UNIVERIDAD NACIONAL EXPERIMENTAL

DE LOS LLANOS OCCIDENTALES

“EZEQUIEL ZAMORA”
UNELLEZ.
Barinas estado Barinas

Bachilleres.
Erika Camargo Ci.26.450.807
Hazel Camargo Ci. 27.986.054
Administración.
Semestre IV
Sección: Fs.01

Barinas, 4 de diciembre del 2021

 Introducción.
Sistema en administración consiste en un conjunto de procesos que deben llevar adelante
los integrantes de una organización para alcanzar las metas preestablecidas. En estos sistemas
deben incluir a cada unidad administrativa y especificar cuál es la función de cada empleado y
cuáles son sus tareas a desempeñar para lograr un determinado nivel de ventas y de producción
que se traduzca en mayores beneficios para la empresa. Esto facilita el funcionamiento de la
organización, permite controlar el desempeño de cada empleado y llevar adelante auditorías. En los
últimos años las organizaciones optaron por la especialización de los trabajadores, la asignación
del poder de acuerdo a los niveles ocupados dentro de la jerarquía y la división del trabajo. Todo
esto facilita y agiliza la toma de decisiones para alcanzar los objetivos y metas de la
organización.
Si bien cada uno de los elementos de un sistema puede funcionar de manera independiente,
siempre formará parte de una estructura mayor. Del mismo modo, un sistema puede ser, a su vez,
un componente de otro sistema. Por lo tanto, un sistema de administración es una red de procesos
que tienen la función de cumplir con los objetivos de un negocio. El principal objetivo es el de
administrar todos los recursos de una organización de una forma eficiente. Actualmente ha
revolucionado dicha definición pues ahora se define como un software que se compone de
diversas aplicaciones para administrar diversas áreas de una organización. Su principal función
es centralizar las tareas administrativas en uno solo para ahorrar tiempo y aumentar la eficiencia.
Un sistema administrativo cuenta con diversos módulos que cumplen una función distinta.

Estas acciones sirven para incrementar la eficacia de la administración pública, ya que tienen
como propósito reunir los hechos relevantes y fundamentos jurídicos necesarios para tomar una
decisión informada, y al mismo tiempo le garantizan al ciudadano que la administración pública
no actuará de manera arbitraria, sino que lo hará ciñéndose a un procedimiento de conocimiento
público. Dicho en otras palabras, un procedimiento administrativo consiste en una serie de pasos
a través de los cuales la burocracia del Estado resuelve un inconveniente o atiende un asunto de
urgencia, de acuerdo a lo establecido en las normas que rigen la actuación pública. Lógicamente,
los pasos del procedimiento administrativo sirven para materializar un proceso administrativo
concreto.
 Políticas y normas.
 Política.
Definición.
Las políticas de una empresa son pautas o criterios que se tiene en cuenta para la consecuencia
de objetivos en la misma. Sirven para gobernar la acción en el caminar hacia un objetivo,
ayudando a delegar y mantener la buena relación entre personas. Estas políticas tienen
características especificas y particulares en función de cada organización. Por ello cualquier
profesional con aspiraciones a ocupar la dirección general de una compañía debe conocer los
tipos de política de empresas que existen.
Clasificación.
Entre las distintas políticas podemos destacar las siguientes:
1. Políticas de empresa según área de operación y de gobierno.
Siguiendo el modelo conceptual de política de empresa, cualquier asunto tienen dos aspectos;
uno como operación y otro como gobierno estableciendo cada asunto (problema, solución,
cuestión, objetivo, proceso, política entre otros) de forma que cada cuadricula requerida sean
políticas específicas del rango que sean.
2. Según su discrecionalidad.
Es un tipo de política de una empresa hay que diferenciar entre la discrecionalidad según la
política en si misma y el nivel jerárquico del que emane. Por su discrecionalidad, detalle,
amplitud o margen de maniobra, hay que tener en cuenta.
 Principios (máximo, margen de discrecionalidad)
 Criterios
 Instrucciones (máximo detalle, sin discrecionalidad)
Por su nivel jerárquico de aplicación y permanencia en el tiempo, prioridad, rango la política
puede partir de estos niveles.
 Corporativo (consejo, centro corporativo)
 Directivo (negocio, función)
 Operativo.
Se distingue las políticas de las directrices, instrucciones o normas por su margen de maniobra
discrecional; es decir, las ultimas son mas bien reglas de obligado cumplimiento, mientras tanto
las primeras son criterios amplios o principios operativos que precisan un juicio prudencial sobre
su uso en cada situación.
 3. Política de empresa según su obligatoriedad
Dentro de cada una de los contenidos de la política de empresa, el escalón directivo ejecutivo
necesita que el marco de actuación que de claramente definido al menos en algunos aspectos
importantes:
 Criterios de acción o perceptivos
 Criterios de omisión o prohibitivos
 Criterios de excepción o discrecionales
Los criterios o políticas de acción indican aquello que hay que hacer siempre; los de omisión
indican aquello que se ha de evitar siempre, los de excepción hace referencia a circunstancia
limites en los que cabria actuar fuera de la norma prevista generalmente consultando al superior
jerárquico.
4. Según el grado de formalización.
La formalización de las políticas que gestionan en el político de empresa influye poderosamente
en su uso por la organización.
 Políticas implícitas
 Políticas explicitas o formales
La mayor parte de las políticas usualmente son implícitas e informales. Cabe rastrear las actas de
los consejos de administración o de los comités directivos para encontrar formalizadas las
explicitas.

 Normas.
Definición.
Las normas tienen carácter obligatorio dentro de una empresa porque le dan la orientación
especificas y porque establecen las proporciones en que conviene adoptar cada una de los
principios generales enunciados, en la determinación de estas normas por la empresa, influye
formalmente, por la importancia de la misma, los objetivos y los métodos de explotación. Toda
empresa cumple su misión siguiendo las normas siguientes.
 Previsión consiente del objetivo, posibilidad
 Adecuada coordinación entre las cosas y personas de la empresa, de acuerdo con los
objetivos recursos y necesidades de la misma
 Extrita cumplimento del programa de acción
 Dirección competente y vigorosa
 Acciones y esfuerzos coordinados y complementarios
 Decisiones claras, precisas y correctas
Clasificación.
Normas legales.
  Nacionales: las que pertenecen al sistema jurídico de un país determinado.
 Extranjeras: las que pertenecen al ordenamiento jurídico de un país distinto
 Uniformes: aquellas que se aplican en dos, o más países a la vez, por disposición
voluntarias de esas naciones a través de un tratado
Normas contractuales.
Es la obligación de una persona de cumplir con algo que se acuerda cumplir en un contrato.
Normas estatuarias.
Están encargadas de desarrollar los textos constitucionales que reconocen y garantizan los
derechos fundaméntales
Normas ISO.
Son un conjunto de estándares con reconocimiento internacional que fueron creados con el
objetivo de ayudar a las empresas.
Normas de control interno.
Son concordantes con el marco legal vigente y están diseñadas bajo principios administrativos,
legales y normativas.
Principios y normas de aceptación general.
Son un conjunto de reglas generales y normas que sirven de guía contable para formular criterios
referidos a la medición del patrimonio y a la información de los elementos patrimoniales y
económicos de un ente.

Procedimientos flujograma.
 Procedimiento.
Definición.
Procedimiento es un término que hace referencia a la acción que consiste en proceder, que
significa actuar de una forma determinada. El concepto, por otra parte, está vinculado a un
método o una manera de ejecutar algo. Un procedimiento, en este sentido, consiste en seguir
ciertos pasos predefinidos para desarrollar una labor de manera eficaz. Su objetivo debería ser
único y de fácil identificación, aunque es posible que existan diversos procedimientos que
persigan el mismo fin, cada uno con estructuras y etapas diferentes, y que ofrezcan más o menos
eficiencia.
Un procedimiento administrativo, por su parte, se compone de diversas etapas cuyo objetivo es
emitir, al final del proceso, un acto administrativo. La administración pública los establece para
garantizar a los ciudadanos que las medidas tomadas por el gobierno serán coherentes entre sí, y
que estarán siempre documentadas. Las personas tienen derecho a conocer dicha información, de
manera que nunca sean sorprendidas por medidas que atenten contra su seguridad o integridad.
Al emitir un acto administrativo se cumplen formalidades fijadas por ley y estructurados por los
preceptos constitucionales, es a esto que se le conoce como procedimiento.
Clasificación.
 Procedimiento Interno: Se da en todo el conjunto de actos que realiza la Administración,
en la administración de sus órganos, sin afectar la esfera jurídica de los particulares.
 Procedimiento Externo: Es aquel que, si interfiere en la esfera jurídica de los particulares,
sin importar el grado, es decir, no importa si es en menor o mayor grado, basta que
interfiera.
 Procedimiento Previo: Es aquel que requiere de estudios previos para su realización y así
poder comprobar si es conveniente o no. Si éste no se cumple voluntariamente, sigue el
procedimiento posterior.
 Procedimiento Posterior: Este procedimiento se refiere a lo que es la ejecución, el cual se
puede dar de dos formas: una en la que los partes en el contrato se obligan a cumplir con
su parte sin necesidad de que el Estado intervenga para obligarlo a cumplir; y en que el
Estado intervenga coactivamente para hacer cumplir con lo establecido.
 Procedimiento de Oficio: También conocido como vinculado, es aquel en que la
autoridad tiene que llevar a cabo como parte del cumplimiento de sus obligaciones.
Técnicas de elaboración de procedimiento.
Las empresas y organizaciones utilizan para funcionar diferentes tipos de documentos. Entre
ellos, tenemos normas, manuales, procedimientos, notas técnicas, guías, informes, registros, etc.
Todos estos están incluidos en el llamado Sistema Documental, o Sistema de Gestión
Documental, que incluye las reglas sobre cómo crearlos, modificarlos, distribuirlos y archivarlos.
Ejemplos:
 Procesos administrativos de gestión de tiempos.
La firma de abogados de Rodríguez necesitaba tener un mayor control sobre las actividades y el
rendimiento de su equipo. Debido a esto, implementó una herramienta de gestión de tiempos y
productividad para realizar una medición objetiva y precisa del trabajo de los abogados. Ahora,
con la digitalización de este proceso administrativo, la firma es capaz de visualizar quién dedica
más tiempo en cada uno de los proyectos, para así sacar reportes automatizados.
 Procesos administrativos de cobros.
Una tienda venezolana que buscaba una mayor transparencia en sus cobranzas de cara a los
clientes. Para lograrlo, la tienda comenzó a usar una herramienta especializada en simplificar y
automatizar los procesos administrativos de cobranzas, lo cual le ha permitido disfrutar de una
mayor agilidad al realizar esta tarea. Además, ha logrado aportar mucha más transparencia de
cara al cliente, quien a través de los reportes de la herramienta puede visualizar un desglose
detallado y preciso.
 Procesos administrativos de facturación.
Una empresa implementó una herramienta para automatizar sus procesos administrativos de
facturación electrónica. Así, hoy en día, la facturación la realizan a través de una revisión
automatizada de todas las tareas cobrables que han realizado y que han quedado registradas en el
sistema, sin importar cuán grande sea la cantidad de proyectos por facturar, ya que la creación y
el envío de facturas se puede realizar de forma masiva.

 Flujogramas.
Definición.
El diagrama de flujo permite identificar actividades sin valor agregado para mejorar el
rendimiento del proceso. Conoce cuáles son los beneficios que brinda esta herramienta a la
gestión de calidad en las organizaciones. El diagrama de flujo, también conocido como
flujograma, es una herramienta utilizada para representar la secuencia de las actividades en un
proceso. Para ello, muestra el comienzo del proceso, los puntos de decisión y el final del mismo.
Todo ello proporciona una visualización del funcionamiento del proceso, volviendo la
descripción más intuitiva y analítica. Esta herramienta también expresa el flujo de la
información, los materiales, las derivaciones del proceso y el número de pasos. Es una de las
siete herramientas básicas de gestión de calidad. Su objetivo principal es asegurar la calidad y
aumentar la productividad del equipo. El diagrama de flujo se puede utilizar para desarrollar y
mejorar la presentación gráfica de un proceso y para identificar el costo de la calidad.
Clasificación.
Los diagramas de flujo se clasifican en verticales, horizontales, panorámicos, arquitectónicos, de
bloques de modelo matemático y de bloques de proceso de producción. Se conoce como
diagrama de flujo, a aquella herramienta textual y visual por medio de la cual, se puede realizar
una representación de un proceso, este es el concepto genérico, que se maneja entorno al mismo.
Y es que este, se emplea hoy en día, como una herramienta para el resumen o bien la mejor
comprensión de ideas, ya que el mismo permite que se pueda extraer de un contenido
determinado un conjunto de ideas principales y secundarias que ayuden a comprender con
exactitud de que trata el tema. Es por ello, que los diagramas han pasado a convertirse en
herramientas de aprendizaje muy concurrente por parte de los profesores, para la enseñanza y
muestra de los conceptos necesarios a transmitir y a aprender.
Formas de elaboración.
 Determine los principales componentes del proceso: En este paso es necesario aclarar
cuáles son las entradas del proceso y sus salidas, así como las actividades que se
desarrollan en el mismo.
 Ordene las actividades: El diagrama de procesos de negocio es un flujo, por lo que se
necesita ordenar estas actividades. Haga una lista en orden cronológico.
 Elija los símbolos correctos para cada actividad: Hay varias notaciones usadas para
dibujar diagramas de flujos de procesos. Por lo tanto, al indicar correctamente cada tipo
de actividad, utilizando los símbolos correctos, será mucho más fácil para cualquiera que
esté familiarizado con los símbolos, poder entender el flujo rápidamente.
  Haga la conexión entre las actividades: Para esto se utilizan conectores, normalmente
flechas y líneas de puntos, o continuas.
 Indique el comienzo y el final del proceso: Puede parecer trivial, pero a veces, las
personas se olvidan de indicar cuándo el proceso comienza y cuándo termina. Y esta es
una información muy importante para establecer límites para los propietarios de los
procesos, gerentes y supervisores.
Simbología.
El significado de los símbolos en un flujograma es un lenguaje gráfico compuesto de símbolos,
como resultado cada uno de ellos tiene un significado diferente y además representa múltiples
secuencias de un proceso, y es por eso que es necesario que se garantice tanto la interpretación
como el análisis del flujograma de procedimientos se realicen de forma clara y precisa.
 Símbolo de Inicio – Final: El símbolo de terminación marca el punto inicial o final del
sistema.
 Símbolo de Acción o Proceso: Un rectángulo solo puede representar un solo paso dentro
de un proceso, o un subproceso completo.
 Símbolo del Documento Impreso: Un documento o informe impreso.
 Símbolo de Multidocumento: Representa multidocumento en el proceso.
 Símbolo de Decisión o Ramificación: Un punto de decisión o ramificación. Las líneas
que representan diferentes decisiones surgen de diferentes puntos del diamante. Entre
muchos más

Formularios.
Definición.
Un formulario, es una plantilla que debe ser rellenado con ciertos datos y que permite realizar
algún tipo de trámite. Los datos a completar varían según cada formulario. Formulario es un
adjetivo que se utiliza para nombrar a aquello perteneciente o relativo a las fórmulas o al
formulismo, o a aquello que se hace por fórmula. Una fórmula, por su parte, es un medio
propuesto para ejecutar algo complicado o resolver un cierto asunto.
Objetivos.
 Suministrar la información necesaria que requiera en situaciones similares y en una
secuencia lógica.
 Registrar en forma sistemática todas las operaciones que se generan dentro de la
organización.
 Diferenciar las actividades encomendadas a cada unidad o empleo.
 Evaluar el trabajo realizado por los empleados y operarios.
 Apreciar los resultados obtenidos en cada proceso.
Importancia.
 La finalidad principal del formulario es almacenarlo y guardarlo para que quede registrado.
Los formularios, sean del tipo que sean, se expiden para una solicitud. Es una forma muy
sencilla y, sobre todo rápida y concreta y, al mismo tiempo, facilita la búsqueda y la
tramitación de la petición que se realice.
Características.
 Están diseñados para un procedimiento específico
 Deben ser sencillos y solicitar la información en orden secuencial
 Deben tener espacio suficiente para llenar la información que solicitan
 Debe estar codificado bajo algún esquema
 Deben tener un diseño adecuado
Clasificación de los formularios.
 Breves: se utilizan para registrar poca información (talones, tickets, etc.)
 Eventuales: se utilizan para casos especiales (encuestas, investigaciones)
 Pilotos: sirven para probar un futuro formulario. ...
 Permanentes: son los que ya han sido debidamente probados y se ha decidido su
implantación.
Diseño de los formularios.
Se debe realizar una lista de comprobación y determinar con detalles las necesidades que se
han de satisfacer. Para cumplir con los requerimientos de esta fase, se realiza una serie de
preguntas para comprobar la efectividad del prediseño y proceder a realizar la fase del
diseño.
 ¿Se determinó la necesidad de la existencia del impreso?
 ¿Son necesarios todos los elementos recogidos por el mismo?
 ¿Son necesarias todas las copias previstas?
 ¿Es lógica la secuencia de los datos?
 ¿La cantidad de escritura requerida para registrar los datos esta reducida al
mínimo?
 ¿Cuál es el departamento origen?

Diagramas.
Conceptos.
Figura, con una forma geométrica, que permite presentar una proposición, resolver un problema
o establecer relaciones entre las partes de un todo. no es más que un dibujo que permite una
visión general de un problema o información de forma rápida y sencilla. Es muy utilizado en
ciencia incluida la economía, educación o comunicación.
Importancia.
Los diagramas son importantes porque nos facilita la manera de representar visualmente el flujo
de datos por medio de un sistema de tratamiento de información, en este realizamos un análisis
de los procesos o procedimientos que requerimos para realizar un programa o un objetivo.

Clasificación.
Los diagramas se clasifican en de flujo, de torta, organigrama, de barras y de proceso. Un
diagrama no es más que un gráfico, el cual sirve para transmitir o brindar una determinada
información, este no es más que una especie de herramienta de simplificación donde se expresan
un conjunto de datos con el fin de que la persona que lo lee, pueda entender lo que se le está
transmitiendo.
Sistema de personal.
Un sistema personal te da las herramientas para trabajar, y la empresa decide cómo usarlas, por
ejemplo, puedes poner restricciones sobre quien ve qué información o quién la controla.
Equipo en la organización.
Esta sección abarca los distintos aspectos relativos a la seguridad en la utilización de maquinaria
y el mantenimiento de las instalaciones y los equipos en el lugar de trabajo. El empleador debería
examinar el modo en que los trabajadores utilizan la maquinaría, y contar con un programa de
mantenimiento adecuado para asegurar que se mantiene en buenas condiciones de uso. Por otra
parte, en toda acción que procura encaminar al trabajo que se realiza en un ambiente favorable de
comodidad y bienestar, procurando salvaguardar salud física y una psicología saludable en la
mente de las personas, logrando un medio aceptable encaminado a motivar a las personas a
trabajar. Va acorde a las expectativas de una organización dependiendo de la naturaleza del
trabajo, así hay diferencias en una empresa de tipo manufactura a una empresa de servicios. Sin
embargo, podemos definirla como el lógico ordenamiento de las unidades administrativas
interrelacionadas con sus procesos.
 Conclusión.
El objetivo general de los componentes del sistema administrativo, es optimizar la
estructura organizacional del aparato estatal, reorientándolo para prestar un mejor servicio a los
usuarios, de forma que acompañe eficazmente los cambios que se producen en el plano
económico, político, social y tecnológico. También representan la concreción y normalización en
términos operativos de las actividades necesarias para que los datos ingresados a la organización
y los que ella misma genera, se conviertan en información relevante para la toma de decisiones
estratégica u operativa. En los procedimientos y normas se concentra en forma ordenada y
sistemática la secuencia de acciones lógicas para la realización de actividades y consiste en un
instrumento conceptual formal y oficial que integra la normatividad y los procedimientos
administrativos, estableciendo una secuencia de acciones. Un procedimiento, consiste en seguir
ciertos pasos predefinidos para desarrollar una labor de manera eficaz. Su objetivo debería ser
único y de fácil identificación, aunque es posible que existan diversos procedimientos que
persigan el mismo fin, cada uno con estructuras y etapas diferentes, y que ofrezcan más o menos
eficiencia. El objetivo fundamental del flujograma es indicar el flujo de todo el trabajo de un
departamento y de toda la empresa u organización, si se quiere elaborando uno para cada
actividad y otro para cada persona, de manera que muestre las interrelaciones, procedimientos
entre los diferentes departamentos. En el formulario expresamos que es un documento impreso
que transmite información específica de una persona a otra o de una a otra unidad y así, es un
medio de transmitir información El propósito fundamental del diseño de formularios, es
suministrar medios estandarizados para el eficaz procesamiento de información administrativa.
De igual forma en los diagramas que presentan los flujos de trabajo paso a paso, tanto
concernientes a los factores de negocio como operacionales de todos los componentes del
proceso. Los símbolos van unidos mediante flechas que conectan los diferentes puntos del
proceso desde su inicio hasta el fin del mismo.
La mayoría de las empresas están en constante crecimiento y el contar con mayor control y
visibilidad de sus operaciones, será fundamental para consolidarse en el mercado. Por lo tanto,
elegir correctamente los recursos y las herramientas de apoyo como los sistemas de gestión
administrativa hará una diferencia competitiva.