Actualizacion Manual Especificos de Funciones y Comptecias

CÓDIGO GTH-PR-001
PROCESO GESTIÓN DE TALENTO HUMANO

VERSIÓN 001
ACTUALIZACIÓN DEL MANUAL ESPECIFICO DE FUNCIONES Y
PROCEDIMIENTO PÁGINA: 1 de 9
COMPETENCIAS LABORALES
1. OBJETIVO
Mantener actualizado las funciones esenciales de los cargos de planta, con el fin de facilitar el cumplimiento de los objetivos institucionales de acuerdo a la
normatividad vigente.
2. ALCANCE
Inicia desde la identificación de la necesidad de actualización del Manual Específico de Funciones y Competencias Laborales y finaliza con la expedición de
la resolución que soporta esta actualización.
3. LÍDER DEL PROCEDIMIENTO

Profesional Especializado en Gestión de Talento Humano
4. DEFINICIONES
ACTITUDES: Es la disposición de actuar, sentir y pensar en torno a una realidad particular y concreta. Entre ellas pueden considerarse: entusiasmo,
positivismo, optimismo, persistencia, flexibilidad y búsqueda de la excelencia, entre otras.
ACTO ADMINISTRATIVO: Es el medio a través del cual la Administración Pública cumple su objetivo de satisfacer los intereses colectivos o interés público.
Es la formalización de la voluntad administrativa y debe ser dictado de conformidad con el principio de legalidad.
COMPETENCIAS COMUNES Y COMPORTAMENTALES: Hacen referencia al conjunto de características de la conducta que se exigen como estándares
básicos para el desempeño del empleo, atendiendo a la motivación, las aptitudes, las actitudes, las habilidades y los rasgos de personalidad, cuyos criterios
para describirlas están definidos en los artículos 6, 7 y 8 del decreto 2539, las cuales se aplican de la siguiente forma:
 Competencias comunes a los Servidores Públicos a quienes se les aplica los decretos leyes 770 y 785 de 2005.
 Competencias comportamentales mínimas por nivel jerárquico.
COMPETENCIAS FUNCIONALES: Detallan aquello que debe están en capacidad de hacer el empleado para ejercer un cargo y se definirán a partir del
contenido del empleo.
COMPETENCIAS COMPORTAMENTALES POR NIVEL JERÁRQUICO: Conjunto de características de la conducta que se exigen como estándares básicos
para el desempeño del empleo, atendiendo la motivación, las aptitudes, las actitudes, las habilidades y los rasgos de personalidad.
NOMBRE CARGO FECHA FIRMA
ELABORÓ
REVISÓ
APROBÓ
ACTUALIZACIÓN DEL MANUAL ESPECIFICO DE CÓDIGO GTH-PR-001 VERSIÓN 001
PROCEDIMIENTO
FUNCIONES Y COMPETENCIAS LABORALES PÁGINA 2 de 9
4. DEFINICIONES
COMPETENCIAS LABORALES: Se refiere a un nuevo concepto en la administración pública, que se define como la “capacidad de una persona para
desempeñar, en diferentes contextos y con base en los requerimientos de calidad y resultados esperados en el sector público, las funciones inherentes a un
empleo; capacidad que está determinada por los conocimientos, destrezas, habilidades, valores, actitudes y aptitudes que debe poseer y demostrar el
empleado público.
CONOCIMIENTOS BÁSICOS O ESENCIALES: Los conocimientos básicos o esenciales comprenden el conjunto de teorías, principios, normas, técnicas,
conceptos, y demás aspectos del saber que debe poseer y comprender quien esté llamado al desempeño del empleo, para alcanzar las contribuciones
individuales.
CONTRIBUCIONES INDIVIDUALES O CRITERIOS DE DESEMPEÑO: En el conjunto de productos o resultados laborales que permiten medir o especificar lo
esperado, en términos de “resultados observables” como consecuencia de la realización del trabajo. Describen en forma detallada lo que el empleado
respectivo, ejerciendo un determinado empleo, tiene que lograr y demostrar para comprobar que es competente e idóneo.
IDENTIFICACIÓN DEL EMPLEO: Conjunto de datos que describen la denominación, dependencia, código, grado, nivel, número de cargo y cargo del jefe
inmediato.
MANUAL ESPECIFICO DE FUNCIONES Y COMPETENCIAS LABORALES: Es un instrumento de administración de personal a través del cual se establecen
las funciones y las competencias laborales de los empleos que conforman la planta de personal de la entidad y los requerimientos exigidos para el desempeño
de los mismos.
PROPÓSITO PRINCIPAL DEL EMPLEO: La identificación de la misión critica que explica la necesidad de existencia del empleo o razón de ser dentro de la
estructura de procesos y misión encomendados al área a la cual pertenece.
VALORES: Corresponden a los principios de conducta, entre ellos se cuentan la ética, responsabilidad, lealtad, sentido de pertenencia, adhesión a normas y
políticas y orientación al servicio, entre otros.
APTITUDES Y HABILIDADES: Característica biológica o aprendida que permite a una persona hacer algo mental o físico. Laboralmente es la capacidad y
potencialidad de la persona para llevar a cabo un determinado tipo de actividad.
Fuente: Decreto 2539 de 2005
5. NORMAS LEGALES
 Constitución Política de Colombia: Art. 122: No Habrá empleo público que no tenga funciones detalladas en la ley y para proveer los de carácter
remunerado se requiere que estén contemplados en la respectiva planta y previstos en el presupuesto correspondiente.
PROCEDIMIENTO
5. NORMAS LEGALES
 Ley 909 de 2004: “Por el cual se expiden normas que regulan el empleo público, la carrera administrativa, Gerencia Pública y se dictan otras
disposiciones”.
 Decreto 2539 de 2005: “Por el cual se establecen las competencias laborales generales para los empleos públicos de los distintos niveles jerárquicos de
las entidades a las cuales se aplican los Decretos –Ley 770 y 785 de 2005”.
 Decreto 770 de 2005: “Por el cual se establece el sistema de funciones y de requisitos generales para los empleos públicos correspondientes a los niveles
jerárquicos pertenecientes a los organismos y entidades del Orden Nacional”.
 Decreto 785 de 2005: “Por el cual se establece el sistema de nomenclatura y clasificación y de funciones y requisitos generales de los empleo de las
entidades territoriales que se regulan por las disposiciones de la ley 909 de 2004”.
 Decreto 2772 de 2005: “Por el cual se establecen las funciones y requisitos generales para los diferentes empleos públicos de los organismos y entidades
del orden nacional y se dictan otras disposiciones”.
 Decreto 2489 de 2006: “Por el cual se establece el sistema de nomenclatura y clasificación de los empleo públicos de las instituciones pertenecientes a la
Rama Ejecutiva y demás organismos y entidades públicas del Orden Nacional”.
6. CONDICIONES GENERALES
 No podrá existir un cargo dentro de la planta de personal de la entidad que no cuente con sus funciones respectivas, dentro del Manual Especifico de
Funciones y Competencias Laborales.
 Para el desempeño de un empleo que exija una profesión, se deberá exigir la matricula o tarjeta profesional, en los casos reglamentados por ley.
 Para los requisitos de estudio y experiencia previstos en el manual, se aplicarán las equivalencias establecidas en el mismo manual y que están acordes
en el Decreto Ley 785 de 2005.
 Cada servidor debe responder por la veracidad en la documentación que entrega para verificación por parte del CNMH del cumplimiento de los requisitos
mínimos para ocupar el empleo.
 El proceso de Talento Humano previo al nombramiento del funcionario deberá realizar la revisión del cumplimiento de los requisitos mínimos, establecidos
en el Manual Especifico de Funciones y Competencias Laborales para elaborar el acto administrativo de nombramiento.
PROCEDIMIENTO
7. DESCRIPCIÓN
(QUE) (COMO) (QUIEN) DOCUMENTOS Y/O

ID
ACTIVIDAD DESCRIPCIÓN TAREAS (S) RESPONSABLE REGISTROS
Comunicación interna
justificando la
Identifica la necesidad de actualización del Manual Especifico de actualización del Manual
Funciones y Competencias Laborales, justificando la necesidad Especifico de Funciones y
Identificar la necesidad
de servicio o la reubicación del cargo. Competencias Laborales.
de actualización del
Profesional Especializado GDC-FT-008
Manual Especifico de
1 Una vez identificada la necesidad de actualización, el en Gestión del Talento
Funciones y
profesional especializado de Gestión del Talento Humano Humano Comunicación oficial por
Competencias Laborales
solicita a la dependencia, la información necesaria para la correo electrónico
elaboración de la respectiva justificación. justificando la
actualización del Manual
Especifico de Funciones y
Competencias Laborales.
Identifica el empleo definiendo denominación, código, grado,
nivel jerárquico, dependencia a la que pertenece, número de
cargos de la entidad, jefe inmediato, según se encuentra
previsto en el acto administrativo.
Profesional Especializado
Identificar el empleo y el
2 La denominación corresponde al nombre del cargo, el código del en Gestión del Talento No Aplica
propósito principal
empleo: primer digito establece el nivel jerárquico al cual Humano
pertenece el empleo, el grado corresponden los dos dígitos
siguientes que pertenecen a la remuneración o asignación
salarial determinada en la escala fijada, el número de cargos
corresponde a la cantidad de cargos con la misma
PROCEDIMIENTO
7. DESCRIPCIÓN

ID
denominación y funciones que exista en la planta, el cargo del
jefe inmediato (nombre del cargo a quien corresponde ejercer la
supervisión directa del empleo).
El propósito principal corresponde a la razón de ser del empleo,
lo cual se define con la información enviada por las
dependencias y de conformidad con la Guía para establecer o
ajustar el Manual Especifico de Funciones y Competencias
Laborales.
Establece las funciones correspondientes con base en el Profesional Especializado
propósito principal del empleo de conformidad con la Guía del en Gestión del Talento
Definir funciones y Manual Especifico de Funciones y Competencias Laborales y Humano
3 No Aplica
competencias laborales establece las competencias laborales de conformidad con la
normatividad vigente y el propósito principal del empleo, Director(a) de la
conjuntamente con los Directores de cada dependencia. Dependencia
Establece la evidencia (Producto, desempeño o conocimiento),
Definir evidencias del conocimientos básicos necesarios para el cumplimiento de las
en Gestión del Talento
desempeño, funciones propias del empleo, los requisitos mínimos para
Humano
4 conocimientos básicos, ocupar el cargo (estudios y experiencia) y las equivalencias del No Aplica
requisitos del empleo y cargo de conformidad con la normatividad vigente en los casos
Director(a) de la
equivalencias del cargo que se requiera, conjuntamente con los Directores de cada
Dependencia
dependencia.
Consolidar los ajustes al Profesional Especializado
Realiza la consolidación de los ajustes del cargo y se envía a las
5 Manual Especifico de en Gestión del Talento No Aplica
dependencias para la respectiva validación.
Funciones y Humano
PROCEDIMIENTO
7. DESCRIPCIÓN

ID
Competencias Laborales
Revisa y emite concepto favorable o desfavorable a la Comunicación interna o
Validar las
actualización del Manual Específico de Funciones y comunicación oficial por
actualizaciones al
Competencias Laborales. correo electrónico
Manual Especifico de Director(a) de la
6 remitiendo concepto
Funciones y Dependencia
¿La validación de actualización del manual es favorable? favorable o desfavorable
Competencias
SI: Continuar con actividad 8 del manual.
Laborales
NO: Continuar con actividad 7 GDC-FT-008
Realizar ajustes a la Realiza los ajustes requeridos, de acuerdo con las
7 en Gestión del Talento No Aplica
actualización del Manual observaciones presentadas por el Director.
Humano
Resolución de
Profesional Especializado actualización del Manual
Elabora la resolución mediante la cual se actualiza el Manual
8 Elaborar Resolución en Gestión del Talento Especifico de Funciones y
Especifico de Funciones y Competencias Laborales.
Humano Competencias Laborales.
GJU-FT-007
Revisar y dar VoBo a la

actualización del Manual Revisa y da VoBo a la resolución por la cual se actualiza el
Director(a) Administrativa y
9 Específico de Funciones Manual Especifico de Funciones y Competencias Laborales. No Aplica
Financiera
y Competencias
Laborales
PROCEDIMIENTO
7. DESCRIPCIÓN

ID
Firmar Resolución de
Resolución de
actualización del Manual Firma la resolución por la cual se actualiza el Manual Específico actualización del Manual
Especifico de Funciones de Funciones y Competencias Laborales y se entrega al Específico de Funciones y
10 Director(a) General
y Competencias responsable para la numeración respectiva en el proceso de Competencias Laborales
Laborales gestión documental. Firmada.
GJU-FT-007
PROCEDIMIENTO
8. FLUJOGRAMA
Ver Flujograma
PROCEDIMIENTO
9. PUNTOS DE CONTROL
No. NOMBRE ACTIVIDAD MÉTODO DE CONTROL FRECUENCIA RESPONSABLE REGISTRO
Revisa cada uno de los componentes para la
actualización del manual:
Validar las
actualizaciones al  Identificación Cada vez que se
Manual Específico de  Propósito principal genera una Director(a) de la
6  Descripción de las funciones esenciales No Aplica
Funciones y necesidad de dependencia
Competencias  Competencias o criterios de desempeño actualización
Laborales  Conocimientos básicos esenciales
 Evidencias del desempeño
 Requisitos y equivalencias.
10. DOCUMENTOS DE REFERENCIA

 Guía para establecer o ajustar el Manual Especifico de Funciones y de Competencias Laborales DAFP. EXT.
11. ANEXOS
No Aplica
12. CONTROL DE CAMBIOS

ASPECTOS QUE CAMBIARON EN EL
DETALLE DE LOS CAMBIOS EFECTUADOS FECHA DEL CAMBIO VERSIÓN
DOCUMENTO
No Aplica Elaboración del documento primera versión DD/MM/AAAA 001
CÓDIGO: GTH-PR-002
VERSIÓN 001
PROCEDIMIENTO VINCULACIÓN DE TALENTO HUMANO PÁGINA: 1 de 13
1. OBJETIVO
Proveer la totalidad de los empleos de carrera administrativa y libre nombramiento y remoción, con personal que cuente con los requisitos mínimos y las
competencias requeridas para el ejercicio de las funciones propias de los empleos.
2. ALCANCE
Inicia desde la necesidad de cubrir los cargos vacantes (Carrera Administrativa y Libre Nombramiento y Remoción-LNR) mediante nombramientos en periodos
de prueba, nombramientos provisionales y/o nombramientos ordinarios y finaliza con la posesión al cargo y la afiliación al Sistema General de Seguridad
Social.

Profesional Especializado en Gestión del Talento Humano
4. DEFINICIONES
CNSC: Comisión Nacional de Servicio Civil: Organismo encargado de vigilar y administrar la carrera administrativa del país.
CARRERA ADMINISTRATIVA: Es un sistema técnico de administración de personal que tiene por objeto garantizar la eficiencia de la administración pública y
ofrecer; estabilidad e igualdad de oportunidades para el acceso y el ascenso al servicio público.
CONTRIBUCCIONES INDIVIDUALES: Se refiere al conjunto de productos o resultados laborales que permiten medir o especificar lo esperado, en términos
de resultados observables como consecuencia de la realización del trabajo.
CONVOCATORIA: La convocatoria, que deberá ser suscrita por la Comisión Nacional del Servicio Civil, el jefe de la entidad u organismo, es norma reguladora
de todo concurso y obliga tanto a la administración, como a las entidades contratadas para la realización del concurso y a los participantes.
EMPLEADOS PÚBLICOS: Persona natural que ejerce las funciones correspondientes a un empleo público, su vínculo se realiza a través de un acto
administrativo unilateral de nombramiento.
SIGEP: Sistema de Información y Gestión del empleo Público
EMPLEO PÚBLICO: Es la relación laboral en la que el Estado es el empleador. Es el núcleo básico de la estructura de la función pública.
ENCARGO: Figura administrativa por la cual se designa temporalmente a una persona ya vinculada en propiedad (carrera administrativa), para asumir otro
empleo vacante por falta temporal o definitiva de su titular, desvinculándose o no de las propias de su cargo.
ELABORÓ
REVISÓ
APROBÓ
CÓDIGO GTH-PR-002 VERSIÓN 001
PROCEDIMIENTO VINCULACIÓN DE TALENTO HUMANO
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4. DEFINICIONES
LIBRE CONCURRENCIA E IGUALDAD EN EL INGRESO: Todos los ciudadanos que acrediten los requisitos determinados en las convocatorias podrán
participar en los concursos sin discriminación de ninguna índole.
MERITO: Principio según el cual el ingreso a los cargos de carrera administrativa, el ascenso y la permanencia en los mismos estarán determinados por la
demostración permanente de las calidades académicas, la experiencia y las competencias requeridas para el desempeño de los empleos.
NOMBRAMIENTO: Elección o designación de una persona para desempeñar un cargo o una función.
NOMBRAMIENTO PROVISIONAL: Es el nombramiento que se hace en un empleo de carrera administrativa con personal no seleccionado a través de
concurso de selección.
NOMBRAMIENTO ORDINARIO: Es la manera que se utiliza para proveer un empleo de libre nombramiento y remoción.
NOMBRAMIENTO EN PERIODO DE PRUEBA: Es cuando se trata de proveer un empleo de carrera, habiendo cumplido los requisitos de selección mediante
sistema de mérito.
OPEC: Oferta Pública de Empleos de Carrera.
PRUEBAS: Instrumentos de selección tienen como finalidad apreciar la capacidad, idoneidad y adecuación de los aspirantes a los diferentes empleos que se
convoquen, así como establecer una clasificación de los candidatos respecto a las calidades requeridas para desempeñar con efectividad las funciones de un
empleo o cuadro funcional de empleos.
RECLUTAMIENTO: Atraer e inscribir el mayor número de aspirantes que reúnan los requisitos para el desempeño de los empleos objeto del concurso.
VACANTE DEFINITIVA: Un empleo se encuentra en vacancia definitiva cuando se produce una de las causales del retiro del servicio previstas en la Ley 909
de 2004 y Decretos 775 y 2929 de 2005.
VACANTE TEMPORAL: Se produce cuando el titular del cargo se encuentra en una de las siguientes situación administrativa: licencia, Permiso, Comisión,
Ejerciendo las funciones de otro empleo por encargo, Prestando servicio militar, en vacaciones y suspendido en el ejercicio de sus funciones.
Fuente: Ley 909 de 2004.
5. NORMAS LEGALES
 Constitución Política de Colombia, Art. 122: “(…) y para proveer los de carácter remunerado se requiere que estén contemplados en la respectiva planta y
previstos sus emolumentos en el presupuesto correspondiente”.
 Constitución Política de Colombia, Art. 40, numeral 7: “(…) Acceder al desempeño de funciones y cargos públicos (…)”.
 Ley 909 de 2004 y sus decretos reglamentarios: Determina que los empleos vacantes de carrera administrativa de la administración pública deben
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5. NORMAS LEGALES
proveerse mediante concursos abiertos con igualdad de oportunidades a cualquier aspirante que quiera acceder al sector público.
 Decreto 1950 de 1973: “Por el cual se reglamentan los decretos-leyes 2400 y 3074de 1968 y otras normas sobre administración del personal civil”.
 Decreto 4968 de 2007, Art. 1: “Por el cual se modifica el parágrafo transitorio del artículo 8 del Decreto 1227 de 2005,, modificado por los artículos 1 de los
Decretos 3820 y 1037 de 2007, el cual quedará así: “Parágrafo transitorio. La comisión nacional del Servicio Civil podrá autorizar encargos o
nombramientos provisionales, sin previa convocatoria a concurso, cuando por razones de reestructuración, fusión, transformación, o liquidación de la
entidad o por razones de estricta necesidad del servicio lo justifique el jefe de la entidad”.
1. Para la selección de los servidores públicos se deberá efectuar una revisión previa para establecer el cumplimiento de los requisitos exigidos para el
desempeño del cargo.
2. El CNMH tiene como propósito que el procedimiento de vinculación de personal cumpla con los lineamientos básicos de la política estatal de Gestión del
Talento Humano, para garantizar que éste cuente con servidores íntegros, competentes, comprometidos y contribuyan al logro de los objetivos y planes de
la entidad.
3. Todos los cargos de carrera administrativa deben ser provistos bajo los lineamientos establecidos por la Comisión Nacional del Servicio Civil.
4. Todos los empleos de libre nombramiento y remoción deben ser sometidos al proceso de Meritocracia de conformidad con la normatividad vigente.
5. La Entidad debe garantizar que todos los elegibles se notifiquen del nombramiento del cual fueron sujetos, de acuerdo con el artículo 45, 46 del Código
Contencioso Administrativo de 1984
6. Los Actos Administrativos producto de la vinculación o revocatoria de nombramientos son publicados en el diario oficial.
7. El nombramiento provisional procederá de manera excepcional siempre que no haya empleados de carrera que cumplan con los requisitos y el perfil para
ser encargados y no haya lista de elegibles vigente que pueda ser utilizada.
8. La Entidad debe tramitar los recursos necesarios para garantizar el inicio del proceso de convocatoria por parte de la Comisión Nacional del Servicio Civil.
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7. DESCRIPCIÓN

ID
NOMBRAMIENTOS EN CARGOS DE CARRERA
Analizar la situación de ADMINISTRATIVA Profesional Especializado
Plan anual de empleos
1 vacancia de cargos de Revisa la ubicación o la distribución de los cargos vacantes en Gestión Talento
vacantes. EXT
planta por dependencia y el Manual Específico de Funciones y Humano
Competencias Laborales para establecer el perfil.
Diligencia el formato definido por la Comisión Nacional del Profesional Especializado
Elaborar la Oferta Pública Servicio Civil OPEC, con la información de los cargos a en Gestión en Talento
Oferta Pública de Empleos
2 de Empleos de Carrera - proveer y sus perfiles (identificación, propósito principal, Humano
de Carrera - OPEC. EXT
OPEC funciones, competencias y requisitos mínimos)
Define con el apoyo de las direcciones, los ejes y los

contenidos temáticos sobre los cuales versarán las pruebas
generales y funcionales que se aplicarán para proveer cargos
de carrera administrativa. Así como, la cantidad de Documento ejes temáticos.
preguntas, el peso porcentual de la prueba dentro del Profesional Especializado EXT
concurso, la clase de prueba y la cantidad de pruebas. en Gestión en Talento
Definir ejes temáticos y
3 Una vez consolidado los ejes temáticos y la OPEC, se hace Humano
entrega oficial a la CNSC
la entrega mediante comunicación oficial enviada a la Comunicación oficial
Comisión Nacional del Servicio Civil para el trámite Directores Técnicos enviada entregando ejes
correspondiente. temáticos y OPEC.
GDC-FT-007
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7. DESCRIPCIÓN

ID
Identifica el mecanismo (periodo de prueba o nombramiento
provisional) a utilizar para el nombramiento de cargos de
carrera administrativa. Profesional Especializado
Proveer empleos de en Gestión en Talento
4 No Aplica
carrera administrativa ¿Se cuenta con lista de elegibles? Humano
SI: Continuar con actividad 5
NO: Continuar con actividad 14
Recibe la lista de elegibles por parte de la Comisión Nacional

del Servicio Civil y procede a realizar los nombramientos en Profesional Especializado
Recibir lista de elegibles
5 periodo de prueba a que haya lugar, en estricto orden de en Gestión en Talento No Aplica
por parte de la CNSC
mérito y dentro del tiempo definido por Ley. Humano
Análisis de Hoja de vida.

Revisa los soportes para verificar el cumplimiento de los GTH-FT-001
Revisar cumplimiento Profesional Especializado
requisitos mínimos exigidos para el cargo, de conformidad
6 de requisitos mínimos en Gestión en Talento
con el Manual Específico de Funciones y Competencias Lista de Chequeo para
para el cargo Humano
Laborales. Nombramiento. GTH-FT-
021
Proyecta la resolución de acuerdo con el tipo de Resolución de
nombramiento: nombramiento.
Elaborar la Resolución de en Gestión en Talento
7 1. En periodo de prueba (lista de elegibles) GJU-FT-007
nombramiento Humano
2. En provisionalidad (candidatos seleccionados)
3. Nombramiento ordinario (cargos de LNR)
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7. DESCRIPCIÓN

ID
Elabora la comunicación interna informando sobre el

nombramiento, indicando el tiempo que tiene para aceptar
dicho nombramiento y la documentación que se debe
adjuntar para la elaboración del acta de posesión:
en Gestión en Talento
-Hoja de vida
Humano
-Declaración juramentada de bienes y renta
-Certificado de antecedentes disciplinarios, fiscales y penales
informando el
-Declaración extra-proceso de no tener procesos de
nombramiento.
alimentos pendientes
GDC-FT-008
Comunicar el -Certificación Bancaria
8 ó
nombramiento -Certificaciones de estudio y experiencia
Comunicación oficial por
-Fotocopia de la cédula de ciudadanía
correo electrónico
-Fotocopia de la tarjeta profesional en los casos
informando el
reglamentados por la ley
nombramiento.
-Y demás formatos establecidos
¿El candidato acepta nombramiento?

PÁGINA 7 de 13
7. DESCRIPCIÓN

ID
Elabora el acta de posesión una vez verificado los

documentos entregados por el candidato a ocupar el cargo.
Profesional Especializado Acta de Posesión.
Elaborar el Acta de en Gestión en Talento GTH-FT-002
9 Ingresa los datos básicos del candidato a ocupar el cargo en
Posesión del empleo Humano
el SIGEP, para dar de alta y permitir que la persona actualice
su hoja de vida en el sistema antes de tomar posesión.
Cita al candidato a ocupar el cargo a la posesión indicándole

día, hora y lugar en la cual se realizará la misma.
10 Citar a posesión No Aplica
Humano
¿Candidato a ocupar el cargo se presenta a la posesión?
Elabora la resolución de revocatoria de nombramiento por:
Resolución de revocatoria
 No aceptación del nombramiento o Profesional Especializado de nombramiento.
Revocar la resolución de  No tomar posesión del empleo dentro del tiempo establecido en Gestión en Talento GJU-FT-007
11
nombramiento para este fin. Humano
Comunica la revocatoria al interesado, se procede a nombrar informando la revocatoria
al elegible que esté en estricto orden de mérito en la lista de nombramiento.
PÁGINA 8 de 13
7. DESCRIPCIÓN

ID
(cuando se trate del uso de listas de elegibles para la GDC-FT-008.
provisión definitiva de cargos de carrera). Se continúa con la ó
actividad 6. Comunicación oficial por
correo electrónico
informando la revocatoria
de nombramiento.
Toma posesión del empleo para el cual se postuló, mediante en Gestión en Talento
juramento y firma ante el Director General de la entidad o Humano
Acta de posesión firmada.
12 Tomar posesión quien este delegue para tal fin.
GTH-FT-002
Director General
Funcionario
Diligencia los formatos definidos para afiliación a salud, Copia de las planillas de
pensión, Fondo Nacional de Ahorro y Caja de Compensación afiliaciones en salud,
Afiliar al funcionario al Familiar. Diligencia la afiliación a la ARL, en la página web de pensión fondo nacional de
13 Sistema General de la respectiva entidad. ahorro y caja de
Humano
Seguridad Social compensación familiar y
Enviar al funcionario a realizarse el examen médico de ARL. EXT
ingreso en la entidad de salud designada.
NOMBRAMIENTOS EN PROVISIONALIDAD Profesional Especializado
Establecer la necesidad
14 Identifica dentro del Manual Especifico de Funciones y en Gestión en Talento No Aplica
de provisión de cargo
Competencias Laborales el cargo que se va a proveer. Humano
PÁGINA 9 de 13
7. DESCRIPCIÓN

ID
solicitando autorización
para proveer el empleo
GDC-FT-008
ó
Elabora comunicación interna solicitando autorización para
correo electrónico
proveer el empleo mediante nombramiento provisional a la Profesional Especializado
solicitando autorización
Solicitar autorización para CNSC, de acuerdo con los lineamientos definidos por esta en Gestión en Talento
15 para proveer el empleo.
nombramiento provisional entidad, se envía para firma del Director General la Humano
comunicación junto con las certificaciones.
Certificado de inexistencia
de personal en Carrera
Administrativa.
GTH-FT-003
Certificado de vacancia.
GTH-FT-004
Recluta hojas de vida por diferentes medios, los cuales Profesional Especializado
16 Reclutar hojas de vida pueden ser: correo electrónico institucional y/o referenciado. en Gestión en Talento Hojas de vida. EXT
Humano
Analizar hojas de vida Analiza las hojas de vida recibidas para establecer el Profesional Especializado Análisis de Hoja de vida.
17
recibidas cumplimiento de los requisitos mínimos y el perfil del cargo a en Gestión en Talento GTH-FT-001
PÁGINA 10 de 13
7. DESCRIPCIÓN

ID
proveer. Humano
remitiendo el informe de
aplicación de la prueba.
Aplica pruebas definidas dependiendo del cargo a proveer Profesional Especializado
Aplicar pruebas a GDC-FT-008
(entrevista, pruebas de ejecución, conocimiento, habilidades, en Gestión en Talento
18 candidatos ó
comportamental) Humano
preseleccionados Comunicación oficial por
correo electrónico
remitiendo el informe de
aplicación de la prueba.
Selecciona al candidato, para el cargo de acuerdo con los
resultados de las pruebas aplicadas. Profesional Especializado
19 Seleccionar el candidato No Aplica
Una vez seleccionado el candidato se realizan las Humano
actividades de la 7 a la 13 del presente procedimiento.
CARGOS DE LIBRE NOMBRAMIENTO Y REMOCIÓN

Envía la hoja de vida con los soportes respectivos
Proveer cargos de libre (experiencia, estudios) al Departamento Administrativo de la Comunicación oficial
20 nombramiento y Función Pública mediante comunicación oficial enviada enviada con soportes.
Humano
remoción firmada por el Director General, para evaluación del GDC-FT-007
candidato.
PÁGINA 11 de 13
7. DESCRIPCIÓN

ID
Recibe resultado del proceso de Meritocracia, se elabora la

Recibir resultado del comunicación oficial enviada con la que se remitirá a la Profesional Especializado
CD (documentos
proceso de Meritocracia y Presidencia de la República, la hoja de vida y los soportes en en Gestión en Talento
21 escaneados hoja de vida y
enviar hoja de vida para CD, del candidato, junto con el informe de los resultados Humano
soportes)
publicación a Presidencia enviados por el DAFP, para publicación en el link de
aspirantes de la página web de esa entidad.
remitiendo la hoja de vida.
Envía mediante comunicación interna o correo electrónica, al Profesional Especializado GDC-FT-008
Publicar hoja de vida en
22 proceso de comunicaciones, la hoja de vida para que se en Gestión en Talento ó
la página web del CNMH
publique en la página web del Centro. Humano Comunicación oficial por
correo electrónico
remitiendo la hoja de vida.
Verifica que en la página web de la Presidencia dure
publicada la hoja de vida del aspirante, mínimo durante tres
Verificar la publicación en días.
23 la página web de la Reporte. EXT
Humano
Presidencia Una vez verificada la publicación de la hoja de vida con el
reporte de la página, se continuará con las actividades de la
7 a la 13 del presente procedimiento.
PÁGINA 12 de 13
8. FLUJOGRAMA
Ver Flujograma
PÁGINA 13 de 13
Profesional
Revisar cumplimiento Verifica que el candidato cumpla con los requisitos Cada vez que exista Especializado en Análisis de Hoja
6 de requisitos mínimos mínimos establecidos en el Manual Especifico de la necesidad de Gestión en Talento de vida.
para el cargo Funciones y Competencias Laborales provisión de empleo Humano GTH-FT-001

 Manual Especifico de Funciones y Competencias Laborales
 Oferta Pública de Empleos de Carrera - OPEC
11. ANEXOS
No Aplica

DOCUMENTO
CÓDIGO GTH-PR-003
VERSIÓN 001
GESTIÓN DE LAS SITUACIONES ADMINISTRATIVAS DEL
TALENTO HUMANO
1. OBJETIVO
Garantizar que toda situación administrativa en la que esté incurso un Servidor Público de la Entidad, esté soportada con una resolución y gestionado de
acuerdo con los lineamientos establecidos.
2. ALCANCE
Este procedimiento inicia con el análisis de las necesidades y/o recepción de solicitudes de trámites relacionadas con las situaciones administrativas en las
que se encuentran los funcionarios del CNMH y finaliza con la expedición de la resolución y la inclusión de la novedad en la nómina del respectivo mes.

4. DEFINICIONES
ACTO ADMINISTRATIVO: Manifestación de la voluntad de un órgano de la administración pública, con fundamento en la normatividad, o bien de carácter
discrecional pero fundado en atribuciones, susceptible de crear, con eficacia particular o general, obligaciones, facultades, o situaciones jurídicas de naturaleza
administrativa.
ENCARGO: Hay encargo cuando se designa temporalmente a un empleado para asumir, total o parcialmente, las funciones de otro empleo vacante por falta
temporal o definitiva de su titular, desvinculándose o no de las propias de su cargo.
LICENCIA REMUNERADA: Permite al funcionario se ausente de supuesto de trabajo conservando su salario y sin necesidad de compensar el tiempo de
licencia.
LICENCIA ORDINARIO NO REMUNERADA: Los empleados tienen derecho a licencia ordinaria a solicitud propia y sin sueldo, hasta por sesenta (60) días al
año, continuos o discontinuos.
LICENCIA POR ENFERMEDAD: Es un permiso por enfermedad con goce de sueldo.
LICENCIA POR LUTO: Un trabajador al que se le muere un familiar tiene derecho a que se le conceda una licencia remunerada por luto, que consta de cinco
días hábiles.
LICENCIA POR PATERNIDAD: Es el derecho a reclamar una licencia remunerada por el nacimiento de un hijo.

ELABORÓ
REVISÓ
APROBÓ
GESTIÓN DE LAS SITUACIONES ADMINISTRATIVAS CÓDIGO GTH-PR-003 VERSIÓN 001
PROCEDIMIENTO
DEL TALENTO HUMANO PÁGINA 2 de 16
4. DEFINICIONES
PERMISO: Es el tiempo que se le concede a un funcionario para ausentarse de su trabajo, sin dejar de percibir su remuneración, siempre y cuando cumpla
con los requisitos exigidos por las leyes para cada caso.
SITUACIÓN ADMINISTRATIVA: Situación en la que se encuentra en un momento determinado un funcionario público respecto al servicio, por hechos
legalmente previstos y que produce efectos salariales, prestacionales y administrativos.
VACACIONES: Es el derecho que tiene todo trabajador a que el empleador le otorgue un descanso remunerado por el hecho de haberle trabajado un
determinado tiempo.
5. NORMAS LEGALES
 Ley 1635 de 2013: “Por medio de la cual se establece la licencia por luto para los servidores públicos”.
 Ley 909 de 2004: “Por la cual se expiden normas que regulan el empleo público, la carrera administrativa, gerencia pública y se dictan otras disposiciones”.
 Ley 797 de 2003: “Por la cual se reforman algunas disposiciones del sistema general de pensiones previsto en la Ley 100 de 1993 y se adoptan
disposiciones sobre los Regímenes Pensionales exceptuados y especiales”.
 Ley 755 de 2002: Que en su artículo 1 contemplo que: (…) El esposo o compañero permanente tendrá derecho a cuatro (4) días de licencia remunerada
de paternidad, en el caso que sólo el padre esté cotizando al Sistema General de Seguridad Social en Salud. En el evento en que ambos padres estén
cotizando al Sistema General de Seguridad Social en Salud, se concederán al padre ocho (8) días hábiles de licencia remunerada de paternidad. (…).
 Ley 4ª de 1992: “Por la cual se señalan las normas, objetivos y criterios que debe observar el Gobierno Nacional para la fijación del Régimen Salarial y
Prestacional de los Empleados Públicos, de los miembros del Congreso Nacional y de la Fuerza Pública y para la fijación de las Prestaciones Sociales de
los Trabajadores Oficiales y se dictan otras disposiciones, de conformidad con lo establecido en el artículo 150, Numeral 19, Literales e) y f) de la
Constitución Política”, Artículo 19.
 Decreto 1950 de 1973: “Por el cual se reglamentan los Decretos- Leyes 2400 y 3074 de 1968 y otras normas sobre administración del personal civil”.
 Decreto 1227 de 2005: “Por el cual se reglamenta parcialmente la Ley 909 de 2004 y el Decreto-ley 1567 de 1998.”, con sus modificaciones.
PROCEDIMIENTO
1. Todos los servidores públicos del CNMH deben tener un soporte de resolución dependiendo de la situación administrativa en la que se encuentran.
2. Todas las resoluciones, deben estar numerados y reposar en la historia laboral del funcionario.
3. Los Servidores Públicos pueden encontrarse en las siguientes situaciones administrativas:
 En encargo
 Licencia ordinario no remunerada
 Licencia por luto
 Licencia por paternidad
 En licencia por enfermedad o por maternidad
 En permiso
 En vacaciones
 En retiro por reconocimiento de pensión
 Por reubicación
4. El proceso de dar a conocer la novedad, no debe superar los 15 días, salvo cuando se trate de un retiro del servicio.
PROCEDIMIENTO
7. DESCRIPCIÓN

ID
Analiza el tipo de trámite que se requiere adelantar
dependiendo de las características de cada situación
administrativa:
1. Si es un Encargo continúe en la actividad 2

2. Si son Vacaciones continúe en la actividad 9
3. Sin son Licencias (ordinaria no remunerada, luto) continúe
Analizar el tipo de Profesional Especializado
en la actividad 13
1 situación administrativa en Gestión del Talento No Aplica
4. Si son Licencia por maternidad y/o paternidad continúe en
a tramitar Humano
la actividad 18
5. Si son Permisos remunerados por justa causa continúe en
la actividad 23
6. Si es en retiro por reconocimiento de pensión continúe en
la actividad 26
7. Si es por reubicación Continúe en la actividad 30.
Director General
Verificar la necesidad del ENCARGO
Directores Técnicos y/o
2 Encargo Analiza la necesidad de efectuar un encargo a un funcionario. No Aplica
Asesores
.
PROCEDIMIENTO
7. DESCRIPCIÓN

ID
Solicitando el Trámite
para legalizar el Encargo.
Solicita se inicie el trámite para realizar el Encargo a la Director General,
GDC-FT-008
Solicitar trámite de Dirección Administrativa y Financiera. Directores Técnicos y/o
3 ó
Encargo Asesores del CNMH
correo electrónico
Solicitando el Trámite
para legalizar el Encargo.
Revisa requisitos, teniendo el Manual Especifico de Funciones
y Competencias Laborales. Profesional Especializado
Análisis de hoja de vida.
Revisar requisitos del en Gestión del Talento
4 GTH-FT-001
Encargo ¿Funcionario cumple requisitos para ser encargado? Humano
Proyectar la resolución de Humano Proyecto de resolución
5 Proyecto la resolución mediante la cual se encarga al
Encargo de Encargo. GJU-FT-007
funcionario. Con visto bueno de la Directora Administrativa y
Director(a) Administrativa
Financiera se envía para firma del Director General.
y Financiera
PROCEDIMIENTO
7. DESCRIPCIÓN

ID
Firma la resolución de Encargo y la devuelve al Profesional
Firmar la resolución de Resolución de Encargo
6 Especializado en Gestión del Talento Humano para seguir su Director General
Encargo firmada. GJU-FT-007
trámite.
Recibe y entrega la resolución al Asistente de la Dirección
Recibir la resolución de en Gestión del Talento
7 Administrativa y Financiera para ser numerada. No Aplica
Encargo Humano
informando el Encargo al
interesado.
GDC-FT-008
ó
Comunica el encargo al interesado, envía copia del Acto Comunicación oficial por
Comunicar, archivar y en Gestión del Talento
8 Administrativo para la Historia Laboral e incluye la novedad en correo electrónico
registrar la novedad Humano
el cuadro de novedades de nómina del mes respectivo. informando el Encargo al
interesado.
Cuadro de novedades de
nómina.
GTH-FT-005
Proyectar resolución VACACIONES Profesional Especializado Proyecto de resolución
9 donde se concede Proyecta la resolución con el cual se conceden las vacaciones en Gestión del Talento de Vacaciones. GJU-FT-
vacaciones y entregar teniendo en cuenta que la novedad esté liquidado en la Humano 007
PROCEDIMIENTO
7. DESCRIPCIÓN

ID
para firma del Director(a) nómina del mes respectivo.
Administrativa y Resolución de
Financiera La resolución debe estar con fecha anterior al pago de la Vacaciones firmada.
nómina del mes respectivo. GJU-FT-007
Entrega resolución a la Director(a) Administrativa y Financiera
para la firma.
Numerar la resolución de en Gestión del Talento
Vacaciones Humano
interesado. GDC-FT-008
ó
Comunicar, archivar la Comunica el encargo al interesado, envía copia de la en Gestión del Talento
11 correo electrónico
novedad resolución para la historia laboral. Humano
interesado.
nómina. GTH-FT-005
PROCEDIMIENTO
7. DESCRIPCIÓN

ID
remitiendo la solicitud de
Licencia. GDC-FT-008
LICENCIAS (ORDINARIA NO REMUNERADA, LUTO)
Radicar solicitud de ó
Radica solicitud de la Licencia Ordinaria No Remunerada o
12 Licencia (Ordinaria No Funcionario solicitante Comunicación oficial por
Licencia por luto al Director General y/o Director(a)
Remunerada, Luto) correo electrónico
Administrativa y Financiera.
Licencia.
Licencia firmada.
Remite la solicitud de la Licencia Ordinaria No Remunerada o Director General
GDC-FT-008
Licencia por Luto con visto bueno del Director General y/o
13 Remitir la solicitud firmada ó
Director(a) Administrativa y Financiera, al Profesional de Director(a) Administrativa
Gestión del Talento Humano. y Financiera
correo electrónico
Licencia firmada.
Proyecta la Resolución de
Licencia y entrega para Proyecta la Resolución de Licencia Ordinaria No Remunerada Profesional Especializado
Resolución de Licencia
14 firma del Director(a) o Licencia por Luto, para firma del Director General y/o en Gestión del Talento
Firmada. GJU-FT-007
Administrativa y Director(a) Administrativa y Financiera. Humano
Financiera
PROCEDIMIENTO
7. DESCRIPCIÓN

ID
Numerar la resolución de en Gestión del Talento
Licencia Humano
informando la Licencia al
ó
Comunica la Licencia al interesado, envía copia de la Comunicación oficial por
Comunicar, archivar y Humano
16 resolución para la historia laboral e incluye la novedad en el correo electrónico
registrar la novedad
cuadro de novedades de nómina del mes respectivo. informando la Licencia al
interesado.
nómina. GTH-FT-005
LICENCIA POR MATERNIDAD Y/O PATERNIDAD
Radicar solicitud de Licencia por Maternidad
Radica la solicitud de Licencia por Maternidad y/o Paternidad
Licencia por maternidad y/o Paternidad.
17 ante el Director General y/o Director(a) Administrativa y Funcionario solicitante
y/o paternidad GDC-FT-008
Financiera adjuntando la incapacidad Médica de la EPS
ó
respectiva.
correo electrónico
PROCEDIMIENTO
7. DESCRIPCIÓN

ID
Licencia por Maternidad
y/o Paternidad.
Licencia por maternidad
y/o paternidad firmada.
Director General
Remitir la solicitud firmada GDC-FT-008
Remite la solicitud de Licencia por Paternidad y/o Maternidad
18 a Gestión de Talento ó
al Profesional de Gestión del Talento Humano. Director(a) Administrativa
Humano Comunicación oficial por
y Financiera
correo electrónico
Licencia por maternidad
y/o paternidad firmada.
Proyectar la Resolución de
Licencia y entrega para Proyecta la Resolución de Licencia por Paternidad y/o Profesional Especializado
Resolución de Licencia
19 firma del Director(a) Maternidad, para firma del Director General y/o Director(a) en Gestión del Talento
Firmada. GJU-FT-007
Administrativa y Administrativa y Financiera. Humano
Financiera
Recibir la resolución de en Gestión del Talento
Licencia y numerarla Humano
PROCEDIMIENTO
7. DESCRIPCIÓN

ID
ó
Comunica la Licencia al interesado, envía copia de la Profesional Especializado
Comunicar, archivar y Comunicación oficial por
21 resolución para la historia laboral e incluye la novedad en el en Gestión del Talento
registrar la novedad correo electrónico
cuadro de novedades de nómina del mes respectivo. Humano
interesado.
nómina. GTH-FT-005
PERMISOS REMUNERADOS POR JUSTA CAUSA
Radicar solicitud de
Radica solicitud de permiso al Asistente de la Dirección Solicitud de Permiso.
22 Permiso remunerados por Funcionario solicitante
Administrativa y Financiera, con el visto bueno del Jefe de la GTH-FT-006
justa causa
Dependencia respectiva.
Entrega la solicitud de Permiso al Profesional de Gestión del
Asistente de la Dirección
Entregar solicitud de Talento Humano para el respectivo trámite. Solicitud de Permiso.
23 Administrativa y
Permiso GTH-FT-006
Financiera
Elaborar comunicación Elaborar la comunicación interna o comunicación oficial por Profesional Especializado Comunicación interna
24 interna concediendo el correo electrónico informando al interesado la aprobación del en Gestión del Talento informando la
permiso la Permiso Remunerado por justa causa. Humano aprobación. GDC-FT-008
PROCEDIMIENTO
7. DESCRIPCIÓN

ID
ó
correo electrónico
informando la
aprobación.
Recibir notificación del

EN RETIRO POR RECONOCIMIENTO DE PENSIÓN Profesional Especializado Resolución de retiro por
reconocimiento por
25 Recibe resolución notificando el reconocimiento por pensión en Gestión del Talento reconocimiento de
pensión del Fondo de
del respectivo funcionario, por parte del Fondo de Pensiones. Humano Pensión. GJU-FT-007
Pensiones Respectivo
Proyecta resolución retirando del servicio al funcionario por
Proyectar resolución de Profesional Especializado Resolución de retiro por
reconocimiento de pensión efectuado por el Fondo de
26 retiro por reconocimiento en Gestión del Talento reconocimiento de
Pensiones Respectivo y envía para firma del Director(a)
de pensión Humano pensión. GJU-FT-007
Administrativa y Financiera.
Recibir la resolución de Recibe y entrega la resolución al Asistente de la Dirección
27 retiro por reconocimiento Administrativa y Financiera para ser numerada. No Aplica
Humano
de pensión y numerarla
Comunica la resolución al interesado, envía copia de la Profesional Especializado informando el retiro de
Comunicar, archivar y
28 resolución para la historia laboral e incluye la novedad en el en Gestión del Talento servicio. GDC-FT-008
registrar la novedad
cuadro de novedades de nómina del mes respectivo. Humano ó
PROCEDIMIENTO
7. DESCRIPCIÓN

ID
correo electrónico
informando el retiro de
servicio.
nómina. GTH-FT-005
Analizar la necesidad de Director General
POR REUBICACIÓN
reubicación de un empleo Directores Técnicos y/o
Analiza la necesidad de efectuar una reubicación de un cargo
29 de la planta global de la Asesores del CNMH No Aplica
en la planta global de la Entidad.
Entidad
solicitando el trámite de
Reubicación. GDC-FT-
Director General, 008
Solicita se inicie el trámite para realizar la reubicación a la
Solicitar trámite de Directores Técnicos y/o ó
30 Dirección Administrativa y Financiera.
reubicación Asesores del CNMH Comunicación oficial por
correo electrónico
solicitando el trámite de
Reubicación.
PROCEDIMIENTO
7. DESCRIPCIÓN

ID
Proyectar la resolución de Director(a) Administrativa
Reubicación y entrega Proyecta la resolución mediante la cual se reubica un empleo y Financiera. Proyecto de resolución
31 para firma del Director(a) en la planta global de la entidad y se firma por el Director(a) Profesional Especializado por reubicación firmado.
Administrativa y Administrativa y Financiera. en Gestión del Talento GJU-FT-007
Financiera Humano
Recibe y entrega la resolución al Asistente de la Dirección Profesional Especializado
Recibir la resolución de
32 Administrativa y Financiera para ser numerada. en Gestión del Talento No Aplica
Reubicación
Humano
informando la resolución
por reubicación.
GDC-FT-008.
ó
Comunica la resolución al interesado, envía copia del acto Comunicación oficial por
Comunicar, archivar y en Gestión del Talento
33 administrativo para la historia laboral e incluye la novedad en correo electrónico
registrar la novedad Humano
el cuadro de novedades de nómina del mes respectivo. informando la resolución
por reubicación.
GDC-FT-008.
nómina. GTH-FT-005
PROCEDIMIENTO
8. FLUJOGRAMA
Ver Flujograma
PROCEDIMIENTO
Analizar el tipo de Cada vez que se Profesional
Revisa el tipo de situación administrativa que se va
situación presente una Especializado en No Aplica
1 a tramitar para establecer la resolución a proyectar
administrativa a solicitud o necesidad Gestión de Talento
y la novedad que afecta la nómina.
tramitar de trámite Humano

 Manual Especifico de Funciones y Competencias Laborales.
11. ANEXOS
No Aplica

DOCUMENTO
CÓDIGO GTH-PR-004
VERSIÓN 001
PROCEDIMIENTO EVALUACIÓN DEL DESEMPEÑO LABORAL PÁGINA: 1 de 13
1. OBJETIVO
Evaluar el desempeño laboral de los Servidores Públicos de Carrera Administrativa y en periodo de prueba, para establecer las competencias (funcionales y
comportamentales) que requieren desarrollar para el cumplimiento de las funciones propias del cargo que desempeña y establecer los planes de mejora
individual e institucional.
2. ALCANCE
Inicia desde la definición del tipo de evaluación del desempeño laboral (periodo de prueba o anual) a realizar y finaliza con la calificación y elaboración e
implementación del plan de mejoramiento del funcionario evaluado.

4. DEFINICIONES
CALIFICACIÓN: Es el resultado de la evaluación de desempeño laboral en el periodo establecido o del promedio ponderado de las evaluaciones parciales que
durante el periodo haya sido necesario efectuar.
COMPROMISOS LABORALES: Acuerdos sobre los productos, servicios o resultados finales esperados que debe entregar el empleado en el marco de sus
funciones, los planes institucionales, plan de acción por dependencia, objeto de la dependencia y propósito principal del empleo, en el periodo a evaluar.
COMPETENCIAS LABORALES: Se definen como la capacidad de una persona para desempeñar, en diferentes contextos y con base en los requerimientos
de calidad y resultados esperados en el sector público, las funciones inherentes a un empleo; capacidad que está determinada por los conocimientos,
destrezas, habilidades, valores y aptitudes que debe poseer y demostrar el empleado público.
COMPETENCIAS COMPORTAMENTALES: Comportamiento laboral requerido en los empleados para el cumplimiento de sus funciones y la prestación de los
servicios del estado.
COMPETENCIAS FUNCIONALES: Precisaran y detallarán lo que debe estar en capacidad de hacer el empleado para ejercer un cargo y se definirán una vez
se haya terminado el contenido funcional.
COMISIÓN EVALUADORA: Grupo de evaluadores responsables de realizar la evaluación del desempeño laboral de los empleados, cuando el jefe inmediato
del evaluado sea un servidor con derechos de carrera o con nombramiento provisional. De esta comisión podrán hacer parte quienes siendo empleados de

ELABORÓ
REVISÓ
APROBÓ
PROCEDIMIENTO EVALUACIÓN DEL DESEMPEÑO LABORAL
PÁGINA 2 de 13
4. DEFINICIONES
carrera, se encuentran desempeñando cargos de libre nombramiento y remoción.
CRITERIOS DE DESEMPEÑO: Requisitos de calidad del resultado obtenido. Condiciones o características que debe reunir el producto o servicio para
satisfacer los requerimientos de cada uno de los elementos de competencia.
EVALUACIÓN DEL DESEMPEÑO: Proceso mediante el cual se verifican, valoran y califican las realizaciones de un empleado en el marco del propósito
principal, las funciones y responsabilidades del empleo de acuerdo con las condiciones previamente establecidas en la etapa de fijación de compromisos
laborales y comportamentales, su aporte al logro de las metas institucionales y la generación del valor agregado a la entidad.
EVALUACIÓN DEL DESEMPEÑO EN PERIODO DE PRUEBA: Establece las competencias del servidor para desempeñarse en el empleo para el cual
concursó, se realiza una vez concluido el término de seis (6) meses y se debe producir a más tardar quince (15) días después de finalizado.
EVALUACIÓN ANUAL U ORDINARIA: Abarca el periodo comprendido entre el primero (1) de febrero y el treinta y uno (31) de enero del año siguiente. Se
debe producir a más tardar el quince (15) de febrero de cada año a incluye dos evaluaciones parciales semestrales.
EVALUACIONES PARCIALES SEMESTRALES: Son aquellas que permiten evidenciar el porcentaje de avance en que se encuentra el servidor en relación
con el cumplimiento de los compromisos fijados. Las evaluaciones parciales semestrales conforman la evaluación anual u ordinaria.
EVALUADOR: Jefe inmediato o comisión evaluadora responsable de realizar la evaluación del desempeño laboral.
EVIDENCIAS DE DESEMPEÑO: Son descriptivas de como interviene el evaluado en el proceso, cómo lo realiza y como lo ejecuta, son relativas al
comportamiento del evaluado observables a través de sus actitudes y conductas.
EVIDENCIAS DE PRODUCTO: Son descriptivas de la calidad y cantidad de producto o servicio entregado, de acuerdo a los criterios establecidos y las metas
fijadas. Son elementos concretos que demuestran el cumplimiento de lo establecido, los resultados parciales o totales alcanzados.
EVIDENCIAS DE CONOCIMIENTO: Son descriptivas de que el evaluado sabe lo que debe hacer, por qué lo debe hacer y para qué lo debe hacer. Son los
conocimientos que requiere el evaluado para alcanzar los compromisos que se han establecido y que fundamentan la práctica en el ejercicio de sus
actividades laborales.
INSTRUMENTOS DE EVALUACIÓN: Son los niveles de cumplimiento, las escalas de calificación y los formatos definidos para el sistema tipo.
PLANES ANUALES DE GESTIÓN: Las dependencias deberán formular planes anuales de gestión como marco de referencias para la concertación de
objetivos con cada servidor dentro del proceso de evaluación de desempeño.
5. NORMAS LEGALES
 Ley 909 de 2004: “Por el cual se expiden normas que regulan el empleo público, la carrera administrativa, gerencia pública y se dictan otras disposiciones.
Capitulo II: De los principios que orientan la permanencia en el servicio y de la evaluación del desempeño”.
PÁGINA 3 de 13
5. NORMAS LEGALES
 Ley 1227 de 2005: “Por el cual se reglamenta parcialmente la ley 909 de 2004 y el Decreto Ley 1567 de 1998, art. 50 al 64”.
 Decreto 2539 de 2005: “Por el cual se establecen competencias laborales para los empleos públicos de los distintos niveles jerárquicos de las entidades a
las cuales se aplican los Decretos –Ley 770 y 785 de 2005”.
 Acuerdo 137 de 2010: “Por el cual se establece el sistema Tipo de Evaluación del Desempeño Laboral de los Servidores de Carrera Administrativa y en
periodo de prueba”.
 Acuerdo138 de 2010: “Por el cual se establecen los criterios técnicos y legales que fundamental el Sistema de evaluación del Desempeño Laboral de los
empleados de carrera y en periodo de prueba y se determinan los elementos mínimos para el desarrollo de Sistemas de Evaluación del Desempeño
Laboral propios”.
 Resolución 2591 de 2010: “Por el cual se adopta el manual de inspección y vigilancia y control del Evaluación del Desempeño Laboral – EDL”.
 La entidad deberá efectuar la calificación por el periodo anual comprendido entre el 1 de Febrero y el 31 de Enero del año siguiente. Deberá producirse
dentro de los 15 días siguientes al vencimiento del periodo siendo la sumatoria de dos evaluaciones semestrales, realizadas la primera por el periodo
comprendido entre el 1 de Febrero y el 31 de Julio y la segunda por el periodo comprendido entre el 1 de agosto y el 31 de enero del siguiente año.
 En Febrero de cada año los jefes con los respectivos funcionarios de carrera administrativa de su dependencia concretan los compromisos los cuales son
para el periodo anual y con base a ellos se deben realizar dos calificaciones parciales para ser ponderadas al final del periodo.
 Talento Humano emitirá comunicaciones oficiales solicitando tanto la evaluación anual como las semestrales, para lo cual deberá disponer de los formatos
respectivos con 15 días de anticipación a la fecha en que se debe llevar a cabo.
 Las evaluaciones del desempeño laboral, una vez notificadas al funcionario debe reposar en las historias laborales de cada uno de ellos.
 Los resultados de la evaluación sirven de insumo para elaborar los planes de capacitación de la entidad.
PÁGINA 4 de 13
7. DESCRIPCIÓN

ID
Define el tipo de evaluación de desempeño laboral a realizar.
Definir tipo de
Profesional Especializado en
1 evaluación de ¿Funcionario en periodo de prueba? No Aplica
Gestión del Talento Humano
desempeño laboral SI: Continuar con actividad 2
solicitando la
Enviar comunicación suscripción
interna al evaluador Envía al evaluador comunicación o comunicación interna o compromisos.
informando que se comunicación oficial por correo electrónico informando que se GDC-FT-008
2 deben suscribir los deben suscribir los compromisos correspondientes al periodo de ó
compromisos prueba, recordando la obligatoriedad del cumplimiento, las Comunicación oficial por
correspondientes al condiciones de dichos compromisos y el periodo a evaluar. correo electrónico
periodo de prueba solicitando la
suscripción
compromisos.
Definir los compromisos
Define los compromisos tanto laborales como comportamentales
para el periodo de
a desarrollar por parte del funcionario durante los seis meses del Jede de la dependencia y/o Compromisos para el
3 prueba (laborales y
periodo de prueba, bajo los lineamientos del acuerdo 137 de Comisión Evaluadora periodo de prueba. EXT
comportamentales)
2010.
Comunicar oficialmente Jefe de la dependencia y/o Comunicación interna
Comunica oficialmente al evaluado los compromisos que fueron
4 al evaluado los Comisión Evaluadora informando los
suscritos y que quedaron firmados por las partes.
compromisos suscritos compromisos suscritos.
PÁGINA 5 de 13
7. DESCRIPCIÓN

ID
GDC-FT-008
ó
correo electrónico
informando los
compromisos suscritos.
Realiza seguimiento al desempeño laboral con la periodicidad Informe de seguimiento
Realizar seguimiento Jefe de la dependencia y/o
5 que sea necesaria, de acuerdo con el cumplimiento de los del periodo de prueba.
del periodo de prueba Comisión Evaluadora
compromisos inicialmente pactados. EXT
Verifica el cumplimiento de los compromisos pactados frente a
las actividades efectivamente realizadas durante el periodo de
prueba, teniendo en cuenta las evidencias del desempeño
Jefe de la dependencia y/o Evaluación de
Realizar evaluación de laboral.
Comisión Evaluadora desempeño firmada
6 desempeño laboral del
(calificación definitiva).
periodo de prueba Terminada la evaluación por parte del superior jerárquico
EXT
competente y/o comisión evaluadora, firman los formularios
pertinentes por quienes intervienen en la misma, en constancia
de participación y aceptación.
Notifica mediante comunicación interna o comunicación oficial Comunicación interna
por correo electrónico al funcionario evaluado los resultados de informando los
Jefe de la dependencia y/o
Notificar los resultados la evaluación del periodo de prueba. resultados de la
7 Comisión Evaluadora
de la evaluación evaluación.
¿Funcionario evaluado está de acuerdo con el resultado GDC-FT-008
final? ó
PÁGINA 6 de 13
7. DESCRIPCIÓN

ID
SI: Continuar con actividad 8 Comunicación oficial por
NO: Continuar con actividad 20 correo electrónico
informando los
resultados de la
evaluación.
remitiendo la Evaluación
de desempeño.
GDC-FT-008
Enviar la evaluación de Jefe de la dependencia y/o ó
desempeño laboral en Remite al profesional especializado en Talento Humano la Comisión Evaluadora Comunicación oficial por
8 periodo de prueba evaluación de desempeño laboral firmados, mediante correo electrónico
firmados a Talento comunicación oficial. remitiendo la Evaluación
Humano de desempeño.
Evaluación de
desempeño laboral
firmado. EXT
Envía para trámite de inscripción en la carrera administrativa, a Comunicación oficial
la Comisión Nacional del Servicio Civil, el formato de solicitud de enviada para trámite de
Realizar trámite en el
inscripción con los siguientes documentos: Profesional Especializado en inscripción y soportes.
9 registro público de
 Calificación final del periodo de prueba Gestión del Talento Humano GDC-FT-007
Carrera Administrativa
 Copia del acto administrativo de nombramiento en
periodo de prueba Inscripción y/o
PÁGINA 7 de 13
7. DESCRIPCIÓN

ID
 Copia del acta de posesión del cargo actualización en el
 Copia de la resolución de lista de elegibles Registro Público de
Carrera Administrativa.
EXT
solicitando la
suscripción de
Enviar comunicación EVALUACIÓN LABORAL ANUAL
compromisos anuales.
oficial solicitando el Remite comunicación interna o comunicación oficial por correo
GDC-FT-008
diligenciamiento de la electrónico al jefe de la dependencia y/o comisión evaluadora Profesional Especializado en
10 ó
evaluación de los solicitando que suscriban los compromisos (laborales y Gestión del Talento Humano
compromisos laborales comportamentales) anuales de los servidores públicos que
correo electrónico
anuales están a cargo.
solicitando la
suscripción de
compromisos anuales.
Suscribe los compromisos laborales y comportamentales que se Jefe de la dependencia y/o Evaluación de
Suscribir compromisos
desarrollarán durante el periodo anual de conformidad con el Comisión Evaluadora desempeño
11 anuales (laborales y
propósito principal del empleo y las funciones propias del cargo. diligenciado. EXT
comportamentales)
Funcionario a evaluar
PÁGINA 8 de 13
7. DESCRIPCIÓN

ID
Informe de seguimiento
Realiza seguimiento al desempeño laboral dentro del primer
Jefe de la dependencia y/o al desempeño laboral.
Realizar seguimiento al semestre del año, de acuerdo con el cumplimiento de los
12 Comisión Evaluadora EXT
desempeño laboral compromisos inicialmente pactados y se diligencia el registro de
Registro de evidencias.
evidencias.
EXT
Realiza la primera evaluación semestral correspondiente al Jefe de la dependencia y/o
Evaluación de
Realizar primera primer semestre comprendido entre el 1 de Febrero al 31 de Comisión Evaluadora
13 desempeño semestral.
evaluación semestral Julio de cada año, dejando consignado el resultado en el
EXT
formato de evaluación del desempeño respectivo. Funcionario a evaluar
Informe de seguimiento
Realiza seguimiento al desempeño laboral dentro del segundo al desempeño laboral.
Realizar seguimiento al semestre del año, de acuerdo con el cumplimiento de los Jefe de la dependencia y/o EXT
14
desempeño laboral compromisos inicialmente pactados y se diligencia el registro de Comisión Evaluadora
evidencias. Registro de evidencias.
EXT
Realiza la evaluación del segundo semestre por el periodo
Jefe de la dependencia y/o Evaluación de
Realizar segunda comprendido entre el 1 de Agosto a 31 de Diciembre de cada
15 comisión evaluadora desempeño semestral.
evaluación semestral año, dejando consignado el resultado en el formato de
Funcionario a evaluar EXT
evaluación respectivo.
Efectúa la calificación definitiva sumando las dos evaluaciones Evaluación del
Realizar calificación Comisión Evaluadora
16 parciales semestrales y firman entre las partes. desempeño firmado.
definitiva
EXT
Funcionario a evaluar
PÁGINA 9 de 13
7. DESCRIPCIÓN

ID
Notifica el contenido final del resultado de la evaluación del
desempeño al funcionario evaluado.
Notificar el resultado Evaluación del
Comisión Evaluadora
17 final de la evaluación al ¿Funcionario evaluado está de acuerdo con el resultado desempeño notificado.
funcionario evaluado final? EXT
Funcionario evaluado
remitiendo la evaluación
de desempeño.
GDC-FT-008
Remite al Profesional Especializado en Gestión del Talento
ó
Enviar evaluación del Humano la evaluación de desempeño firmada por ambas partes Jefe de la dependencia y/o
18 desempeño laboral a (jefe de la dependencia y/o comisión evaluadora y funcionario Comisión Evaluadora
correo electrónico
Talento Humano evaluado) para que reposen en la historia laboral del
remitiendo la evaluación
funcionario.
de desempeño.
Evaluación del
desempeño firmada.
EXT
PÁGINA 10 de 13
7. DESCRIPCIÓN

ID
Archivar evaluación del
Archiva la evaluación de desempeño firmada por ambas partes Profesional Especializado de
19 desempeño en la No Aplica
en la historia laboral del funcionario evaluado. Gestión del Talento Humano
historia laboral
Interpone los recursos de reposición y/o apelación contra la
calificación definitiva mediante escrito oficial dentro de los cinco
Interponer recurso de Comunicación oficial
20 días siguientes a la notificación del resultado final, adjuntando Funcionario Evaluado
reposición y/o apelación recibida (recurso). EXT
soportes respectivos.

Responde el recurso de reposición y/o apelación de Comisión Evaluadora Comunicación oficial
21 Responder recurso conformidad con los procedimientos legales establecidos para enviada con respuesta a
tal fin. Director General recurso. GDC-FT-007
Comunicación interna o
comunicación oficial por
Presentar los resultados Presenta informe al Director General con los resultados del correo electrónico con
22 de la evaluación proceso de evaluación del desempeño laboral anual, informe de resultados de
correspondientes a los funcionarios de Carrera Administrativa. la evaluación del
desempeño laboral.
GDC-FT-008
Analizar resultados de la Analiza el resultado de la(s) evaluación(es) de desempeño Jefe de la dependencia y/o
evaluación de laboral y solicita a los jefes de las dependencias y/o comisiones
Comisión Evaluadora
23 Planes de mejoramiento
desempeño de los evaluadoras establecer e implementar planes de mejoras en los
funcionarios evaluados casos en que sean necesarias. Profesional Especializado en
PÁGINA 11 de 13
7. DESCRIPCIÓN

ID

Implementa planes de mejoramiento en los casos en que sean Comisión Evaluadora
Implementar planes de
24 necesarios y que hayan quedado plasmados en la evaluación Planes de mejoramiento
mejora
del desempeño laboral. Profesional Especializado en
PÁGINA 12 de 13
8. FLUJOGRAMA
Ver Flujograma
PÁGINA 13 de 13
Verifica que los jefes de las dependencias y/o Profesional Acta de reunión
Realizar seguimiento comisiones evaluadoras realicen los seguimientos Especializado en de seguimiento
5 Cada dos meses
del periodo de prueba respectivos de los funcionarios que estén en Gestión del Talento del periodo de
periodo de prueba. Humano prueba
Verifica que los jefes de las dependencias y/o Profesional
Acta de reunión
Realizar seguimiento al comisiones evaluadoras realicen los seguimientos Especializado en
14 Cada seis meses de seguimiento
desempeño laboral de la evaluación anual en cada uno de los Gestión del Talento
anual
semestres. Humano

 Manual Específico de Funciones y Competencias laborales
11. ANEXOS
No Aplica

DOCUMENTO
No Aplica Elaboración del documento primera versión DD/MM/2013 001
CÓDIGO: GTH-PR-005
VERSIÓN 001
DESARROLLO DE PROGRAMAS DE FORMACIÓN,
PROCEDIMIENTO CAPACITACIÓN (INDUCCIÓN Y RE-INDUCCIÓN) Y PÁGINA: 1 de 12
BIENESTAR DEL TALENTO HUMANO
1. OBJETIVO
Garantizar que los programas de formación, capacitación y bienestar del Talento Humano se realicen en forma eficiente y oportuna, para el mejoramiento de
las competencias laborales, habilidades, destrezas y bienestar de los funcionarios de la entidad.
2. ALCANCE
Inicia con la realización del diagnóstico de necesidades de formación, capacitación y bienestar y finaliza con la implementación del Plan Institucional de
Capacitación y el Plan de Bienestar de la entidad.

4. DEFINICIONES
BIENESTAR: Proceso de construcción permanente, que busca crear, mantener y mejorar las condiciones que favorezcan el desarrollo del servidor público, el
mejoramiento de su nivel de vida y el de su familia, y que a su vez incremente los niveles de satisfacción, eficiencia de su trabajo y el logro institucional.
CAPACITACIÓN: Conjunto de procesos organizados, relativos a la educación no formal como a la informal, de acuerdo con lo establecido por la ley general
de educación, dirigidos a prolongar y a complementar la educación inicial, mediante la generación de conocimientos, el desarrollo de habilidades y el cambio
de actitudes, con el fin de incrementar la capacidad individual y colectiva.
COMPETENCIA: Es la capacidad de una persona para desempeñar, en diferentes contextos y con base en los requerimientos de calidad y resultados
esperados en el sector público, las funciones inherentes a un empleo, capacidad determinada por los conocimientos, destrezas, habilidades, valores, y
actitudes.
EDUCACIÓN NO FORMAL (Educación para el trabajo y Desarrollo Humano): Hoy denominada Educación para el trabajo y el desarrollo humano (según
ley 1064 de 2006), comprende la formación permanente, personal, social y cultural, que se fundamenta en una concepción integral de la persona.
EDUCACIÓN FORMAL: Es aquella que se imparte en establecimientos educativos aprobados, en una secuencia regular de ciclos lectivos, con sujeción a
pautas curriculares progresivas y conducente a grados y títulos.

ELABORÓ
REVISÓ
APROBÓ
DESARROLLO DE PROGRAMAS DE FORMACIÓN, CÓDIGO GTH-PR-005 VERSIÓN 001
PROCEDIMIENTO CAPACITACIÓN (INDUCCIÓN Y RE-INDUCCIÓN) Y
BIENESTAR DEL TALENTO HUMANO PÁGINA 2 de 12
4. DEFINICIONES
ENTRENAMIENTO EN EL PUESTO DE TRABAJO: Es la preparación que se imparte en el ejercicio de las funciones del empleo.
FORMACIÓN: a capacitar y entrenar al personal para desempeñar satisfactoriamente el cargo asignado.
HABILIDADES: Actividad tendiente la aptitud innata, talento, destreza o capacidad que ostenta una persona para llevar a cabo y por supuesto con éxito,
determinada actividad, trabajo u oficio.
PROGRAMA DE INDUCCIÓN: Es un proceso dirigido a iniciar al empleado en su integración a la cultura organizacional durante los cuatro meses siguientes a
su vinculación. El aprovechamiento del programa por el empleado vinculado en periodo de prueba deberá ser tenido en cuenta en la evaluación de dicho
periodo. Sus objetivos con respecto al empleador son:
 Iniciar su integración al sistema deseado por la entidad, así como el fortalecimiento de su formación ética.
 Familiarizarlo con el servicio público, con la organización y con las funciones generales del Estado.
 Instruirlo acerca de la misión de la entidad y de las funciones de su dependencia, al igual que sus responsabilidades individuales, sus deberes y
derechos.
 Informarlo acerca de las normas y las decisiones tendientes a prevenir y a reprimir la corrupción, así como sobre las inhabilidades e incompatibilidades
relativas a los servidores públicos.
 Crear identidad y sentido de pertenencia respecto de la entidad.
PROGRAMA DE RE-INDUCCIÓN: Está dirigido a reorientar la integración del empleado a la cultura organizacional en virtud de los cambios producidos en
cualquiera de los asuntos a los cuales se refieren sus objetivos. Los programas de re-inducción se impartirán a todos los empleados por lo menos cada dos
años, o antes, en el momento en que se produzcan dichos cambios, e incluirán un proceso de actualizaciones acerca de las normas sobre inhabilidades e
incompatibilidades y de las que regulan la moral administrativa. Sus objetivos específicos son los siguientes:
 Enterar a los empleados acerca de reformas en la organización del estado y de sus funciones
 Informar a los empleados sobre la reorientación de la misión institucional, lo mismo que sobre los cambios en las funciones de las dependencias y de
su puesto de trabajo.
 Ajustar el proceso de integración del empleado al sistema de valores deseado por la organización y afianzar su formación ética.
 Fortalecer el sentido de pertenencia e identidad de los empleados con respecto a la entidad.
 A través de procesos de actualización, poner en conocimiento de los empleados las normas y las decisiones para la prevención y supresión de la
4. DEFINICIONES
corrupción, así como informarlos de las modificaciones, en materia de inhabilidades e incompatibilidades de los servicios públicos.
 Informar a los empleados acerca de nuevas disposiciones en materia de administración de recursos humanos.
PLAN DE BIENESTAR: Acciones que se adelantan para el logro de los objetivos institucionales en materia de Bienestar hacia el desarrollo integral de los
servidores públicos.
PLAN DE CAPACITACIÓN: Consiste en las acciones que se adelantan para el logro de los objetivos en materia de capacitación orientados hacia el desarrollo
profesional de los empleados y el mejoramiento en la prestación de los servicios.
INCENTIVOS: Estimulo que se ofrece a una persona, grupo o sector de la economía con el fin de elevar los resultados y mejorar los rendimientos.
ESTIMULOS: Es el resultado que obtiene un empleado al generar valor agregado a la Entidad.
5. NORMAS LEGALES
 Constitución Política de Colombia, Art. 54: Es obligación del Estado y de los empleadores ofrecer formación y habilitación profesional y técnica a quienes lo
requieran.
 Ley 909 de 2004: “Por medio la cual se reglamenta el Sistema de Carrera Administrativa”.
 Ley 1064 de 2006: “Por la cual se dictan normas para el apoyo y fortalecimiento de la educación para el trabajo y el desarrollo humano establecida como
educación no formal en la Ley General de Educación”.
 Decreto 1567 de 1998: “Regula el Sistema Nacional de Capacitación y el Sistema de Estímulos, los programas de Bienestar Social y los Programas de
Incentivos. Define los programas de Bienestar Social”.
 Decreto 1227 de 2005: “Por el cual se reglamenta parcialmente la ley 909 de 2004 y el Decreto Ley 1567 de 1998, ART. 70: Las entidades públicas en
coordinación con los organismos de seguridad y previsión social, podrán ofrecer a todos los empleados y sus familias los programas de protección y
servicios sociales en pro de obtener el bienestar del empleado y que pueden ser gestionadas en convenio con Cajas de Compensación u otros organismos
que faciliten subsidios o ayudas económicas”.
 Decreto 2539 de 2005: “Por el cual se establecen las competencias laborales generales para los empleos públicos de los distintos niveles jerárquicos de
las entidades a las cuales se aplican los Decretos –ley 770 y 785 de 2005”.
 Decreto 4665 de 2007: “Por el cual se adopta la actualización del Plan Nacional de Formación y Capacitación para los servidores públicos”.
1. La Entidad elaborará el Plan de Bienestar y el Plan de Capacitación aprobado mediante acto administrativo.
2. El diagnóstico de necesidades de formación, capacitación y bienestar se realizará durante los tres primeros meses del año para ser ejecutado en el mismo
año.
3. El diagnóstico de necesidades de formación, capacitación y bienestar será levantado con el apoyo de las dependencias de la entidad.
4. Los programas de inducción y re-inducción son actividades que están incluidas en el Plan Institucional de Capacitación.
5. La inducción se debe impartir a todos los funcionarios que ingresan a la entidad.
6. La re-inducción se realiza mínimo cada dos años.
7. Los Servidores Públicos están obligados a participar en las capacitaciones a las que son invitados.
7. DESCRIPCIÓN

ID
Desarrolla el diagnóstico de necesidades de formación,
Realizar diagnóstico de Diagnóstico de
capacitación y bienestar del talento humano, teniendo en
necesidades de formación, Profesional Especializado en necesidades de
1 cuenta necesidades institucionales planteadas en los
capacitación y bienestar Gestión de Talento Humano formación, capacitación y
diferentes procesos y resultados de necesidades que se
social bienestar. GTH-FT-007
obtuvieron previamente.
Analiza la información del diagnóstico, determina si existen
2 Analizar diagnóstico temas transversales a la entidad y detectar la cobertura que No Aplica
Gestión de Talento Humano
pueda presentar en los diferentes niveles jerárquicos.
Observa que temas de formación, capacitación y bienestar

requieren financiación o apoyo tanto interno como externo.
Elabora un cuadro consolidando de la información
contemplando los siguientes aspectos: Profesional Especializado en Cuadro consolidado
Determinar los temas y
Gestión de Talento Humano programas de formación,
3 actividades que requieren  Dependencia
capacitación y bienestar.
financiación  Tema de capacitación GTH-FT-008
 Facilitador: interno o externo
 ¿Necesita inversión?
 Valor de la inversión
 Observaciones
4 Presentar Plan Presenta cuadro consolidado (Plan Institucional y Plan de Profesional Especializado de Plan Institucional de
7. DESCRIPCIÓN

ID
Institucional consolidado Bienestar) al respectivo comité con el fin de contar con las Gestión del Talento Humano Capacitación y
de programas al comité suficientes herramientas para determinar cuáles serán los Plan de Bienestar.
programas de formación, capacitación y bienestar y conformar
de esta forma el Plan Institucional de Capacitación –PIC, Plan
de Bienestar - PB.
Revisa y aprueba el proyecto del Plan Institucional de
Capacitación y Plan de Bienestar Acta de reunión de
aprobación del Plan
Revisar y aprobar cuadro
5 ¿Programas de formación, capacitación y bienestar Comité Institucional de
consolidado de programas
aprobados? Capacitación. SIP-FT-001
Publica y da a conocer por correo electrónico el contenido del
Plan Institucional de Capacitación y Plan de Bienestar a los
funcionarios.
Gestión del talento humano
En caso de la ejecución de los planes con facilitadores Listas de asistencia. SIP-
Ejecutar Plan Institucional
internos, el profesional especializado en Talento Humano FT-002
6 de Capacitación y Plan de
trabajará directamente con el funcionario de enlace asignado
Bienestar
por la dependencia, frente al cronograma y temas a
Funcionario Asignado por la
desarrollar.
Dependencia
Para la ejecución de los planes con facilitadores externos, el
7. DESCRIPCIÓN

ID
profesional de Talento Humano solicitará la contratación con
el proceso respectivo, de acuerdo con el Manual de
Contratación de la Entidad.
Evaluación de
transferencia y resultados
de la capacitación.
GTH-FT-009
Evalúa la transferencia de conocimientos y/o competencias
derivadas de la implementación del Plan Institucional de Evaluación del Plan de
Capacitación. El profesional de Talento Humano enviará el Bienestar. GTH-FT-010
Evaluar el Plan
formato de evaluación de transferencias a los funcionarios Profesional Especializado en
Institucional de
7 para ser diligenciado. Gestión del talento humano
Capacitación y el Plan de
informe de evaluación del
Bienestar
Evalúa el Plan de Bienestar de acuerdo con el porcentaje de Plan de Bienestar.
cumplimiento y satisfacción de las diferentes actividades GDC-FT-008
desarrolladas. ó
correo electrónico con
informe de evaluación del
Plan de Bienestar.
Realizar seguimiento al Efectúa seguimiento al cumplimiento de las actividades Profesional Especializado en Acta de reunión de
8
cumplimiento del Plan programadas en el Plan Institucional de Capacitación y en el Gestión del Talento Humano seguimiento al
7. DESCRIPCIÓN

ID
Institucional de Plan de Bienestar. cumplimiento al PIC. SIP-
Capacitación y Plan de FT-001
Bienestar
Define el contenido del programa de inducción y re-inducción
junto con el cronograma de ejecución, teniendo en cuenta las
directrices establecidas por el Departamento de la Función
Pública – DAFP y la Escuela Superior de Administración
Pública- ESAP. Dentro de los contenidos del programa
podrían incluirse los siguientes temas:
 Plataforma estratégica
Elaborar el cronograma de  Cultura de servicio al ciudadano Profesional Especializado en
Cronograma de
9 actividades de inducción y  Estructura y organización del estado Gestión del Talento Humano
actividades. GTH-FT-011
re-inducción  Gestión Pública
 Programa de seguridad y salud en el trabajo
 Normas de calidad
 MECI
 Prestaciones sociales
 Derechos y Deberes de los servidores públicos
 Estatuto anticorrupción
 Entre otras.
7. DESCRIPCIÓN

ID
Convoca a los funcionarios para desarrollar el programa de
Constancia de asistencia
inducción o re-inducción de conformidad con la programación
a la inducción y re-
inicialmente establecida (horas, días, lugar).
Profesional Especializado en inducción. GTH-FT-012
Realizar la inducción o re-
10 Gestión del Talento Humano
inducción Realiza el registro de la asistencia a la inducción o re-
Evaluación de la jornada
inducción y la evaluación de la misma. El registro de
de inducción y re-
asistencia a la actividad (inducción o re-inducción) deberá
inducción. GTH-FT-013
reposar en la historia laboral del funcionario.
informe de la evaluación
de inducción y re-
Analiza el resultado de la evaluación de la inducción o re- inducción. GDC-FT-008
Analizar la evaluación de inducción realizada, para definir los mecanismos de ó
11 Gestión del Talento Humano
inducción o re-inducción mejoramiento o incluir temas que no están contemplados Comunicación oficial por
dentro de la programación inicial. correo electrónico con
informe de la evaluación
de inducción y re-
inducción.
8. FLUJOGRAMA
Ver Flujograma
Evaluación de
transferencia y
Trimestralmente
Aplicar el formato de evaluación definido para resultados de la
Evaluar el Plan realizar la evaluación del Plan Institucional de Profesional capacitación.
Institucional de Capacitación, donde se evaluará la transferencia Especializado en GTH-FT-009
7
Capacitación y el Plan de conocimientos y/o competencias derivadas su Gestión del Talento
de Bienestar implementación. Humano Evaluación del
Plan de
Anual
Bienestar.
GTH-FT-010

 Guía para la formulación del Plan Institucional de Capacitación 2008 DAFP. EXT.
11. ANEXOS
No Aplica

DOCUMENTO
CÓDIGO GTH-PR-006
VERSIÓN 001
GESTIÓN DEL SISTEMA DE SEGURIDAD Y SALUD EN EL
TRABAJO (GS-SST)
1. OBJETIVO
Garantizar el desarrollo, ejecución y mantenimiento del cumplimiento del Sistema de Gestión de Seguridad y Salud, asegurando el bienestar físico y mental de
los Servidores Públicos del Centro Nacional de Memoria Histórica-CNMH y mejorar la productividad con el fin de disminuir los riesgos para el personal y partes
interesadas que puedan estar expuestas a peligros.
2. ALCANCE
Inicia desde la actualización del Plan Básico Legal -PBL y finaliza con el seguimiento a objetivos y metas establecidas para la implementación del Sistema de
Gestión de Seguridad y Salud en el Trabajo SG-SST.

4. DEFINICIONES
ACCIDENTE DE TRABAJO Ley 1562 de 2012, Art. 3: Todo suceso repentino que sobrevenga por causa o con ocasión del trabajo, y que produzca en el
trabajador una lesión orgánica, una perturbación funcional o psiquiátrica, una invalidez o la muerte.
CONDICIONES DE TRABAJO: Es el conjunto de características de la tarea, del entorno y de la organización del trabajo, las cuales interactúan produciendo
alteraciones positivas o negativas y que, directa o indirectamente, influyen en la salud y la vida del trabajador.
CONDICIONES DE SALUD: Son los factores de riesgo del ambiente social y del laboral, de las condiciones sociales y económicas derivadas de la forma de
vinculación al proceso productivo que influyen en la salud del trabajador.
COMITÉ PARITARIO: Organismo de promoción y vigilancia de las normas y reglamentos de salud ocupacional dentro de la empresa.
ENFERMEDAD LABORAL: Es enfermedad laboral contraída, como resultado de la exposición a factores de riesgo inherentes a la actividad laboral o del
medio en el que el trabajador se ha visto obligado a trabajar. El Gobierno Nacional, determinará, en forma periódica, las enfermedades que se consideran
como laborales y en los casos en que una enfermedad no figure en la tabla de enfermedades laborales, pero se demuestre la relación de causalidad con los
factores de riesgo ocupacional será reconocida como enfermedad laboral, conforme lo establecido en las normas legales vigentes Articulo 1 Ley 1562 de 2012.
FACTORES DE RIESGO: Aquellas condiciones del ambiente, la tarea, los instrumentos, los materiales, la organización y el contenido del trabajo que
ELABORÓ
REVISÓ
APROBÓ
GESTIÓN DEL SISTEMA DE SEGURIDAD Y SALUD EN CÓDIGO GTH-PR-006 VERSIÓN 001
PROCEDIMIENTO
EL TRABAJO (GS-SST) PÁGINA 2 de 11
4. DEFINICIONES
encierran un daño potencial en la salud física o mental, o sobre la seguridad de las personas.
GRADO DE SATISFACCIÓN: Indicador primario de lo que significa la calidad de la atención. En este sentido representa la evaluación que hacen trabajador y
proveedor de la calidad del programa.
INCIDENTE DE TRABAJO: Suceso acontecido en el curso del trabajo o en relación con esté, que tuvo el potencial de ser un accidente, en el que hubo
personas involucradas sin que sufrieran lesiones o se presentarán daños a la propiedad y/o perdida en los procesos.
NORMAS DE SEGURIDAD: Son las reglas que deben seguirse para evitar daños que puedan derivarse como consecuencia de la ejecución de un trabajo.
Especifican o determinan detalladamente las instrucciones a seguir en la operación, manipulación de máquinas y herramientas.
PLAN BÁSICO LEGAL (PBL): Condiciones mínimas para desarrollar el Sistema de Gestión de Seguridad y Salud en el Trabajo-SG-SST, los cuales contiene
los siguientes documentos: Conjunto de documentos del Sistema de Gestión de Seguridad y Salud en el Trabajo, Panorama de Factores de Riesgo
actualizado, Reglamento de Higiene y Seguridad Industrial, Plan de Emergencias, Resolución de conformación de COPASO y Comité de Convivencia.
PLAN DE EMERGENCIAS: Conjunto de normas y procedimientos generales destinados a prevenir y a controlar en forma oportuna y adecuada, las
situaciones de riesgo en una empresa.
PANORAMA DE FACTORES DE RIESGO: Información detallada sobre las condiciones de riesgo laboral, así como el conocimiento de la exposición a que
están sometidos los distintos grupos de trabajadores afectados por ellos. Dicha información implica una acción continua y sistemática de observación y
medición, de manera que exista un conocimiento actualizado a través del tiempo, que permitan una adecuada orientación de las actividades preventivas
posteriores.
RIESGO: Combinación de la probabilidad de que ocurra un evento o exposición peligroso y la severidad de la lesión o enfermedad que puede ser causada por
el evento o exposición. (Norma OHSAS 18001:2007)
SALUD OCUPACIONAL: Se entenderá en adelante como Seguridad y Salud en el Trabajo, definida como aquella disciplina que trata de la prevención de las
lesiones y enfermedades causadas por las condiciones de trabajo, y de la protección y promoción de la salud de los trabajadores. Tiene por objeto mejorar las
condiciones y el medio ambiente de trabajo, así como la salud en el trabajo, que conlleva la promoción y el mantenimiento del bienestar físico, mental y social
de los trabajadores en todas las ocupaciones.
SALUD: Es el completo bienestar físico, mental y social y no solamente la ausencia de enfermedad o invalidez. (O.M.S.).
SISTEMA DE GESTIÓN DE SEGURIDAD Y SALUD EN EL TRABAJO (SG-SST): Consiste en el desarrollo de un proceso lógico y por etapas, basado en la
mejora continua y que incluye la política, la organización, la planificación, la aplicación, la evaluación, la auditoria y las acciones de mejora con el objetivo de
PROCEDIMIENTO
4. DEFINICIONES
anticipar, reconocer, evaluar y controlar los riesgos que puedan afectar la seguridad y salud en el trabajo.
SISTEMA GENERAL DE RIESGOS LABORALES: Es el conjunto de entidades públicas y privadas, normas, procedimientos, destinos a prevenir, proteger y
atender a los trabajadores de los efectos de las enfermedades y los accidentes que puedan ocurrirles con ocasión o como consecuencia del trabajo que
desarrollan.
TRABAJO: Es una actividad vital del hombre. Capacidad no enajenable del ser humano caracterizada por ser una actividad social y racional, orientada a un fin
y un medio de plena realización.
5. NORMAS LEGALES
 Ley 9 de 1979: Establece medidas sanitarias sobre protección del medio ambiente, suministro de agua, saneamiento, edificaciones, alimentos, drogas, medicamentos,
vigilancia y control epidemiológico.
 Ley 1562 de 2012: “Por la cual se modifica el Sistema de Riesgos Laborales y se dictan otras disposiciones en materia de Salud Ocupacional”.
 Decreto 614 de 1984: “Determina las bases de la administración de Salud Ocupacional en el país, establece niveles de competencia, determina responsabilidades y crea
los Comités Seccionales de Salud Ocupacional”.
 Decreto 1832 de 1994: Tabla de enfermedades profesionales.
 Decreto Ley 1295 de 1994: “Por el cual determina la organización y administración del Sistema General de Riesgos Profesionales”.
 Decreto 1295 de 1994: Reforma el nombre al Comité, ahora Comité Paritario de Salud Ocupacional y su vigencia en dos años.
 Decreto 2566 de 2009: “Por el cual se adopta la tabla de enfermedades profesionales”.
 Resolución 251 de 18 de Dic de 2013. Por el Cual se adopta el Reglamento de Higiene y Seguridad Industrial para la Entidad.
 Resolución 252 de 2013. Por el cual se adopta el Sistema de Gestión de Seguridad y Salud en el Trabajo de la Entidad.
 Resolución 2013 de 1986: “Por la cual crea y determina las funciones de los comités de medicina, higiene y seguridad industrial”.
 Resolución 1016 de 1989: Reglamenta la organización, funcionamiento y forma de los Programas de Salud Ocupacional que deben desarrollar los patronos o
empleadores del país. Establece pautas para el desarrollo de los subprogramas de: Medicina preventiva y del trabajo, Higiene y seguridad Industrial, Comité Paritario de
Salud Ocupacional. Así mismo establece cronograma de actividades como elemento de planeación y verificación de su realización y plantea la obligación de registrar los
Comités ante el Ministerio de trabajo y seguridad social.
 Resolución 1013 de 2008: Guías de Atención Integral en Salud Ocupacional.
 Resolución 082 de 2014. Por el Cual se conforma el Comité Paritario de Salud Ocupacional (COPASO) de la entidad.
PROCEDIMIENTO
 La Entidad deberá mantener un Sistema de Gestión de Seguridad y Salud en el Trabajo de acuerdo a la normatividad legal vigente.
 El Sistema de Gestión de Seguridad y Salud en el Trabajo se modificará cuando exista un cambio en la actividad económica o en los procesos misionales
del CNMH.
 La Entidad conformará el Comité Paritario de Salud Ocupacional bajo los lineamientos de la resolución 2013 de 1986.
 La Entidad conformará el Comité de Convivencia bajo los lineamientos de la resolución 1356 de 2012.
 La Entidad establecerá el reglamento de Higiene y Seguridad Industrial bajo los lineamientos de la resolución 2413 de 1979.
 El Plan Básico Legal – PBL de la Entidad deberá contener como mínimo
 Sistema de Gestión de Seguridad y Salud en el Trabajo: Medicina Preventiva, Medicina del Trabajo, Higiene y Seguridad Industrial
 Panorama de Factores de Riesgo
 Comité Paritario de Salud Ocupacional
 Comité de Convivencia Laboral
 Reglamento de Higiene y Seguridad Industrial
 Plan de Emergencias
 Todos los funcionarios del CNMH deben participar activamente en el desarrollo de las actividades del SG-SST, se dejará constancia en el formato de lista
de asistencia.
PROCEDIMIENTO
7. DESCRIPCIÓN

ID
Plan Básico Legal
Realiza actualización y/o ajuste de cada elemento del Plan (Actualización de
Básico Legal, los cuales debe contener como mínimo los documentos del Sistema de
siguientes elementos. Gestión de Seguridad y
Salud en el Trabajo,
 Sistema de Gestión de Seguridad y Salud en el Trabajo: Profesional Panorama de Factores de
Realizar actualización del Medicina Preventiva, Medicina del Trabajo, Higiene y
1 Especializado en Salud Riesgo actualizado,
Plan Básico Legal -PBL Seguridad Industrial
Ocupacional Reglamento de Higiene y
 Panorama de Factores de Riesgo
Seguridad Industrial
 Comité Paritario de Salud Ocupacional
 Comité de Convivencia Laboral
Plan de Emergencias,
 Reglamento de Higiene y Seguridad Industrial Resolución de conformación
 Plan de Emergencias de COPASO y comité de
convivencia)
Elaborar el cronograma el cual debe contener como mínimo
Elaborar cronograma de Profesional
los siguientes aspectos: actividad a desarrollar, meses en los Cronograma de actividades.
2 actividades para cada uno Especializado en Salud
cuales se van a desarrollar las actividades, responsable y GTH-FT-011
de los elementos del PBL Ocupacional
observaciones.
Valida y da VoBo a la actualización de los documentos del Profesional Plan Básico Legal
Plan Básico Legal. Revisa que la información consignada en Especializado en (documentos del Sistema de
Validar actualización del
3 cada uno de los documentos del Plan Básico Legal cumpla Gestión del Talento Gestión de Seguridad y
Plan Básico Legal
con los requerimientos normativos legales vigentes en el Humano Salud en el Trabajo,
CNMH. Panorama de Factores de
PROCEDIMIENTO
7. DESCRIPCIÓN

ID
Director(a) Riesgo actualizado,
Este Plan Básico Legal deberá ser validado en primera Administrativo y
instancia por el profesional Especializado en Gestión del Financiero Reglamento de Higiene y
Talento Humano y por el Director(a) Administrativa y Seguridad Industrial
Financiero.
Plan de Emergencias
¿Plan básico legal validado? Médicas. GTH-PL-001
NO: Continuar con actividad 1 Resolución de conformación
de COPASO y comité de
convivencia) validado
Cronograma de actividades.
GTH-FT-011
Resolución adoptando los

documentos del
Aprobar actualización del Aprueba la actualización, por medio de Acto Administrativo,
4 Director General Plan Básico Legal
Plan Básico Legal cada uno de los documentos del Plan Básico Legal, junto con
Cronograma de actividades
el plan de trabajo.
del SG-SST. GTH-FT-011
PROCEDIMIENTO
7. DESCRIPCIÓN

ID
Listas de asistencia.
SIP-FT-002
Ejecuta el plan de trabajo de acuerdo al cronograma de
actividades del SG-SST, desarrollando las actividades de Fotografías
Medicina Preventiva (actividades de prevención para las
enfermedades generales), Medicina del Trabajo (actividades Presentación de la
para disminución de las enfermedades laborales), Higiene capacitaciones
Implementar el Sistema de
(actividades tendientes a la disminución de los riesgos que Profesional
Gestión de Seguridad y
5 genera enfermedades laborales) y Seguridad Industrial Especializado en salud Investigación de incidentes y
Salud en el Trabajo SG-
(actividades tendientes a disminuir los riesgos que generan ocupacional accidentes de trabajo.
SST
incidentes y accidentes de trabajo), actividades de GTH-FT-019
implementación para el panorama de Factores de Riesgo,
actividades de divulgación del reglamento de Higiene y Panorama de factores de
Seguridad Industrial y actividades para la implementación del riesgo. GTH-FT-020
plan de emergencias.
Plan de emergencias
Médicas. GTH-PL-001
Realizar seguimiento a Realiza seguimiento y análisis del resultado de los objetivos y Director(a) Acta de reunión de
los objetivos y metas del metas establecidos mediante los indicadores de eficacia Administrativo y seguimiento al SG-SST.
6 Sistema de Gestión de (gestión) y de efectividad (impacto), así mismo, se genera un Financiero SIP-FT-001
Seguridad y Salud en el plan de mejoramiento a los objetivos y metas no cumplidos,
Trabajo con el fin de garantizar la mejora continua del SG-SST. Profesional
PROCEDIMIENTO
7. DESCRIPCIÓN

ID
Especializado en Plan de Mejoramiento.
Gestión de Talento
Humano Comunicación interna sobre
el Informe de Gestión del
Profesional programa Seguridad y Salud
Especializado en Salud en el Trabajo. GDC-FT-008
Ocupacional
PROCEDIMIENTO
8. FLUJOGRAMA
Ver Flujograma
PROCEDIMIENTO
Valida y da VoBo a los Plan Básico Legal (documentos
documentos del Plan Básico del Sistema de Gestión de
Legal. Seguridad y Salud en el
Profesional Especializado en Trabajo, Panorama de Factores
Revisa que la información Cada vez que se Gestión del Talento Humano de Riesgo actualizado,
Validar actualización
3 consignada en cada uno de los actualice o se ajuste Reglamento de Higiene y
del Plan Básico Legal
documentos del Plan Básico el PBL Director(a) Administrativo y Seguridad Industrial
Legal cumpla con los Financiero Plan de Emergencias,
requerimientos normativos Resolución de conformación de
legales vigentes. COPASO y comité de
convivencia) validado
Director(a) Administrativo y
Financiero
Realizar seguimiento a Analiza el resultado de los
los objetivos y metas objetivos y metas establecidos
Profesional Especializado en Plan de Mejoramiento.
6 del Sistema de Gestión mediante los indicadores de Semestral
Gestión de Talento Humano
de Seguridad y Salud eficacia (gestión) y de
en el Trabajo efectividad (impacto).
Salud Ocupacional

 GTH-MA-001 Manual del Sistema de Gestión de Seguridad y Salud en el Trabajo
 GTH-PC-001 Política de Salud Ocupacional
 GTH-PL-001 Plan de Emergencias Médicas
PROCEDIMIENTO

 OHSAS 18000:1999: Salud y Seguridad en el Trabajo.
 INSTITUTO COLOMBIANO DE NORMAS TECNICAS (ICONTEC). Guía estructura básica del programa de salud ocupacional. Guía técnica Colombiana
GTC. 34. 2010.
 INSTITUTO COLOMBIANO DE NORMAS TECNICAS (ICONTEC). Seguridad Industrial, metodología empleada para la valoración y realización del
panorama de factores de riesgo. Norma técnica Colombiana GTC. 45. 2010
 Guía Estructura Básica del Programa de Salud Ocupacional. Secretaría técnica de Normalización en Salud Ocupacional. Octubre 1995, 7p.MINISTERIO
DE TRABAJO Y SEGURIDAD SOCIAL. Modelo de Evaluación del desempeño.
 Programa de Salud Ocupacional de Empresa. Pequeña empresa. Santafé de Bogotá, 1998
11. ANEXOS
No Aplica

DOCUMENTO
CÓDIGO: GTH-PR-007
VERSIÓN 001
PROCEDIMIENTO DESVINCULACIÓN DEL PERSONAL PÁGINA: 1 de 8
1. OBJETIVO
Establecer los lineamientos para la desvinculación de los servidores públicos del Centro Nacional de Memoria Histórica - CNMH, en cumplimiento con la
normatividad vigente.
2. ALCANCE
Inicia desde que se define el motivo de desvinculación del Servidor Público hasta cuando se efectúa la liquidación definitiva de sus prestaciones sociales y se
envía comunicación para realizarse el examen médico de egreso.

4. DEFINICIONES
DESVINCULACIÓN: Retiro del vínculo existente entre el empleado y la entidad.
DECLARACIÓN INSUBSISTENCIA: Acto mediante el cual se da por terminada la relación laboral por parte del nominador.
RENUNCIA: Es la manifestación de la decisión del funcionario, en forma espontánea e inequívoca de retirarse del servicio.
REESTRUCTURACIÓN: Decisión de la administración que modifica su estructura y por lo tanto incide en su planta de personal.
RECURSO DE REPOSICIÓN: Consiste en un método a través del que la parte agraviada puede impugnar una resolución y solicitar al tribunal que la dictó, una
modificación de la resolución para dejarla sin efecto alguno.
RECURSO DE APELACIÓN: El recurso de apelación es un medio de impugnación, a través del cual se pide que se revoque una providencia de una autoridad
judicial, este recurso a diferencia de la reposición no lo resuelve el mismo funcionario que emitió la decisión, sino su superior jerárquico, es decir, que si la
providencia es de un juez civil del circuito, decidirá el recurso la sala civil del tribunal superior.

ELABORÓ
REVISÓ
APROBÓ
PROCEDIMIENTO DESVINCULACIÓN DEL PERSONAL
PÁGINA 2 de 8
5. NORMAS LEGALES
 Ley 909 de 2004: “Por el cual se expiden normas que regulan el Empleo Público, la carrera administrativa, Gerencia Pública y se dictan otras disposiciones y sus
decretos reglamentarios”.
 Decreto 1950 de 1978: “Por el cual se reglamentan los Decretos –Leyes 2400 y 3074 de 1968 y otras normas sobre administración del personal civil”.
1. Para todas las desvinculaciones de funcionarios, se debe elaborar un acto administrativo.
2. Todos los actos administrativos de desvinculación deben ser notificados al interesado de acuerdo con los términos definidos en el contencioso
administrativo.
3. El presente procedimiento aplica para personas vinculadas en carrera administrativa, provisionalidad y nombramiento ordinario (libre nombramiento y
remoción).
4. La entidad cuenta con noventa (90) días para efectuar la liquidación definitiva.
PÁGINA 3 de 8
7. DESCRIPCIÓN
(QUE) (COMO) (QUIEN)

ID DOCUMENTOS Y/O REGISTROS
ACTIVIDAD DESCRIPCIÓN TAREAS (S) RESPONSABLE
Establece la causa que da origen a la
desvinculación del funcionario de acuerdo
con:
 Declaratoria de insubsistencia por
evaluación del desempeño laboral con
Conocer el motivo de calificación insatisfactoria. Profesional Especializado en Gestión No Aplica
1  Declaratoria de insubsistencia por
desvinculación del Talento Humano
resultado del proceso disciplinario
ordenando la desvinculación.
 Retiro por pensión
 Retiro por pensión por invalidez
 Retiro por renuncia
Elabora el proyecto de resolución de
Elaborar resolución de Profesional Especializado en Gestión Proyecto de resolución de
2 desvinculación del servicio, dependiendo del
desvinculación del Talento Humano desvinculación. GJU-FT-007
motivo de desvinculación.
Revisa y emite VoBo al proyecto de
Revisar y dar VoBo al Proyecto de resolución de
resolución de desvinculación. Remite al Director(a) Administrativo y
3 proyecto de resolución de desvinculación con VoBo. GJU-FT-
profesional de gestión del Talento Humano Financiero
desvinculación 007
para firma del Director General
Firmar resolución de
4 Firma resolución de desvinculación. Director General Resolución firmada
desvinculación
Numera y escribe la fecha en el físico de la
Tramitar resolución de Técnico Administrativo de la Resolución numerada y fechado.
5 resolución de desvinculación y remite copia
desvinculación Dirección Administrativa y Financiera GJU-FT-007
de los mismos al proceso de Gestión del
PÁGINA 4 de 8
7. DESCRIPCIÓN

Talento Humano para que repose en la
historia laboral del ex funcionario.
Comunicación interna notificando la
Comunica o notifica al interesado la
resolución de desvinculación GDC-
resolución de desvinculación. Profesional Especializado en Gestión
Comunicar y/o notificar FT-008
del Talento Humano
6 resolución de ó
¿Funcionario interpone recurso?
desvinculación Comunicación oficial por correo
SI: Continuar con actividad 7 Funcionario Desvinculado
electrónico notificando la resolución
de desvinculación.
Interpone los recursos de reposición y/o
apelación contra el acto administrativo de
Interponer recurso de desvinculación, mediante comunicación Comunicación oficial recibida
7 Funcionario Desvinculado
reposición y/o apelación oficial dentro de los cinco días siguientes a la (recurso). EXT
notificación, adjuntando los soportes
respectivos.
Elabora el proyecto de respuesta al recurso
Elaborar proyecto de de reposición y/o apelación de conformidad Resolución con proyecto de
Profesional Especializado en Gestión
8 respuesta al recurso de con los procedimientos legales establecidos respuesta al recurso de reposición
del Talento Humano
reposición y/o apelación para tal fin, para revisión de la oficina y/o apelación. GJU-FT-007
asesora jurídica.
Enviar proyecto de Comunicación interna remitiendo
Envía proyecto de respuesta al recurso de
respuesta al recurso de Profesional Especializado en Gestión proyecto de Resolución con
9 reposición y/o apelación a la Oficina Asesora
reposición y/o apelación del Talento Humano respuesta al recurso de reposición
Jurídica. Ver proceso de Gestión Jurídica.
a la Oficina Asesora y/o apelación. GDC-FT-008
PÁGINA 5 de 8
7. DESCRIPCIÓN

Jurídica
Comunicación oficial por correo
electrónico remitiendo proyecto de
Resolución con respuesta al recurso
de reposición y/o apelación.
Recibe el formato diligenciado de Devolución

Recibir el formato
de bienes entregados en servicio por parte
diligenciado de Profesional Especializado en Gestión Devolución de bienes entregados en
10 del responsable de recursos físicos, para la
devolución de Bienes del Talento Humano servicio. GRF-FT-002
emisión del respectivo paz y salvo por parte
Entregados en Servicio
de Talento Humano
Emite paz y salvo por concepto de entrega
de puesto de trabajo. El Funcionario
desvinculado de tramitar las respectivas
firmas definidas dentro del Paz y Salvo, el
cual debe ser firmado por Recursos Físicos
para la entrega de equipos, entrega de
Profesional Especializado en Gestión
11 Emitir paz y salvo puesto de trabajo, entrega de tarjetas de Paz y salvo. GTH-FT-014
del Talento Humano
acceso; por Gestión Documental para la
entrega de expedientes o documentos que
son propios del CNMH y firmado por el Jefe
Directo para evidenciar la entrega del cargo.
El paz y salvo deberá quedar como soporte
en el expediente de la historia laboral del
PÁGINA 6 de 8
7. DESCRIPCIÓN

funcionario desvinculado.
Tramitar la liquidación Resolución de reconocimiento y

Liquida las prestaciones sociales y proyecta
de prestaciones Profesional Especializado en Gestión ordenación del pago con la
12 la resolución donde reconoce y ordena el
sociales y la resolución del Talento Humano liquidación de prestaciones sociales.
pago de las mismas.
de reconocimiento GJU-FT-007
Comunicación interna remitiendo a

Elaborar comunicación Elabora comunicación oficial o comunicación examen de egreso. GDC-FT-008
interna remitiendo al ex oficial por correo electrónico citando al ex Profesional Especializado en Gestión ó
13
funcionario al examen funcionario para que se realice el examen del Talento Humano Comunicación oficial por correo
médico de egreso médico de egreso. electrónico remitiendo a examen de
egreso.
PÁGINA 7 de 8
8. FLUJOGRAMA
Ver Flujograma
PÁGINA 8 de 8
Cada vez que Profesional Especializado
Conocer el motivo de Identifica el motivo de retiro que se
1 desvincula a un en Gestión del Talento No Aplica
desvinculación aplicará para cada caso.
funcionario Humano
Resolución de
Tramitar la liquidación reconocimiento y
Verifica que la liquidación definitiva se
de prestaciones Cada vez que Profesional Especializado ordenación del pago
haga dentro de los noventa (90) días
12 sociales y la desvincula a un en Gestión del Talento
establecidos por Ley. con la liquidación de
resolución de funcionario Humano
reconocimiento prestaciones sociales.
GJU-FT-007

No Aplica
11. ANEXOS
No Aplica

DOCUMENTO
CÓDIGO: GTH-PR-008
VERSIÓN 001
PROCEDIMIENTO ADMINISTRACIÓN DE NÓMINA PÁGINA: 1 de 7
1. OBJETIVO
Definir los lineamientos para la liquidación de la nómina del personal de planta del Centro Nacional de Memoria Histórica -CNMH, de conformidad con las
normas legales vigentes.
2. ALCANCE
El presente procedimiento inicia desde que se proyecta el costo de la nómina mensual y finaliza con la entrega oficial de la nómina al proceso de Gestión
Financiera.

4. DEFINICIONES
ASIGNACIÓN BÁSICA MENSUAL: Corresponde al valor mensual básico señalado para cada cargo o empleo, sin considerar otros factores.
AUXILIO DE ALIMENTACIÓN: Son pagos que no constituyen salario
CERTIFICADO DE DISPONIBILIDAD PRESUPUESTAL (CDP): Es el documento mediante el cual se garantiza el principio de legalidad, es decir, la existencia
del rubro y la apropiación presupuestal suficiente para atender un gasto determinado.
CESANTIAS:
INTERESES A LAS CESANTIAS:
LIQUIDACIÓN DE NÓMINA: Es un documento de carácter interno en el cual un empleador relaciona salarios, deducciones, valor neto a pagar, aportes
parafiscales y apropiaciones de los trabajadores que han laborado en un periodo determinado, ya sea por una semana, quincena o mes.
PARAFISCALES: Los aportes parafiscales son una contribución especial que realizan los empleadores al SENA, ICBF y Cajas de Compensación Familiar,
para que estas Entidades adelanten programas de naturaleza social, según su misión.
PRESTACIONES SOCIALES: Es un beneficio exclusivo para las personas que están vinculadas a una empresa mediante un contrato de trabajo.
PRIMA TECNICA (FACTOR SALARIO): Es un reconocimiento económico para atraer o mantener en el servicio del Estado a funcionarios o empleados
altamente calificados que se requieran para el desempeño de cargos cuyas funciones demanden la aplicación de conocimientos técnicos o científicos
especializados o la realización de labores de dirección o de especial responsabilidad, de acuerdo con las necesidades específicas de cada organismo.
ELABORÓ
REVISÓ
APROBÓ
PROCEDIMIENTO ADMINISTRACIÓN DE NÓMINA
PÁGINA 2 de 7
4. DEFINICIONES
PRIMA TECNICA (AUTOMÁTICA):
PRIMA DE SERVICIOS: Corresponde a un salario mensual por cada año laborado, o si la vinculación es inferior a un año, el pago será proporcional al tiempo
que el trabajador lleve vinculado.
PRIMA DE VACACIONES: Es un beneficio legal exclusivo de los trabajadores del estado, y equivale a 15 días de salario por cada año de trabajo. Doble
beneficio del que no gozan los trabajadores del sector privado.
PRIMA DE NAVIDAD: Todos los empleados públicos tienen derecho a una prima de Navidad equivalente a un (1) mes de salario que corresponda al cargo
desempeñado al 30 de noviembre de cada año. Esta prima se pagará en la primera quincena del mes de diciembre.
VACACIONES: Es el derecho que tiene todo trabajador a que empleador le otorgue un descanso remunerado por el hecho de haberle trabajado un
determinado tiempo.
SEGURIDAD SOCIAL: La cobertura en salud, y los riesgos de invalidez, vejez, y muerte, al igual que la cobertura en caso de accidentes de trabajo.
SITUACIONES ADMINISTRATIVAS: Es el estado en que se encuentran los empleados públicos frente a la Administración en un momento determinado.
SIIF: Sistema Integrado De Información Financiero
SALARIO: Es todo lo que percibe el trabajador en dinero o en especie como contraprestación directa del servicio, sea cualquiera la forma o denominación que
se adopte como primas, sobresueldos, bonificaciones habituales.
5. NORMAS LEGALES
 Ley 4 de 1992: Mediante el cual se señalan las normas, objetivos, y criterios que debe observar el Gobierno Nacional para la fijación del régimen salarial y prestacional
de los empleados públicos.
 Decreto 1042 de 1978: “Por el cual se establece el sistema de nomenclatura y clasificación de los empleos de los ministerios, departamentos administrativos,
superintendencias, establecimientos públicos y unidades administrativas especiales del orden nacional, se fijan las escalas de remuneración correspondientes a dichos
empleos y se dictan otras disposiciones”.
 Decreto de salario de orden nacional de cada año.
 Decreto 1661 de 1991: “Por el cual se modifica el régimen de Prima Técnica, se establece un sistema para otorgar estímulos especiales a los mejores empleados
oficiales y se dictan otras disposiciones”.
PÁGINA 3 de 7
1. Todo funcionario de planta debe estar incluido dentro de la nómina respectiva.
2. Se reciben novedades para la elaboración de la nómina hasta el 10 de cada mes.
3. Todo funcionario debe quedar afiliado al Sistema de Seguridad Social una vez ingresa a la entidad.
4. Todo funcionario que ingresa a la entidad debe crearse como tercero en el sistema SIIF.
5. Se envía al proceso de Gestión Financiera el plan del costo total anual de la nómina del año inmediatamente siguiente.
PÁGINA 4 de 7
7. DESCRIPCIÓN

ID
Planea el costo de la nómina del mes siguiente Comunicación interna
enviando el cuadro de costos, el cual contiene informando el costo de la
todos los emolumentos que se calculan para la nómina. GDC-FT-008
Costear el valor de la Profesional Especializado en
1 liquidación de la nómina. Este es enviado al
nómina del mes siguiente Gestión del Talento Humano
proceso de Gestión Financiera (Presupuesto y Comunicación oficial por correo
Tesorería) para el trámite respectivo. electrónico informando el costo
de la nómina.
Recepciona y clasifica novedades
(nombramientos, encargos, traslados,
vacaciones, embargos, bonificaciones, licencias
Recepcionar y clasificar remuneradas y no remuneradas, incapacidades, Profesional Especializado en Cuadro novedades de nómina.
2
novedades créditos o libranzas, sanciones y desvinculación) Gestión del Talento Humano GTH-FT-005
que envían los funcionarios por dependencia
mensualmente. Estas se incluyen en el
documento novedades de nómina.
Ingresar en el aplicativo de Ingresa en el software de nómina las novedades Profesional Especializado en
3 nómina las novedades de recepcionadas y organizadas en la tabla de Gestión del Talento Humano No Aplica
personal novedades de nómina.
Liquida la pre-nómina en el software respectivo,
Profesional Especializado en Pre-nómina (reporte generado
4 Generar la pre-nómina para efectuar una revisión y realizar los ajustes
Gestión del Talento Humano del aplicativo de nómina)
necesarios.
Realiza la liquidación definitiva de la nómina, se Nómina definitiva y resumen de
Liquidar la nómina Profesional Especializado en
5 imprime con todos los soportes: resumen de nómina, desprendibles de
definitiva Gestión del Talento Humano
nómina, desprendibles de nómina, listado de nómina, listado de bancos,
PÁGINA 5 de 7
7. DESCRIPCIÓN

ID
bancos, listado fondo de pensiones y EPS, listado fondo de pensiones y
listado de parafiscales, listado de terceros. EPS, listado de parafiscales,
listado de terceros impresa
firmada (reporte generado del
aplicativo de nómina)
Firmar nómina definitiva y Firman la nómina y esta se remite comunicación Director General remitiendo la nómina firmada
remitir el comunicación interna o comunicación oficial por correo GDC-FT-008.
6 oficial para envío de electrónico, junto con sus soportes, al proceso Profesional Especializado en
nómina al proceso de de Gestión Financiera donde se efectúa el Gestión del Talento Humano Comunicación oficial por correo
Gestión Financiera registro presupuestal respectivo. electrónico remitiendo la
nómina firmada.
informando el abono a bancos.
Envía correo electrónico a los funcionarios GDC-FT-008.
Comunicar el día que se Profesional Especializado en
7 indicando el día en que se hará el abono a banco
hace el abono a bancos Gestión del Talento Humano
con el fin de confirmar el respectivo pago. Comunicación oficial por correo
electrónico informando el abono
a bancos.
PÁGINA 6 de 7
8. FLUJOGRAMA
Ver Flujograma
PÁGINA 7 de 7
Profesional Cuadro de
Verificar que todas las novedades recepcionadas
Recepcionar y clasificar Especializado en novedades de
2 queden incluidas en el cuadro de novedades del Mensual
novedades Gestión del Talento nómina.
mes respectivo.
Humano GTH-FT-005
Pre- nómina
Profesional
(reporte
Verificar que las novedades del mes queden Especializado en
4 Generar la pre- nómina Mensual generado del
liquidadas en el software. Gestión del Talento
aplicativo de
Humano
nómina)

 Instructivo para la elaboración de nómina
11. ANEXOS
No Aplica

DOCUMENTO
CÓDIGO: GTH-PR-009
VERSIÓN 001
TRAMITACIÓN DE COMISIONES DE SERVICIO Y/O
DESPLAZAMIENTOS
1. OBJETIVO
Realizar de manera oportuna el trámite de comisión de servicios y/o desplazamientos para funcionarios y/o contratistas del Centro Nacional de Memoria Histórica -
CNMH, asegurando que cuenten con la autorización previa para el desplazamiento y con los recursos respectivos.
2. ALCANCE
El procedimiento inicia con la programación mensual de comisiones y/o desplazamientos que se entrega cinco (5) días antes del inicio del mes al proceso de
Gestión de Talento Humano y finaliza con la legalización de la comisión.

4. DEFINICIONES
AREA DE TRABAJO: Son los sitios específicos donde un empleado desempeña las funciones propias de su cargo y aquellos en que la movilización terrestre en
ambos sentidos se puede realizar el mismo día.
COMISIÓN: Un funcionario se encuentra en comisión, cuando por disposiciones de la autoridad competente, ejerce temporalmente las funciones propias de su
cargo en lugares diferentes de su sede habitual o atiende transitoriamente actividades oficiales distintas a las inherentes al empleo que es titular.
GASTOS DE VIAJE: Valor en dinero que se paga a los funcionarios que deben realizar una comisión por concepto de transporte terrestre, fluvial, o aéreo.
Cuando el cumplimiento de la comisión requiera transporte aéreo la entidad suministrará, por regla general, los respectivos tiquetes al funcionario. Dentro del
concepto de gastos de viaje se enmarca el de gastos de viaje fuera del perímetro urbano, que se definen como aquellos que la entidad reconocerá y pagará a los
funcionarios, previa descripción de la solicitud, (i) cuando el aeropuerto de llegada al sitio donde se debe cumplir la respectiva comisión, se encuentra fuera del
perímetro urbano de la misma y (ii) cuando los mismo se requieran para desplazamientos terrestres o fluviales en municipios o departamentos que por sus
características no se pueda acceder a través de transporte aéreo.
SEDE: Lugar físico o geográfico donde un empleado realiza las funciones de su cargo de manera habitual.
VIÁTICOS: Valor en dinero que se paga a los funcionarios que deban realizar una comisión fuera de su sede o área de trabajo, dentro del territorio nacional o
fuera de él, destinado a atender los gastos de alojamiento y alimentación.

ELABORÓ
REVISÓ
APROBÓ
TRAMITACIÓN DE COMISIONES DE SERVICIO Y/O CÓDIGO GTH-PR-009 VERSIÓN 001
PROCEDIMIENTO
DESPLAZAMIENTOS PÁGINA 2 de 10
5. NORMAS LEGALES
 Ley 4 de 1992: “Por el cual se establece que con base en los criterios y objetivos contenidos en el artículo 2 el Gobierno Nacional, cada año, modificará del sistema
salarial correspondientes a los empleados enumerados en el artículo 1 literal a), b), c) y d), aumentando sus remuneraciones”.
 Decreto por el cual se fijan las escalas de viáticos para los empleados públicos de cada año.
 Resolución por la cual se establece la tabla de honorarios y gastos de viaje de contratistas del Centro Nacional de Memoria Histórica de cada año.
 Resolución 037 de 2012: “Por el cual se reglamenta el trámite de las comisiones de servicios para los empleados públicos y contratistas del Centro Nacional de Memoria
Histórica”.
1. Los viáticos o gastos de viaje se establecen anualmente dependiendo del decreto de viáticos expedido por el Gobierno.
2. Toda comisión deberá realizarse anticipadamente a la fecha de inicio de la misma.
3. Todas las comisiones deberán ser autorizadas por el jefe de la dependencia y el Director(a) Administrativo y Financiero.
4. Cualquier cambio en las condiciones de la comisión, deberá ser solicitado por el superior inmediato del funcionario o supervisor del contrato antes de su
vencimiento.
5. En caso que una comisión autorizada no se lleve a cabo, deberá solicitarse en Talento Humano, su cancelación o aplazamiento.
6. Dentro de los tres (3) días hábiles siguientes a la fecha de terminación de la comisión, el comisionado deberá legalizarla ante el proceso de Gestión
Financiero.
7. DESCRIPCIÓN

ID
1 Presentar programación Presenta la programación mensual de comisiones a la Directores Técnicos Programación
PROCEDIMIENTO
7. DESCRIPCIÓN

ID
mensual de comisiones Dirección Administrativa y Financiera (Talento Humano), mensual de
dentro de los cinco (5) días anteriores al inicio del mes. comisiones.
GTH-FT-015
Solicita, al profesional Especializado en Gestión de Talento
Cuadro de control de
Solicitar número de Humano, el número de comisión ubicado en el cuadro control Funcionario de apoyo de
2 comisiones.
comisión de comisiones que será asignado al formato de solicitud, las direcciones técnicas
GTH-FT-018
cancelación o aplazamiento de comisión.
Diligencia debidamente el formato de Solicitud Tiquete
incluyendo el número de comisión asignado y lo remite al
Solicitud de Tiquete.
funcionario de la aerolínea encargado para gestionar la
Diligenciar solicitud de Funcionario de apoyo de GTH-FT-016
3 reserva del TKT con copia al profesional de Talento Humano.
Tiquete las direcciones técnicas
El tiquete deberá ser solicitado con cinco (5) días de
anticipación a la fecha de la comisión.
Expide la reserva del tiquete respectivo y lo envía al
Funcionario de apoyo administrativo de la Dirección Técnica o
Dependencia, para su confirmación. Funcionario de la aerolínea
4 Expedir Tiquete Tiquete. EXT
Una vez confirmado el tiquete se emite y se envía por correo encargado
electrónico a este Funcionario con copia al profesional de
Gestión de Talento Humano y al comisionado.
5 Diligenciar y/o ajustar la Diligencia completamente la solicitud, cancelación o Funcionario de apoyo de Solicitud, cancelación
PROCEDIMIENTO
7. DESCRIPCIÓN

ID
solicitud, cancelación o aplazamiento de comisión y/o desplazamiento. las direcciones técnicas o aplazamiento de
aplazamiento de comisión comisión y/o
Remite la solicitud al Director Técnico para su aprobación desplazamiento
mediante firma. diligenciado.
GTH-FT-017
Solicitud, cancelación
Aprueba la comisión firmándola y la envía al profesional de
Aprobar la solicitud, o aplazamiento de
Gestión del Talento Humano para revisión de la información. Director Técnico
cancelación o comisión y/o
6
aplazamiento de comisión desplazamiento
En caso de que la comisión sea igual o superior a 3,5 días se
y/o desplazamiento aprobado.
debe anexar la debida justificación.
GTH-FT-017
Verifica la información contenida en el formato de solicitud
cancelación o aplazamiento de comisión y/o desplazamiento e
ingresa al cuadro de control de comisiones la información Solicitud, cancelación
Verificar y dar VoBo a la
suministrada en la solicitud. o aplazamiento de
solicitud, cancelación o Profesional Especializado
comisión y/o
7 aplazamiento de en Gestión de Talento
Una vez complete el cuadro, verifica que el valor total desplazamiento
comisión y/o Humano
autorizado concuerde con el valor total del cuadro control de comisión VoBo.
desplazamiento
comisiones del funcionario o contratista. GTH-FT-017
Da visto bueno a la solicitud en caso que cumpla con todos la

PROCEDIMIENTO
7. DESCRIPCIÓN

ID
información requerida.
¿La comisión cumple con los requisitos?

Autoriza la comisión mediante su firma y envía el formato Solicitud, cancelación
Solicitud, cancelación o aplazamiento de comisión y/o o aplazamiento de
Director(a) Administrativo y
8 Autorizar la Comisión desplazamiento, al proceso de Gestión Financiera para que comisión y/o
Financiero
se genere el registro presupuestal. desplazamiento.
GTH-FT-017
Ingresa la comisión al Sistema SIIF para generar el Registro Registro
Presupuestal. Presupuestal – RP
Profesional de
En caso que el Certificado de Disponibilidad Presupuestal Presupuesto Comunicación oficial
Generar Registro CDP de la Dirección Técnica no cuente con los recursos Mediante correo
9 Presupuestal de la necesarios, se informará a la Dirección correspondiente para electrónico
Comisión ajuste. informando los no
recursos para la
CANCELACIÓN DE COMISIÓN generación de RP.
En caso de cancelación de la comisión por parte de la
Dirección Técnica respectiva, el funcionario de apoyo, envía Solicitud, cancelación
PROCEDIMIENTO
7. DESCRIPCIÓN

ID
un correo electrónico informando la cancelación de la o aplazamiento de
comisión. comisión y/o
desplazamiento GTH-
El funcionario de apoyo de las direcciones técnicas deberá FT-017
enviar a la Dirección Administrativa y Financiera el formato de
Solicitud, cancelación o aplazamiento de comisión y/o
desplazamiento GTH-FT-017, con Vo Bo de cancelación por
parte del Director Técnico e informar a Talento Humano para Funcionario de apoyo de
la cancelación del tiquete. Una vez recibido se procede a la las direcciones técnicas
cancelación del Registro Presupuestal – RP.
Director Técnico
ADICIÓN DE COMISIÓN
En caso de adicción de la comisión por parte de la Dirección
Técnica respectiva, el funcionario de apoyo, envía un correo
electrónico informando la cancelación de la comisión.
El funcionario de apoyo de las direcciones técnicas deberá

desplazamiento GTH-FT-017, con Vo Bo de adición de
comisión y se realizan las actividades del ID 5 al 9.
PROCEDIMIENTO
7. DESCRIPCIÓN

ID
APLAZAMIENTO DE COMISIÓN
El funcionario de apoyo de las direcciones técnicas deberá
desplazamiento GTH-FT-017, con Vo Bo de aplazamiento por
parte del Director Técnico e informar a Talento Humano para
el aplazamiento del tiquete.
Nota: El Aplazamiento es aprobado por parte de la Dirección

Administrativa y Financiera, siempre y cuando se realice
durante el mismo mes que se solicitó la comisión y el mismo
itinerario.
Certificado de
Entrega de los formatos Certificado de Cumplimiento de
cumplimiento de
comisiones y certificado de permanencia de comisión, por
comisiones
parte del comisionado, junto con los soportes (Pasabordo, Funcionario de apoyo de
GTH-FT-022
transporte terrestre y/o fluvial) al funcionario de apoyo de las las direcciones técnicas.
10 Legalizar la Comisión
direcciones técnica
Certificado de
Director Técnico
permanencia de
El informe de la comisión deberá ser entregado al Director
comisión
Técnico para su revisión y aprobación.
GTH-FT- 023
PROCEDIMIENTO
7. DESCRIPCIÓN

ID
Certificado de
cumplimiento de
comisiones
GTH-FT-022
Revisa los soportes de legalización de la comisión contra la
Certificado de
solicitud de comisión e ingresa la información al cuadro
permanencia de
control de legalización.
comisión
Revisar la legalización de GTH-FT- 023
11 ¿Los soportes de la comisión cumplen con los Profesional de Financiera
la comisión
requisitos?
Solicitud, cancelación
o aplazamiento de
SI: Pasa a la actividad 12
comisión y/o
NO: Pasa a la actividad 10
desplazamiento.
GTH-FT-017
Registro
Presupuestal – RP
Registra la información del comisionado para pago de
Ingresar la comisión al
acuerdo a los campos requeridos.
12 sistema de información de Profesional de Financiera No Aplica
Talento Humano
Se entrega al profesional de Contabilidad la comisión
PROCEDIMIENTO
7. DESCRIPCIÓN

ID
legalizada, para su respectivo pago de acuerdo al
procedimiento “Giro y Pago de Cuentas”
Comunicación Interna
Relaciona y envía al profesional de presupuesto mediante con listado de los
13 Liberar saldo de comisión Profesional de Financiera
comunicación interna, el listado de los saldos a liberar. saldos a liberar
GDC-FT-008
8. FLUJOGRAMA
Ver Flujograma
Profesional
Verifica que se está asignando un
Solicitar número de Cada vez que se solicita Especializado en Cuadro de control de
2 número de comisión para tramitar el
comisión la comisión Gestión de Talento comisiones. GTH-FT-018
respectivo tiquete.
Humano
Verifica que el número asignado de Solicitud, cancelación o
Verificar y dar VoBo a la Profesional
la comisión corresponda con el
solicitud, cancelación o Cada vez que se solicita Especializado en aplazamiento de
7 soporte físico de la misma y que los
aplazamiento de comisión la comisión Gestión de Talento comisión y/o
viáticos y los gastos de viaje estén
y/o desplazamiento Humano desplazamiento con
liquidados de conformidad con la
PROCEDIMIENTO
8. FLUJOGRAMA
tabla establecida para tal fin. VoBo. GTH-FT-017

No Aplica
11. ANEXOS
 Programación Mensual de Comisiones

DOCUMENTO

Actualizacion Manual Especificos de Funciones y Comptecias

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CÓDIGO GTH-PR-001

PROCESO GESTIÓN DE TALENTO HUMANO

3. LÍDER DEL PROCEDIMIENTO

(QUE) (COMO) (QUIEN) DOCUMENTOS Y/O

(QUE) (COMO) (QUIEN) DOCUMENTOS Y/O

(QUE) (COMO) (QUIEN) DOCUMENTOS Y/O

Revisar y dar VoBo a la

(QUE) (COMO) (QUIEN) DOCUMENTOS Y/O

10. DOCUMENTOS DE REFERENCIA

12. CONTROL DE CAMBIOS

3. LÍDER DEL PROCEDIMIENTO

(QUE) (COMO) (QUIEN) DOCUMENTOS Y/O

Define con el apoyo de las direcciones, los ejes y los

(QUE) (COMO) (QUIEN) DOCUMENTOS Y/O

Recibe la lista de elegibles por parte de la Comisión Nacional

Análisis de Hoja de vida.

(QUE) (COMO) (QUIEN) DOCUMENTOS Y/O

Elabora la comunicación interna informando sobre el

¿El candidato acepta nombramiento?

(QUE) (COMO) (QUIEN) DOCUMENTOS Y/O

Elabora el acta de posesión una vez verificado los

Cita al candidato a ocupar el cargo a la posesión indicándole

(QUE) (COMO) (QUIEN) DOCUMENTOS Y/O

(QUE) (COMO) (QUIEN) DOCUMENTOS Y/O

(QUE) (COMO) (QUIEN) DOCUMENTOS Y/O

CARGOS DE LIBRE NOMBRAMIENTO Y REMOCIÓN

(QUE) (COMO) (QUIEN) DOCUMENTOS Y/O

Recibe resultado del proceso de Meritocracia, se elabora la

10. DOCUMENTOS DE REFERENCIA

12. CONTROL DE CAMBIOS

3. LÍDER DEL PROCEDIMIENTO

NOMBRE CARGO FECHA FIRMA

(QUE) (COMO) (QUIEN) DOCUMENTOS Y/O

1. Si es un Encargo continúe en la actividad 2

(QUE) (COMO) (QUIEN) DOCUMENTOS Y/O

(QUE) (COMO) (QUIEN) DOCUMENTOS Y/O

(QUE) (COMO) (QUIEN) DOCUMENTOS Y/O

(QUE) (COMO) (QUIEN) DOCUMENTOS Y/O

(QUE) (COMO) (QUIEN) DOCUMENTOS Y/O

(QUE) (COMO) (QUIEN) DOCUMENTOS Y/O

(QUE) (COMO) (QUIEN) DOCUMENTOS Y/O

(QUE) (COMO) (QUIEN) DOCUMENTOS Y/O

Recibir notificación del

(QUE) (COMO) (QUIEN) DOCUMENTOS Y/O

(QUE) (COMO) (QUIEN) DOCUMENTOS Y/O

10. DOCUMENTOS DE REFERENCIA

12. CONTROL DE CAMBIOS

3. LÍDER DEL PROCEDIMIENTO

NOMBRE CARGO FECHA FIRMA

(QUE) (COMO) (QUIEN) DOCUMENTOS Y/O

(QUE) (COMO) (QUIEN) DOCUMENTOS Y/O

(QUE) (COMO) (QUIEN) DOCUMENTOS Y/O

(QUE) (COMO) (QUIEN) DOCUMENTOS Y/O

(QUE) (COMO) (QUIEN) DOCUMENTOS Y/O

(QUE) (COMO) (QUIEN) DOCUMENTOS Y/O

(QUE) (COMO) (QUIEN) DOCUMENTOS Y/O

Jefe de la dependencia y/o

(QUE) (COMO) (QUIEN) DOCUMENTOS Y/O

Jefe de la dependencia y/o

10. DOCUMENTOS DE REFERENCIA

12. CONTROL DE CAMBIOS

3. LÍDER DEL PROCEDIMIENTO

NOMBRE CARGO FECHA FIRMA

(QUE) (COMO) (QUIEN) DOCUMENTOS Y/O