1.

OBJETIVO:
Establecer los pasos a seguir para la compra o adquisición de bienes, servicios o insumos indispensables para el
desarrollo de las actividades del CDA, garantizando que los productos relevantes para el resultado de las
actividades de inspección cumplen con los requisitos especificados por el CDA, mediante la correcta selección y
aprobación de los proveedores de estos productos críticos y la adecuada verificación de los productos cuando se
reciben
2. ALCANCE
Aplicable para los requerimientos que se originan en las necesidades presentadas en las diferentes áreas del
CDA, especialmente para los productos que tienen influencia sobre resultados de las actividades de inspección.
3. REFERENCIAS:
• Numerales 6.2.11 y 6.2.12 NTC-ISO/IEC 17020:2012
4. RESPONSABLES:
• Director Técnico. Realiza cotización, orden de compra; recibe la solicitud de papelería y hacer la
orden de compra
• Director Técnico: Recepción de la solicitud de insumos para la pista de inspección, determina
especificaciones para los productos.
• Gerente. Aprobación de compras

5. INSUMOS Y SERVICIOS QUE PUEDEN AFECTAR LOS RESULTADOS DE LA INSPECCIÓN

Los insumos y servicios (productos) más comunes relacionados con los procesos de inspección y la incidencia
sobre los resultados de la inspección son:

Insumos Incidencia sobre los resultados de la inspección Tipo de compra

Equipos para inspección Alta influencia sobre los resultados de la inspección No habitual
Repuestos para equipos Determina confiabilidad de los equipos de inspección. Alta No habitual
de inspección
Filtros y otros para el Determina confiabilidad de los equipos de inspección. Alta No habitual
equipo de gases
Gas patrón Determina confiabilidad de los equipos de inspección. Alta Habitual
Papel de certificados No presenta influencia sobre los resultados de la inspección, Habitual
se considera crítico por ser el documento que demuestra la
aprobación de la inspección.
Servicios Incidencia sobre los resultados de la inspección Tipo de compra
Mantenimiento Determina confiabilidad de los equipos de inspección. Alta No habitual
Calibración Determina confiabilidad de los equipos de inspección. Alta No habitual
Software inspección Determina confiabilidad de los equipos de inspección. Alta No habitual

Proveedores de servicios que tienen relación con los resultados de las actividades de inspección como el ONAC y
el RUNT, que son proveedores obligatorios no son objeto del presente procedimiento, el control del servicio se
realiza por las vías establecidas de atención que tienen dichos proveedores y mediante la gestión de las
asociaciones de los CDA.

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El control de los servicios de auditoría interna cuando es subcontratada se controla según las especificaciones
del procedimiento de auditoría interna.

6. PROCEDIMIENTO DE COMPRA
6.1. SOLICITUD
Toda persona del equipo de trabajo del CDA debe manifestar y evidenciar la necesidad de adquisición de
productos necesarios para el correcto desarrollo de las actividades que realiza. Compras habituales como
papelería (insumos de oficina) o de insumos rutinarios son autorizadas por el Director Técnico sin
requerimiento, cuando el CDA cuente con inventario del producto el director técnico aprueba la solicitud y lo
suministra. En caso contrario procederá con la compra.

Para compras no habituales se diligencia el formato SGI- FOR-17 orden de compra, en el caso de equipos de
inspección, repuestos, software, el Director Técnico debe especificar las características técnicas que debe
cumplir el producto a comprar.

6.1.1. Criterios de calidad para productos.

Para los principales productos que tienen influencia sobre los resultados de la inspección se tienen en cuenta los
siguientes criterios:

Insumos Criterios de selección

Equipos de inspección Para la compra de equipos de inspección previamente se solicitará al
proveedor los manuales de los equipos. Sólo se realizará la compra si
los equipos cumplen con los requisitos normativos vigentes aplicables.
La verificación del cumplimiento de los equipos la realizará el
Director Técnico. La compra sólo se realizará si a través de los manuales
se garantiza que los equipos cumplen con los requisitos normativos
vigentes o cuando no estén especificados estos requisitos.
Repuestos para equipos de Se selecciona de acuerdo a las especificaciones técnicas. El Director
inspección Técnico determina las características de compra a partir de la
información presente en los manuales de los equipos, las
Filtros para el equipo de gases
especificaciones técnicas, condiciones de originalidad y/o funcionalidad.
Gas patrón Proveedor que demuestre cumplimiento de los requisitos de la NTC
5365, NTC 4983 en cuanto a los valores de SPAN, debe demostrar la
trazabilidad del material de referencia.
Papel de certificados Solo se encuentran autorizados para distribución de los certificados
FENALCO o ASO-CDA.
Servicios
Mantenimiento Experiencia comprobable del proveedor en mantenimiento del equipo.
(Certificaciones, recomendaciones, etc.)
Calibración Se debe asegurar que las mediciones efectuadas por el organismo de
inspección sean trazables a patrones nacionales o internacionales de
medición, si están disponibles (trazabilidad de los patrones utilizados,
experiencia del proveedor de calibración).
Los proveedores de servicios de calibración deben garantizar cumplir
con los requisitos expresados en del documento ILAC P10 y el Criterio
Específico de Acreditación de ONAC CEA-4.1-03, o en aquellos que los
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 modifiquen o sustituyan.
Software de inspección Se debe realizar Validación del software.

6.2. SELECCIÓN Y APROBACIÓN DE PROVEEDORES

Para los productos que tienen influencia sobre resultados de las actividades de inspección los proveedores serán
seleccionados a partir del cumplimiento de las especificaciones técnicas de los productos a comprar y el
cumplimiento de requisitos legales.
El Gerente o director técnico seleccionará y aprobará a los proveedores teniendo en cuenta los siguientes
conceptos:

CONCEPTO DOCUMENTACIÓN/INFORMACIÓN A TENER EN CUENTA

CONSTITUCIÓN LEGAL.
Los proveedores deben estar
constituidos legalmente.
Cuando está obligado a facturar:
COMPETENCIA TÉCNICA
Verificar que el proveedor cuente
con la competencia técnica
requerida esta evaluación es
realizada por el solicitante de la
compra y cualquier otro funcionario
pertinente.
HISTORIAL COMO PROVEEDOR DEL
CDA.
Para la selección de un proveedor se
tiene en cuenta a favor:
PROPUESTA ECONÓMICA:
SERVICIO AL CLIENTE
- Registro único tributario RUT
- Certificado de existencia y representación legal expedido por la Cámara
de Comercio con vigencia no superior a tres meses (para empresas
prestadoras de servicios)
- Resolución de habilitación de numeración de facturación, si aplica (se
verifica cuando se recibe la factura).
- Resolución de gran contribuyente y/o de auto retenedor, si aplica (se
verifica cuando se recibe la factura)
- Recomendaciones y experiencia (tiempo en el mercado).
- Certificados del producto, certificados del proveedor.
- Relación de algunos clientes similares.
- La experiencia en el área a contratar, vende o presta este servicio a
otros CDA.
- Es intermediario, realiza directamente la venta o el servicio, o es
contratista.
La visita a sus instalaciones para verificación, cuando se requiera.
Si el proveedor tiene otros servicios que pueda brindar o que ya este
brindando a la organización.
Si ha tenido buenas calificaciones como proveedor en periodos pasados.
Precio.
Facilidad de pago.
Está ubicado en Bogotá
Tiempo de entrega del producto.
Garantía.

Debe tener en cuenta también la interacción a realizar con el proveedor para evitar posibles conflictos.
Dependiendo del producto se podrá solicitar otros documentos para soportar la idoneidad del proveedor.
Además, cuando el proveedor tenga acceso a la información de los usuarios del servicio y la información que se
considere sensible por parte del CDA deberá firmar convenios de confidencialidad de la información.
Cuando sea necesario debe realizarse el análisis del riesgo sobre la imparcialidad que pueda presentar un
proveedor.
Al ser seleccionado será incluido en la carpeta de proveedores del CDA.

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Cuando un proveedor tiene acceso a los datos de los clientes del CDA debe suscribir cláusulas o convenios de
confidencialidad de la información.
6.3. COMPRA
El director técnico procederá a realizar las compras correspondientes verificando que los proveedores estén
aprobados. Dependiendo del monto de la compra la gerencia aprobará la compra. El director técnico remite los
soportes necesarios al área contable para su registro.

6.4. RECEPCIÓN DE PRODUCTOS

El director técnico (junto con el solicitante si es necesario), hace la recepción de lo adquirido verificando:
Cumplimiento de las especificaciones y requisitos técnicos.
Cumplimiento de requisitos normativos
Adecuado funcionamiento, Cuando sea requerido se realizarán pruebas de funcionamiento, validaciones etc.
Cantidad, que sea acorde con la solicitud.
Cuando no se cumplen las especificaciones técnicas de compra se puede rechazar el producto y se emprenderán
las acciones pertinentes respecto al proveedor.
Solo cuando se garantiza la conformidad del bien o servicio podrá utilizarse.

7. VERIFICACIÓN DE ELEMENTOS ALMACENADOS

El director técnico realiza inspecciones semanalmente o cuando las existencias cambien (por adquisición o
consumo de algún elemento) a la existencia, la condición de los elementos almacenados y también a las
instalaciones de mantenimiento, para garantizar que los productos almacenados no sufren deterioro. El registro
de esta actividad se realiza en el formato FOR-SGI-16 Control elementos en bodega.

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