Academia Nacional de Ciencias

Farmacéuticas CANIFARMA

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IVtrnSui I
 CIPAM CONSEJO DIRECTIVO 2003-2004
Agradece el patrocinio de
Dr.Juvencio Ruiz Puente
Presidente de ANCF
M.en C.Juan Francisco Sánchez Ruiz
Presidente de AFM
Dr.José Luis Román Pumar
Presidente de CANIFARMA
Dra.Helgi Jung Cook
Presidenta de CNQFBM
Investigación, Ciencia y Tecnología
ICT Mexicana, S.A. de C.V. QFB Antonio Santiago Regalado
Presidente de PQF

A través de

Dr. Jorge Medina Acevedo QFB María Catalina Díaz Gutiérrez

QFB José Manuel Cárdenas Gutiérrez Presidenta de CIPAM
QFI Natividad Castro Castellanos
Por haber hecho posible la realización de Vicepresidenta de CIPAM
este trabajo QFB Dalia Toledo
Secretaria de CIPAM
QFB Joaquín González Robledo
El contenido de esta guía es propiedad de la Comisión
Tesorero de CIPAM
Interinstitucional de Buenas Prácticas de Fabricación (CIPAM);
prohibida su reproducción total o parcial por cualquier medio
sin previa autorización por escrito.
 CIPAM RECONOCIMIENTO
CONSEJO TÉCNICO 2003-2004 La Comisión Interinstitucional de Buenas Prácticas de Fabricación
agradece la dedicación y el esfuerzo del grupo de trabajo que
ANCF Dr. Octavio Carreón Zepeda elaboró la presente guía, ya que de manera profesional y
Dr. B.Adolfo Fernández Fernández desinteresada han compartido su experiencia, tiempo y
IQ Irma RomoCabral conocimiento con el medio profesional del cual forman parte:

AFM QFI Deyanira Chinas Ramírez GRUPO DE TRABAJO

QFB Joaquín González Robledo
QFI Ignacio Guadarrama Núñez Responsable
QFB Ma. Eugenia Linares Aguirre
M.en A. Elizabeth Martínez Flores
CANIFARMA QFB Tomás Castro Hernández
Con la colaboración de
QFB Elizabeth Martínez Flores
IQ Francisco Muñoz Casillas
QFI Ignacio Guadarrama Núñez
QFB Martha Elena Hirata Polanco
CNQFBM QFB Alejandro Alcántara Pineda
QFB María Elena Girard Cuesy
Revisado por
QFB Rossana Navarro Cruz
Comité Consultivo
QFB Bertha Olivia Patino Rivas
QFB Evelyn Soberón Mobarak
QFB María Eugenia Linares Aguirre
QFB Dalia Toledo
QFI Filiberto Méndez Méndez
QFB Martha Angélica Tirado
PQF QFB Guadalupe Castillo Granados QFB Carmen Torres Martínez
QFB Antonio Guerrero Miguel
QFB Eric Martínez Luna Comité Editorial
QFB Olivia Margarita Pérez Díaz
IBI Miriam PérezToribio QFB María Elena Girard Cuesy
QFB Rossana Navarro Cruz
Trad. Olivia Olvera J.
Lie. José María Fábregas Puig

Manejo de No Conformidades Manejo de No Conformidades

Peten Sur No. 98 • Col. Narvarte • ueieg. Benito Juárez » >~.r. u » • / < •
CONTENIDO CONTENIDO

TABLA DE CONTENIDO 2.4 Observaciones de auditoría 30

2.4.1 Definición 30
2.4.2 Tipos de observaciones de auditoría 30
INTRODUCCIÓN 8
2.4.3 Establecimiento de un subsistema para el manejo
de observaciones de auditoría 31
CAPÍTULO I.
GENERALIDADES 10 CAPÍTULO 111.
1.1 Antecedentes 10 NO CONFORMIDADES EN SITIO (ÁREA ANALÍTICA) 32
1.2 Elementos básicos del sistema de calidad 12 3.1 Resultado fuera de especificaciones 32
1.3 Estado de control 12 3.1.1 Definición 32
1.3.1 Consistencia 13 3.1.2 Tipos de resultados fuera de especificaciones 32
1.3.2 Competencia 13 3.1.3 Establecimiento de un subsistema para el manejo
1.3.3 Conformidad 13 de resultados fuera de especificaciones 34
1.3.4 Confianza 13
1.4 Definición de no conformidad 13 CAPÍTULO IV.
1.5 Clasificación de no conformidades 13 NO CONFORMIDADES FUERA DE SITIO 41
1.5.1 No conformidades en sitio (internas) 13 4.1 Queja 41
1.5.2 No conformidades fuera de sitio (externas) 14 4.1.1 Definición 41
1.6 Cuándo reportar una no conformidad 14 4.1.2 Establecimiento de un subsistema para el manejo de quejas 41
1.6.1 Consideraciones importantes 15 4.2 Devolución y retiro 41
1.7 Comité de Calidad 15 4.2.1 Definición 41
1.7.1 Integración 15 4.2.2 Diferencia entre retiro y devolución de un producto 42
1.7.2 Responsabilidades 16 4.2.3 Establecimiento de un subsistema para el manejo
de devoluciones y retiros 42
CAPÍTULO II.
NO CONFORMIDADES EN SITIO (ÁREA DE FABRICACIÓN) 19 CAPÍTULOV.
2.1 Desviación 19 LÍNEAS DE MEJORA 43
2.1.1 Definición 19 5.1 Investigación de fallas 43
2.1.2 Tipos de desviaciones 19 5.1.1 Definición 43
2.1.3 Establecimiento de un subsistema para el manejo 5.1.2 ¿En qué casos procede una investigación de fallas? 43
de desviaciones 24 5.1.3 Establecimiento de un subsistema para el manejo de
2.2 Reproceso 27 investigación de fallas 43
2.2.1 Definición 27 5.2 Programa ACAP 45
2.2.2 Establecimiento de un subsistema para el manejo 5.2.1 Definición 45
de reprocesos 28 5.2.2 Objetivo del programa ACAP 46
2.3 Retrabajo 29 5.2.3 Requisitos del programa ACAP 46
2.3.1 Definición 29 5.3 Consideraciones finales 48
2.3.2 Establecimiento de un subsistema para el manejo GLOSARIO 49
de retrabajos 30 BIBLIOGRAFÍA... ...51

Manejo de No Conformidades Manejo de No Conformidades

INTRODUCCIÓN INTRODUCCIÓN

La guía está integrada por cinco capítulos:

INTRODUCCIÓN
La necesidad de mejorar la calidad y la productividad como
condiciones para competir en los actuales mercados globalizados, ha
llevado a las empresas de todo el mundo a emprender acciones
tendientes a combatir sus problemas y sus deficiencias. Sin embargo,
a pesar de las acciones emprendidas, en muchas empresas los
resultados no han sido plenamente satisfactorios.
En el capítulo I se describen los elementos con los que una compañía
debe contar para evitar la presencia de no conformidades,así como la
clasificación general de las mismas.
El capítulo II contiene algunas sugerencias para llevar a cabo el manejo
de no conformidades en sitio (área de fabricación),como desviaciones,
reprocesos, retrabajos y observaciones de auditoría.

La calidad es responsabilidad de todas las personas involucradas en
cada una de las etapas de elaboración de un medicamento.
Actualmente los sistemas de calidad se orientan al cumplimiento de
especificaciones con base en una estrategia de prevención a través
de la capacitación del personal; esta capacitación se concentra en
tres elementos: ¿qué es la calidad?, ¿por qué es importante? y ¿qué
puede afectarla?
Una situación que sin duda afecta de manera decisiva la calidad es la
presencia de no conformidades, ya que de entrada el término podría
considerarse erróneamente como un antónimo de"calidad"y generar
por ello el temor en las empresas,debido a que afectaría notablemente
sus sistemas y, por ende, sus ventas.
En el capítulo III se sugieren los componentes principales de un
subsistema de administración de no conformidades en sitio (área de
laboratorio), como son los resultados fuera de especificaciones.
Las no conformidades fuera de sitio,esto es, las quejas,devoluciones y
retiros se explican de manera muy general en el capítulo IV.
La guía concluye, en el capítulo V, con la propuesta de diversas líneas
de mejora que pueden apoyar el manejo de no conformidades,
básicamente en investigación de fallas y programa ACAP (Programa
de Acciones Correctivas y Acciones Preventivas).

La presente guía, titulada "Manejo de no conformidades" presenta

algunas sugerencias para establecer actividades que permitan a la
empresa, en primera instancia, evitar que surjan dichas no
conformidades y, si éstas ya existen, como resolverlas bajo dos
enfoques: correctivo y preventivo, cuidando ante todo la integridad
del producto farmacéutico.

En el contexto regulativo se proponen modelos de subsistemas que

ayudarán a entender la importancia de una no conformidad, así como
la forma de realizar una investigación adecuada y, lo más importante,
como documentar las actividades realizadas, ya que se ha detectado
que la falta de documentación es una de las principales debilidades
en la industria farmacéutica actual.

Manejo de No Conformidades Manejo de No Conformidades

GENERALIDADES CAPÍTULO I
CAPÍTULO I
GENERALIDADES
1.1 ANTECEDENTES
Diariamente,al llegar a nuestras áreas de trabajo iniciamos las labores
cuidando siempre de seguir las conocidas "buenas prácticas de
fabricación" (BPF). Nuestra normatividad las define como: "Conjunto
de lineamientos y actividades relacionados entre sí y destinados a
garantizar que los productos farmacéuticos elaborados mantengan
la identidad, pureza, concentración, potencia e inocuidad, requeridas
para su uso"
Asegurar su cumplimiento no es sencillo, ya que implica el
establecimiento de todo un sistema de calidad, el cual, si se crea
conforme a una base lógica de proceso, dará los resultados
esperados, siempre y cuando su eficacia se evalúe en forma
continua.
Durante las auditorías (ya sea internas o externas), se ha detectado
que una empresa rara vez cumple con la normatividad al cien por
ciento. Entre las muy diversas razones de este fenómeno se
encuentran las siguientes:
Desconocimiento de los procesos realizados por la empresa
Desconocimiento de la regulación implícita
Conocimiento de los procesos y la regulación, pero sin darles la
importancia requerida
Preocupación por la "utilidad monetaria" más que por la calidad
Falta de continuidad en la capacitación,control y seguimiento de
las buenas prácticas de documentación.
Dar por hecho que los sistemas establecidos son los correctos,sin
tener una evaluación de los mismos.
Esta falta de cumplimiento y, por ende, falta de conformidad con lo
establecido en las buenas prácticas de fabricación se refleja en la
debilidad de nuestros procesos ante la carencia de controles en planta.
Manejo de No Conformidades
CAPÍTULO I GENERALIDADES
La forma más común de identificar esto es a través de la documentación
de las no conformidades, que afectarán en mayor o menor medida la
calidad del producto dependiendo de su naturaleza.
Muchas personas se hacen la siguiente pregunta: ¿cómo puedo
establecer un sistema que me permita evitar estas no conformidades?
Por desgracia, no existen fórmulas mágicas. Lo importante es
establecer sistemas que cumplan con la regulación sanitaria e insistir
en la necesidad de comprender por qué es importante trabajar con
esos sistemas.
Algunos autores plantean que para evitar las no conformidades se
cumplan, como mínimo, los siguientes 10 principios de las BPF:
Contar con procedimientos y programas de capacitación,y hacer
mejoras a los primeros.
Seguir los procedimientos.
Documentar el trabajo tal y como se realiza (considerando que
dicha actividad se realiza con base en las BPF).
Validar y verificar las actividades de fabricación, así como las
actividades analíticas.
Diseñar y construir instalaciones, sistemas y equipos adecuados
(o bien, en este último caso, adquirirlos con base en las BPF).
Dar mantenimiento a dichos equipos, sistemas e instalaciones.
Ser competente (como resultado de la formación profesional y la
capacitación).
Hacer de la limpieza un hábito.
Ejercer un control de los procesos.
Evaluar la eficacia de los sistemas.
Si seguimos estos principios, será sencillo el cumplir con las BPF.
Si se revisan las distintas regulaciones que existen sobre BPF se
observará que, al margen del país o la entidad regulativa que las
publique, se enfocan en los siguientes rubros:
Personal
Capacitación y entrenamiento
Manejo de No Conformidades
 CAPÍTULO I CAPÍTULO I GENERALIDADES

Documentación legal 1.3.1 CONSISTENCIA

Documentación técnica La empresa cuenta con un plan sistematizado que le permite realizar
Instalaciones las actividades en forma reproducible dentro de las especificaciones.
Equipos
Insumes 1.3.2 COMPETENCIA
Controles en proceso El personal que lleva a cabo las actividades cuenta con la formación
Controles en laboratorio profesional, las habilidades, la experiencia y la capacitación requeridas.
Almacenamiento
Distribución 1.3.3 CONFORMIDAD
El producto liberado cumple con las especificaciones requeridas y con
Por tanto, nuestro sistema de calidad tendrá que centrarse en los rubros las buenas prácticas de fabricación.
anteriores.
1.3.4 CONFIANZA
1.2 ELEMENTOS BÁSICOS DEL SISTEMA DE CALIDAD
Se cuenta con procedimientos de evaluación de la eficacia del sistema
Antes de arrancar con los proyectos que implican el manejo de no
de calidad que aseguran la detección de deficiencias y opciones de
conformidades, es recomendable establecer en nuestras compañías
mejora continua.
los diversos elementos que conforman un sistema de calidad en la
industria farmacéutica.
1.4 DEFINICIÓN DE NO CONFORMIDAD
En general, se recomienda que existan subsistemas de: Si no existen los elementos indicados con anterioridad, entonces
nuestra empresa se enfrentará día con día a distintos dolores de
Capacitación cabeza, mejor conocidos como no conformidades.
Calibración
Mantenimiento De manera general, una no conformidad se define como:lncumplimiento
Control de cambios de requisitos previamente especificados.
Revisión anual de producto
Validación Dichos requisitos dependerán de las exigencias regulativas, de las
Auditorías especificaciones de nuestros clientes y de los lineamientos internos,
obviamente todos dirigidos hacia el mismo objetivo:el cumplimiento
Para mayor información de cada uno de ellos, consúltese la guía de de las BPF.
CIPAM"Expediente maestro de planta" Adicionalmente se encuentra el
subsistema de no conformidades, sobre el cual se centrará este trabajo. 1.5 CLASIFICACIÓN DE NO CONFORMIDADES
Se sugiere la siguiente clasificación:
1.3 ESTADO DE CONTROL
Tener claro por qué se tiene que cumplir la regulación y qué elementos
1.5.1 NO CONFORMIDADES EN SITIO (INTERNAS)
se necesitan para conformar un sistema de calidad son el punto de
Son aquellas que se presentan dentro de la planta, es decir, antes de
partida para que nuestra empresa cuente con un estado de control,el
que el producto salga al mercado, e incluyen:
cual está constituido por las "4C": consistencia, competencia,
conformidad y confianza.

Manejo de No Conformidades Manejo de No Conformidades

GENERALIDADES CAPÍTULO I
1.5.1.1 Desviaciones
1.5.1.2 Reprocesos
1.5.1.3 Retrabajos
1.5.1.4 Resultado fuera de especificaciones
1.5.1.5 Observaciones de auditorías
1.5.2 NO CONFORMIDADES FUERA DE SITIO (EXTERNAS)
Aquellas que se presentan fuera de la planta, una vez que el producto
ya salió al mercado. Incluyen:
1.5.2.1 Quejas
1.5.2.2 Devoluciones
1.5.2.3 Retiros
En los siguientes capítulos se hablará de cada una de estas no
conformidades.
1.6 CUÁNDO REPORTAR UNA NO CONFORMIDAD
Esto depende de los criterios que marque la empresa.Se recomienda
que siempre que se identifique la falta de cumplimiento de los
requisitos establecidos,se reporte una no conformidad en los formatos
de registro basados en los distintos procedimientos normalizados de
operación que se hayan generado para tal fin.
En ocasiones, las empresas prefieren anotar las no conformidades
que consideran "menores"directamente en los expedientes únicos
de fabricación, bitácoras o certificados, es decir, en documentos
de proceso.
Esto ocasiona que la empresa no tenga una evidencia real de las no
conformidades que existen en la compañía,ya que no se documentan
todas las no conformidades en la misma forma, debido a que se está
dando por anticipado una clasificación de menor impacto sin siquiera
realizar alguna investigación.
Asimismo,con esta manera de proceder es probable que no se resuelva
la no conformidad ya que al documentarla informalmente es difícil
establecer acciones y dar seguimiento.
Manejo de No Conformidades
CAPÍTULO I GENERALIDADES
La cuestión no reside en saber si la no conformidad es crítica, mayor o
menor (como se verá más adelánteosme en el hecho de que existe un
incumplimiento que debe documentarse en formatos que respeten
el subsistema diseñado para tal fin.
1.6.1 CONSIDERACIONES IMPORTANTES
Todas las no conformidades forman parte de la revisión anual
de producto.
Se conserva el documento original en la biblioteca de documentación.
Pueden repartirse tantas copias del registro de no conformidad
como sean necesarias a los responsables de la no conformidad, a
los responsables de ejecutar acciones, a las autoridades sanitarias
y a los miembros del Comité de Calidad de acuerdo con las
políticas de documentación de la compañía.
Los reportes de no conformidad tendrán que ser rastreables en
otros documentos de calidad.
Se recomienda hacer evaluaciones frecuentes de las tendencias
de las no conformidades, así como establecer en el procedimiento
normalizado de operación (PNO) correspondiente el tiempo
máximo para cerrar la no conformidad.
Hay que tener en cuenta también que, si no se detecta a tiempo,
una no conformidad interna puede traer como consecuencia una
no conformidad externa.
En algunas ocasiones será común encontrar, por ejemplo, que una
desviación no ocasiona por fuerza un resultado fuera de
especificaciones.Es decir,no son consecuentes,pero esto no implica
que dicha desviación no se documente como no conformidad.
Siempre hay que tener en cuenta las posibles faltas a la regulación
que se están cometiendo al presentar una no conformidad y
cuando se estima conveniente informar a las autoridades
sanitarias sobre la misma.
1.7 COMITÉ DE CALIDAD
1.7.1 INTEGRACIÓN
El Comité de Calidad está conformado por profesionales que cuentan
con la suficiente experiencia para realizar de manera satisfactoria las
actividades designadas.
Manejo de No Conformidades
GENERALIDADES CAPÍTULO I
Dependiendo del organigrama y del tamaño de la empresa, el número
de integrantes del comité varía; sin embargo, se recomienda que estén
presentes las autoridades máximas de las áreas de Dirección General,
Dirección Médica, Gerencia de Planta, Calidad, Fabricación, Almacén,
Validación, Ingeniería, Logística, Mantenimiento, Ventas, así como el
Responsable Sanitario de la empresa. Considerando la experiencia y
criterio de todos sus miembros, se designa un coordinador del comité,
función que generalmente corresponde al Responsable Sanitario.
Es importante aclarar que, dependiendo de la naturaleza de la no
conformidad, el Responsable Sanitario convocará a los miembros del
Comité de Calidad que considere convenientes para analizar y tomar
acciones sobre la no conformidad en cuestión. Si la gravedad de la no
conformidad no lo amerita, no es necesario reunir a todos los
miembros del comité.
1.7.2 RESPONSABILIDADES
1.7.2.1 Director General
Es el encargado de establecer las políticas para definir las
posiciones que adopta la empresa a corto, mediano y largo plazo
en materia de fabricación, calidad, mercado y cumplimiento
regulativo.
Asegura que cada uno de los elementos clave de la compañía
conozca los principios básicos de calidad.
Promueve la elaboración de procedimientos normalizados de
operación (PNO) para cubrir todas estas necesidades y que el
personal de la compañía cumpla con todos ellos.
Actúa directamente en la toma de decisiones en caso de
presentarse una no conformidad crítica que ponga en riesgo la
integridad de la empresa (retiro de producto, quejas
internacionales,desviaciones que ocasionan reacciones adversas
irreversibles, etc.).
1.7.2.2 Dirección Médica
Revisa toda la información relacionada con no conformidades que
involucren sospechas de reacciones adversas reportadas
principalmente en las quejas.
Manejo de No Conformidades
CAPÍTULO I GENERALIDADES
Ordena las pruebas clínicas o de tipo médico que sean necesarias
para complementar la investigación.
En caso de reacciones adversas, notifica a las autoridades sanitarias
el origen de la queja, sus causas y consecuencias junto con el
Responsable Sanitario.
1.7.2.3 Gerencia de Planta
Es la encargada de asegurar que se sigan las políticas establecidas
por la Dirección General para el área operativa.
Promueve que cada uno de los elementos clave de la compañía
conozca los principios básicos de calidad y del manejo de no
conformidades.
Estructura el sistema de calidad junto con los demás miembros
del Comité de Calidad pertenecientes al área operativa.
Actúa directamente en la toma de decisiones en caso de
presentarse una no conformidad crítica que ponga en riesgo la
integridad de la empresa, principalmente debido a errores
ocasionados en el área operativa (retiro de producto, quejas
internacionales, desviaciones por defectos de calidad, etc.).
1.7.2.4 Calidad
Maneja todas las no conformidades a través de la generación de
PNO que aseguren su documentación correcta. Esto incluye las
no conformidades de proveedores de insumos.
Administra toda la documentación generada por la no conformidad.
Actúa directamente en todas las no conformidades, evaluando el
impacto de las mismas en la calidad del proceso y del producto;y
coordina las investigaciones realizadas para detectar el origen de
la no conformidad.
Contribuye y da seguimiento a las acciones establecidas.
Reporta las tendencias en el manejo de no conformidades a los
demás miembros del comité para la toma de decisiones.
1.7.2.5. Fabricación, Almacén,Validación, Ingeniería y Mantenimiento
Participan en la investigación de no conformidades, principalmente
las relacionadas con problemas en el área productiva.
Contribuye al establecimiento de las acciones a seguir dentro de
las operaciones de la planta.
Manejo de No Conformidades
 CAPÍTULO I CAPÍTULO II NO CONFORMIDADES EN SITIO (ÁREA DE FABRICACIÓN)

1.7.2.6 Ventas
Evalúa el impacto de la no conformidad (sobre todo en el caso de
no conformidades externas) en el mercado con base en el tipo de
no conformidad, distribución del producto, sector que se atiende
y tipo de usuario, entre otros.
En caso de ser necesario, informa a los clientes sobre la presencia
de la no conformidad.
Si es necesario, participa de manera muy activa en el retiro de un
producto del mercado.
1.7.2.7 Responsable Sanitario
Actúa como coordinador del Comité de Calidad.
Convoca a las reuniones necesarias para la resolución de alguna
no conformidad.
Informa a las autoridades sanitarias cuando la gravedad de la no
conformidad lo amerite.
Coordina las actividades de seguimiento de las acciones
establecidas para la no conformidad.
Coordina las reuniones necesarias para la evaluación de tendencias
en las no conformidades.
CAPÍTULO II
NO CONFORMIDADES EN SITIO
(ÁREA DE FABRICACIÓN)
2.1 DESVIACIÓN
2.1.1 DEFINICIÓN
Una desviación es la modificación resultado de variaciones
accidentales, negligentes, aleatorias o planeadas en áreas, servicios,
procesos o sistemas del procedimiento operativo en planta que
implican la falta de cumplimiento de lo establecido en un documento
oficial y que puede afectar la calidad del producto.
2.1.2TIPOS DE DESVIACIONES
2.1.2.1 Desviación crítica
No conformidad que afecta directamente la calidad de un producto.
Las desviaciones críticas son aquellas que pueden llevar a la
inutilidad o ineficacia de un producto y(o) amenazan la salud o vida
de una persona.

Cuando un producto presenta una desviación crítica, no puede salir

al mercado sin que se emprendan las acciones correctivas
correspondientes.

Algunos ejemplos incluyen:

2.1.2.1.1 Contaminación cruzada. Sustancias no consideradas en la

formulación

Mezclas de principios activos.

Mezclas de excipientes diferentes de los establecidos en la
formulación que presenten propiedades tóxicas.
Mezclas de graneles.

Manejo de No Conformidades Manejo de No Conformidades

 CAPÍTULO II
2.1.2.1.2 Identidad o instrucciones de uso incorrectas
Estuches o etiquetas incorrectos.
Instructivos que no corresponden al producto.
Mezcla de blisters.
Mezcla de envases primarios grabados.
Mezcla de cualquier otro material impreso, dependiendo del
producto y de la compañía.
Combinaciones de los materiales anteriores con un producto
diferente del que fue diseñado (producto en envase con distinto
nombre, dosis, vía de administración, etc.).
2.1.2.1.3 Diferentes productos en un mismo envase primario
Mezcla de dos o más productos de apariencia similar.
Mezcla de dos o más productos de distinta apariencia.
2.1.2.1.4 Contaminación
Presencia en el producto de:
Impurezas identificadas y tóxicas.
Sustancias extrañas no identificadas.
Sustancias biológicamente activas.
Microorganismos patógenos.
En el caso del producto, defectos en el sellado o cierre que no
aseguran la integridad de éste.
2.1.2.1.5 Otros
Omisión del principio activo o de alguno de ellos (en el caso de
productos cuya formulación incluye dos o más).
Dosis incorrecta del principio o principios activos.
• Sobredosificación de principios activos.
• Subdosificación de principios activos.
Principio activo distinto del establecido en la formulación.
Productos adulterados con materiales tóxicos.
Errores de impresión en los materiales de envase que pueden
^•^ Manejo de No Conformidades
CAPÍTULO I NO CONFORMIDADES EN SITIO (ÁREA DE FABRICACIÓN)
llevar a un mal uso del producto por falta de entendimiento de
las indicaciones,ya sea por parte del médico o del paciente.
Material de envase sin producto o con producto que no se puede
abrir o roto y cuya actividad terapéutica es vital en situaciones de
emergencia; por ejemplo, productos para diabetes, asma, ataque
cardiaco, etc.
Omisión de instrucciones en los productos utilizados para
enfermedades críticas o en situaciones de emergencia.
Presencia de objetos y(o) partículas en los envases primarios.
Modificación de las operaciones críticas indicadas en los
procedimientos de fabricación o de acondicionamiento.
Registro incorrecto de los documentos que conforman el expediente
del producto y que no aseguran su rastreabilidad.
Errores de surtido de insumos para la fabricación de un lote.
Uso de materiales obsoletos en la fabricación de productos.
Operaciones que comprometan la esterilidad de los productos.
Instrumentos críticos fuera del periodo de calibración.
2.1.2.2 Desviación mayor
No conformidad que puede poner en riesgo la calidad de un producto,
reducir su utilidad o eficiencia, o peñeren duda el procedimiento y(o)
los controles durante su fabricación. Entre las desviaciones mayores
se encuentran, por ejemplo:
2.1.2.2.1 Datos de impresión omitidos o asignados incorrectamente
Lote
Fecha de caducidad
Fecha de fabricación (cuando se incluye)
2.1.2.2.2 Defectos funcionales
Instructivos defectuosos o fallantes en productos cuya actividad
terapéutica no se emplea en situaciones de emergencia.
Contenedores defectuosos.
Dosificadores fallantes en el producto.
Tapas que no se pueden abrir.
Manejo de No Conformidades
NO CONFORMIDADES EN SITIO (ÁREA DE FABRICACIÓN) CAPÍTULO II
Volúmenes de llenado fuera de especificaciones.
Paitantes de producto (en frasco, blister, cápsulas, etc.) cuya
actividad terapéutica no se emplea en situaciones de emergencia.
Productos que no se pueden abrir o rotos, cuya actividad
terapéutica no se emplea en situaciones de emergencia.
Material de envase de mayor o menor tamaño que el requerido
para el producto y que no afectan su estabilidad, concentración,
pureza o potencia.
2.1.2.2.3 Otros
Compra de insumos a proveedores no autorizados.
Falta de conciliación en insumos o productos.
Liberación de un insumo para la fabricación de un producto con
análisis fisicoquímico o microbiológico realizado parcialmente.
Comportamiento e indumentaria inadecuados del personal.
Problemas de higiene y salud del personal.
Falta de orden y limpieza en las áreas.
Problemas de mantenimiento y de instalaciones.
Incumplimiento en el uso de equipo de seguridad.
Retraso en la calibración de instrumentos no críticos.
Identificación inadecuada de equipos y accesorios.
Condiciones de fabricación inseguras.
Cambio de programas de recalificación.
Problemas estéticos: textos cuya impresión es suave, profunda o
ligeramente corrida pero legibles, diferencias de tono, presencia
de puntos en el material, material ligeramente maltratado o
deformado, etc.
Es importante aclarar que los ejemplos antes mencionados no son
exhaustivos. Son referencias de algunos de los problemas más
comunes que se han presentado en empresas farmacéuticas.
La clasificación también es una recomendación,y los ejemplos en cada
clasificación quedan a criterio del comité que elaboró esta guía. Hay
incluso empresas que hacen una tercera clasificación, Desviaciones
menores, en la cual caben muchos ejemplos ubicados en la sección de
Desviaciones mayores reflejados principalmente en problemas estéticos.
Manejo de No Conformidades
CAPÍTULO II NO CONFORMIDADES EN SITIO (ÁREA DE FABRICACIÓN)
Nuevamente quedan a criterio de cada empresa los niveles de
clasificación. Sin embargo, será la naturaleza de la desviación la que
dicte la clasificación por adoptar: crítica, mayor o menor.
Existen empresas también que no clasifican las desviaciones,dándoles
a todas la misma importancia, criterio que es muy válido y aceptable.
Independientemente del tipo de desviación (crítica, mayor o menor)
o sin clasificación del impacto, existe otra posible subclasificación:
2.1.2.3 Desviación planeada
Modificación prevista y autorizada que implica la falta de
cumplimiento a lo establecido en un documento oficial y que puede
afectar la calidad del producto.
Las desviaciones planeadas pueden ser críticas o mayores,
dependiendo de su impacto en las buenas prácticas de fabricación.
Tales desviaciones se conocen también como cambios temporales;
cuando es éste el caso,se documentan directamente en el formato de
control de cambios correspondiente.
Es recomendable que estas desviaciones se manejen más bien como
cambios temporales,ya que de esa manera la atención que se pone al
caso es más detallada y con mayor información "a priori"
Este tipo de desviación se presenta principalmente durante la recolección
de datos con los que se elabora una relación histórica que fundamenta
posibles modificaciones en algún documento oficial existente;finalmente,
se trata del fundamento para la evaluación de un posible cambio.
2.1.2.4 Desviación no planeada
Aquí se incluyen las no conformidades señaladas en los puntos 2.1.2.1
y 2.1.2.2.
La única diferencia entre una desviación planeada y una no planeada
es el conocimiento previo y la autorización para ejecutar la misma.
Manejo de No Conformidades
2.1.3 ESTABLECIMIENTO DE UN SUBSISTEMA PARA EL MANEJO DE
DESVIACIONES
2.1.3.1 Aquí lo más importante es contar con un PNO en el que se
describan las políticas a seguir para el manejo de desviaciones.
2.1.3.2 El PNO se ajustará a los lineamientos documentales de la
compañía e incluirá los puntos indicados en el PNO para la
elaboración de los procedimientos normalizados de operación
de la empresa.
2.1.3.3 Se recomienda incluir,en la parte de definiciones,la descripción
de desviación y la subclasificación correspondiente (crítica o
mayor), así como la diferencia entre ellas.
2.1.3.4 Se especificarán las responsabilidades del Comité de Calidad
según corresponda, así como el tiempo máximo de cierre de
la desviación de acuerdo con su clasificación e impacto.
2.1.3.5 Las desviaciones se reportarán en formatos diseñados para tal
fin, los cuales contendrán:
Logotipo de la empresa.
Titulo del formato.
Código. Es designado a criterio de la empresa y permite identificar
la no conformidad.Se recomienda que sea un número consecutivo
por año y que permita diferenciar la desviación de otras no
conformidades desde el código asignado.
Fecha de elaboración del reporte de desviación.
Fecha de detección de la no conformidad. Lo ideal es documentar
la desviación en la fecha en que se detecte.Sin embargo,en ocasiones
esto no es posible; debido a ello y a cuestiones de rastreabilidad, es
necesario registrar las fechas de detección y de documentación.
Impacto de la desviación. Debe indicarse si la desviación afecta
sistemas, procesos, equipos, documentos, etc.
Paginación. Cada una de las páginas deberá estar numerada, y
también se indicará el número total de páginas del reporte.
Descripción de la desviación. Ésta se explicará en forma concisa
y clara, señalando la especificación sobre la cual se tiene la no
conformidad.
Firmas de las áreas responsables de la desviación.
Firma del representante del Comité de Calidad.
Manejo de No Conformidades
Investigación de la desviación. Se establecerán las actividades
a seguir para identificar la causa de la desviación. Esto implica
especificar quién coordinará la investigación, los documentos por
revisar y las pruebas que se realizarán (si es necesario). Cuando
no se requiera efectuar una investigación, se justificará en el
mismo formato. Ver punto 2.1.3.5.1 de este capítulo.
Causa de la desviación.
Clasificación de la desviación. Crítica o mayor (si aplica).
Acciones a seguir. Éstas son tanto correctivas como preventivas.
Debe incluirse una descripción de la actividad por realizar, así
como de los responsables (nombre y firma) y de las fechas de
compromiso de ejecución.
Conclusión. Destino final del producto, sistema o ente afectado
por la desviación.
Seguimientos. Se documentarán las actividades de monitoreo
para evaluar el cumplimiento de las acciones establecidas.
Cierre. Una vez concluidas las acciones propuestas, se firma y se
indica la fecha de terminación de las actividades implícitas en el
reporte de desviación.
2.1.3.5.1 Criterios para realizar la investigación
Dependerán de la naturaleza de la desviación.
Dado que el espectro es muy grande, pueden indicarse de manera
general algunas sugerencias de investigación. Mucho ayudará la
experiencia del Comité de Calidad.
La investigación se concentrará en analizar las incidencias sobre
las 5M:materiales (¡nsumos),mano de obra (personal),metodología,
medio ambiente (sistemas y servicios) y maquinaria (equipos e
instrumentos), así como en examinare! cumplimiento regulativo.
Documentos de referencia primarios:
Expediente de fabricación del lote en cuestión.
Expedientes de fabricación de lotes anteriores del mismo
producto o de productos fabricados en las mismas áreas.
Documentación legal del producto (registro sanitario, proyectos
de marbete, estudios de estabilidad, etc.).
Expediente maestro del producto.
Manejo de No Conformidades
NO CONFORMIDADES EN SITIO (ÁREA DE FABRICACIÓN) CAPÍTULO II
Procedimientos normalizados de operación involucrados.
Registros de calidad involucrados (reportes de limpieza,despejes
de línea, controles en procesos, certificados, etc.).
Flujos de proceso.
Mapeo de procesos.
Matrices de proceso.
Bitácoras de operación de equipos y sistemas utilizados.
Reportes de no conformidad relacionados.
Reportes de investigación de fallas.
Reportes de control de cambio relacionados.
Reportes de transferencia de tecnología (cuando sea necesario).
Reportes de desarrollo del producto. Caracterización,
preformulación, formulación y escalamiento.
Hojas de seguridad del producto y de cada uno de sus componentes.
Libros de control de estupefacientes, de psicotrópicos y(o) de
antibióticos (cuando sea necesario).
Reportes de control y erradicación de fauna nociva.
Reportes de calificación de equipos, sistemas y áreas.
Reportes de validación de sistemas y procesos.
Programas y registros de calibración.
Programas y registros de mantenimiento.
Programas y registros de limpieza.
Programas y registros de sanitización.
Plan maestro de validación.
Expediente maestro de planta.
Manual de calidad.
Revisión anual de producto.
Expedientes de capacitación del personal involucrado.
Expedientes de exámenes médicos del personal involucrado.
Información clínica del producto.
Información adicional externa a la compañía, proporcionada por
la casa matriz, por otras filiales de la compañía, por el maquilador
o por la empresa que fabrica el producto si éste es de importación
(si es necesario).
Documentos oficiales tanto nacionales como internacionales
(normas, libros, farmacopeas, etc.).
Otra fuente de información de carácter no oficial: artículos,
reportajes, etc.
Manejo de No Conformidades
CAPÍTULO I NO CONFORMIDADES EN SITIO (ÁREA DE FABRICACIÓN)
Con base en la investigación documental, se determinará si es
necesario realizar alguna prueba adicional en el producto, en las
materias primas o en los materiales de envase.
También es procedente llevar a cabo una inspección física del área,
del equipo o del sistema afectado.
Asimismo,es necesario considerar lo siguiente:
Errores del operador (p.ej.,adición incorrecta de materias primas,
omisión de actividades indicadas en el procedimiento, falta de
controles en el proceso, uso de indumentaria inapropiada y(o) falta
de equipo de seguridad).
Errores relacionados con el proceso (sobre todo si no están
validados).
En estos casos podrá ser necesario recurrir a las muestras de retención
de lotes anteriores del mismo producto o de productos fabricados bajo
las mismas condiciones y que se haya detectado que están relacionados.
2.2 REPROCESO
2.2.1 DEFINICIÓN
Un reproceso es la modificación resultante de repetir un proceso ya
sea en el área de producción o de acondicionamiento, usando el
mismo método, componentes y(o) condiciones aprobados
inicialmente. Por ejemplo:
2.2.1.1 En el caso de un proceso de granulación, el mezclado forma
parte de las operaciones unitarias aprobadas en la orden de
producción, antes de pasar al granulado. Si la operación de
mezclado se repite con el mismo equipo, tiempo y velocidad,
entonces se trata de un reproceso (en este caso el reproceso
se presentó en la etapa de producción).
2.2.1.2 En el caso del proceso de acondicionamiento^! se detecta que
el blister tiene datos equivocados una vez acondicionado el
producto, entonces éste se recupera, es decir, se extrae del
Manejo de No Conformidades
NO CONFORMIDADES EN SITIO (ÁREA DE FABRICACIÓN) CAPÍTULO I
blister y posteriormente se acondiciona en el blister correcto.
El emblistado es una operación unitaria aprobada en la orden
de acondicionamiento, y por lo tanto se está realizando un
reproceso. Este tipo de actividades recibe el nombre de
"reacondicionamiento" porque se efectúa en esta etapa de
la cadena productiva; sin embargo, el nombre generalizado
es "reproceso'.'
2.2.2 ESTABLECIMIENTO DE UN SUBSISTEMA PARA EL MANEJO DE
REPROCESOS
2.2.2.1 El punto más importante es contar con un PNO en el que se
describan las políticas a seguir para el manejo de reprocesos.
2.2.2.2 El PNO se ajustará a los lineamientos documentales de la
compañía e incluirá los puntos indicados en el PNO para la
elaboración de los procedimientos normalizados de operación
de la empresa.
2.2.2.3 Se recomienda incluir en la parte de definiciones la descripción
del reproceso y marcar las diferencias con un retrabajo.
2.2.2.4 Se especificarán las responsabilidades del Comité de Calidad,
según corresponda.
2.2.2.5 Por cada reproceso realizado se generará una orden de
producción o acondicionamiento (según corresponda)
siguiendo los lineamientos documentales de la compañía,esto
es, con el mismo formato y autorizaciones que las órdenes
convencionales.
2.2.2.6 Las actividades de reproceso se realizarán de acuerdo con las
buenas prácticas de fabricación.
2.2.2.7 El Responsable Sanitario autorizará las órdenes de reproceso
correspondientes.
2.2.2.8 Se contará con evidencia documentada de las pruebas de
estabilidad que demuestre que el reproceso no modifica las
especificaciones del producto. Cuando a juicio del Comité de
Calidad no proceda realizar estudios de estabilidad, esa
situación se justificará.
2.2.2.9 El producto resultante del reproceso se someterá a los
controles normales de fabricación,y la liberación del lote será
realizada por el Responsable Sanitario.
Manejo de No Conformidades
CAPÍTULO II NO CONFORMIDADES EN SITIO (ÁREA DE FABRICACIÓN)
2.2.2.10 Los productos de alto riesgo (citotóxicos, hemoderivados,
hormonales,etc.) y los productos estériles no podrán reprocesarse
en la parte concerniente a producción y envase primario,ya que no
se asegura la integridad del producto,áreas,equipos ni personal.
2.2.2.11 El reproceso no debe considerarse una opción de salida. Se
evitará al máximo,y en todo caso se evaluará el costo-beneficio
de su realización.
2.2.2.12Un reproceso es,dehecho,unadesviación"perse"ya que se ajusta
a la definición indicada con anterioridad.Portanto,se documenta
como desviación en el formato correspondiente, señalado en el
punto 2.1.3.5 de este capítulo.Sin embargo,dada la importancia
de este tipo de desviaciones, se recomienda manejar sus
particularidades en un PNO separado pero no independiente del
subsistema de desviaciones que ya se tiene establecido.
Recordemos la importancia de no disgregar las no conformidades.
2.3 RETRABAJO
2.3.1 DEFINICIÓN
El retrabajo es una modificación resultante de la realización de un
proceso adicional, usando métodos, componentes y(o) condiciones
diferentes de los aprobados inicialmente para su aplicación. Por ejemplo:
2.3.1.1 En el caso de un proceso de tableteado, si el proceso de tamizado
no forma parte de las operaciones unitarias aprobadas en la
orden de producción y se realiza para mejorar las condiciones
del polvo por tabletear, entonces se trata de un retrabajo (en
este caso el retrabajo se presentó en la etapa de producción).
2.3.1.2 En el caso del proceso de acondicionamiento, si se detecta
que el W/sfertiene datos equivocados una vez acondicionado
el producto, entonces éste se recupera, esto es, se extrae
del blister y posteriormente se acondiciona en el blister
correcto. Si se embusta en una línea diferente de la
aprobada en la orden de acondicionamiento, entonces se
llevó a cabo un retrabajo.
Tanto en los reprocesos como en los retrabajos hay procesos
adicionales. La diferencia fundamental radica en que para un
Manejo de No Conformidades • • «^
 CAPÍTULO II
reproceso, esta operación adicional forma parte de las actividades ya
realizadas con anterioridad como parte del proceso original aprobado,
y en el caso del retrabajo no es así.
En ambos casos hay alteración del estado validado para ese proceso
y, por tanto, un impacto en la calidad del producto. Es más crítico aún
en el caso de un retrabajo,ya que las actividades adicionales realizadas
no son las aprobadas de origen, partiendo del hecho de que todos los
procesos están validados, lo cual es una exigencia regulativa.
2.3.2 ESTABLECIMIENTO DE UN SUBSISTEMA PARA EL MANEJO DE
RETRABAJOS
2.3.2.1 El punto más importante es contar con un PNO en el que se
describan las políticas a seguir para el manejo de retrabajos.
2.3.2.2 El PNO se ajustará a los lineamientos documentales de la
compañía e incluirá los puntos indicados en el PNO para la
elaboración de los procedimientos normalizados de operación
de la empresa.
2.3.2.3 Se seguirá lo indicado en el punto 2.2.2 de este capítulo,
haciendo la sustitución del término"reproceso"por"retrabajo"
El manejo es el mismo.
2.4 OBSERVACIONES DE AUDITORÍA
2.4.1 DEFINICIÓN
Consignación del no cumplimiento de requisitos previamente
especificados en el alcance de la auditoría.
2.4.2 TIPOS DE OBSERVACIONES DE AUDITORÍA
2.4.2.1 Dependerán de los criterios del auditor y del tipo de
auditoría realizada.
2.4.2.2 Los criterios quedan especificados en el listado de verificación
y en el reporte de auditoría.
Manejo de No Conformidades
CAPÍTULO I NO CONFORMIDADES EN SITIO (ÁREA DE FABRICACIÓN)
2.4.2.3 Algunas clasificaciones comunes son:
No Conformidades críticas, mayores y menores con base en una
escala numérica: Insuficiente (0), Regular (1) Adecuado (2),
Excelente (3).
Criterio de "Cumple" y "No cumple" (en este caso, "no cumple"
equivale a la no conformidad).
Criterio de"Suficiente"y"No suficiente"(similar al punto anterior).
2.4.2.4 En algunas ocasiones, en los reportes de auditoría se indican
algunos hallazgos no considerados como no conformidades,
sino como opciones de mejora continua; por tanto, no se
consideran como debilidades del sistema.
2.4.2.5 Las observaciones de auditoría no sólo tienen incidencia en el
área de fabricación,sino también en el área analítica; por tanto,
son igualmente aplicables para el capítulo III de esta guía.
2.4.3 ESTABLECIMIENTO DE UN SUBSISTEMA PARA EL MANEJO DE
OBSERVACIONES DE AUDITORÍA
2.4.3.1 Lo más importante es contar con un PNO en el que se describan
las políticas a seguir para la planeación, ejecución, reporte y
programa de seguimiento para auditorías.
2.4.3.2 El PNO se ajustará a los lineamientos documentales de la
compañía e incluirá los puntos indicados en el PNO para la
elaboración de los procedimientos normalizados de operación
de la empresa.
2.4.3.3 Se especificarán las responsabilidades del Comité de Calidad,
según corresponda.
2.4.3.4 No es necesario generar algún formato especial para el reporte
de observaciones de auditoría;es decir,éstas no se documentan
en un formato similar al propuesto para desviaciones, debido a
que las observaciones de auditoría se documentan bajo esos
mismos criterios en el reporte que entrega el auditor, así como
la parte correspondiente a investigación, responsables y
acciones por realizar se registra en el Programa de Acciones
Correctivas y Preventivas que genere la empresa;de esta manera
se evita la duplicidad de la información.
Manejo de No Conformidades
NO CONFORMIDADES EN SITIO (ÁREA ANALÍTICA) CAPÍTULO III
CAPÍTULO III
NO CONFORMIDADES EN SITIO
(ÁREA ANALÍTICA)
3.1 RESULTADO FUERA DE ESPECIFICACIONES
3.1.1 DEFINICIÓN
El resultado fuera de especificaciones es una modificación producto
de variaciones accidentales, negligentes,aleatorias o planeadas en
áreas, servicios, procesos o sistemas del procedimiento analítico
que involucran la falta de cumplimiento a lo establecido en un
documento oficial y que puede afectar la calidad del producto.
3.1.2 TIPOS DE RESULTADOS FUERA DE ESPECIFICACIONES
3.1.2.1 Resultados fuera de especificaciones críticos
Constituyen una no conformidad que afecta directamente la calidad
de un producto y pueden llevar a la inutilidad o ineficacia de un
producto y(o) amenazar la salud o vida de una persona.
Cuando un producto presenta un resultado fuera de especificaciones
crítico, no puede salir al mercado sin antes emprender las acciones
correctivas correspondientes.
Algunos ejemplos incluyen:
No cumplimiento de la prueba de esterilidad
No cumplimiento de la prueba de ausencia de patógenos
No cumplimiento de la prueba de valoración
No cumplimiento de la prueba de disolución
3.1.2.2 Resultados fuera de especificaciones mayores
Se trata de una no conformidad que puede poner en riesgo la
calidad de un producto, reducir la utilidad o eficiencia de éste o
Manejo de No Conformidades
CAPÍTULO I NO CONFORMIDADES EN SITIO (ÁREA ANALÍTICA)
poner en duda el procedimiento y(o) los controles durante su
fabricación.
Por ejemplo:
No cumplimiento de la prueba de apariencia
No cumplimiento de la prueba de solubilidad
No cumplimiento de dimensiones de estuche
No cumplimiento de altura de frasco
Es importante aclarar que los ejemplos antes mencionados no son
exhaustivos. Se trata de referencias de algunos de los problemas más
comunes que se han presentado en empresas farmacéuticas.
La clasificación también es una recomendación,y los ejemplos en cada
clasificación quedan a criterio del comité que elaboró esta guía.
Nuevamente quedan a criterio de cada empresa los niveles de
clasificación,y será la naturaleza del resultado fuera de especificaciones
la que dicte la clasificación por adoptar: crítica, mayor o menor. Esto
dependerá en buena medida de la forma farmacéutica ya que, por
ejemplo, para algunos productos la prueba de pH no es fundamental
y para otros sí.
También dependerá del tipo de prueba; el impacto no será el mismo
si ésta es física, química, microbiológica o biológica.
Asimismo, tiene que tomarse en cuenta en qué fase del proceso se
encuentra el resultado fuera de especificaciones. Esto es, si es en:
Materia prima aditivo
Materia prima principio activo
Material de envase primario
Material de envase secundario
Accesorios de envase (instructivos, insertos, etc.)
Producto a granel
Producto intermedio
Producto terminado (ya sea lote industrial, en desarrollo, estudio
de estabilidad de anaquel o largo plazo, muestra de retención,etc.)
Manejo de No Conformidades «^
NO CONFORMIDADES EN SITIO (ÁREA ANALÍTICA) CAPÍTULO I
3.1.3 ESTABLECIMIENTO DE UN SUBSISTEMA PARA EL MANEJO DE
RESULTADOS FUERA DE ESPECIFICACIONES
3.1.3.1 Lo más importante es contar con un PNO en el que se describan
las políticas a seguir para el manejo de resultados fuera de
especificaciones.
3.1.3.2 El PNO se ajustará a los lineamientos documentales de la
compañía e incluirá los puntos indicados en el PNO para la
elaboración de los procedimientos normalizados de operación
de la empresa.
3.1.3.3 Estarán especificadas las responsabilidades del Comité de
Calidad, según corresponda, así como el tiempo máximo de
cierre del resultado fuera de especificaciones de acuerdo con
su clasificación e impacto.
3.1.3.4 Los resultados fuera de especificaciones se reportarán en
formatos diseñados para tal fin, los cuales contendrán:
Logotipo de la empresa.
Titulo del formato.
Código. Se designará a criterio de la empresa y permitirá
identificar la no conformidad.Se recomienda que sea un número
consecutivo por año y que permita diferenciar los resultados fuera
de especificaciones de otras no conformidades desde el código
asignado.
Fecha de elaboración del reporte de resultados fuera de
especificaciones.
Fecha de detección de la no conformidad. Lo ideal es
documentarla en la fecha en la cual se detecta el resultado fuera
de especificaciones.Sin embargo,en ocasiones esto no es posible,
por lo que, por cuestiones de rastreabilidad,es necesario registrar
las fechas de detección y de documentación.
Impacto del resultado fuera de especificaciones. Deberá
indicarse si afecta sistemas, instrumentos,equipos,documentos,etc.
Paginación. Cada una de las páginas deberá estar numerada, y
también se indicará el número total de páginas del reporte.
Descripción del resultado fuera de especificaciones. Éste se
indicará en forma concisa y clara,señalando la especificación sobre
la cual se tiene la no conformidad.
Manejo de No Conformidades
CAPÍTULO I NO CONFORMIDADES EN SITIO (ÁREA ANALÍTICA)
Firmas de las áreas responsables del resultado fuera de
especificaciones.
Firma del representante del Comité de Calidad.
Investigación del resultado fuera de especificaciones. Se
establecerán las actividades a seguir para identificar la causa del
resultado fuera de especificaciones. Esto implica documentar
quién coordinará la investigación, los documentos por revisar y
las pruebas que se realizarán (si es necesario). Cuando no se
requiera efectuar una investigación, se justificará en el mismo
formato. Ver punto 3.1.3.4.1 de este capítulo.
Causa del resultado fuera de especificaciones.
Clasificación del resultado fuera de especificaciones. Crítico o
mayor (si aplica).
Acciones a seguir. Éstas son tanto correctivas como preventivas.
Debe incluirse una descripción de la actividad por realizar, así
como de los responsables (nombre y firma) y de las fechas de
compromiso de ejecución.
Conclusión. Destino final del producto, sistema o ente afectado
por el resultado fuera de especificaciones.
Seguimientos. Deberán documentarse las actividades de
monitoreo para evaluar el cumplimiento de las acciones
establecidas.
Cierre. Una vez concluidas las acciones propuestas, se firma y se
indica la fecha de terminación de las actividades incluidas en ese
reporte de resultados fuera de especificaciones.
3.1.3.4.1 Criterios para la realización de la investigación
Dependerán de la naturaleza del resultado fuera de especificaciones.
La investigación se centrará en analizar las incidencias sobre las
5M: materiales (insumos), mano de obra (personal), metodología,
medio ambiente (sistemas y servicios) y maquinaria (equipos e
instrumentos), así como en el cumplimiento regulativo.
Dado que el espectro es más reducido que en el caso de las
desviaciones, debido a que los resultados fuera de
especificaciones se concentran sólo en la parte analítica (a
diferencia de las desviaciones,que pueden repercutir en almacén,
surtido, producción, acondicionamiento, mantenimiento, etc.),
Manejo de No Conformidades
NO CONFORMIDADES EN SITIO (ÁREA ANALÍTICA) CAPÍTULO I CAPÍTULO I .NO CONFORMIDADES EN SITIO (ÁREA ANALÍTICA)

pueden indicarse de manera más concreta algunas sugerencias Posible contaminación.

de investigación. Aquí será de gran utilidad la experiencia del Condiciones de almacenamiento de los reactivos.
Comité de Calidad. Preparación de soluciones reactivo, reguladoras, valoradas o
Básicamente se recomienda separar la investigación en los indicadoras.
siguientes rubros: muestra, estándares de referencia, reactivos, Condiciones de almacenamiento de las soluciones
equipos e instrumentos,y documentación analítica. Fecha de caducidad de las soluciones.
Fecha de reanálisis.
3.1.3.4.1.1 Muestra. Evaluar: Manipuleo de reactivos.
Manipulación de soluciones.
Condiciones de la muestra al momento de recibirla. Utensilios utilizados y su limpieza
Periodo de tiempo entre la toma de muestra y su recepción en el Calidad del agua utilizada en el análisis.
laboratorio.
Estabilidad de la muestra.
3.1.3.4.1.4 Equipos e instrumentos. Evaluar:
Condiciones de almacenamiento de la muestra.
Posible contaminación de la muestra.
Programa de mantenimiento.
Apariencia de la muestra.
Programa de calibración.
Preparación de la muestra: (pesado de la muestra, diluciones
Programa de limpieza.
realizadas, material utilizado y su limpieza).
Reportes de mantenimiento, calibración y limpieza.
Manipulación de la muestra.
Posibles reparaciones.
3.1.3.4.1.2 Estándar de referencia. Evaluar: Reportes de calificación.
Sensibilidad.
Apariencia del estándar. Contaminación.
Fecha de apertura del contenedor. Ajustes realizados.
Fecha de caducidad. Condiciones ambientales.
Factor de corrección de pureza. Integridad de sus componentes (incluyendo los sistemas
Recertificación del estándar. computarizados).
Condiciones de almacenamiento.
Posible contaminación. 3.1.3.4.1.5 Documentación. Evaluar:
Manipulación del estándar.
Preparación de soluciones de referencia. Registros de pesado y preparación de la muestra, estándar y
Utensilios utilizados. soluciones derivadas.
Formulas utilizadas para cálculos.
3.1.3.4.1.3 Reactivos. Evaluar: Cálculos realizados.
Factores de dilución.
Apariencia. Concentración de curva estándar.
Fecha de apertura del contenedor. Pesos promedio.
Fecha de caducidad. Bitácoras de registro de uso y limpieza de equipos e instrumentos.

Manejo de No Conformidades Manejo de No Conformidades

NO CONFORMIDADES EN SITIO (ÁREA ANALÍTICA) CAPÍTULO I
Certificados de lotes anteriores del mismo producto.
Expediente de fabricación del lote en cuestión.
Expedientes de fabricación de lotes anteriores del mismo
producto o de productos fabricados en las mismas áreas.
Documentación legal del producto (registro sanitario, proyectos
de marbete, estudios de estabilidad, etc.).
Especificaciones de análisis utilizadas.
Calidad del agua utilizada en el análisis.
Expediente maestro del producto.
Procedimientos normalizados de operación implícitos.
Registros de calidad implícitos.
Reportes de resultados fuera de especificaciones relacionados.
Reportes de investigación de fallas.
Reportes de control de cambios relacionados.
Reportes de transferencia de tecnología (si es necesario).
Reportes de desarrollo del producto: caracterización,
preformulación, formulación y escalamiento.
Reportes de calificación de equipos.
Reportes de validación de métodos analíticos.
Expediente maestro de planta.
Manual de calidad.
Revisión anual de producto.
Expedientes de capacitación de personal involucrado.
Expedientes de exámenes médicos de personal
Información adicional externa a la compañía, proporcionada por
la casa matriz, por otras filiales de la compañía, por el maquilador
o por la empresa que fabrica el producto si éste es de importación
(cuando sea necesario).
Documentos oficiales tanto nacionales como internacionales
(normas, libros, farmacopeas, etc.).
Otras fuentes de información de carácter no oficial: artículos,
reportajes, etc.
3.1.3.4.1.6 Otros. Por ejemplo:
Limpieza del área de trabajo.
Indumentaria del personal.
Equipo de seguridad del personal.
Métodos de muestreo utilizados.
Manejo de No Conformidades
CAPÍTULO I NO CONFORMIDADES EN SITIO (ÁREA ANALÍTICA)
3.1.3.4.1.7 Consideraciones especiales para las áreas
microbiológica, biotecnológica y biológica (cuando sea
necesario). Hay que tomar en cuenta que:
Además de la información indicada en los puntos 3.1.3.4.1.5 y
3.1.3.4.1.6 de este capítulo, se tiene que analizar lo siguiente:
Calidad de medios de cultivo. Verificación de pH, esterilidad y
promoción del crecim¡ento,así como conservación de medio de cultivo.
Calidad de las cepas. Uso de cepas certificadas, frecuencia y
número de resiembra,y conservación de las cepas.
Sistema de Bancos de Células y lote semilla.
Reportes de calificación de áreas microbiológicas.
Reportes de calificación de campanas de flujo laminar y de
bioseguridad.
Condiciones asépticas en la manipulación de la muestra.
Esterilización de materiales.
Conservación de la muestra hasta su lectura. Empleo de estufas
de incubación, temperaturas y tiempos de lectura adecuados,
monitoreo de resultados,integridad de la muestra, manipulación
de la muestra.
Preparación de sanitizantes.
Rol de sanitizantes.
Controles utilizados (testigos).
Metodología para identificación de microorganismos.
Eficiencia de conservadores.
Calidad de vida de animales de pruebas. Condiciones
ambientales del bioterio, alimentación de los animales, origen,
sexo,edad,estrés,aplicación de la muestra, vía de administración,
cantidad administrada, monitoreo de resultados, etcétera.
3.1.3.4.1.8 Consideraciones generales. Hay que tomar en cuenta que:
Con base en los resultados de la investigación,se decide si procede
un reanálisis y bajo qué criterios (el mismo analista u otro).
Se identificará también la necesidad de un remuestreo.
Se establecerán los límites de reanálisis y criterios de promedios
de resultados con base en evidencia científica (investigación y
resultados preliminares).
Manejo de No Conformidades «>
NO CONFORMIDADES EN SITIO (ÁREA ANALÍTICA) CAPÍTULO I
Se recomienda que el reanálisis sólo se realice si se confirma
que el resultado fuera de especificaciones se debe a un error
de laboratorio.
Si un reanálisis (segundo análisis de la muestra original) confirma
un resultado fuera de especificaciones, ningún análisis adicional
se justifica.
Se recomienda que el remuestreo sólo se realice si la investigación
evidencia que la muestra original no fue representativa o no se
preparó adecuadamente.
Se tratará de evitar el promediar los resultados ya que ocultan la
variabilidad de los datos individuales.
No se promediarán resultados fuera de especificaciones con
resultados dentro de especificaciones.
Si la investigación indica que no hay ninguna no conformidad
analítica, es probable que la no conformidad tenga su origen en
la fabricación;esto quiere decir que el análisis se realizó en forma
correcta pero el producto no se fabricó siguiendo las BPF.
Si se presenta esta situación, se procederá a tratar la no
conformidad como una desviación, de acuerdo con lo indicado
en el capítulo II de esta guía.
Tomar como antecedente el reporte fuera de especificaciones
generado para esa no conformidad.
Manejo de No Conformidades
CAPÍTULO IV NO CONFORMIDADES FUERA DE SITIO
CAPÍTULO IV
NO CONFORMIDADES FUERA DE SITIO
Cuando el sistema de calidad que tenemos establecido no es
suficientemente robusto para detectar una no conformidad, el
producto afectado se distribuye al mercado y evidencia las debilidades
del sistema ante el cliente y las autoridades sanitarias.
4.1 QUEJA
4.1.1 DEFINICIÓN
La queja es la notificación de que un producto químico-farmacéutico,
medicamento, material de curación o reactivo de diagnóstico en
distribución comercial presenta defectos que atenían contra la salud
o la vida del consumidor, tiene una funcionalidad incorrecta o carece
de efectividad, o bien no cumple con las leyes y(o) normas de salud
establecidas por las autoridades sanitarias del país.
4.1.2 ESTABLECIMIENTO DE UN SUBSISTEMA PARA EL MANEJO DE QUEJAS
Para mayor información, consúltese la guía de CIPAM "Manejo de
quejas en la industria químico farmacéutica"
4.2 DEVOLUCIÓN Y RETIRO
4.2.1 DEFINICIÓN
El retiro del producto y la devolución del mismo son operaciones que
tienen por objeto la recuperación o recolección total y(o) parcial de
un producto químico-farmacéutico, medicamento, material de
curación, reactivo de diagnóstico y(o) equipo médico distribuido fuera
de la compañía, incluyendo su etiquetado y materiales promocionales.
Las operaciones de devolución y retiro son métodos alternativos
apropiados para eliminar o corregir un producto comercializado, que
viole las leyes bajo las cuales se rige el país.
Manejo de No Conformidades
NO CONFORMIDADES FUERA DE SITIO CAPÍTULO IV
4.2.2 DIFERENCIA ENTRE RETIRO Y DEVOLUCIÓN DE UN PRODUCTO
4.2.2.1 En la devolución de producto,y al margen de la investigación
que realice la compañía, el cliente no desea conservar el
producto ya que detectó, por medios comprobables, que el
producto no cumple con las especificaciones de calidad que
él requirió para su adquisición, o bien que existe algún
incumplimiento administrativo. Es decir, el proceso surge por
iniciativa del cliente hacia la empresa.
4.2.2.2 El retiro de un producto ocurre cuando se detectan casos
aislados por medio de una queja que puede traer implícita una
devolución y, por decisión de la compañía,se establece que es
necesario retirar el producto del mercado ya que está fuera de
las especificaciones establecidas y constituye un riesgo para
la salud. Es decir, el proceso surge por iniciativa de la empresa
hacia el cliente.
4.2.3 ESTABLECIMIENTO DE UN SUBSISTEMA PARA EL MANEJO DE
DEVOLUCIONES Y RETIROS
Para mayor información, consúltese la guía de CIPAM "Retiro y
devolución de producto en la industria químico farmacéutica"
Manejo de No Conformidades
CAPÍTULO V LINEAS DE MEJORA
CAPÍTULO V
LÍNEAS DE MEJORA
5.1 INVESTIGACIÓN DE FALLAS
5.1.1 DEFINICIÓN
La investigación de fallas es una serie de actividades encaminadas a
encontrar el origen de una no conformidad cuando se detecta que la
investigación realizada en forma preliminar no fue suficiente para
llegara una conclusión satisfactoria.
5.1.2 ¿EN QUÉ CASOS PROCEDE UNA INVESTIGACIÓN DE FALLAS?
Se aplica a todos los tipos de no conformidad:
Cuando no se tiene identificada causa alguna.
Cuando se tiene identificada una serie de causas para la no
conformidad y se desconoce cuál es la real.
Cuando se detecta que la investigación preliminar fue pobre o
insuficiente.
Cuando no se puede llegar a una conclusión apegada a la verdad.
Cuando se demuestra la ineficiencia de las acciones correctivas y
preventivas.
Cuando una no conformidad se presenta en forma repetida.
5.1.3 ESTABLECIMIENTO DE UN SUBSISTEMA PARA EL MANEJO DE
INVESTIGACIÓN DE FALLAS
5.1.3.1 Lo más importante es contar con un PNO en el que se describan
las políticas a seguir para el manejo de las investigaciones de
fallas. Esto no contradice los lincamientos para el manejo de
no conformidades.
5.1.3.2 El PNO se ajustará a los lineamientos documentales de la
compañía e incluirá los puntos indicados en el PNO para la
elaboración de los procedimientos normalizados de operación
de la empresa.
Manejo de No Conformidades
 CAPÍTULO V
5.1.3.3 Se especificarán las responsabilidades del Comité de
Calidad, según corresponda,así como el tiempo máximo de
cierre de la investigación, de acuerdo con su clasificación e
impacto.
5.1.3.4 Las investigaciones de fallas se reportarán en formatos
diseñados para tal fin, los cuales contendrán:
Logotipo de la empresa.
Titulo del formato.
Código. Será designado a criterio de la empresa y permitirá
identificar la investigación de fallas en cuestión. Se recomienda
que sea un número consecutivo por año. De preferencia, en el
código se hará referencia a la no conformidad que lo precede.
Fecha de elaboración del reporte de investigación de fallas.
Antecedentes. Se incluirán los datos más importantes de la no
conformidad que precede a la investigación. Si se desea, puede
adicionarse una copia del reporte de no conformidad.
Paginación. Cada una de las páginas deberá estar numerada, y
también se indicará el número total de páginas del reporte.
Firma del representante del Comité de Calidad.
Plan de investigación. Se establecerán las actividades por realizar
para identificar la causa raíz. Se tomarán como antecedentes las
investigaciones realizadas en el análisis de la no conformidad.Ver
punto 5.1.3.4.1 de este capítulo.
Causa raíz de la no conformidad.
Clasificación de la no conformidad. Como resultado de una
investigación más exhaustiva, puede presentarse el caso de una
reclasificación y el de la identificación de una no conformidad
crítica como mayor o viceversa.
Acciones a seguir. Éstas pueden ser tanto correctivas como
preventivas.Se incluirá una descripción de la actividad por realizar,
de los responsables (nombre y firma) y de las fechas del
compromiso de ejecución.
Conclusión. Destino final del producto, sistema o ente afectado
por la no conformidad.
Seguimientos. Se documentarán las actividades de
monitoreo para evaluar el cumplimiento de las acciones
establecidas.
Manejo de No Conformidades
CAPÍTULO V LINEAS DE MEJORA
Cierre. Una vez concluidas las acciones propuestas, se firma y se
especifica la fecha de terminación de las actividades incluidas en
ese reporte de investigación de fallas.
5.1.3.4.1 Criterios para realizar la investigación
Dependerán de la naturaleza de la no conformidad.
No se repetirán actividades que ya se hayan realizado en la
investigación preliminar de la no conformidad, a menos que
se haya detectado que alguna actividad no se realizó de
manera minuciosa.
Se abrirán nuevas líneas de investigación hacia rubros no
analizados anteriormente.
La investigación puede facilitarse mediante la elaboración de
diagramas de flujo, mapeo de procesos, diagramas de causa-
efecto, tablas comparativas, etc.
La investigación ampliará su alcance a otros insumos, productos
y(o) líneas de fabricación posiblemente afectados por la no
conformidad.
Se recomienda no exceder las 4 semanas para concluir la
investigación.
Incluir los reportes de investigación de fallas en la revisión anual
de producto.
5.2 PROGRAMA ACAP (ACCIONES CORRECTIVAS Y ACCIONES
PREVENTIVAS)
5.2.1 DEFINICIÓN
El Programa ACAP consta de una serie de actividades dirigidas a
asegurar el cumplimiento de las acciones correctivas y preventivas
establecidas para una no conformidad.
Internacionalmente se conoce como Programa ACAP, es decir,
Programa de Acciones Correctivas y Acciones Preventivas.
Manejo de No Conformidades
 CAPÍTULO V CAPÍTULOV LINEAS DE MEJORA

5.2.1.1 Acción correctiva Políticas para el establecimiento de acciones correctivas y

preventivas.
Es una acción realizada para eliminar la causa de una no conformidad
y prevenir así su recurrencia. 5.2.3.2 Identificación de fuentes de información
Identificar problemas existentes y potenciales examinando
5.2.1.2 Acción preventiva registros de calidad.
Determinar si los datos muestran tendencias poco favorables.
Es una acción realizada para eliminar la causa de una posible no
conformidad. 5.2.3.3 Análisis de información

5.2.2 OBJETIVO DEL PROGRAMA ACAP
Se ha reportado que durante las auditorías, las principales no
conformidades detectadas son las siguientes: investigaciones pobres,
no realización de una investigación de fallas, falta de seguimiento al
cumplimiento de acciones, carencia de evaluación de la eficacia de las
acciones o falta de cierre de no conformidades.Por tanto,este programa
tiene por objetivo eliminar dichas debilidades en el Sistema de Calidad.
Aplicar técnicas estadísticas para evaluar las tendencias y hacer
propuestas de mejora.
5.2.3.4 Desafiar al programa ACAP
Verificar que los datos recibidos se consignen de acuerdo con los
procedimientos internos y que la información sea veraz,completa,
legible u oportuna.

5.2.3.5 Usar métodos apropiados

5.2.3 REQUISITOS DEL PROGRAMA ACAP
Para detectar los problemas recurrentes de calidad.
Básicamente son nueve requisitos: Para comparar los resultados.
Para determinar la extensión del problema.
5.2.3.1 Existencia de PNO. Como apoyo al programa, existirán por
escrito como mínimo: 5.2.3.6 Investigación de fallas

Políticas sobre las responsabilidades administrativas de la Seguir el procedimiento de investigación de fallas.

operación farmacéutica. Determinar el riesgo del problema (análisis de la causa raíz).
Políticas de compras. Evitar la "distribución" de no conformidades, ya que si no se
Políticas de control de proceso y de producción. identifica la causa raíz, la no conformidad se presentará en forma
Políticas de inspección y análisis. continua.
Políticas de muestreo.
Políticas de validación. 5.2.3.7 Evaluación de acciones
Políticas de control de insumos y productos no conformes.
Políticas para auditorías de calidad. Después del análisis de datos, determinar las acciones correctivas
Políticas para el manejo de no conformidades. y preventivas más apropiadas.

Manejo de No Conformidades Manejo de No Conformidades

 CAPÍTULOV
Evaluar si las acciones son efectivas.
Determinar si la acción puede afectar el producto terminado antes
de establecerla.
5.2.3.8 Emprender acciones
Una vez analizado el ¡mpacto,establecer las acciones en forma oficial.
Actualizar los procesos y documentos que se vean afectados.
5.2.3.9 Difundir la información
Asegurarse de que las actividades del programa se difundan
adecuadamente y que se sometan a la revisión gerencial.
Verificar que los responsables de realizar las actividades estén
enterados.
5.3 CONSIDERACIONES FINALES
5.3.1 Se sugiere no pensar, como empresa, que la documentación
de no conformidades sólo tiene que hacerse por
cumplimiento regulativo;tiene que verse también como una
opción de mejora.
5.3.2 Es importante que se mantenga un sistema de reportes de
estatus y seguimiento de no conformidades.
5.3.3 El manejo de no conformidades siempre será un punto por
auditar, por tanto, hay que darle la importancia que merece.
Manejo de No Conformidades
GLOSARIO
GLOSARIO
Acondicionamiento: Serie de operaciones por las que un producto a
granel tiene que pasar para llegar a ser un producto terminado.
Auditoría: Examen sistemático e independiente para determinar si
las actividades de calidad y sus resultados cumplen con las
disposiciones preestablecidas y si éstas se ponen en práctica con
eficacia y son adecuadas para alcanzar los objetivos.
Buenas prácticas de fabricación (BPF): Conjunto de lincamientos y
actividades relacionados entre sí y destinados a garantizar que los
productos farmacéuticos elaborados mantengan la identidad, pureza,
concentración, potencia e inocuidad requeridas para su uso.
Cambio: Modificación planeada que se pretende realizar una vez
detectada cierta necesidad principalmente a través de una no
conformidad; este cambio puede modificar los procedimientos de
trabajo existentes o los equipos, procesos y sistemas validados.
Calibración: Conjunto de operaciones que establecen,en condiciones
específicas, la relación entre los valores indicados por un aparato o
sistema de medición, o los valores presentados por una medida
materializada, y los valores conocidos correspondientes de una
magnitud medida.
Especificación: Descripción de un material,sustancia o producto que
incluye los parámetros de calidad, sus límites de aceptación y la
referencia de los métodos por utilizar para su determinación.
Expediente de lote: Conjunto de documentos que proporcionan la
información necesaria para la producción,acondicionamiento,análisis
y liberación de cualquier producto químico-farmacéutico fabricado a
partir de un lote específico en la compañía y que cumple con las
normas y procedimientos vigentes.
Fabricación: Conjunto de operaciones implícitas en la producción de
un medicamento,desde la recepción de materiales hasta su liberación
como producto terminado.
Manejo de No Conformidades
Investigación: Serie de actividades encaminadas a encontrar la causa
de una no conformidad para, con base en ésta, establecer acciones
correctivas y preventivas.
Mantenimiento: Conjunto de actividades enfocadas a conservar las
propiedades (inmuebles, equipos, instalaciones, herramientas, etc.) en
condiciones de funcionamiento seguro,eficiente,confiable y económico.
Procedimiento normalizado de operación (PNO): Documento que
contiene las instrucciones necesarias para efectuar, de manera
reproducible, una operación.
Producción: Conjunto de operaciones por las que tiene que pasar una
serie de insumes para llegar a ser un producto intermedio o a granel.
Producto: Resultado de un proceso específico.
Producto a granel: Producto que ha cubierto todas las etapas del
proceso de producción y que es sometido a etapas posteriores de
acondicionamiento antes de convertirse en producto terminado.
Producto intermedio: Material parcialmente procesado que se
somete a etapas posteriores de producción antes de convertirse en
producto a granel.
Producto terminado: Medicamento en su presentación final.
Reanálisis: Análisis adicionales que se efectúan en la misma muestra
analizada inicialmente.
Remuestreo:Toma de una nueva muestra después de analizarse una
muestra previa.
Validación: Evidencia documentada que demuestra que a través de un
proceso específico se obtiene un producto que cumple consistentemente
con las especificaciones y atributos de calidad establecidos.
Manejo de No Conformidades
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Manejo de No Conformidades