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 Unidades de Correspondencia y funcionarios a cargo.

 Elaboración Comunicaciones Oficiales

Imagen corporativa.

Carta: Código: Sistema convencional que identifica el departamento o el área

que produce el documento. Éste responde al sistema de clasificación
documental establecido en la entidad según Tabla de Retención Documental,
se escribe a cero interlineas del borde superior. Ciudad y fecha: Se escribe a
una interlinea libre del código, se anota el nombre de la ciudad seguido de una
(,) y en la Unidad de Correspondencia se encargarán de coloca la fecha al de
envío.

Ejemplo: Medellín, Datos del Destinatario: Se deja a tres interlineas libres del
lugar de origen, no colocar negrilla ni subrayar, no use abreviaturas, en lo
posible escribir los dos apellidos del destinatario. La comunicación debe ir a un
empleado específico, Si no es posible obtener el nombre, se envía a la
dependencia u oficina responsable. Escribir el nombre de la ciudad aun
tratándose de correspondencia local, no se utiliza los términos La ciudad o
Presente. Cuando va a otra ciudad o país, se coloca primero el país seguido de
la ciudad o municipio. Ejemplo: MR. RALPH GEERE, General Manager SAM
International 23 Marion Avenue, Hartsdale NEW YORK 1239 Estados Unidos
de América El orden a seguir es el siguiente: Denominación o título académico,
Nombre del destinatario (Mayúscula sostenida), Cargo (la primera letra con
mayúscula sostenida), Organización o empresa, (con la denominación más
ampliamente conocida, es decir razón social, sigla o acrónimo, la primera con
mayúscula sostenida). Dirección (No se utiliza abreviaturas) y adicionar
información complementaria como bloque, interior, apartamento, entre otros,
Nombre del lugar de origen ciudad, municipio u otros, y se escribe el
departamento separado por una coma.El tamaño de hoja que suele utilizarse
para escribir una carta es A4 cuyas medidas son 21 cm de ancho y 29,7 cm de
alto.
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Nota: La carta debe ir en Arial 12 y la firma o autógrafo, en todas las

comunicaciones debe hacerse con esfero o bolígrafo de tinta negra. (Circular
No.13 de 1999 Archivo General de la Nación).

Memorando: La estructura del documento consta de las siguientes partes:

Nombre(s) de a quien se dirige

Nombre(s) del remitente(s)

Fecha

Asunto

Escrito redactado brevemente.

Firma(s)

México, D. F. a ___ de ______ de _____.

Lic.  Daniellys Barbosa Garcia

Gerente de Relaciones Industriales
Presente
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Le comunico que durante el período del 9 al 25 de marzo próximo, se deberá

revisar el Contrato Colectivo de Trabajo con los integrantes del Comité
Ejecutivo de la Sección XXIV del Sindicato de Trabajadores de la República
Mexicana, por lo que,  deberá tener contemplado las estrategias de incremento
de sueldo y prestaciones,  previa consulta con el suscrito.

Atentamente

El Gerente de Planta Suroeste

Ing. Armando Astudillo Ruiz

Circulares: No utilizar micro punta o esferos de tinta húmeda (Tinta Roller Ball o
Pluma Fuente entre otros) para la producción documental. Tales bolígrafos por
la clase de colorantes y solventes que contienen, son solubles en agua, tienden
a expandirse, perder su coloración en corto tiempo y aún en condiciones
estables de almacenamiento presentan pérdida de legibilidad en la información.

1.1.1.3 Número de copias 2

1.1.1.4 Requisitos de presentación

Requisitos de presentación
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Resumen para hacer la inscripción de trabajos:

Título, nombre completo y apellidos de autores, centro de trabajo,
país, correo electrónico, resumen, palabras claves, modalidad de
presentación (ponencia/experiencia/póster), línea científica. Párrafo
de hasta 300 palabras que informe sobre el tema, problema que trata,
objetivo y aportes. 
Usted puede redactar y enviar el resumen de pre-inscripción  haciendo
clic aquí o enviarlo al correo edugestic@uautonoma.edu.co

Requisitos de Ponencia y experiencia: 

Título, Introducción, Desarrollo, Conclusiones, Citas y Referencias
bibliográficas. Editor de texto MS word para Windows. Mínimo 10
máximo, 15 páginas incluyendo bibliografía, papel tamaño carta,
fuente Arial 11, interlineado 1,5. Normas APA.
Ponencia con opción de arbitraje para su publicación posterior al
Congreso en Revista Escenarios de la Universidad Autónoma del
Caribe.

Requisitos de Póster: Cartel: Título, autor(es), institución, país.

Introducción, Metodología (materiales y métodos), Resultados,
Conclusiones. Bibliografía opcional. Medidas del cartel 70 cm de
ancho y 100 cm de alto (vertical).

1.1.2 Firmas de las comunicaciones oficiales

"ARTICULO 7. FIRMA. Cuando cualquier norma exija la presencia de una firma

o establezca ciertas consecuencias en ausencia de la misma, en relación con
un mensaje de datos, se entenderá satisfecho dicho requerimiento si:

a) Se ha utilizado un método que permita identificar al iniciador de un mensaje

de datos y para indicar que el contenido cuenta con su aprobación;

b) Que el método sea tanto confiable como apropiado para el propósito por el
cual el mensaje fue generado o comunicado.

Lo dispuesto en este artículo se aplicará tanto si el requisito establecido en

cualquier norma constituye una obligación, como si las normas simplemente
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prevén consecuencias en el caso de que no exista una firma." (Subrayado

fuera de texto)

De acuerdo con lo anterior, el mensaje de datos podrá considerarse

equivalente al documento suscrito o firmado, si y solo sí, se ha empleado un
método que permita identificar al iniciador, es decir a la persona que por su
cuenta, o en cuyo nombre se haya actuado, envíe o genere un mensaje de
datos5 y si el método es confiable y apropiado para el propósito que genera el
mensaje.

3. Firma digital: el literal c, del artículo 2 de la Ley 527 de 1999, define la firma
digital de la siguiente forma:

"c) Firma digital. Se entenderá como un valor numérico que se adhiere a un

mensaje de datos y que, utilizando un procedimiento matemático conocido,
vinculado a la clave del iniciador y al texto del mensaje permite determinar que
este valor se ha obtenido exclusivamente con la clave del iniciador y que el
mensaje inicial no ha sido modificado después de efectuada la transformación;"

De acuerdo con lo señalado, la firma digital garantizaría que el mensaje de

datos, sea equivalente funcional a un documento en el que se requiera la
presencia de firma, como sería el caso de la constancia de cumplimiento que
expide el interventor en el contrato, teniendo en cuenta que el mensaje solo
puede ser enviado exclusivamente por el iniciador a través de una clave, y sin
que existan posibilidades de modificar el mensaje de datos o el texto al que se
ha adherido la firma. Adicionalmente, es posible constar la validez de la firma
digital impuesta en el mensaje de datos, a través de la entidad que certifica la
misma6.

Vale la pena señalar que el Consejo de Estado, ha considerado que si el

documento original no requiere firma autógrafa, el mensaje de datos que sea
su equivalente no requiere contar con la firma digital para considerar su validez:

"Cabe anotar que al cumplirse la obligación de expedir los certificados con el

almacenamiento oportuno de los datos de las certificaciones y la oportuna
puesta a disposición de los mismos a los sujetos retenidos, no es del caso
exigir al actor el cumplimiento de los requisitos del artículo 2 de la Ley 527 de
1999, relativos a la firma digital y a la entidad certificadora (artículo 30 ibídem).
Ello, porque según el artículo 10 del Decreto 836 de 1991 las personas
jurídicas pueden entregar los certificados de retención en la fuente sin
necesidad de firma autógrafa, por lo que tampoco es necesaria la intervención
de la entidad de certificación sobre la firma digital ni sobre transmisión y
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recepción del mensaje de datos, como quiera que no es obligación del agente
retenedor por pagos distintos a los laborales, enviar la información a los sujetos
retenidos." Consejo de Estado. Sección Cuarta. Consejero Ponente: Héctor
Romero Díaz. 30 de octubre de 2008.)

Se reitera entonces, que al requerirse originalmente el documento suscrito por

el interventor, es indispensable que el mensaje de datos que se pretenda hacer
valer como equivalente, cuente adicionalmente con la firma digital, en los
términos previstos en la Ley 527 de 1999 y su decreto reglamentario No 1747
de 2000.

1.1.2.3 Empleo código de la dependencia productora

1.1.1.4 Clasificación de las comunicaciones oficiales (comunicaciones internas,

externas, Comunicaciones oficiales vía fax o correo
electrónico, Comunicaciones oficiales internas y externas enviadas)

Archivo de los documentos informáticos

Cuando se inicie un expediente para un determinado cliente se creará la

carpeta correspondiente, que contendrá todos los ficheros de trabajo que
genere la tramitación del asunto.
Para ello se seguirán los siguientes pasos:
a) Abrir una carpeta a nombre del cliente en cuestión en el disco duro del
servidor: unidad H:, carpeta “Clientes”
b) Dentro de la carpeta del cliente, abrir una subcarpeta correspondiente al
área de trabajo:
– Auditoría
– Contable
– Fiscal
– Laboral
– Mercantil y civil
c) Dentro de la carpeta de área de trabajo, abrir otra que se denominará con el
código de expediente. El código de expediente se confecciona del siguiente
modo:
(i) El número correlativo del expediente dentro del período anual seguido de las
dos últimas cifras del año en que se inicia el expediente (p. ej. 243/00).
(ii) Código de tipo de servicio (p. ej. AUCA para una auditoría de cuentas
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anual).
Así, los ficheros de trabajo incluidos en el expediente de auditoría de cuentas
anual del Club de Equitación Alcor, al que corresponde el número de
expediente 243/00, estarán ubicados en la ruta de acceso
H:\Clientes\Club de Equitación Alcor\Auditoría\243-00-AUCA
Este sistema de archivo pretende que los documentos (ficheros de trabajo)
estén clasificados siguiendo unos criterios que nos indiquen:
1. El cliente para el que se está trabajando.
2. El área de trabajo al que pertenece ese expediente.
3. El número de expediente y el tipo de servicio que le corresponde.

Es importante que todos los clientes tengan aquellas carpetas que

correspondan a las áreas de trabajo en las que se les prestan determinados
servicios.

Cada expediente tendrá su correspondiente registro en la base de datos

Inventario, en la cual se vinculará mediante un campo de hiperenlace dicho
registro con la ruta de la carpeta específica que le corresponda en el disco
duro.

Los archivos de trabajo (generalmente de tipo .doc –Word– o tipo .xls –Excel–)
recibirán un nombre que represente sin ambigüedad su contenido: a) Dictamen
b) Recurso
c) Liquidación
d) Estudio
e) Informe
Se añadirá, si es preciso, su grado de elaboración:
_notas
_borrador
_definitivo

Los documentos de trabajo que sean susceptibles de servir como modelo de

posteriores documentos se archivarán en la carpeta “Plantillas”, en la
subcarpeta correspondiente a área de trabajo, indicando el tipo de trabajo
genérico del que se trata. Es recomendable convertir los archivos de tipo .doc
en plantillas de Word (.dot) y los archivos de tipo xls. en plantillas de Excel
(.xlt).

Descripción de los documentos: el inventario

La descripción de los documentos constituye la operación que culmina el

trabajo archivístico y coincide en su finalidad con la de los propios documentos:
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suministrar información. Los archivos existen por la necesidad de obtener

información precisa para distintas finalidades; la función básica del inventario
en cuanto instrumento de descripción consiste en garantizar un acceso lo más
rápido y eficiente posible a los documentos archivados.

El inventario tiene como propósito describir las unidades documentales, tanto si

se trata de un expediente como de una agrupación de documentos referidos al
mismo asunto. Es decir, identifica los expedientes que componen cada una de
las series documentales con el propósito de acceder a los documentos más
relevantes para una consulta específica. Ante la necesidad de efectuar una
búsqueda documental, el inventario ha de permitir obtener respuestas rápidas y
precisas acerca de cuestiones puntuales (“¿qué expedientes tiene en curso X y
Cía.?”, “¿cuántos expedientes se están tramitando en el Registro Mercantil?”,
“¿cuántos expedientes se han iniciado este año en el área laboral?”). Asimismo
ha de reflejar el contenido de cada expediente –el trámite o asunto específico al
que hace referencia– y su localización física en el archivo.

Hoy en día la herramienta más eficaz para elaborar un inventario es una base
de datos en la que cada expediente se halle descrito en los términos
imprescindibles para garantizar una información suficiente. Esto permitirá un
acceso selectivo a la información ya que la base de datos localizará los
registros que respondan a una consulta determinada buscando la información
por un solo campo o cruzando la información de diferentes campos.

Inventario: campos de la base de datos

– Número de expediente
– Estado (en curso/cerrado)
– Código del cliente
– Nombre o razón social del cliente
– Área de trabajo: secciones del cuadro de clasificación (contable, fiscal,
laboral…)
– Tipo de servicio: series del cuadro de clasificación
– Procedimiento o asunto
– Organismo (en que se tramita)
– Fecha de inicio
– Fecha de finalización
– Signatura tipográfica
– Notas u observaciones
– Autor (responsable de la tramitación)
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En esta base de datos o inventario del archivo, el cuadro de clasificación

funciona como un sistema de indización, es decir, como un conjunto de
palabras o términos que tienen como misión sintetizar y representar el
contenido de los documentos para recuperarlos posteriormente. En este
sentido, el uso de la informática comporta numerosas ventajas, traducidas
todas ellas en una mayor rapidez y precisión en el trabajo: ordenación
automática por cualquiera de los campos, control de los expedientes
tramitados, búsquedas a partir de un término o de varios relacionados,
elaboración de listados, etc.

1.2 RADICACIÓN COMUNICACIONES OFICIALES – GENERALIDADES

1.2.1 Recepción Comunicaciones Oficiales producidas

1.2.2 Radicación Comunicaciones Oficiales producidas (Condiciones para la

radicación de las comunicaciones producidas por parte de las dependencias)

Local: cuando el destino es dentro de la misma ciudad o municipio, se escribe

el nombre en mayúscula inicial. Nacional: cuando el destino es una ciudad o
municipio dentro del país, se escribe éste nombre y el del departamento
correspondiente, separados por coma (,) y con mayúscula inicial Internacional:
la información debe ir en el idioma oficial del destino o en inglés, en cuanto a la
dirección, se respeta la nomenclatura y los términos del país de destino
Ejemplo Local:

Ingeniera DANIELLYS BARBOSA GARCIA

Gerente General La Nacional de Seguros S.A.

Calle 12 Sur 40E –25 Bloque 12 Piso 2 Oficina 204

Medellín

Ejemplo Nacional: Señor ANDRES HURTADO RIVERA Director Administrativo

Internacional Ltda. Calle 20 72-15 Manzana 23 Casa 2 Barranquilla, Atlántico

Cuerpo del texto: se recomienda que el saludo y la despedida sean como en

una carta normal. Se sugiere escribir el mensaje, teniendo en cuenta las reglas
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básicas de ortografía (tildes, mayúsculas, puntuación, entre otras). Se aconseja

incorporar una firma al final de cualquier mensaje, aunque sea el nombre.
También se puede incluir el cargo, la organización, el departamento, el teléfono
y la extensión, entre otros. Nota: 1- El correo es para trasmitir información, no
se usa para resolver temas complejos, ya que la comunicación y la
retroalimentación son lentas y limitadas. 2- El correo institucional no debe
usarse para fines personales y ofrecimiento de servicios diferentes a los
institucionales. 3- No utilizar negrilla o colores rojos para resaltar información
dentro del texto y utilizar mayúsculas sólo en casos necesarios. 4- Se
recomienda utilizar el campo de copia oculta (CCO), cuando se envíe un
mensaje que incluya múltiples direcciones, o cuando se envíen mensajes que
ya muchas personas o grupos corporativos. Esto con el fin de no publicar
direcciones de correo y que después se utilice para enviar correos basura. 5-
Los mensajes deben ser cortos y concisos. 6- Se recomienda tener el menor
número posible en la bandeja de entrada, para ello se sugiere crear carpetas
personales. Estas se pueden organizar por temas, labores, proyectos,
mensajes pendientes, etc.

CONDICIONES AMBIENTALES:

El Grupo de Gestión Documental, vela porque los depósitos de la

documentación en los Archivos de Gestión y Archivo Central, cumplan con las
condiciones mínimas de ventilación, iluminación y demás condiciones que
garanticen su integridad física y funcional, sin que se altere su contenido.
Cualquier necesidad de mantenimiento o adecuación de las instalaciones de
archivo se debe tramitar de acuerdo con lo definido en el Proceso Gestión
Administrativa-C-GA-06. Ventilación 

La ventilación interna debe permitir que las condiciones ambientales del

depósito y espacio del mismo, garanticen la conservación del documento.

La disposición de las unidades de conservación en los estantes, deberá

permitir una adecuada ventilación a través de ellos.

Iluminación Se debe evitar la incidencia de luz directa sobre documentación y

contenedores, cuando no sea posible suprimir las fuentes naturales de luz se
deben utilizar cortinas en las ventanas.

Las instalaciones eléctricas deben estar por fuera del local de depósito en lo
posible y deben estar en perfectas condiciones.

Se debe mantener un control sobre la instalación eléctrica

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CONDICIONES AMBIENTALES ESPECIALES SEGÚN SU SOPORTE

La verificación de las condiciones ambientales se debe efectuar atendiendo las

directrices establecidas en la Normativa Vigente. Como mínimo se debe
efectuar una verificación anual. Material Documental: Soporte en papel

 En las áreas de depósito se recomienda mantener una temperatura de

15°C a 20°C con una fluctuación diaria de 4°C.
 Se recomienda que en los depósitos de Archivo, mantengan una
humedad relativa entre 45% y 60% con una fluctuación diaria del 5%.

Material Documental: Fotografía

 Para fotografía en color blanco y negro se recomienda mantener una

temperatura de 15°C a 20°C. La humedad relativa debe mantenerse
entre 40% y 50%.
 Para fotografía a color se debe mantener una temperatura menor a
10°C. La humedad relativa debe mantenerse entre 25% y 35%.

Material Documental: Grabaciones

 En las áreas donde se almacenan archivos de tipo grabación, se

recomienda mantener una temperatura entre 10°C y 18°C.
 En las áreas donde se almacenan archivos de tipo grabación, la
humedad relativa es recomendable mantenerla entre 40% y 50%.

Material Documental: Microfilm

 La Temperatura en los depósitos donde se almacenan archivos en

soporte microfilm es recomendable entre 17°C y 20°C.
UNIDADES DE CONSERVACIÓN
 Se recomienda que las Carpetas, deban ser de yute desacificada en
tamaño oficio, de mínimo 240 g/m2. Para la transferencia de los
documentos históricos al Archivo General de la Nación, se utilizan las
carpetas tipo cuatro (4) aletas en propalcote.
 Se recomienda utilizar gancho legajador plástico para las carpetas.
 Para el almacenamiento de las carpetas, se utilizan cajas referencia X-
100, cuyas medidas son: 12 x 26 x 42 cms. Las cajas son suministradas
por el Grupo de Gestión Documental únicamente para las transferencias
documentales. (Ver M-GD-01 Manual del Sistema de Gestión de
Correspondencia y Archivos Oficiales)
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 No se podrán utilizar pastas AZ o de argolla, anillados así como otros

sistemas de almacenamiento, que afecten la integridad física de los
documentos en los Archivos de Gestión. (Ver Acuerdo AGN 002 de
2014, artículo 27, parágrafo) Para documentos de formato análogo
como microfilm, cintas fonográficas, cintas de video, rollos
cinematográficos o fotografía entre otros y digitales como disquetes, CD
y DVD., se tendrá cuenta lo siguiente:
 Para las fotografías y negativos se recomienda almacenarse en sobres
individuales y en cajas de pH neutro (7) y nunca emplear materiales
plásticos.  Los rollos de microfilm deberán mantenerse en su carrete y
contenedor elaborados en material estable y químicamente inerte; cada
rollo estará en una unidad independiente debidamente identificada y
dispuesto en las respectivas estanterías diseñadas acordes con el
formato y con las especificaciones requeridas para garantizar su
preservación.
 Los disquetes, CD y DVD. podrán contar con una unidad de
conservación plástica en polipropileno u otro polímero químicamente
estable y que no desprenda vapores ácidos o contener moléculas
ácidos retenidas en su estructura. Cada unidad de conservación
contendrá solo un disquete, CD o DVD.
 Para documentos que sean de conservación permanente no se
recomienda emplear los sistemas de impresión de matriz de punto
(Concepto técnico Grupo Laboratorio de Restauración, Archivo General
de la Nación, 2001). CONDICIONES FUNCIONALES Las condiciones
funcionales para los depósitos de Archivo, propenden por el
aprovechamiento de los espacios físicos basándose en la óptima
distribución del mobiliario, su característica y disposición, estas
condiciones deben ser verificadas por el Grupo de Gestión Documental.
Para cumplir las condiciones funcionales se debe tomar en cuenta:
Estantería  El diseño de los estantes debe ser acorde con la cantidad
de unidades que contendrá, evitando bordes o aristas que produzcan
daños sobre los documentos.  Se recomienda que los estantes sean
construidos en láminas metálicas sólidas, resistentes y estables con
tratamiento anticorrosivo. Se recomienda que la estantería no esté
recostada sobre los muros y se deje un espacio mínimo de 20 cm, entre
éstos y la estantería.
 Se recomienda que los estantes tengan capacidad de soportar un peso
de 100kg/mt lineal.
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 Si se disponen módulos compuestos por dos cuerpos de estanterías, se

deben utilizar los parales y tapas laterales para proporcionar mayor
estabilidad. En todo caso se deberán anclar los estantes con sistemas
de fijación a piso.
 La balda superior debe estar a un máximo de 180 cm, para facilitar la
manipulación y el acceso del operario a la documentación.
 La balda inferior debe estar por los menos a 10 cm del piso.
 La distancia libre entre la unidad de conservación y la bandeja superior
debe ser mínimo de 4 cm.
 El cerramiento superior no debe ser utilizado como lugar de
almacenamiento de documentos ni de ningún otro material.
 El espacio de circulación entre cada módulo de estantes debe tener un
mínimo de 70 cm, y un corredor central mínimo de 120 cm.
 La estantería deberá tener un sistema de identificación visual de la
documentación acorde con la signatura topográfica.
 Para unidades de conservación como libros, legajos o carpetas se
recomienda el empleo de separadores metálicos con el fin de evitar el
deslizamiento y la deformación de la documentación