IV.

EL CONTROL

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 EL CONTROL
Definición:
Proceso dinámico que consiste en comparar lo realizado con lo
programado y detectar las desviaciones o diferencias.
Puede ser aplicado a cualquier actividad de la Empresa.

Se fundamenta en la PLANIFICACIÓN: si no hay plan, no hay nada

que controlar.

Debe servir para tomar decisiones.

El control adecuado debe favorecer las RELACIONES
HUMANAS.
El control no necesariamente implica acciones punitivas, coercitivas
(negativas o de castigo), sino preferentemente actitudes positivas de
colaboración para una mejor y más fácil ejecución del plan.
 EL CONTROL
Definición:

El control es la medición y corrección del desempeño a fin de

garantizar que se cumplan los objetivos de la empresa y los planes
ideados para alcanzarlos.

El control es la verificación de lo realizado y tal verificación adquiere

sentido cuando hay algo con que compararlo: ese algo es el PLAN.
 EL CONTROL

La esencia del control es corregir el desempeño, acercándolo al plan

(retroalimentación negativa), aunque también facilita la revisión y
reformulación de los planes (retroalimentación positiva).

El control origina dos tipos de retroalimentación:

- Control correctivo o retroalimentación negativa: permite
modificar la actuación (dirección).
- Retroalimentación positiva: permite modificar los planes o
metas.
 CONTROL Y MOTIVACIÓN
El control, como factor correctivo de la conducta o desempeño,
produce efectos en la motivación de las personas.
Origina consecuencias en la conducta de los individuos.
La conducta se verá afectada como reacción causa-efecto ante
el control.
Controlar sobre una base motivacional sólida implica
considerar:
a) Retroalimentación del grupo: el grupo participa
activamente en el control de sus obras. Los Círculos de
calidad, la APO, etc. AUTOCONTROL.
b) Necesidades: contribuir a satisfacer las necesidades de los
individuos a través del control. Detectar potencialidades de
desarrollo. Necesidades de estima, logro y autorrealización.
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CONTROL Y MOTIVACIÓN

Se trata de hacer del control un medio VISIBLE y

EFECTIVO de motivación, para que su rol correctivo
sobre el desempeño sea eficiente.

El control OCULTO, cuando se descubre, genera

desmotivación.

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 Tipología de Controles
En general, se pueden clasificar los controles en:
 Cuantitativos
 De calidad
 De tiempo y
 Monetarios

Tipos especiales de controles:

 Controles Generales: Se aplican a toda la empresa o a una

parte de ella. La mayoría son monetarios o financieros,
porque representan un lenguaje común a todas las
actividades de la empresa.

 Auditorías: Se emplean para controlar las declaraciones

financieras, valorar las operaciones contables y financieras y
evaluar prácticas y resultados administrativos (control interno).
 Tipología de Controles
 Control por Áreas Claves: Se refiere a la medición de
resultados y su comparación con las metas pre – establecidas
en ciertas áreas o campos de acción básicos de la empresa
que son considerados puntos críticos.

Por ejemplo
 La participación de mercado que tiene una empresa.
 El desarrollo del personal
 La responsabilidad pública
 El desarrollo de productos
 El desarrollo de Investigación + Desarrollo Tecnológico

 Control Presupuestario: dice relación con un presupuesto y su

grado de cumplimiento en el tiempo. Es uno de los más usados.
Ejemplos de Control en la Empresa

En casi todas las técnicas o herramientas está presente el

control, sea este cuantitativo, de calidad, de tiempo, costo o
general. El muestreo es un tipo particular de control estadístico,
especialmente referido a la calidad, que es dable utilizar cuando
no existe sinergia entre los elementos controlados.
Ejemplos de herramientas de control:

• Función Compras: Control de inventarios

• Función Producción: Control de calidad
• Función Finanzas: Análisis Financiero
• Función Costos: Control de Costos
• Función Personal: Evaluación del desempeño
EL CONTROL

• La Auditoría de Estados Financieros o Auditorías Contables,

los controles por Áreas claves y el control presupuestario son
ejemplos de controles generales, que tienen gran
importancia en la administración global de la Empresa.

• El Control debe ser económico y concentrarse en las

actividades más críticas: por una parte debe ser realizado en
forma sistemática por personas o unidades distintas de
quienes ejercen al acción, aunque el autocontrol favorece la
motivación y el enriquecimiento de cargos.
 ETAPAS DEL CONTROL
1. Determinar la base del Control (Normas de Control):
Las metas a alcanzar deben ser expresadas en unidades
cuantificables para que el control pueda realizarse sobre bases
objetivas.

2. Medir y juzgar lo realizado:

Consiste en la determinación de los realizado. Esta determinación
puede ser cuantitativa, si la meta es cuantitativa o cualitativa si
la meta lo es (implica juicios de valor).

3. Comparar lo realizado con lo programado:

La relación entre las etapas anteriores, constituye el control
propiamente tal, que no es otra cosa que una comparación entre
ambas.
Esta comparación detecta desviaciones o diferencias entre ambos
conceptos, las que pueden ser positivas (si lo realizado supera lo
programado) o negativas (si lo programado supera a lo realizado)
 ETAPAS DEL CONTROL
4. Analizar y corregir desviaciones:

Es la tarea más importante del control ya que aquí se analizan las

desviaciones existentes lo que posibilita reformular el plan y en
especial adoptar medidas correctivas para evitar en el futuro que
las desviaciones se repitan.

Si se llegara a establecer una desviación pero no se realiza ninguna

acción en función de revertir esa situación, estamos en presencia de
un control “sin vida”.
Cuando se observa en una empresa que los controles llegan
solamente “hasta ahí” se produce una natural frustración lo que
genera que el control caiga en desuso y sea resistido.

Si el control es seguido de medidas oportunas y lógicas, aunque

parezcan contrarias a las personas o grupos de la empresa, el
control se vuelve un instrumento valioso y positivo de la
administración.
 ETAPAS DEL CONTROL
1. Determinación de la base del control.

Esta etapa se traduce en el establecimiento de Normas.

Una NORMA es un criterio de desempeño, es decir, puntos

seleccionados en un programa de planificación en los cuales habrán de
tomarse medidas de desempeño para que los administradores puedan
recibir señales de cómo marchan las cosas a fin de que no tengan que
vigilar cada paso en la ejecución de los planes.

Las normas son puntos de referencias (como un FARO) para la

medición del desempeño real o esperado.
En condiciones operativas simples, un administrador podría ejercer
control mediante una cuidadosa observación personal del trabajo en
marcha. Esto no siempre es posible:
• Por la complejidad de las operaciones de una empresa.
• El administrador tiene más funciones que realizar que sólo observar.
Establecimiento de Normas

Los Administradores deben elegir puntos que requieren de

especial atención y vigilarlos después para cerciorarse de que
las operaciones en su conjunto marchan de acuerdo a lo
planeado.

Los puntos elegidos para efectos de control deben ser críticos,

es decir, deben ser los más importantes de la empresa y en
base a los cuales está apoyado su éxito. Este principio
establece que para que el control sea eficaz, implica particular
atención a los factores críticos para la evaluación del
desempeño con base en los planes.
Tipos de Normas

1. Normas Físicas:

Son medidas no monetarias comunes en el nivel operativo,

en el que se usan materiales, se emplea fuerza de trabajo, se
prestan servicios y se producen bienes. Ejemplos

• Horas Hombre por unidad de producción

• Litros de combustible por unidad de potencia producido
• Metros de alambre por tonelada de cobre
• Desgaste de un material
• Durabilidad de una tela, firmeza de su color
Tipos de Normas

2. Normas de Costos:

Son medidas monetarias comunes, al igual que las normas

físicas, en el nivel operativo. Atribuyen valores monetarios
a aspectos específicos de las operaciones. Ejemplos

• Costos directos o indirectos por unidad producida

• Costos laborales por hora
• Costo de materia prima por unidad
• Costo de máquina - hora
Tipos de Normas

3. Normas de Capital:

Existen muchas normas de capital, producto todas ellas de la

aplicación de medidas monetarias a objetos físicos. Tienen
que ver con el capital invertido en la empresa, más que con
los costos de operación y por lo tanto se relacionan con el
Balance General y con el Estado de Resultados. Ejemplos

• Razones de Activo Circulante

• Razones de Endeudamiento
• Razones de Inversión y Rentabilidad
• Ratios de cuentas por cobrar, por pagar, rotación de
inventarios, etc.
Tipos de Normas

4. Normas de Ingresos:

Las Normas de ingreso son resultado de la atribución de

valores monetarios a las ventas. Pueden incluir normas
tales como:

• Ventas promedio por cliente

• Ventas per cápita en un área de mercado
• Ingreso por pasajero
Tipos de Normas

5. Normas Intangibles:

En las empresas existen muchas normas intangibles, es

decir, normas no formuladas con medidas físicas ni
monetarias.
¿ Qué norma puede aplicar un administrador para
determinar la aptitud de un vendedor?

¿ y para determinar que una política de relaciones públicas de

una empresa ha resultado exitosa?

¿O si las personas son leales a la empresa y a sus principios?

Muchos controles administrativos sobre las relaciones

interpersonales deben continuar basándose en normas
intangibles, juicios personales, el método de prueba y error
o finalmente, en corazonadas.
Requisitos para controles eficaces

1. Ajuste preciso de los controles a planes y puestos.

Cada plan y cada fase de su operación, tiene características

propias. Los administradores necesitan información que les
señale como progresan los planes de los que son
responsables.

La información para el seguimiento de un plan de marketing

es distinta a la necesaria para seguir un plan de producción.

De igual manera lo que hace el gerente de producción es

distinto a lo que hace un supervisor de producción, por lo que
los controles deben ser distintos.

Los controles para el departamento de ventas serán distintos

de los requeridos para el departamento de finanzas.
Requisitos para controles eficaces
2. Búsqueda de objetividad en los controles

Si los controles fueran subjetivos, la personalidad del

administrador o del subordinado pueden influir en los juicios
de desempeño y restarles precisión a estos a estos
juicios.
Este requisito puede resumirse diciendo que para el control
eficaz se requieren normas objetivas, precisas, adecuadas y
conocidas por todos, quienes deben aplicar el control y
quienes son controlados.

3. Flexibilidad de los controles

Los controles deben seguir siendo funcionales ante la

posibilidad de cambios en los planes o circunstancias
imprevistas. Para que los controles mantengan su eficacia a
pesar de los fracasos o cambios inesperados en los planes,
deben ser flexibles
Requisitos para controles eficaces
4. Economía de los controles

Los controles deben justificar su costo. Las técnicas y

métodos de control son eficientes cuando sacan a la luz
desviaciones reales o potenciales respecto de los planes
con un costo mínimo.
El costo de un programa de control dependerá en gran medida
del hecho que los administradores seleccionen para efectos de
control, únicamente los factores críticos de áreas importantes
para ellos y si estos se ajustan al puesto y tamaño de la
empresa, es muy probables que el control resulte económico.

5. Controles que inducen acciones correctivas

Un sistema adecuado indicará donde se están produciendo

fallas y quien es el responsable de ellas y garantizará la
aplicación de acciones correctivas.
 Tipos de
Control
Según Terry (1999) Libro “Principios de la Administración”

PRELIMINAR CONCURRENTE RETROALIMENTACIÒ

N
 ¿Cuáles son los principales
tipos de control?
En términos generales podemos
definir tres tipos dependiendo del
momento en que se realiza:
1.- Control Preliminar Control ex ante,
protoalimentacion o control a priori: Son
los realizados antes de la fase operacional .
Esta incluye la creación de políticas,
procedimientos y reglas diseñadas para
asegurar que las actividades planeadas serán
ejecutadas con propiedad. Para lo sgte:
 Evitar problemas ya que ocurre antes de la
actividad real.
 Estár dirigido al futuro y evitar problemas.

 Requiere información anticipada y exacta.

 La clave es que la acción administrativa es

tomada antes de que ocurra el problema.

Ejemplo: Si se va producir telas tenemos que
verificar antes que los insumos que se
emplearán son los adecuados.
2.- Control Concurrente o
concomitante: Se aplican durante la fase
operacional. Esta incluye dirección,
vigilancia, sincronización de las actividades a
realizar para que el plan sea llevado a cabo
bajo las condiciones requeridas. Por
Ejemplo: Si se produce un producto químico
se tendrán que verificar las temperaturas y
las presiones del sistema para verificar si
está en las condiciones adecuadas
 La gerencia puede corregir
problemas en el mismo momento.
 Antes de que se tornen costosos y la
forma es la supervisión directa.
3.- Control de Retroalimentación o
Control expost: Se realiza después de
una operación para retroalimentar las
operaciones siguientes y corregir
posibles desviaciones. Por ejemplo: Si
sabemos que tras la elaboración de un
producto él % de humedad en
comparación con lo anterior (lo estándar)
ha variado, es decir se detecta un error,
inmediatamente se hace aviso para que
se tome la acción correctora oportuna.
 El mayor defecto es que cuando el
administrador encuentra el problema el
daño ya está hecho.

 Pero tiene ciertas ventajas:

 Provee de información acerca de qué tan

efectivo fue el esfuerzo de planificación.
 Amplía la motivación de los empleados ya
que la gente quiere información acerca de
su desempeño.