Habilidades Gerenciales

NRC 18593

Manejo de tiempo y reuniones efectivas

Presenta:

Luz Ángela Martínez Pava ID 000475059

Ana Victoria Lozano ID 000583472

Diana Carolina García ID 000512821

Docente:

Javier Mauricio Rodríguez Meneses

Uniminuto Corporación Universitaria Minuto De Dios

Facultad De Ciencias Empresariales
Administración De Empresas
VIII Semestre
Ibagué Tolima

Introducción
 La administración del tiempo nos hace referencia a la forma en que organizamos y
planificamos todo en nuestra vida y las horas que gastamos ejecutando actividades
específicas, sin embargo esto es subjetivo, dado a que el manejo del tiempo está inmerso
en cada persona de acuerdo a sus intereses, necesidades y expectativas; Constantemente
nos vivimos quejando sobre la falta de tiempo y no nos damos cuenta que es algo que
no podemos ahorrar, no podemos retroceder y es imposible recuperar. Lo único que
podemos hacer con él, es decidir la forma en la que lo utilizaremos.

Una mala gestión del tiempo puede afectar nuestra vida laboral y como resultado
ser muy poco efectivos dentro de una organización, desperdiciar el tiempo implica en
ocasiones que se alargue nuestra jornada laboral debido a la acumulación de tareas, sin
embargo pasar más horas en la empresa no significa que seamos más eficientes o
productivos, por el contrario se traduce a incumplimiento de objetivos y aumento de
costos. Gestionar el tiempo es algo más que una prioridad en cualquier colaborador, es
la principal tarea y tal vez la más complicada, pues siempre habrán distractores que
ocasionen pérdida de tiempo en la realización de sus funciones por tal razón sea cual sea
la profesión que ejerzamos debemos aprovechar el tiempo que en vez de malgastarlo

En el siguiente trabajo hablaremos de la Administración del tiempo y la

importancia de las reuniones efectivas, ya que en cualquier organización la duración de
las reuniones pueden llegar a convertirse en una “pérdida de tiempo” cuando no se
cuenta con la planificación y una objetividad clara, lo que hace tener la sensación de
pérdida de tiempo y sin acciones claras para llevar a cabo, lo cual pone en duda la
eficacia de las mismas.

Objetivos.

❖ Definir claramente la importancia del buen uso del tiempo.

❖ Analizar los factores generadores de pérdida de tiempo.
 ❖ Aprender cómo podemos organizar y manejar mejor nuestro tiempo.
❖ Examinar cómo tener reuniones de trabajo eficaces.

1. Objetivos, antecedentes y premisas del manejo del tiempo

El tiempo es un recurso valioso y disponible para todo el mundo, no todas las

personas saben aprovecharlo, suelen aplazar la toma de decisiones importantes que
ocasionan pérdida de tiempo y oportunidades muy valiosas. Normalmente la pérdida de
tiempo ocurre cuando actuamos sin pensar, cuando no diferenciamos sobre lo urgente y
lo importante, terminamos por hacer siempre lo más urgente. De modo que realizar una
buena administración del tiempo, permitirá la consecución de nuestros objetivos tanto
personales como laborales.

El objetivo principal de la administración del tiempo es ayudarnos a gestionar

nuestro tiempo a tomar las mejores decisiones y con una visión enfocada en lo que
realmente queremos conseguir en nuestro desarrollo profesional y personal.

Algunas de las características del tiempo son:

❖ Igualitario: Todos, pobres y ricos, tenemos la misma oportunidad de disfrutar el
tiempo.
❖ Inelástico: No podemos recortar o ampliar el tiempo. El día tiene 24 horas.
❖ Indispensable: Para desarrollar cualquier actividad necesitamos tiempo.
❖ Insustituible: El tiempo no se puede reponer.
❖ Inexorable: El tiempo transcurre, suceda lo que suceda.
❖ Invaluable: El tiempo no tiene precio.
❖ Intangible: No es algo físico, medible como el objeto físico.
❖ Irrepetible: El tiempo transcurrido jamás se repetirá. Cada minuto de tu vida se
suma, no se resta

Principios prácticos sobre el buen uso del tiempo.

1. Lo primero que debemos hacer es realizar un análisis de nuestra vida en cuanto
al aprovechamiento de nuestro tiempo, saber identificar cómo estamos utilizando
nuestro tiempo de vida, que estamos haciendo para vivir más? hacer un análisis
profundo nos ayudará a responder cómo administramos el tiempo en que nos
tocó vivir.
2. Si nos anticipamos y prevenimos algunas acciones, esto nos ahorrará tiempo,
energía y hasta dinero.
3. Ser organizados, definir plazos para el cumplimiento de tareas, tener
autodisciplina y tomar decisiones nos hará ser más eficientes.
4. Tener claros los objetivos ante la vida y revisarlos periódicamente, facilita saber
hacia dónde vamos y evaluar su eficiencia.
2. Modalidades y tipos
 Enfoque organícese (orden): como su nombre lo indica este enfoque nos dice que
la mejor forma de administrar nuestro tiempo es organizando nuestras vidas, no sólo es
pertinente para los individuos sino también para las organizaciones. Cómo lo hacemos:

❖ Organización de las cosas: ordenar todo nuestro espacio oficina, habitación,

cocina etc. cocina.
❖ Organización de las tareas: organizar una secuencia para nuestros asuntos
pendientes.
❖ Organización de las personas: especificar lo que usted puede hacer y lo que los
demás pueden hacer, delegar.
❖ Tiempos y movimientos: analice el proceso y flujo de sus funciones.

Enfoque 101 (habilidades): Este enfoque nos dice que el administrar el tiempo es
una habilidad y que para llevarla a cabo debemos dominar ciertas técnicas tales como:

❖ Usar un planificador o una agenda de citas.

❖ Confeccionar listas de asuntos pendientes.
❖ Fijarnos metas.
❖ Delegar.
❖ Organizar.
❖ Priorizar.

3. Consejos para garantizar el manejo del tiempo

Las personas cuando nos planteamos unos objetivos, metas o proyectos

inmediatamente involucramos un lapso y/o un plazo límite en el cual se crea que se
puedan llegar a obtener los resultados esperados, pero que pasa cuando no se obtiene los
resultados esperados en determinado momento ¿Que pasa cuando al parecer el tiempo
fue muy corto para realizar lo que pensamos? Pues bien para que ese tipo de situaciones
no se presenten, se debe tener en cuenta cómo estamos administrando nuestro tiempo,
el tiempo al igual que los procesos debe de ser planificado, controlado y evaluado y de
esa manera garantizar el cumplimiento de las actividades que se plantearon en un
comienzo. Uno de los métodos más efectivos para saber si estoy utilizando el tempo
adecuado para cada una de mis actividades diarias es el siguiente:

❖ Planificar; proceso que se da cuando realizar una lista de objetivos los cuales
deseo cumplir.
❖ Priorizar; determinación de cuál actividad es más apremiante, de más
relevancia o cuál tiene mayor y menor grado de importancia.
❖ Agendar; se decide cuándo se desarrollará cada actividad y se escribe en una
agenda para garantizar su cumplimiento.
❖ Hacer el seguimiento: realización de los puntos y/o actividades según fueron
planteados y verificar su efectivo desarrollo para lograr los resultados esperados,
este método en las organizaciones también se pone en marcha, ya no de manera
individual o personal sino organizacional en donde los colaboradores deben de
trabajar en pro de lograr unas metas y objetivos organizacionales de manera
conjunta.

Una buena administración de tiempo en las organizaciones ayuda a la compañía a

ser más competitiva y a aumentar los niveles de productividad, Hay ciertas acciones
por parte de los empleados que impiden que las actividades, objetivos no se lleven a
cabo en el tiempo destinado a estas se les denomina “Roba -tiempo” estos pueden
generar un impacto negativo en el desempeño de los integrantes de las organizaciones
y muy seguramente se verán los resultados reflejados en sus costos y niveles de
crecimiento. Pero cuáles son esos:

❖ Llegar tarde he irse temprano.

❖ Llamadas personales al trabajo o al celular en horarios laborales.
❖ La revisión constante de los correos electrónicos.
❖ Reuniones innecesarias o mal planeadas.
❖ No delegar.
❖ No gustarle el trabajo.
❖ Desorganización.

A pesar de que todos los puntos anteriormente escritos pueden ser un problema en
las organizaciones al momento de dar cumplimiento a las diferentes actividades
propuestas con anterioridad ,las cuales deben de ser evaluadas y supervisadas para tener
un efectivo desarrollo de ellas, Cuando se logra tener buen manejo de tiempo se
pueden tener una serie de beneficios personales como organizacionales los cuales
contribuirán con el desarrollo empresarial , productivo y operativo de la empresa
obteniendo beneficios satisfactorios.

❖ Produce una estructuración eficaz de la vida así como de las actividades

además le garantizara al empleado no sufrir de estrés o ansiedad por exceso de
trabajo( tranquilidad y/ o serenidad ).
❖ Una administración de efectiva del tiempo le ayudará al Jefe, como también al
empleado programarse para asistir a las reuniones y eventos, así como dar
cumplimiento oportuno con las obligaciones que se le fue delegadas.
❖ Los empleados podrán realizar mejor calidad en sus horarios diarios.
❖ Los departamentos, o las diferentes áreas juntamente con su equipo de trabajo
pueden cumplir con más facilidad las tareas asignadas según corresponde con el
calendario de actividad.
❖ Las organizaciones podrán contar con una atención al cliente más eficiente y de
mayor calidad sin aumentar el personal, el equipo o las oficinas.
❖ Se obtendrá un mayor rendimiento esto se puede lograr cuando se Determinan
las actividades que requieren una mayor atención y en ellas se aumentan los
esfuerzos lo cual facilitará el desarrollo de las mismas.
❖ Una eficiente administración del tiempo mejoran los procesos internos así
mismo un oportuno manejo de recursos y del personal lo cual permite que los
procedimientos dentro de la empresa se desarrollen satisfactoriamente.
❖ En las organizaciones cuando se maneja de manera correcta el tiempo se mejora
el ambiente de trabajo, la comunicación y las relaciones dentro del equipo de
trabajo, contribuyendo así un ambiente de trabajo positivo.

Para las organizaciones es de vital importancia un manejo efectivo del tiempo

porque solo de esa manera se garantizara un desarrollo de procesos eficientes de lo
contrario la empresa tendrá tardanzas en el cumplimiento de objetivos, metas y/ o
proyecciones lo que implica así un desequilibrio organizacional.

Los directivos deben de proveer acciones puntuales con las cuales aporten a una
mejora continua, ¿como las organizaciones pueden utilizar la administración del tiempo
para que los empleados rindan mas en sus tareas? nada mejor que un espacio adecuado
que les permita llevar un desarrollo de las misma, forma más sencilla y rápida por eso
se vuelve indispensable que se mejoren los espacios de trabajos en las organizaciones lo
cual sin duda alguna mejora de manera eficaz.

El nivel de productividad en las organizaciones se obtiene cuando las tareas se

realizan en menor tiempo y con mayor gusto, sin estrés. Se hace necesario que en
conferencias, citas o reuniones se implementen la utilización de agendas, electrónicas,
físicas, o atreves de correos electrónicos lo cual le permite al moderador organizar y
coordinar que los trabajadores den su respectivo aporte referente al tema en el tiempo
correspondido.

Así mismo debe de existir en la organización una asignación de tiempos

supervisada y controlada lo cual permitirá no perder tiempo, obtención de un mayor
rendimiento, cantidad y calidad del trabajo. Brindarles a los empleados unos minutos
de distracción y relajación del personal no es un asunto de pérdida de tiempo, sino de
una buena gestión de tiempo libre donde los colaboradores despejaran la mente unos
segundos (obtener trabajadores saludables).

Por otra parte hay un proceso que es vital en toda organización y es la gestión de la
comunicación a través de este proceso es que se llevan a cabo la mayoría de tareas
actividades y cumplimiento de las metas es por eso que se requiere de una coordinación
entre los integrantes de los equipos de trabajos y áreas correspondientes, para que se
logre la participación de todos y de esa manera mejorar el nivel competitivo de la
organización.

¿Porque los directivos deben de realizar reuniones efectivas?

● En ellas se constituye un método para lograr climas de trabajo que sean

favorables para lograr los objetivos del trabajo en equipo.
● En las reuniones se pueden formular, controlar y monitorear el cumplimiento de
las actividades programadas y compromisos en equipo y así evaluar su
desarrollo.
 ● A la organización les permite la implementación de un estilo de trabajo
colaborativo en donde se acuerda el cumplimiento de objetivos, metas, en las
respectivas áreas de las empresas.
● Garantizan un espacio de aprendizaje, y participación para la colaboración.

En las organizaciones suelen haber varios tipos de reuniones entre ellas las
siguientes:

1. Planificación y evaluación: se realiza una formulación de los planes

estratégicos que se van a llevar a cabo independientemente del área que sea
en esta reunión se evalúa y reflexiona y analiza la información y las ideas
obtenidas con relación al tema

2. Control de gestión: consiste en Monitorear aquellos planes y tareas,

actividades, metas o en su defecto objetivos de manera semanal ,
mensuales ,trimestrales o semestrales dependiendo del grado de ejecución
que implica tal actividades en esta se comparten los datos recolectados.

3. Información: una reunión de información es aquella en la que se pretende

aclarar distintos temas como por ejemplo :. Desmentir un rumor. Anunciar
un cambio. Dar instrucciones a un equipo. Adoptar un procedimiento.
Informar un plan o proyecto.

4. Participación o negociación: se analiza y se trata de evaluar el asunto en

donde cada participante podrá expresar ideas, fijar , hacer cambios en el
plazo tomar decisiones pertinentes . aclaración de objetivos llegar a acuerdo
y realizar conclusiones conclusiones aceptadas por todos

5. Consultiva: básicamente se realiza cuando se hay una incógnita, o cuando se

presenta algún tipo de problema y es necesario hacer una aclaración de
manera oportuna algunas veces se hace para recoger información Generar
sugerencias y alternativas de solución. Recabar posiciones ante un conflicto.
 Conclusiones

El presente trabajo se ha dedicado al estudio del manejo del tiempo, cuáles son
sus objetivos, características y él porque es una habilidad, el tener un buen manejo del
tiempo es importante para la realización de nuestras vidas profesionales y personales.
Para las organizaciones el planificar, organizar, ejecutar, y controlar las tareas hacen
que las organizaciones sean productivas. Por lo anterior se concluye:

● El tiempo es igualitario, inelástico, indispensable, insustituible, inexorable e

invaluable.
● El manejo del tiempo es un proceso en el que intervienen seres humanos y otros
recursos, técnicas, materiales y el tiempo.
● Debemos organizar nuestro espacio, tareas para así clasificarlas y poder tener
claro que, como y cuando las vamos a realizar, las tareas también las podemos
clasificar por su importancia.
 Referencias Bibliográficas

Torrez, B. (2009). habilidades directivas. Mcgraw hill education.Segunda edición.

Recuperado el 18 marzo 2020.