar y hacer cumplir los procesos que rige dicha Institución,
logrando detectar incidencias o errores con regularidad evitando duplicidad en
los procesos. Es por eso que son considerados importantes a la hora de
ingresa nuevos Talentos a la Organización dado a que permiten informar sobre
todas las normas y procedimientos que existen en la misma, abarcando desde
sus Inicios pasando por su Estructura Organizacional e indicando los
procedimientos y tarea que ejerce los departamentos que la conforman.

3.- Características de un manual.

 Tabla de contenido
 Introducción
 Instrucciones para el uso del manual
 Cuerpo del manual
 Flujograma
 Glosario de términos
 Conclusiones
 Recomendaciones
 Anexos

4.- Ventajas y desventajas de un manual.

Ventajas:

 Son una fuente permanente de información sobre el trabajo a ejecutar.

 Ayudan a institucionalizar y establecer objetivos, políticas,
procedimiento, funciones, normas, etc.
 Evitan discusiones y malos entendidos de las operaciones.
  Aseguran la continuidad y coherencia de los procedimientos a través del
tiempo.
 Incrementan la coordinación en la realización del trabajo.
 Permiten delegar en forma efectiva, ya que al existir instrucciones
escritas el seguimiento del supervisor se puede circunscribir al control
por excepción.

Desventajas:

 Si se elaboran en forma deficiente se producen serios inconvenientes en

el desarrollo de las operaciones.
 El costo de producirlos y actualizarlos puede ser alto.
 Si no se les actualiza periódicamente pierden efectividad.
 Se limitan a los aspectos formales de la organización y dejan de lado los
informales, que también son muy importantes.
 Si se sintetizan demasiados pierden su utilidad; pero si abundan en
detalles puede volverse complicados.

5.- Manual Contable

Es un documento escrito en el cual se describen las políticas, funciones,

normas y procedimientos para el desarrollo del trabajo contable dentro de la
organización.
Es un documento preparado por el departamento de contabilidad de una
empresa, que da las instrucciones a todo el personal contable de como se
deben registrar las transacciones y operaciones y sobre el adecuado uso de las
cuentas.

6.- Importancia de los manuales contables.

Los manuales como instrumentos importantes de comunicación de todo

organismo que busque mantener una lógica adecuada en su dirección, de ahí
su importancia para las organizaciones, además de convertirse en
herramientas integrales de la administración moderna. A partir de la necesidad
que presenta la entidad de tener confiabilidad en las operaciones contables en
Serviquimica UEB Mantenimiento Nuevitas presentando un grado razonable de
seguridad en el control de los Manuales de procedimientos. Definiéndose como
objetivo de la investigación: Diseñar un Manual de Procedimiento que facilite la
solución al subsistema de Inventario.  La Novedad Científica radica en la
necesidad de diseñar el Manual de Procedimientos Contable, con el propósito
para instruir a los empleados acerca de aspectos como políticas contables,
normas de control interno, riesgos inherentes, normas legales, etc., de forma tal
que suministre un conocimiento adecuado de la función exacta de cada fase
del negocio por el cual debe servir de guía y de consulta para el entrenamiento
sistemático del personal.  
7.- Tipos de manuales contables:

Código contable: El presente manual de Cuentas o de Códigos Contables,

compila la información fundamental necesaria y exigida para la preparación de
los registros contables y sus respectivos libros reglamentarios, así como la
presentación de los informes financieros básicos, conforme con los principios
de contabilidad generalmente aceptados y aplicables a las Cooperativas y sus
organismos de integración.

Toda esta estructuración de cuentas y códigos contables además de servir de

análisis y diagnostico para ordenar y corregir las fallas en las operaciones
ordinarias de producción, financieras y comerciales de las Cooperativas,
también les permitirá elaborar adecuadamente todos los balances económicos,
a objeto de remitirlos a la Superintendencia Nacional de Cooperativas y
Organismos de Integración, tal como lo señala el Art.63 de la Ley Especial de
Asociaciones Cooperativas, “en la obligatoriedad de realizar revisiones
integrales”.

Cuenta contable: El manual de cuentas es un conjunto de reglas contables

que explican detalladamente el concepto y significado de cada cuenta usada en
la contabilidad de la empresa. Gracias a la definición desarrollada en un
manual de cuentas se puede tener conocimiento a la clasificación y función que
cumple cada una de las cuentas contables, además ayuda como guía de
elaboración para identificar cuando se debitan, cuando se acreditan y cuál será
el saldo que nos arrojar. El manual de cuentas es elaborado internamente por
la empresa y comprende información específica enfocada a los distintos
departamentos de la organización. No obstante, todo contador profesional que
realiza sus funciones de contabilidad dentro de una empresa debe estar al
tanto del catalogo de instrucciones que indica el manual de cuentas para
registrar adecuadamente los asientos contables a seguir. Recuerda que es la
regla de cumplimiento para todo el procedimiento contable de la empresa.

8.- Flujograma.

Un flujograma, también denominado diagrama de flujo, es una muestra visual

de una línea de pasos de acciones que implican un proceso determinado. Es
decir, el flujograma consiste en representar gráficamente, situaciones, hechos,
movimientos y relaciones de todo tipo a partir de símbolos.

Básicamente, el flujograma hace que sea mucho más sencillo el análisis de un

determinado proceso para la identificación de, por ejemplo, las entradas de los
proveedores, las salidas de los clientes y de aquellos puntos críticos del
proceso.

9.- Objetivos y usos de un flujograma.

Objetivos: Representar gráficamente las distintas etapas de un proceso y sus
interacciones, para facilitar la comprensión de su funcionamiento. Es útil para
analizar el proceso actual, proponer mejoras, conocer los clientes y
proveedores de cada fase, representar los controles, etc.

Usos:

1. Control de calidad. El diagrama de flujo se utiliza como una herramienta

para identificar actividades sin valor agregado en la ejecución del proceso
y, de ese modo, mejorar el rendimiento.
2. Visión transparente. El diagrama de flujo mejora la comprensión del
proceso. La diagramación hace posible aprender el conjunto de
actividades, relaciones e incidencias de un proceso, enfocándose en
aspectos específicos del mismo.
3. Identificación de clientes. Gracias al diagrama de flujo, es más fácil
conocer las necesidades de los clientes y ajustar el proceso hacia la
satisfacción de sus necesidades y expectativas.
4. Comunicación eficaz. El diagrama introduce un lenguaje común que
mejora la comunicación de todo el equipo. Para ello, se deben realizar
capacitaciones a los profesionales que lo administrarán.
5. Mejora de tiempos y costes. El diagrama de flujo facilita la aplicación de
acciones en la optimización del tiempo y los costes de actividad. De esta
manera, mejora la eficacia y la eficiencia del proceso.

10.- Tipología y técnica de Diagramación.

Tipologías:

Formato vertical: El flujo y las secuencias de las operaciones van de arriba

hacia abajo, es decir es una lista ordenada de todos los procesos con
información necesaria e importante.

Formato horizontal: El flujo o la secuencia de las operaciones van de

izquierda a derecha.

Formato panorámico: En dicho diagrama se vacía toda la información del

proceso pero aún así se puede apreciar mucho más rápido y sencillo que
leyendo el texto completo, se puede registrar de forma horizontal o vertical.

Formato arquitectónico: Describe el itinerario de ruta de una forma o persona

sobre el plano arquitectónico del área de trabajo. El primero de los flujogramas
es eminentemente descriptivo, mientras que los utilizados son
fundamentalmente representativos.

Técnica: Diagramar es representar gráficamente hechos, situaciones,

movimientos o relaciones de todo tipo por medio de símbolos.
La diagramación de flujos más habitual es aquella que recoge de forma completa
y detallada cada uno de los pasos que integran el procedimiento dejando
constancia, a través de las figuras procedentes y aceptadas por los expertos, de
todas aquellas incidencias que pueden sobrevenir en el proceso. De esta forma,
y a modo de ejemplo, refleja todas las actividades de supervisión, mecanografía,
recepción y entrega de documentación, e incluso las copias que se generan para
el registro y archivo de los documentos.