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ADMINISTRACIÓN DEL TIEMPO

La gestión del tiempo se refiere al análisis periódico de nuestro uso de este


recurso, para comprender la forma más adecuada de utilizarlo de forma eficaz.
La gestión del tiempo nos obliga a ser explícito sobre el valor que le da a su vida
personal y profesional y le permitirá dirigir sus esfuerzos en consecuencia.
Consultar el tiempo nos ayuda a mantener un equilibrio entre las múltiples
presiones a las que estás sometido, facilitando así la consecución de objetivos, y
evitando el estrés y el cansancio.
CONTROL DE TIEMPO
Conocer cómo cada uno utiliza su tiempo: durante un par de días (mejor aún, una
semana), lleve una bitácora del tiempo que dedica a cada actividad. Divida las
tareas en categorías como: llamadas, reuniones, visitas inesperadas, trabajo
administrativo, viajes, comida, descanso, actividades personales, etc. Analice si el
uso de su tiempo se corresponde con sus responsabilidades.
Establecer los objetivos: De acuerdo a lo que es importante para cada uno,
determinar que se quiere lograr cada día y semana. Describir cada objetivo en
tareas, asignar un tiempo estimado a cada una y establecer sus prioridades.
Organice su tiempo: identificar las herramientas correctas que le permitirán
comprometernos cumplir las tareas identificadas en un tiempo específico. Las
herramientas pueden ser: listas de cosas por hacer (to-do lists), calendarios,
planificadores, etc.
Identificar y eliminar los elementos que afectan nuestro tiempo: los principales
problemas para controlar el tiempo suelen ser:
No demos sobre cargar nuestro horario
Ni Asumir tareas de otros
Perdedores de tiempo (controlables): tales como llamadas telefónicas no
planificadas, visitantes inesperados, reuniones improvisadas, etc.

ENFOQUES EN LA ADMINISTRACION DEL TIEMPO

EL ENFOQUE “ORGANÍCESE”
Sostiene que la mayoría de los problemas que conciernen a la administración del
tiempo se deben al caos: a la falta de orden en nuestra vida. La solución que se
propone son los sistemas: sistemas de archivo, sistemas de bandeja de entrada y
salida, sistemas de recordatorios, sistema de base de datos.
La organización en tres ámbitos:
 Organización de las cosas, ordenarlo todo.
 Organizar las tareas. Establecer el orden y la secuencia de los asuntos
pendientes.
 Organización de las personas, especificar lo que usted puede hacer y lo
que los demás pueden hacer, delegar, crear sistemas para la mantenerse al
tanto de lo que está sucediendo.
El enfoque permite tanto para individuos, así como para organizaciones, es el
momento propicio para reorganizar, reestructurar, movilizar y “actuar todos juntos”.
 Ventajas: la organización ahorra tiempo y permite alcanzar una mayor
eficiencia. La organización aporta claridad mental y orden.
 Desventajas: a menudo la organización se convierte en un fin en sí misma
en lugar de ser un medio al servicio de fines importantes. Mucha gente que
se ocupa de organizar cree que está consiguiendo que las cosas se hagan,
cuando en realidad es posible que estén retrasando una tarea importante.

EL ENFOQUE DEL GUERRERO (SUPERVIVIENCIA Y PRODUCCIÓN)


Es preservar el tiempo de que se dispone para concentrarse y producir.
Trabajamos en lugares en los que la tarea por realizar supera las posibilidades de
la persona. Hay mensajes grabados que contestar y un constante desfile de gente
que golpea a nuestra puerta. Sabemos que nos será imposible hacer la
contribución que deseamos sino contamos con un período de tiempo.
El guerrero del tiempo sabe que, si no hace algo para impedirlo, el sistema se
convertirá en una avalancha que lo sepultará vivo.
 Aislamiento: protección recurriendo a secretarias, propuestas cerradas,
contestadores automáticos, niñeras por horas y comunicaciones lacónicas.
 Alejamiento: traslado a un lugar donde se pueda estar solo y por lo tanto, a
cubierto de interrupciones.
 Delegación; se asignan tareas a otras personas para disponer de tiempo
para dedicarlo a realizar un solo trabajo más efectivo.
 Ventajas: implica que cada cual debe asumir la responsabilidad en lo que
se refiere al aprovechamiento de su tiempo.
Todos necesitamos de ven en cuando esta clase de tiempo, sobre todo cuando
nos ocupamos de algo que requiere mucha creatividad.
Desventajas: el supuesto básico de este enfoque es que los demás son el
enemigo. Es un paradigma de supervivencia: aíslese, aléjese, intimide. Interponga
barreras. Controle las reuniones sin enfadar a la gente. Diga que no. Aprenda a
ahuyentar a la gente de su oficina. Ponga el cartel de BASTA en medio de una
conversación: simplemente, asegúrese de que lo hace de que lo que hace en
medio de una frase suya.
Este enfoque nos permite librarnos de la gente y hacer lo que queremos. Pero
cuando lo que queremos incluye a la gente, a menudo comprobamos que no están
muy dispuestos a cooperar.
EL ENFOQUE DE LA META (LOGRO)
Asegúrate de lo que quieres y concentra tus esfuerzos en lograrlo…
Incluye técnicas como la planificación a corto, mediano y largo plazo, la fijación de
metas, la visualización, la automotivación y la adopción de una actitud mental
positiva.
Ventajas: Éste es el enfoque del ejecutante de nivel mundial, es el poder gracias al
cual la producción de un gran talento puede ser puesta por la de un talento menor
que éste dispuesto a pagar el precio: dirigir las fuerzas, concentrar la energía,
excluir toda distracción, no permitir que nada se interponga.
Desventajas: hay muchísimas personas que utilizan este enfoque de la meta para
trepar por la escalera del éxito, sólo para descubrir que esa escalera está apoyada
en la pared equivocada.
Cuando las metas no se basan en los principios y necesidades primarias, la
energía concentrada y la resolución que hacen imposible el éxito pueden llevar a
que las personas no adviertan el desequilibrio que hay en su vida.
EL ENFOQUE ABC (PRIORIZACIÓN E IDENTIFICACIÓN DE VALORES)
Usted puede hacer lo que desee, pero no puede hacerlo todo,
Se basa en el enfoque de la meta y añade el importante concepto de secuencia
“Concentre primero sus esfuerzos en las tareas más importantes” incluya técnicas
como la de clarificación de valores y la clasificación de tareas.
Ventajas: comenzar por las cosas más importantes, introduce orden y secuencia.
Las obras más recientes amplían el concepto hasta abarcar las prioridades
permanentes. Afirman que las cosas más importantes.
Desventajas: su principal defecto es que la clarificación de los valores no toma en
cuenta que hay principios, que rigen la calidad de vida. Esa omisión lleva a
menudo a la gente a optar por valores que son contrarios a las leyes de la
naturaleza. Guiarse por esos valores conduce a la frustración y el fracaso.
El hecho de que valoremos algo en un momento determinad de nuestra vida no
significa necesariamente que, de lograrlo, obtendremos una felicidad permanente.
La historia está llena de ejemplos de individuos y sociedades que consiguieron lo
que valoraban sin alcanzar por eso el éxito o la felicidad.
No sólo debemos poner en juego la autoconciencia, sino también las demás dotes:
la conciencia moral, la imaginación y la voluntad independiente. Lo fundamental es
que, si nuestras metas no se basan firmemente en principios correctos, nunca
alcanzaremos la realización ni la calidad de vida.
EL ENFOQUE DEL INSTRUMENTO MÁGICO (TECNOLOGÍA)
Se basa en la creencia de que un instrumento adecuado (ya sea un programa de
actividades, un sistema de planificación, un programa de ordenador, un ordenador
portátil o de bolsillo) nos permitirá aportar calidad a nuestra vida.
El supuesto básico es que los sistemas y estructuras nos ayudarán a ser más
efectivos.
 Ventajas: sin duda el uso efectivo de los instrumentos es muy valioso,
utilizar una simple agenda cuando podemos recurrir a un sistema de
planificación que nos ayude a:
 Tener presentes las prioridades.
 Tener a la vista metas.
 Organizar la información de uso frecuente y acceder rápidamente a ella.
 Manejar algo que sugiere orden inspira un sentimiento de orden. Es
satisfactorio poner las cosas por escrito.
Desventajas: los paradigmas fundamentales en que se basa el diseño de la
mayor parte de los instrumentos destinados a administrar el tiempo se remontan al
enfoque de la meta y al enfoque ABC.
El supuesto básico de que la tecnología también es deficiente. Ningún
instrumento, ni siquiera el más perfeccionado, puede sustituir la visión, el juicio, la
creatividad, carácter o la competencia. Tampoco un excelente sistema
organizativo cambiará nuestra vida, aunque a menudo es lo que implícitamente se
promete. Una buena herramienta puede aumentar nuestra capacidad para crear
calidad de vida, pero no puede crearla por nosotros. Los instrumentos actuales
fomentan el “hacer humano” y no el “ser humano”.
Algunos asesores en administración de oficinas comprobaron que los
planificadores se utilizaban para registrar citas o quedaban olvidados en un cajón
del escritorio.
EL ENFOQUE DE ADMINISTRACION DEL TIEMPO 101(HABILIDADES)
Según el cual administrar el tiempo es una habilidad. Para desempeñarnos con
efectividad en el mundo actual tenemos que dominar ciertas habilidades básicas:
 Usar un planificador o una agenda de citas.
 Confeccionar listas de asuntos pendientes.
 Fijarnos metas.
 Organizar.
 Priorizar.
La teoría sostiene que estas habilidades básicas representan una forma de
alfabetización social necesaria para la supervivencia.
Ventajas: se logran algunas mejoras, sobre todo en lo que se refiere a las
habilidades laborales por la empresa.
Desventajas: como primer problema debemos mencionar la profundidad y la
calidad de la capacitación. Es interesante destacar que muchas personas que no
ponen tanto énfasis en la organización ni usan sistemas avanzados de
planificación, disfrutan de más paz interior, relaciones más gratificantes y mayor
satisfacción en su vida que otras que sí lo hacen.
La calidad individual o empresarial depende de que tanto el carácter como la
conducta estén en armonía con los principios correctos. Pero pocas veces se
capacita a la gente para aplicar esos principios adecuadamente. Las habilidades,
por sí solas, no son la solución.
EL ENFOQUE DE DEJARSE LLEVAR POR LA CORRIENTE (ARMONÍA Y
RITMOS NATURALES)
El paradigma básico es que aprendieron a dejarnos llevar por la corriente y
volviendo a los ritmos naturales recuperaremos la espontaneidad y la serenidad
que son propias de nuestro ser. Este enfoque se basa también en la investigación
biológica, según la cual todos los seres vivos tienen ciertas vibraciones y el hecho
de vivir en nuestro mundo mecánico de relojes, nanosegundos, ordenadores y
teléfonos móviles trastorna los ritmos naturales organismos y provoca
enfermedades y otros problemas.
Ventajas: se ha dicho que los arqueólogos que algún día desentierren las
reliquias de nuestra civilización sin duda concluirán que nuestra sociedad rendía
culto a los relojes, hay relojes en las escuelas, en los templos, en la oficina, en
cada habitación de nuestros hogares, incluso llevamos pequeños relojes en la
muñeca. En medio de la marcha veloz y aparentemente forzada, experimentamos
uno de esos momentos “intemporales” en que la cadencia de vuelve gradualmente
inaudible en el gozo del momento.
EL ENFOQUE DEL RESTABLECIMIENTO (AUTOCONCIENCIA)
El paradigma básico es que hay deficiencia psíquica esencial producida por el
medio, la herencia, la imposición de guiones y otras influencias que se manifiestan
como conductas de administración del tiempo contraproducentes o disfuncionales.
Un individuo puede convertirse en “perfeccionista”, en cuyo caso temerá delegar
funciones, se sentirá inclinado a ocuparse de minucias y dedicará un tiempo
excesivo a proyectos que van más allá de una efectiva utilización de los recursos
disponibles. Alguien etiquetado como “deseoso” de agradar puede asumir
demasiados compromisos y trabajar en exceso por temor al rechazo. La solución,
según este enfoque, consiste en que el individuo se restablezca de las deficiencias
psíquicas o sociales que crearon problemas en la administración del tiempo.
Ventajas: el enfoque es valioso porque se concentra en algunos de los
paradigmas que determinan nuestra conducta, es decir, en las raíces del
problema.
Desventajas: los métodos de restablecimiento que se surgieron son tan variados
como los que propicia el movimiento general de restablecimiento.
Ni siquiera brinda un enfoque unificado de la solución, y los variados enfoques
aceptados se contradicen entre sí aun respecto de cuestiones básicas. No se
ocupa en absoluto de muchos otros problemas adyacentes, presentes en la
administración del tiempo. La autoconciencia es valiosa en sí misma pero
incompleta.

Bibliografía
Covey, S. R. (1999). Primero Lo Primero. Paidos.

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