Sistemas de Gestin Normalizados

Un sistema de gestin es un conjunto de reglas y principios relacionados entre s de forma ordenada, para
contribuir a la gestin de procesos generales o especficos de una organizacin. Permite establecer una
poltica, unos objetivos y alcanzar dichos objetivos. Un sistema de gestin normalizado es un sistema cuyos
requisitos estn establecidos en normas de carcter sectorial, nacional, o internacional. Las organizaciones de
todo tipo y dimensin vienen utilizando sistemas de gestin normalizados debido a las mltiples ventajas
obtenidas con su aplicacin.
ASPECTOS COMUNES A LOS DIFERENTES SISTEMAS
Todos los sistemas a los que se har referencia tienen una serie de aspectos en comn que son aquellos que
permiten estudiarlos en forma uniforme y que permiten integrarlos a los efectos de su gestin.
Estos aspectos son, entre otros:

establecer una poltica

fijar objetivos definir responsabilidades y autoridades
efectuar la documentacin de los procesos, actividades o tareas a realizar y mantener dicha
documentacin controlada
planificar las actividades y tareas a llevar a cabo para lograr los objetivos establecer procesos clave
efectuar mediciones y seguimiento o monitoreo de procesos, actividades y tareas, llevar registros
como evidencia de las actividades ejecutadas y controlar la gestin de los mismos
tomar precauciones para controlar aquellos resultados o procesos que no satisfacen las
especificaciones tener prevista la toma de acciones correctivas y preventivas cuando alguna situacin
no funciona de acuerdo a lo planificado
efectuar la evaluacin del desempeo del sistema a travs de auditoras revisar el sistema en forma
peridica por parte de la direccin

PRINCIPIOS COMUNES
Estos principios son:
La cultura empresarial. La identificacin de una forma de ser de la empresa, que se manifiesta en las formas
de actuacin ante los problemas y oportunidades de gestin y adaptacin a los cambios y requerimientos de
orden exterior e interior, que son interiorizados en forma de creencias y talantes colectivos que se trasmiten y
se ensean a los nuevos miembros como una manera de pensar, vivir y actuar.
Organizacin enfocada a las partes interesadas, que se convierten en una finalidad bsica. Por ello las
organizaciones se integran de diversas formas con las partes interesadas y, en consecuencia, deben cumplir
con los requisitos de las mismas.
lnvolucramiento de la gente. La gente es la esencia de una organizacin y su involucramento completo
permite el uso de sus competencias y de su experiencia para el beneficio de la organizacin.
Liderazgo. Como resultado de lo anterior dentro de la organizacin la direccin de la misma debe crear las
condiciones para hacer que la gente participe activamente en el logro de los objetivos de la organizacin.
Enfoque basado en eventos. Todos los resultados deseados se logran ms eficientemente cuando los
recursos y las actividades de la organizacin se estructuran, se gestionan y se conducen como eventos. Que
en una simplificacin se corresponde con lo que llamamos procesos en los sistemas de calidad.

Aplicacin de la concepcin de sistemas a la gestin. Consiste en la identificacin la comprensin y la

gestin de una red de eventos interrelacionados para maximizar la eficacia y la eficiencia de la organizacin.
Mejora continua. El mejoramiento continuo de su desempeo global es un objetivo permanente de todas las
organizaciones.
Enfoque basado en los hechos para la toma de decisiones. Las decisiones y las acciones debelan
basarse en el anlisis de los resultados, de los datos para lograr una optimizacin de la informacin que
permite tomar decisiones con el menor nivel de incertidumbre.
Relaciones mutuamente beneficiosas con los asociados. Las relaciones muy beneficiosas con los
asociados debelan establecerse para resaltar la ventaja competitiva de todas las partes interesadas.
OPERATIVIDAD DE LOS SISTEMAS DE GESTIN
Los sistemas de gestin adaptados al tipo particular de organizacin, deben operar de tal manera que se d la
confianza apropiada que:
a. sean bien comprendidos por la totalidad de los protagonista,
b. operen en forma eficaz,
c. los resultados satisfacen las expectativas de las partes interesadas,
d. se enfatiza las acciones preventivas ante cualquier clase de problemas.

Por qu un Sistema de Gestin Normalizado (SGN)?

Varios son los motivos que pueden llevar a una organizacin a adoptar un sistema de gestin normalizado
sobre alguna de las reas de su actividad. Los motivos suelen ser los mismos ya nos refiramos a la gestin de
la calidad, ya a la seguridad de la informacin, ya a la gestin ambiental o a cualquier otro que se nos ocurra.
Estos motivos suelen ser:
Posicionamiento en el sector. Si en un determinado sector de actividad se hace habitual el adoptar un sistema
de gestin concreto (P.Ej, ISO 9001 de gestin de calidad) se crea un efecto llamada que hace que las
empresas del sector adopten dicho sistema para no ser menos que la competencia.
Exigencia contractual. Muy parecido al anterior pero forzado no por la tendencia en el sector sino por
exigencias en pliegos o contractuales por parte de los clientes. Es una causa muy habitual entre los
proveedores de las distintas administraciones.
Tendencias Innovadoras. El deseo de marcar diferencias con la competencia suele llevar a empresas de
un perfil innovador a adoptar de forma temprana los nuevos sistemas de gestin normalizada para conseguir
una posicin puntera y diferenciada.
Reforzar los hbitos y procedimientos internos. En este caso la empresa ya tiene procedimientos y/o una
preocupacin real por el rea de aplicacin del sistema de gestin. Se busca por tanto la eficiencia,
normalizacin y mejora de las practicas internas.
Estos motivos, todos lcitos, no tienen que ser necesariamente excluyentes. Una empresa puede adoptar un
determinado sistema de gestin por la convergencia de varios de los motivos enumerados, e incluso algn
otro menos frecuente.

Aunque, como ya he dicho, siendo todos ellos lcitos, creo firmemente que si el ltimo de ellos no est
presente de forma relevante en la toma de decisin entonces el sistema de gestin normalizado no aportar
valor real a la organizacin. Su implantacin ser dura y difcil, ser mal entendido por los afectados y
aportar ms burocracia que mejora quedando en el mejor de los casos en un sello que ensear.
Si por el contrario en la organizacin existe una preocupacin e inters real en el mbito de aplicacin del
SGN entonces ste desplegar todo su potencial y servir para reforzar y mejorar las buenas prcticas ya
implantadas. Es en este caso cuando los flujos documentales y mecanismos de gestin toman sentido como
herramienta de permanencia y mejora continua.

Ante el aumento de normas de gestin en los diversos mbitos que pueden afectar a una organizacin
(calidad, medio ambiente, seguridad alimentaria, responsabilidad social empresarial) la demanda de
integracin de estos es creciente. Los sistemas de gestin dan pi a esta integracin ya que todos ellos estn
soportados en unos principios comunes (plan, do, check, act) y por ello, las empresas han de tratar de
aprovechar las sinergias existentes entre dichas normas, buscando la mayor integracin posible entre las
mismas.
la gestin integrada es ms eficaz y eficiente cuando esta se aborda mediante una gestin por procesos
El equipo de consultores/as de gomez de miguel ayudar a su empresa a integrar a medida los sistemas de
gestin implantados en su empresa. Para ello seguirnos la siguiente metodologa de trabajo: