Manuales de normas y procedimientos contables

Los manuales contables son documentos que sirven de guía para realizar

los procedimientos contables en una organización en el cual se detallan las políticas a
seguir para el correcto manejo de cada cuenta para poder garantizar que la información
financiera sea más transparente.
Es importante porque permite mejorar la productividad ya que contiene pautas para el
cumplimiento de las tareas administrativas, lo cual facilita al personal realizar las mismas
de forma sistemática y concisa.
En el caso del Manual de Contabilidad, este es el compendio o guía que reúne y soporta
los registros de la contabilidad de la empresa, y que por lo tanto debe contener por lo
menos: 

1. Conceptos y definiciones de cada cuenta contable de registro. 

2. Catálogo de cuentas contables que soportaran los registros. 
3. Descripción de los movimientos operativos de la sociedad y su afectación en cada
cuenta contable. 
4. Procesos de contabilización en cada cuenta contable de los movimientos operativos
para su afectación. 
5. Políticas de registro de cada operación de la empresa, que deben contener por lo
menos;
-El tipo de póliza contable de registro,
-La condición del registro contable, es decir, los autorizados para registrar ciertos
tipos de movimientos, o si se necesita algún tipo de autorización para su registro. 
6. Sustentos legales, fiscales, laborales y financieros vigentes para su registro, así
como cualquier otro sustento aplicable. 
7. Las personas facultadas para su elaboración y revisión. 
8. Políticas de actualización, revisión y aprobación del mismo.
9. Bitácora de modificaciones, con esta, se queda testimonio de aquellos registros
contables vigentes en su momento y que tuvieron su soporte legal o financiero. 
10. Vigencia. 
11. Firmas de las personas partícipes en su elaboración, revisión y aprobación.

Actualización del Manual de Contabilidad

La actualización del manual de contabilidad debe hacerse en dos momentos:

1. Cuando suceden cambios en la legislación o normatividad aplicable;

 Cambios en la legislación fiscal, laboral, mercantil, civil o cualquier otra que

pudiera repercutir en los registros contables de la empresa.
 Cambios a las Normas de Información Financiera aplicables a cada rubro de
la empresa e incluso cambios en normatividad específica para cada sector de
la economía que pudiera aplicarle.
2. Cuando surgen cambios en las operaciones de la empresa;

 Cambios en los procesos de la empresa,

 Cambios en las políticas de registro o de autorización, como habilitación de

nuevos centros de costos, creación de nuevas áreas de la compañía.

 Creación de nuevos productos que pudieran crear o modificar los registros

contables.

El personal de la empresa que esté autorizado para realizar modificaciones o

actualizaciones y que esté autorizado para revisar y aprobar deberá estar identificado en el
manual de contabilidad.

Una vez que se aprueba una actualización del manual, se debe notificar a todos los
involucrados en los procesos y registros contables de la empresa para que implementen los
cambios que les correspondan.

Se debe llevar un registro de cambios de actualizaciones manuales, ya que se debe llevar un

registro histórico como soporte para identificar el momento en que cambió la política
contable de la empresa.

Aplicación y Seguimiento del Manual de Contabilidad

Cada empleado o personal facultado para realizar y autorizar registros contables en la

empresa debe conocer el Manual de Contabilidad y signar su conocimiento y entendimiento
con la finalidad de dar ejecución al mismo, y realizar los registros conforme a los
lineamientos establecidos en este, e inclusive proponer cambios o mejoras al mismo.
También se deberán elaborar canales de retroalimentación entre los usuarios de dicho
manual en el que propongan mejoras o correcciones al mismo. La vigilancia y seguimiento
podrá hacerse por personal del área contable de la empresa cuando este no cuente aún con
áreas de control interno o auditoría interna.
Ventajas del Manual de Contabilidad

Un manual de contabilidad bien elaborado y ejecutado otorga entre otros: 

1. Seguridad de que los movimientos o registros contables siguieron los parámetros

establecidos por la administración de la empresa. 
2. Seguridad de que los registros contables son acorde a la normatividad financiera y
legislación vigente. 
3. Homogeneidad en los registros contables, aun con la variación de personal. 
4. Mejora la calidad de la información contable de la empresa. 
5. Sirve de instrumento de capacitación para el nuevo personal contratado por la
sociedad. 
6. Proporciona conocimiento a la administración de la empresa y al gobierno
corporativo de las características y registros de las cuentas contables. 
7. Sirve a las áreas de control de interno de la sociedad para la vigilancia del área
contable de la misma. 
8. Apoyo en auditorías internas y externas ya que facilitan el entendimiento de los
registros de las operaciones de la empresa.