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ADMINISTRACION DOCUMENTAL EN EL ENTORNO LABORAL

Ficha Técnica: 1529787


Nombre: Zully Zamanta Cruz Moreno
Fecha: 09 septiembre 2017

Actividad 1. Evidencia Numero 3 Ensayo.

Importancia De Los Archivos

En primera estancia es de suma importancia la archivística para llevar un orden que


no solo satisfaga las necesidades de los usuarios de la forma más cómoda y rápida,
si no también que lo haga de forma rentable. De igual manera los documentos son
imprescindibles a la hora de tomar decisiones como también para tener una imagen
confiable de ellos, un respaldo legal, una memoria institucional, como también
reflejo de resultados e historia. La manera lógica de conseguir esto es diseña un
sistema de archivos, como lo vimos en las guías anteriores para llevar un orden de
todos los documentos de la empresa.
Una de las funciones más importantes de los archivos ser memoria corporativa de
la empresa, soportar la toma de decisiones ya que una buena decisión siempre
depende de una buena información proveer soportes para posibles reclamaciones
ya que en esta función es importante tener bases suficientes que provean verídica
información, contribuir a la eficiencia de la empresa cumplir con los requisitos
legales y normativos de la misma y ante todo preservar la historia de la empresa.
Es muy importante tener en cuenta que en el momento de archivar se deben
registrar y guardar documentos reales ya que la pérdida de estos alterara la
información de los documentos.
Los archivos son la herramienta primordial de las organizaciones, un recurso
esencial que correctamente organizado se constituye en memoria y testimonio de
la evolución de su entidad productora. Un archivo organizado garantiza el flujo y
disposición de la información, evita la acumulación innecesaria de la misma.
Es importante también tener muy en cuenta para este ensayo los objetivos de los
archivos los cuales uno de ellos son permitir una rápida localización de la
información y servir la información de una manera rápida y oportuna partiendo de
ellos se puede argumentar que las funciones de los archivistas se deben realizar
con base a los objetivos.
Por otra parte los archivos son un instrumento fundamental para el control público y
social, lo cual favorece la participación ciudadana, la lucha contra la vulnerabilidad
del estado. Así mismo, los archivos fortalecen la implementación de estrategias que
se privilegian en los planes nacionales de desarrollo, pues con centros y sistemas
de información inciden de manera transversal en todas las estrategias.
Para una buena organización de los documentos de una empresa hace falta una
actitud positiva, querer organizarlos verdaderamente y dedicarle el tiempo
necesario. El tiempo que no se dedique a archivar se debe emplear en buscar
papeles allá donde se encuentre la labor de archivar, organizar y gestionar un
archivo de empresa debe ser llevada a cabo por un profesional de la materia.
Los resultados de tener un sistema de archivo que funciona son siempre positivos
y duraderos y merecen ese esfuerzo para tenerlos organizados y sus documentos
localizados.
Los archivos y la gestión documental se comprometen a guardar la más absoluta
confidencialidad y reserva respecto a los datos e información incluida en la
documentación que debe ser gestionada durante la prestación de su servicio y
adoptar todas aquellas medidas que garanticen el cumplimiento de tal obligación.